Как перехватывать инициативу в переговорах

Существует ряд проблем, которые мешают людям достичь желаемого результата в переговорах:

• Люди часто говорят не так, чтобы быть понятыми.
• Люди часто не обращают внимания на слова собеседника.
• Люди часто понимают не то, что на самом деле было сказано.

Происходит это потому, что процесс передачи и восприятия информации очень сложен и зависит от многих деталей: это и люди, участвующие в информационном обмене, и средства ее передачи, и каналы, по которым она проходит.

Важнейшим шагом информационного обмена является запрос информации. Получая сведения о взглядах на ситуацию вашего партнера по переговорам, вы готовите почву, чтобы предложить решения проблем, которые он считает важными и критическими.

Сделать это можно при помощи хорошо продуманных вопросов, которые отражают знание бизнеса клиента и ваш интерес к его целям. Задаваемые вами вопросы по своему содержанию должны показывать ваше желание и возможность быть полезным для клиента.

Чтобы узнать, что же важно для клиента, спросите его об этом, с максимальным тактом задав вопросы, которые дадут вам нужную информацию и раскроют существующие проблемы. Затем у вас появится возможность обсудить важность проблем, оценить их серьезность и определить их влияние на бизнес или сложившуюся ситуацию.

Для этих целей применяются так называемые вопросы открытого типа — это вопросы, подразумевающие развернутый ответ, на них невозможно ответить односложно. Как правило, они начинаются со слов «что», «как», «где», «каким образом», «когда», «чем», «при каких условиях» и т.д. Например:

• Что, по вашему мнению, важнее/наименее важно…?
• Как вы делаете это сейчас…?
• Каковы результаты…?
• Каких результатов вы хотели бы добиться…?
• Что надо учесть при…?
• Каковы приоритеты в вашем бизнесе?
• Какие цели вы ставите в связи с этими вопросами?
• Каковы приоритеты в достижении этих целей?
• Что надо сделать для достижения целей?
• Какие барьеры существуют на пути к достижению целей?
• Как вы оцениваете ваши успехи в достижении целей?
• Как вы относитесь к…?
• Что вы думаете о…?
• Что это будет означать для вас, если…?
• Как бы вам понравилось, если…?

Задавая открытые вопросы, имеет смысл избегать вопроса «Почему?», поскольку он может быть воспринят как скрытое обвинение. Например, вместо вопроса «Почему же вы не сделали этого до сих пор?», имеющего негативную (обвинительную) окраску для собеседника, более уместным был бы вопрос «Что помешало вам сделать это?» или «Какие сроки были бы оптимальными в этой ситуации?» или «Что мы могли бы предпринять, чтобы исправить положение дел?».

При этом, вопросы должны быть сформулированы так, чтобы человеку хотелось на них отвечать. Для этого следует избегать употребления местоимений «ты» и «вы», чтобы не вызвать негативных реакций, таких как замыкание человека в себе («Да кто он такой, чтобы меня спрашивать???») и защитных оправданий («Раз он об этом спросил, значит что-то не так!»).

В нашей культуре принято считать, что тот, кто задает вопрос, владеет ситуацией. Более того, тот, кто берет на себя право спрашивать, одновременно приобретает тем самым дополнительные полномочия и более высокий статус, сам факт вопрошания символизирует властность. Лучше всего либо полностью отказаться от употребления местоимений в вопросе, либо использовать местоимение «мы».

Кроме того, полезно пояснить причину своего интереса. Это позволит сделать формулировки более нейтральными и корректными. Открытые вопросы можно предварять объясняющими вашу позицию «вводными»:

• Я задаю вам этот вопрос, чтобы лучше понять, какие мои предложения могли бы быть наиболее эффективными для вас…
• Чтобы лучше прочувствовать вашу ситуацию, я хотел(а) бы поинтересоваться…
• До сих пор мне было известно, что люди в подобных ситуациях… А как обстоят дела с этим у вас?

Помимо открытых вопросов могут также использоваться фразы, наиболее часто используемые консультантами, и заключающие в себе прямой запрос информации:

• Расскажите мне немного подробнее о…
• Можно ли конкретнее о…?
• Можете ли вы развить свою мысль о…?
• Не могли бы вы детальнее рассказать мне о…?

Вежливое выспрашивание партнера необходимо для получения максимально полной информации о том, что является для него субъективно важным. Вы получаете ценные сведения, поэтому письменная фиксация важных ключевых моментов не только не запрещается, но и считается хорошим тоном в переговорах. Еженедельник или деловой блокнот, куда вы заносите свои пометки в момент разговора, будет свидетельством вашей заинтересованности в словах партнера и уважения к нему.

Однако для действительного понимания партнера одних вопросов и записей в блокнот явно не достаточно. Для того чтобы выйти за рамки собственных ограничивающих ожиданий и наиболее точно понять, о чем же на самом деле говорит партнер, необходимо уметь не только слушать, но и слышать его ответы.

Как вопросы помогают перехватить инициативу

В тот момент, когда вы почувствовали, что получена вся необходимая информация, или вам нужно побудить человека покончить с размышлениями и принять решение, или если вы находитесь в ситуации дефицита времени, вы можете также использовать вопросы. Это специальные останавливающие или направляющие беседу вопросы, так называемые вопросы закрытого типа: на них можно получить только однозначный ответ.

• «Вам нравится этот монитор?» — «Да».
• «Можно перезвонить вам в четверг?» — «Нет».

Закрытый вопрос подразумевает существование у вас уже готовых предположений, которые остается только подтвердить или опровергнуть. Существует несколько разновидностей закрытых вопросов.

1. Риторические вопросы: общие вопросы, подразумевающие ответ «да» (или «нет» — в зависимости от того, что вам выгоднее услышать), а иногда и вовсе не требующие ответа, часто используемые ораторами и продавцами.

• «Вас интересует улучшение качества?»
• «Вам хотелось бы увеличить доходность вашего предприятия?»
• «Вы хотите, чтобы ваши сотрудники тратили 40% рабочего времени впустую?»

Риторические вопросы используются для того, чтобы обозначить сферу совместной деятельности, заинтересовать и подготовить контрагента к благоприятному отношению к вашим предложениям.

— «Вы заинтересованы в квалифицированных кадрах?»

— «Конечно!»

— «Наше агентство как раз занимается профессиональным подбором персонала, организацией краткосрочных обучающих программ и проведением семинаров-тренингов для руководителей по повышению квалификации».

Однако стоит помнить, что помимо функции создания заинтересованности у клиента и украшения речи, которые несут в себе риторические вопросы, они являются также манипуляционной уловкой. Известно, что, получив несколько ответов «да» на свои отвлеченные вопросы, вы включаете у партнера стереотипную реакцию и увеличиваете тем самым шансы на его необдуманное согласие по основному обсуждаемому вопросу.

Здесь встает вопрос об этике, о вашем уважении к партнеру. Так же, как человек со вкусом продуманно подбирает аксессуары к своей одежде, чтобы сделать дополнительные акценты, подчеркивающие сформированный стиль, так и переговорщик будет аккуратно использовать риторические вопросы, опираясь на свой внутренний такт и бережное отношение к времени, которым располагает партнер, с тем, чтобы украсить совместный диалог и вовлечь в него партнера. Важно не возводить риторические уловки в принцип одурачивания партнера, но при использовании в меру они способны сделать вас ближе к собеседнику.

Однажды на переговорах директор одной небольшой страховой кампании так использовал риторический вопрос. Он достал из ящика стола фотографию разбитого автомобиля и сказал клиенту: «Посмотрите на это фото! Может ли человек сохранять спокойствие после того, что произошло?!» Так, обозначив риторическим вопросом предмет своей продажи (а продавал он не страховой листок, а спокойствие, которое вместе с полисом приобретал клиент), он подготовил почву для заключения успешной сделки.

Можно применять их и в те моменты, когда ситуация становится абсурдной или партнер слишком «загружается» неразрешимой проблемой, — риторический вопрос в этом случае способен разрядить атмосферу.

2. Альтернативные вопросы задаются в ситуациях, когда необходимо мягко подтолкнуть клиента к принятию решения, предоставив ему варианты выбора. Предлагаемых вами вариантов может быть несколько, однако, чтобы сэкономить время обдумывания, вы можете предлагать сначала общие альтернативные вопросы, выделяющие нужный сегмент приемлемых действий:

• Вам удобнее встретиться завтра или послезавтра?
• Вы будете использовать оборудование в офисе или на производстве?

Однако и альтернативные опросы могут стать манипулятивной уловкой. Ведь, предлагая клиенту делать выбор из имеющихся вариантов, вы ограничиваете его выбор теми вариантами, которые удобны для вас и отказываете ему в праве самостоятельно вырабатывать и принимать решения.

3. Блокирующий вопрос призван конкретизировать ситуацию. Такие вопросы задаются в ситуациях, в которые необходимо внести ясность. Если ваш партнер использует скрытые намеки или явные обвинения в ваш адрес, выражает недовольство чем-то, затягивает время, — то есть в ситуациях предконфликтных и конфликтных, — полезно задать вопрос, который позволит выплеснуться негативным эмоциям, блокирует конфликт и переведет разговор в конструктивное русло.

— Для того, чтобы принять решение, нам нужно еще подумать, нужно выяснить еще кое-какие факты…

— Каких фактов вам не хватает для принятия решения? или

— Что именно вас смущает в этом предложении? или

— Недостаток какой информации заставляет вас откладывать решение нашего вопроса на потом?

Таким образом:

• Если вам необходимо услышать субъективно важные для клиента вещи и получить больше информации, следует задавать открытые вопросы.
• Если вам необходимо получить точную информацию, субъективно значимую для вас или перехватить инициативу, следует задавать закрытые вопросы.
• Если вам необходимо заинтересовать клиента и создать благоприятную атмосферу, следует задавать риторические вопросы.
• Если вам необходимо оказать на клиента мягкое давление и направить его мысли в выгодном для вас направлении, следует задавать альтернативные вопросы.
• Если вам необходимо перевести разговор в конструктивное русло в конфликтной ситуации, включающей намеки и обвинения, следует задавать блокирующие вопросы.