Эффективное и грамотное управление проектами — одна из ключевых составляющих успеха для стартапов и небольших компаний. iBusiness выбрал 5 сервисов, которые могут помочь в этом.
В России продолжается подготовка к Startup Village 2014 — конференции, которая пройдет 2 – 3 июня 2014 года на территории инновационного центра «Сколково». Свое участие в мероприятии уже подтвердили генеральный директор ГК InfoWatch Наталья Касперская и сооснователь Rovio Mobile Питер Вастербака.
Стартаперское движение активно развивается во всем мире. Для любого стартапа важно правильно наладить работу в команде, стараться оптимизировать процесс и, самое главное, постоянно поддерживать связь друг с другом в удобном формате. iBusiness отобрал пять инструментов, которые лучше всего подходят для этих целей.
Легкий и простой Trello
Trello представляет собой инструмент организации рабочих процессов по японской системе «канбан». Сервис позволяет визуализировать рабочий процесс и добиться лучшей самоорганизации всех его участников.
Принцип организации рабочего процесса «канбан» впервые был применен на заводах Toyota в Японии. Суть его в том, что каждый участник производственной цепочки должен сообщать коллегам о том, чем занят в настоящий момент и какую работу уже выполнил. Задачи для творческих сотрудников, как на конвейере, по мере выполнения должны переноситься из одного списка в другой. Так всем участникам процесса легче отслеживать статус задачи и общий прогресс коллектива.
В Trello руководитель проекта или один из его рядовых членов создает «доску» для важного проекта, добавляет на нее списки, карты и ответственных исполнителей. Каждая «доска» разбивается на три части: To do (что нужно сделать), Doing (задачи, находящиеся в стадии выполнения) и Done (то, что уже сделано). Для каждой задачи предусмотрено поле Description, куда можно добавить метки, сроки выполнения и ответственных людей.
Фактически Trello — это сервис для ведения дел, ориентированный на небольшую компанию или проект, где сотрудникам нужно координировать свои действия.
Мобильная версия сервиса доступна для iOS, Windows Phone и Android. Пользователи ПК в свою очередь могут использовать сервис через веб-интерфейс.
Базовый функционал сервиса доступен бесплатно, доступ к полной версии Trello стоит $5 в месяц.
Продвинутый и гибкий LeanKit
Это еще один инструмент, предназначенный для координации рабочих процессов между членами небольшой компании. Он похож на Trello: также использует концепцию виртуальной электронной доски, а в основе принципа работы — та же корпоративная философия «канбан».
Пользователи LeanKit создают разноцветные карточки, которые по внешнему виду напоминают бумажные стикеры, пишут на них суть задачи и назначают исполнителей. Те, в свою очередь, могут менять статус задачи и оставлять комментарии относительно хода работы.
В результате любой сотрудник компании или член проектной команды сможет в режиме реального времени увидеть распределение рабочей нагрузки между коллегами, а менеджеры смогут спокойно отслеживать рабочие процессы своих подчиненных. В целом LeanKit всегда покажет, кто и чем конкретно занят в данный момент времени.
Отличие этого сервиса от Trello состоит в том, что LeanKit несколько сложнее и за счет этого имеет более гибкие возможности для настройки. Пользователь самостоятельно настраивает количество карточек, их цвета, количество и местоположение списков. Другими словами, если Trello — это скорее решение для новичков, которые только осваивают принцип «канбан», то LeanKit — это сервис для тех, кто уже уловил суть и теперь хочет адаптировать функциональные возможности сервиса под нужды своего коллектива.
Авторы LeanKit позиционируют свой сервис как эффективный инструмент прежде всего для программистов. Приложение удобное и практичное, несмотря на несколько неинтересный, схематичный дизайн. Мобильная версия сервиса доступна для iOS и Android.
В бесплатной версии сервис могут одновременно использовать до 10 человек, при этом доступны максимум три виртуальные доски. Снятие ограничений стоит $15 в месяц.
Популярный и проверенный Basecamp
Это один из самых известных инструментов для управления проектами в мире, который существует уже 15 лет.
По сути Basecamp — это облачная CRM-система для тех, кто в первую очередь ценит простоту использования и изящный дизайн. Разобраться в том, как она работает, сможет любой пользователь ПК. Войти в систему можно из браузера или со смартфона через соответствующее приложение.
В отличие от Trello и LeanKit, Basecamp — это «классический» todo-лист, который отличает простота использования и широкий набор функций. Система позволяет вести учет выполненных и запланированных дел, клиентов и предложений, а также максимально эффективно управлять ресурсами небольшой компании. Basecamp также содержит хранилище файлов, куда можно сохранить необходимые для работы документы.
Мобильная версия Basecamp работает на Android и iOS и представляет собой довольно простое и симпатичное приложение, которое позволяет управлять всеми базовыми функциями системы.
Basecamp лучше всего подойдет тем, кто хочет навести порядок в делах собственной небольшой компании, но при этом не готов разбираться в сложных приложениях.
Бесплатная версия Basecamp работает первые 60 дней. После этого пользователю придется приобрести платную подписку. Самый дешевый пакет обойдется в $20 в месяц, самый дорогой — в $3000 в месяц.
Функциональный и «дружелюбный» Podio
Podio — самый функциональный и продвинутый инструмент для управления проектами из представленных в этом обзоре. Он отлично подходит не только для небольших коллективов, но и для компаний средних размеров. Инструмент включает органайзер-приложение для управления проектами, функции социальных сетей (для быстрого обмена данными для между членами одной команды), интеграцию с Citrix и много других бизнес-приложений (например, для ведения бухгалтерского учета), которые могут понадобиться работникам компании.
Фактически Podio дает возможность перенести в облако результаты работы всех сотрудников небольшого предприятия и связать их под управлением одной общей платформы. Для того чтобы защитить некоторые документы и процессы, менеджер может задавать различный уровень доступа для той или иной учетной записи.
Пользователи Podio получают доступ к рабочему пространству в виде новостной ленты, с помощью которой все участники команды могут легко следить за работой над проектом, а также обсуждать его онлайн, без переписки по электронной почте.
Помимо всего прочего, у Podio есть API. Таким образом программисты (PHP, .NET, Ruby, Java, Python) могут адаптировать работу сервиса под нужды пользователя.
Мобильная версия Podio доступна владельцам смартфонов на Android и iOS. По дизайну приложение несколько похоже одновременно на Facebook и «ВКонтакте», так что разобраться с функциями программы будет несложно.
Несмотря на большой набор функций и возможностей, Podio имеет дружелюбный интерфейс, в котором способен разобраться каждый.
Приложение Podio подойдет для тех, кому приходится управлять большим коллективом и распределять задачи разного уровня сложности. Нельзя не отметить, что у сервиса есть полноценный русскоязычный интерфейс.
Компания может использовать сервис бесплатно, если количество ее сотрудников не превышает 5 человек. Подключение каждого нового сотрудника (свыше 5) обойдется ей в $9 в месяц.
Аналитический и привычный SmartSheet
Это инструмент для управления проектами, созданный специально для людей, которым проще всего представлять информацию в виде таблиц. SmartSheet позволяет вести не только учет дел, но и бухгалтерию, а также заниматься долгосрочным стратегическим планированием. Созданные благодаря SmartSheet таблицы можно экспортировать в PDF-файлы и файлы формата Microsoft Excel.
SmartSheet — это инструмент для маркетингового анализа, диаграмм, графиков, составления квартальных планов и отчетов. Так что рекомендовать его можно в первую очередь владельцам интернет-магазинов, а также службам доставки, маркетинговым компаниям и т.д. SmartSheet, помимо всего прочего, подойдет для учета клиентов и заказов, а не только для перераспределения задач внутри коллектива.
Фактически SmartSheet представляет собой законченную CRM-систему, которая предлагает организовать все рабочие процессы в виде таблиц и диаграмм. Интерфейс сервиса понравится любителям работать с MS Excel.
Мобильная версия SmartSheet доступна для iOS и Android, но пользоваться этими приложениями на небольшом экране смартфона достаточно сложно.
Базовая версия SmartSheet стоит $14 в месяц, расширенная обойдется в $39 в месяц.
Начать дискуссию