Человеческая память — не лучший инструмент для планирования дел. Под грузом повседневных забот легко забыть о небольших, но важных делах. Необходимость постоянно держать в голове список действий снижает производительность, не давая сосредоточиться на текущей работе.
Простое и проверенное решение проблемы — специализированные сервисы-планировщики, позволяющие качественно управлять своим временем. iBusiness представляет обзор лучших программ, которые не дают забывать о делах и повышают продуктивность работы.
1. Todoist — для личных дел и служебных проектов
Платформы: браузер, Windows, Mac OS X, Android, iOS.
Сервис Todoist — это один из самых универсальных менеджеров задач. Он написан на языке HTML5 и поэтому работает практически на любых устройствах. Todoist поддерживает 13 различных платформ: есть версии для настольных компьютеров и мобильных устройств, а также дополнения для браузеров Chrome и Firefox, для почтовых клиентов Outlook, Thunderbird, Gmail и Postbox.
Задачи можно синхронизировать между несколькими устройствами и делиться ими с коллегами (если Todoist используется в рабочем окружении) или с друзьями и членами семьи. Для синхронизации изменений в режиме реального времени все данные можно хранить на облачном сервере, предоставляемом разработчиками.
Сервис предлагает широкие возможности по управлению списками дел. Можно разбивать сложные задачи на многоуровневые действия, создавать отдельные проекты, при коллективной работе — назначать исполнителей, сроки выполнения и указывать приоритеты для конкретных дел.
Система комментариев позволяет вести обсуждения отдельной задачи, сопровождать ее документами, таблицами и фотографиями. Todoist способен самостоятельно рассылать уведомления о статусе задач и проектов всем участникам и наглядно визуализировать производительность каждого пользователя при помощи системы «кармы».
Благодаря столь гибкому функционалу использовать Todoist можно и как личный планировщик, и как систему управления проектами для малого бизнеса. Работать с сервисом нетрудно: несмотря на многообразие возможностей, он имеет простой и интуитивно понятный интерфейс.
2. 2Do — помним все
Платформы: Mac OS X, Android, iOS.
Разработчики приложения 2Do сделали особый акцент на простоте добавления заметок: внести новую запись в список дел можно через специальный интерфейс для быстрого ввода. Программа интегрируется с «голосовыми помощниками» мобильных устройств (например, с Apple Siri), поэтому создать задачу можно и голосовой командой.
Приложение способно самостоятельно распределять добавляемые заметки по «умным» спискам, ориентируясь, например, на дату создания дел или ключевые слова. Используя 2Do, практически невозможно попасть в ситуацию, когда какое-то важное дело осталось без внимания.
В ручном режиме задачи можно распределять по различным разделам или проектам, маркировать их определенными цветами и назначать приоритеты выполнения. В процессе работы пользователь может отфильтровать записи в 2Do по определенным критериям — эта функция называется в приложении «фокусом» и позволяет сконцентрироваться на делах, которые особенно важны в данный момент.
2Do имеет гибкую систему напоминаний и может отсылать уведомления с определенной периодичностью, пока ответственная задача не будет выполнена. Программа способна работать с геолокационными данными и напоминать о запланированных покупках, когда пользователь оказывается недалеко от нужного магазина. Для максимальной надежности 2Do автоматически создает резервные копии списков и поддерживает интеграцию со сторонними сервисами, в том числе Dropbox и iCloud.
3. Clear — максимальный минимализм
Платформы: iOS.
Главная особенность приложения Clear — это простота использования. Как внешний вид, так и функциональность этой программы предельно облегчают процесс работы со списками дел. Интерфейс Clear является настолько минималистичным, насколько это в принципе возможно для менеджера задач: здесь нет никаких чекбоксов, списков подзадач, тегов и других сложных элементов. Работать с приложением весьма удобно. Для любого человека, знакомого с сенсорным управлением, разобраться в функциях программы не составит труда.
Clear позволяет распределять дела по отдельным спискам и устанавливать напоминания. Возможности настройки ограничиваются выбором цветового оформления и звуковой схемы, а также интеграцией с сервисом iCloud.
4. HabitRPG — играем в жизнь
Платформы: браузер, Android, iOS.
Необычный подход к ведению списка задач предлагают разработчики приложения HabitRPG. Чтобы сделать интересным процесс выполнения даже самых скучных рутинных дел, они использовали модный прием геймификации — добавления игровых элементов в повседневные действия.
Каждый пользователь HabitRPG после регистрации получает виртуального персонажа и, как в компьютерной игре, начинает его развивать, снабжая крутым оружием и доспехами. За выполнение ежедневных обязанностей и текущих дел выдаются награды, часть которых придумана разработчиками, а часть — самим пользователем. Например, за подготовку еженедельного отчета можно получить новый меч и вознаградить себя тортиком. Если дела откладывать или пропускать, персонаж теряет здоровье и может умереть.
В приложении есть даже битвы с «монстрами-боссами», в роли которых выступают самые сложные задачи или периодические действия, например посещения тренажерного зала. Сражаться с ними нужно вместе с друзьями или коллегами — так приложение задействует механизмы социальной ответственности. Если не выполнять свои задачи вовремя или пропускать их, злые чудовища нанесут урон всей команде.
HabitRPG помогает отказаться от вредных привычек и приобрести полезные: приложение наказывает за плохие действия и вознаграждает за хорошие. Правда, информирование программы о выкуренной сигарете или нарушенной диете остается на совести пользователя.
5. Nirvana — освобождаем голову
Платформы: браузер, Android, iOS.
Почти все менеджеры задач (кроме самых простых списков) построены по методологии GTD (Getting Thing Done — доведение дел до завершения), но сервис Nirvana использует ее особенно явно. В соответствии с основной идеей GTD — избавлением от необходимости держать в голове полный список дел — это приложение может отображать только одну из текущих задач в списке или конкретном проекте и автоматически предлагать следующее действие после ее завершения.
Nirvana позволяет создавать списки дел и заметки несколькими способами — их можно записывать через мобильные приложения для Android и iOS, а также добавлять через электронную почту. Заметки можно сопровождать развернутыми комментариями, прикреплять к ним файлы и контактные данные людей, связанных с каждым делом. В дополнение к традиционной системе приоритетов в приложении предусмотрена система фильтров дел: по сфере, к которой они относятся; по времени, необходимому для их выполнения; по сложности и другим критериям.
Начать дискуссию