Основные этапы построения системы управления финансами

По материалам «круглого стола», проведенного редакцией журнала «Финансовый директор»

Финансовый директор, приходя на новое предприятие, нередко сталкивается с тем, что система управления финансами отсутствует или неэффективна. В такой ситуации необходимо решить, с чего следует начать и в какой последовательности действовать в дальнейшем. Участники «круглого стола» в ходе дискуссии смогли сформулировать собственный алгоритм создания системы управления финансами.

Представляем участников «круглого стола»:

• Диляра Басырова, главный специалист по МСФО АК «АЛРОСА»;

• Дмитрий Васюков, финансовый директор ООО «Традиции качества»;

• Алексей Данильченко, заместитель генерального директора по финансам и инвестиционным проектам ЗАО «ИД «Комсомольская правда»;

• Дмитрий Кравченко, финансовый директор ООО «Реил Континент»;

• Софья Морозова, ведущий финансовый менеджер ОАО «Седьмой Континент»;

• Дмитрий Письменный, финансовый директор ООО «Агропроминвест»;

• Павел Хитров, финансовый директор ООО «Сталепромышленная компания-М».

С чего начать

Финансовому директору, пришедшему в новую компанию, в первую очередь необходимо выяснить ожидания владельцев бизнеса и генерального директора, изучить специфику бизнеса и финансовое положение компании. Не исключено, что в первые дни работы на новом месте придется пересмотреть организационную структуру предприятия, а также определить функции и полномочия финансово-экономической службы.

Павел Хитров: «Когда я пришел в ООО «Сталепромышленная компания-М», финансовая служба состояла из единственного финансового менеджера. Он отслеживал оплату по выставленным компании счетам и представлял эту информацию генеральному директору. Очевидно, что в такой ситуации топ-менеджмент не располагал всеми необходимыми сведениями о реальном финансовом положении компании. Анализ данных бухгалтерского учета показал, что объем дебиторской задолженности в отдельные месяцы превышал выручку компании; темпы роста расходов превышали рост маржинальной прибыли, на статью «Прочие расходы» приходилось около 20% всех затрат компании, причем расшифровка расходов отсутствовала. После нескольких совещаний с генеральным директором было решено, что управление ликвидностью, контроль затрат и рентабельности - это те основные задачи, которые должны находиться в компетенции финансового директора и подчиненного ему подразделения.

После того как было достигнуто взаимопонимание в этих вопросах, потребовалось внести изменения в организационную структуру, а именно выделить финансово-экономическую службу и переподчинить ей бухгалтерию предприятия. Только после этого можно было приступать к построению комплексной системы финансового управления».

Дмитрий Васюков: «По моему мнению, первое, что следует сделать на новом предприятии, — провести диагностику реального финансового состояния компании на базе баланса, отчета о прибылях и убытках, отчета о движении денежных средств. Может оказаться, что в первую очередь придется решать текущие проблемы предприятия, связанные с ликвидностью, в то время как собственники будут настаивать на развитии новых направлений бизнеса».

Дмитрий Письменный: «В моей практике был опыт, когда ключевым вопросом, требующим немедленного решения, стало определение организационной структуры компании: на одном из крупных недавно приватизированных предприятий мне пришлось столкнуться с практически полным ее отсутствием. Генеральный директор компании участвовал в управлении всем, включая работу рядовых сотрудников. Поэтому начать пришлось с разработки организационной структуры предприятия совместно с сотрудниками других подразделений. Процесс формирования организационной структуры начался с финансовой службы и в общей сложности занял четыре месяца. Это время потребовалось на описание функций подразделений и регламентов их взаимодействия. В процессе этой работы были выявлены организационные ошибки — многие операции дублировались различными подразделениями, для отдельных участков работ не были назначены ответственные и т. д. Коммерческую службу предприятия пришлось реорганизовывать полностью.

Когда организационная структура была создана, в соответствии со стратегией развития компании были определены задачи финансовой службы и их приоритетность. После этого можно было приступать к построению системы финансового управления».

Диляра Басырова: «Конечно, получив четкий перечень задач от собственников бизнеса, можно приступить к построению новой системы управления финансами. Но далеко не всегда следует рассчитывать на одобрение единоличного органа управления компании - генерального директора. В этом вопросе у компаний, где финансовый директор подчиняется непосредственно совету директоров, есть преимущество, и не только в возможности избежания конфликтной ситуации, но и в разграничении ответственности».

Алексей Данильченко: «Первое, с чего следует начать работу в новой компании, где отсутствует систематизированное финансовое управление, — провести совещания с собственниками бизнеса, генеральным директором, руководителями подразделений. Основные вопросы, которые следует задать финансовому директору на подобных совещаниях:

• чего ожидают и будут требовать от финансового директора, в какие сроки;

• какова специфика компании, бизнеса и системы принятия решений.

Это позволит уточнить круг задач финансового директора. Принципиально важно: финансовый директор не имеет права приходить в компанию, если не способен решить поставленные перед ним задачи.

Надо также отметить, что с первого дня работы следует оценить квалификацию сотрудников, так как во многом от этого будет зависеть, удастся ли выполнить поставленные задачи в срок. Один из наиболее простых способов оценить квалификацию персонала — постановка задачи без объяснения методов ее решения. Умение справиться с таким заданием будет характеризовать сотрудника как ценного специалиста».

Дмитрий Кравченко: «Важный аспект, о котором не упомянули мои коллеги: создавая систему финансового управления, крайне важно заручиться поддержкой генерального директора по поводу проведения планируемых изменений. Финансовый директор неизбежно столкнется с противодействием руководителей других подразделений компании, а решить возникающие конфликты без участия генерального директора зачастую невозможно».

Последовательность внедрения инструментов финансового управления

Обсуждая последовательность внедрения таких инструментов финансового управления, как казначейский контроль, управленческий учет и бюджетирование, участники «круглого стола» подчеркнули, что многое будет зависеть от специфики бизнеса, размеров компании, уровня развития предприятия и многих других факторов. Однако все сошлись во мнении, что для создания системы финансового управления на небольшом предприятии, где из финансовых подразделений есть только бухгалтерия, необходимо выполнить пять последовательных шагов:

• описать бизнес-процессы;

• выделить центры финансовой ответственности;

• создать систему контроля товарных и денежных потоков;

• разработать систему управленческого учета;

• внедрить бюджетное управление.

Остановимся подробнее на тех доводах, которые привели участники «круглого стола» в пользу описанной выше последовательности создания системы финансового управления.

Описание бизнес-процессов

Алексей Данильченко: «Для того чтобы понимать, где могут возникнуть финансовые потери и как принимаются решения руководителями подразделений, следует описать бизнес-процессы компании. Нет необходимости детально описывать все операции в компании. Основное, что должно быть отражено при описании бизнес-процессов, — ответственные за те или иные решения, необходимая и достаточная для принятия решения информация и схемы взаимодействия подразделений друг с другом.

Описание бизнес-процессов должно стать базой для внедрения системы контроля товарных и денежных потоков, а также позволит определить, какие существуют источники информации для формирования управленческой отчетности».

Дмитрий Письменный: «Проблемы предприятия, на котором мне пришлось создавать систему финансового управления с нуля, носили комплексный характер, и как финансист я не смог бы справиться со всеми. Для того чтобы понять, на каких участках работы возникают проблемы, я рекомендовал стандартизировать бизнес-процессы в соответствии с требованиями ISO 9000:1994. Для решения этой задачи были привлечены консультанты».

Выделение центров финансовой ответственности

Павел Хитров: «Очень важно определиться с финансовой структурой компании, выделить центры финансовой ответственности (ЦФО) и назначить руководителей для каждого из них. Это позволит решить две основные задачи.

Во-первых, распределение ответственности между менеджерами среднего звена даст возможность лучше контролировать потоки денежных средств и товарно-материальных ценностей.

Во-вторых, сотрудники, возглавляющие ЦФО, помогут финансовому директору определиться с той информацией, которая нужна для управленческого учета. А в дальнейшем на них будет возложена ответственность за выполнение бюджетных показателей».

Софья Морозова: «Прежде чем приступать к созданию системы управленческого учета, финансовый директор должен разработать систему показателей оценки финансового состояния компании и эффективности деятельности структурных и функциональных подразделений. Также необходимо понять, какая аналитика может потребоваться. Определиться с этим вопросом помогут руководители центров финансовой ответственности. Они должны сообщить, какие цели и задачи перед ними поставлены, какая финансовая информация и с какой периодичностью им нужна для управления затратами (центр затрат), для увеличения выручки (центр доходов) и т. д.».

Создание системы контроля товарных и денежных потоков

Софья Морозова: «На одном из предприятий розничной торговли мне пришлось много внимания уделить контролю потоков товарно-материальных ценностей и денежных средств.

В компании не велась кассовая книга, выручка не инкассировалась, денежные средства выдавались под отчет практически бесконтрольно, счета поставщикам оплачивались наличными. Пришлось срочно создавать казначейство, через которое были перенаправлены все финансовые потоки. Кроме того, товарные остатки в магазинах не имели ничего общего с тем, что содержалось в информационной базе, поскольку учет отсутствовал, а сотрудники IT-отдела бесконтрольно корректировали данные в информационной системе. Для получения данных о товарных запасах были созданы группа товарного учета, контрольно-ревизионный отдел и проведена сплошная инвентаризация».

Дмитрий Васюков: «Система контроля может быть создана достаточно просто. Для этого приказом генерального директора необходимо утвердить авторизацию каждого платежного документа финансовым директором или казначеем. Затем нужно создать регламент инвентаризационных проверок».

Диляра Басырова: «Безусловно, наладить контроль за товарно-материальными ценностями и движением денежных средств очень важно. Для начала необходимо составить план производственно-хозяйственной деятельности компании, а на его основе - финансовый план для контроля денежных потоков. Особое внимание следует уделить утверждению порядка и сроков движения документации. Налаженный документооборот позволит своевременно контролировать многие бизнес-процессы предприятия».

Алексей Данильченко: «Финансовый контроль текущих решений требуется в первую очередь в тех бизнес-процессах компании, которые могут дать быструю экономию. Например, в газетах - это продажа рекламы, в торговле - ценообразование. Далее контроль осуществляется на стадии заключения договоров и санкционирования платежей, это 75% всех рисков. Следующий этап — контроль при принятии решений по процессам внутри компании, например в части характеристик выпускаемой продукции».

Дмитрий Письменный: «Если выстроить логистику документооборота по центрам финансовой ответственности, это позволит выявить те участки бизнес-процессов, где возможно бесконтрольное расходование ресурсов. Мне встречались ситуации, когда сотрудники предприятия, не сумевшие подписать счет у одного из руководителей, шли к другому. Такая практика была сразу же прекращена - ни один платежный документ не подписывался без ведома финансовой службы. Была проведена ревизия обязательств компании, составлен платежный календарь, определен лимит расходов в разрезе подразделений.

Надо отметить, что построение системы финансового контроля только на основе авторизации платежей и регламентированного документооборота в компании невозможно. Такие меры позволят выявить только факты нарушения платежной дисциплины, другие отклонения. Но для полноценного контроля над деятельностью организации необходима система управленческого учета».

Разработка системы управленческого учета

Дмитрий Кравченко: «Предприятию необходим учет, дающий возможность понять, каковы текущее состояние компании и динамика ее развития. Возможность получить ответы на эти вопросы в любой момент позволит улучшить оперативное управление компанией. Поэтому параллельно с бухгалтерским учетом необходимо налаживать управленческий учет».

Павел Хитров: «Когда у предприятия есть финансовая структура, назначены ответственные, необходимо приступать к построению системы управленческого учета. Если попытаться внедрить управленческий учет до выделения центров финансовой ответственности, то в дальнейшем придется пересматривать источники данных и используемую аналитику».

Внедрение бюджетного управления

Алексей Данильченко: «После того как определены информационные потребности центров финансовой ответственности предприятия, отработана система их взаимодействия и все это закреплено во внутреннем документе (в нашей компании это положение о финансировании), можно переходить к созданию системы бюджетирования. Без финансовой структуры она не имеет смысла, так как суть бюджетного управления - в распределении полномочий по достижению показателей, заложенных в бюджет, и контроле их исполнения. Также крайне сложно внедрять систему бюджетирования без управленческого учета. Во-первых, не будет необходимых статистических данных о деятельности компании, которые потребуются для планирования. Во-вторых, управленческий учет является средством контроля исполнения бюджета. Нельзя исключить, что систему управленческого учета придется корректировать в соответствии с требованиями системы бюджетного управления.

Накопив определенное количество информации, можно заниматься перспективными задачами компании на три - пять лет, в частности разработать перспективные критерии оценки служб, требования к структуре управленческих данных, к персоналу (включая возможное обучение, подбор новых кадров и проч.)».

Дмитрий Васюков: «Следующим шагом после внедрения бюджетирования будет совершенствование перечисленных инструментов финансового управления, а также разработка стратегии компании. Следует отметить, что для определения стратегии достоверная рыночная информация важнее, чем большой массив точных управленческих данных, поэтому стратегия может разрабатываться одновременно с отладкой системы управленческого учета и бюджетирования. Хотя на практике менеджмент приступает к стратегическому планированию только после того, как на предприятии создано бюджетное управление.

В моей практике очень эффективным оказался подход к разработке стратегии предприятия, основанной на выездном двухдневном совещании топ-менеджмента с приглашенным специалистом по стратегическому планированию».

Автоматизация

При внедрении информационных систем финансовый директор зачастую выступает в роли основного заказчика. В заключение «круглого стола» его участники обсудили, когда следует начинать автоматизировать финансовое управление. Одни считают, что внедрять информационные системы имеет смысл только после того, как налажены все бизнес-процессы, определены требования к системе управленческого учета и разработаны бюджетные регламенты. Другие же придерживаются мнения, что автоматизация должна начинаться как можно раньше, поскольку применение специализированного программного обеспечения ускорит решение различных вопросов.

Алексей Данильченко: «Переходить к разработке технического задания по автоматизации необходимо после того, как все бизнес-процессы и структура управленческих данных четко описаны. При этом существует ясное понимание стратегии развития компании и перспективных требований к системе управленческого учета. В моей практике был опыт внедрения информационной системы при отсутствии понятных регламентов управленческого учета и бюджетирования. Доработки начались буквально через месяц, а через девять месяцев мы пришли к выводу, что база, на которой строилась эта система, нас не устраивает».

Диляра Басырова: «Я бы предложила начать процесс автоматизации как можно раньше, но при этом необходимо иметь в штате предприятия собственных программистов, которые в процессе постановки IT-системы подстраивали бы программы под потребности компании. Конечно, на начальном этапе можно ограничиться и Excel, но при этом велика вероятность искажения информации. Я не раз сталкивалась с ситуациями, когда исполнители меняли записи в таблицах Excel. Чтобы этого не допустить, можно порекомендовать при проведении расчетов в Excel создавать проверочные файлы».

Софья Морозова: «Описанием бизнес-процессов можно заниматься достаточно долго, но если специфика бизнеса уже хорошо известна, например в розничной торговле, то все процессы будут примерно одинаковыми. По-моему, нет необходимости обкатывать систему управленческого учета и бюджетирования до внедрения информационной системы. Достаточно иметь детальные регламенты сбора, структурирования управленческой информации и планирования деятельности подразделений.

Напомню, что потребности различных пользователей в той или иной аналитической информации необходимо выявить заблаговременно. Чтобы окончательно определиться с требованиями к информационной системе, имеет смысл провести обсуждение с топ-менеджерами предприятия. Все это позволит сократить количество доработок после запуска IT-системы».

Дмитрий Письменный: «Когда понятна организационная структура компании и основные функции разделены, можно переходить к автоматизации. Но вопросы документооборота и приведения в порядок бухгалтерии должны быть решены еще до этого».

Дмитрий Васюков: «Многие компании выстраивают систему управления финансами, исходя из возможностей того или иного программного продукта. Считаю такой подход ошибочным. Я сталкивался с тем, что предприятия в попытке разрешить проблемы с неэффективным управлением нанимали программистов и специалистов по IT, но в результате значительных трудовых и материальных затрат на упорядочение хаоса получали тот же хаос».

Дмитрий Кравченко: «Вопрос о том, когда внедрять информационные системы, не так уж принципиален. Практика показывает, что все решает размер бизнеса. В маленькой компании с небольшим количеством клиентов можно вести учет и в Excel. Но трудно представить, что компания сможет нормально функционировать, если тысячи счетов требуется выставить вручную. Конечно, такой компании необходима более сложная информационная система».