Как всем участникам инвестиционно-строительного процесса управлять своей деятельностью четко и рационально? Как найти инструмент, который будет помогать в управлении? И вообще, может ли он быть одним и для заказчика, и для подрядчика, и для генподрядчика? Попробуем разобраться.
Специально для подрядчика
Что важно для подрядной организации? Пожалуй, учет всех договоров с заказчиками по всем строительным объектам, планирование деятельности и ее контроль. Например, в программе «АЛТИУС — Управление строительством» существуют все перечисленные выше функциональные возможности.
Конкретика
Как только пользователь вводит данные договора с заказчиком (рисунок 1) в программу, можно автоматически спланировать деятельность строительной организации во всех направлениях.
Рисунок 1
Например, получить ресурсный план (данные о том, какие материалы и в каком количестве понадобятся, чтобы выполнить обязательства по договору, какая техника, трудозатраты и т. п. для этого потребуются). Кроме того, будут выполнены другие трудоемкие расчеты: календарное планирование работ (одни работы могут выполняться параллельно, а другие — только после окончания предыдущих, и программа учитывает эти зависимости). Дополнительно будет произведен и расчет плановой себестоимости (а как следствие, и рентабельности) по договору. Все это в программе выполняется автоматически: достаточно лишь ввести договор с заказчиком и импортировать смету (или указать договорные расценки).
Что важно, в программе весь учет ведется в двух разрезах — исходя из сметных нормативов (или договорных цен) и реальных нормативов затрат подрядчика. Ничего необычного тут нет. Как известно, внутренние нормы расхода материалов, трудозатраты, тарифы рабочих (сдельные расценки) и другие нормативы в разных подрядных организациях различны и не совпадают со сметными нормативами. Подрядчик может ввести в программу свои внутренние нормативы и проводить автоматические расчеты по ним. Фактическая стоимость материалов чаще всего также отличается от нормативной, поскольку подрядчик может ориентироваться на среднюю цену закупки на своем складе или прайс-листы поставщиков.
Зная плановую смету по объекту и собственные внутренние нормативы, программа сама проведет предварительный анализ рентабельности проекта еще до того, как подрядная организация подпишет договор с заказчиком. Более того, программа даст подрядчику возможность поэкспериментировать, например, с внутренними нормативами, чтобы можно было увидеть в разных разрезах свои планы — финансовые, ресурсные, — перед тем как будет принято окончательное решение о подписании договора.
Также программа предоставит специалистам многих служб самую разнообразную информацию. Например, для отдела снабжения будут составлены графики поставки материалов на объекты в разрезе периодов, объектов, номенклатуры материалов. Благодаря таким отчетам можно посмотреть, какие материалы нужны на разных объектах в один и тот же период, для каких работ и т. д.
Для производственных служб программа рассчитает, сколько человеко-часов (или какое количество людей при заданной длительности смены) потребуется на объектах, исходя из плановых сроков и норм трудоемкости (по сметным или внутренним нормативам). Если у подрядчика есть собственный автопарк, то программа покажет, какая техника нужна на объектах в разное время, сравнит эту потребность с имеющимися в наличии машинами, поможет диспетчерской службе составить заявки и план использования техники, подготовит путевые листы.
Позже, при выполнении работ по договорам, фактические затраты могут отличаться как от сметных, так и от предварительных плановых показателей. Программа «АЛТИУС — Управление строительством» на любом этапе работ позволит подрядчику проанализировать реальные расходы, сравнит их с суммами выполнения работ по договорам, плановыми затратами и покажет текущую маржу. В свою очередь, такая информация позволяет на раннем этапе (в любой день) контролировать все расходы и доходы, видеть источник возникновения внеплановых затрат. Сразу выявляется экономия или перерасход материалов, отклонения в стоимости ресурсов, сроках выполнения работ. Это позволяет руководству компании на всех этапах договора, начиная с самых ранних, оперативно реагировать на отклонения от планов. В итоге, это дает возможность предотвратить финансовые потери и подрыв деловой репутации.
Зная состав своих бригад и предстоящий объем работ, подрядчик в считанные секунды благодаря программе может рассчитать, какая зарплата будет начислена рабочим по сдельным расценкам или по их персональным тарифным ставкам, составить для них наряды-задания. При вводе фактического выполнения объемов работ по нарядам и количества отпущенных материалов программа покажет и на экономию или перерасход материалов, что важно знать именно в момент выполнения работ, а не в конце отчетного периода или после окончания действия всего договора.
В любой момент можно видеть, выполняются ли работы в срок или с опозданием, с детализацией до отдельных видов работ — показываются и проценты, и физические объемы работ, а не только их стоимость.
Таким образом, подрядным организациям программа помогает планировать, контролировать и анализировать все аспекты выполнения работ по договорам подряда: рабочих, материалы, технику, финансы, сроки.
Для генподрядчика
Не менее удобна эта программа и для генподрядной организации. В том случае, если генподрядчик часть работ на объекте выполняет сам, весь функционал, предназначенный для подрядчика, будет доступен и ему. Кроме того, в программе учтены все наиболее значимые аспекты отношений генподрядчика с заказчиком и субподрядными организациями.
Начнем с последних. Прежде всего, программа сохраняет историю работы с каждым субподрядчиком: какие виды работ они ранее выполняли по предыдущим договорам, в какие сроки укладывались и какова была стоимость этих видов работ по различным договорам. Таким образом, можно задать поиск по определенному виду работ, чтобы получить полную информацию по исполнителям. Генподрядчик получает возможность быстро сделать более обоснованный выбор подрядчиков.
Программа автоматически составит договор с подрядчиком (рисунок 2) на основании имеющегося договора с заказчиком.
Рисунок 2
Генподрядчику лишь достаточно указать, какие объемы он передает своему контрагенту. Причем когда работы распределяются между несколькими исполнителями, программа предупредит в том случае, если какой-то объем уже отдан. Стоимость субподрядных работ также может быть рассчитана автоматически по определенным правилам. Кроме того, программа будет контролировать договор по срокам, взаиморасчетам, авансам и выполненным подрядчиками объемам работ и напомнит о приближающемся дедлайне (дате окончания этапа работ).
Автоматически формируются сводные графики выполнения работ по объектам, объединяющие информацию по всем подрядным организациям. Напоминания о сроках договоров, этапов, отдельных работ могут приходить именно тем сотрудникам, кто работает с разными субподрядчиками. Отчеты по финансовому планированию покажут сопоставление планового финансирования от заказчиков с плановыми платежами по договорам с подрядчиками.
С помощью программы «АЛТИУС — Управление строительством» генподрядчик всегда может подсчитать собственную прогнозную рентабельность по любому договору. На основании уже известных плановых затрат — стоимости подряда, работ, выполненных собственными силами, затрат на технику, материалы (в том числе давальческие) — программа посчитает с учетом всех субподрядных договоров и иных факторов, сколько генподрядная организация сможет заработать в итоге.
При этом абсолютно исключено закрытие одних и тех же объемов дважды, намеренное увеличение подрядчиком объемов — программа сразу проинформирует об этом. Равно как и учтет любую операцию по давальческому материалу, в частности спишет его на основании документов, подтверждающих выполнение работ. Учет ведется по нормативному и фактическому использованию давальческих материалов.
Что касается отношений генподрядчика с заказчиком, то программа предлагает целый набор отчетов, которые будут полезны той и другой стороне. Так, генподрядчик увидит, как были распределены деньги между всеми подрядчиками, сможет узнать, насколько они отработаны (или пока не отработаны) последними на данный момент, соотнесет и скомпилирует эти сведения в привязке к основному договору с заказчиком (как в денежном выражении, так и в физических объемах работ). Естественно, программа поможет подготовить акты выполненных работ для заказчика с учетом актов от подрядчиков.
Очень удобно то, что программа позволяет генподрядчику увидеть отчеты о выполненной работе не только в отношении каждого контрагента, но и по объекту в целом. Вручную составить такие отчеты, учитывающие десятки закрытых актов и сотни видов работ, архисложно. Программа же готовит их в считанные секунды. Причем при желании можно увидеть всю иерархию взаимоотношений по договорам и отдельным этапам договоров с заказчиком и подрядчиками, сопоставить выполнение и финансирование в целом.
Для заказчика
С помощью функционала программы «АЛТИУС — Управление строительством», предназначенного для заказчика, последний получает четкий график финансирования объекта на любой срок вперед. Поскольку в программе введены данные о сроках, объемах строительных работ, их стоимости, он покажет ежемесячную потребность в денежных средствах по каждому из объектов, по договорам и их этапам, рассчитает сводный график финансирования по всем объектам, напомнит о платежах. Если для финансирования строительства используются заемные средства, то программа учтет дополнительные затраты на ведение объектов. Подобный график поможет заказчику строительства точно рассчитать свои возможности, скорректировать алгоритм действий.
Кроме отчетности по выполнению договорных обязательств программа ведет контроль сроков и сумм фактических платежей, закрытых объемов (аналогично тому, как это описано для генподрядчиков).
Для всех
Функционал программы «АЛТИУС — Управление строительством» содержит возможность учета договоров, предполагает контроль документооборота. И подрядчикам, и генподрядчику, и заказчику доступен ряд итоговых отчетов – например, отчет «Карточка объекта», где собрана подробнейшая информация о плановых и фактических выполнениях, платежах по договору. В программе ведется именно управленческий учет деятельности, не заменяющий и не дублирующий данные из бухгалтерских и сметных программ, с которыми, кстати, можно организовать обмен данными.
Автор: первый заместитель генерального директора компании «АЛТИУС СОФТ» Астапенко Елена.
Более подробную информацию можно увидеть на сайте www.altius.ru, узнать по телефонам: (495) 229-45-49, (499) 682-95-22 и по e-mail: mail@altius.ru
Начать дискуссию