Большие проблемы с маленькой книжкой

Принимая сотрудника на работу, опытный специалист кадровой службы в первую очередь поинтересуется его трудовой книжкой. Ведь именно благодаря этому документу он получит достаточно четкое представление о том, что за человек пришел в коллектив, каков его профессиональный стаж, уровень квалификации, как долго он остается верен "родному" предприятию. Вместе с тем трудовая книжка - это еще и основной документ, свидетельствующий о наличии трудовых отношений между работником и работодателем. Наш материал о новых нормативных актах, связанных с порядком ведения трудовых книжек на предприятии, и о проблемах, возникающих в связи с этим у работников кадровых служб.

Ирина МУРНИНА, автор и ведущий курса "Кадровое делопроизводство"

Игра по новым Правилам

Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.03 № 225 "О трудовых книжках" утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила). Этим же постановлением с 1 января 2004 года вводится в действие бланк новой трудовой книжки, а также вкладыш в нее. Вот и считают некоторые кадровые специалисты, что само постановление вступает в силу тоже с 1 января 2004 года. Но это далеко не так. Постановление Правительства РФ "О трудовых книжках" действует уже с апреля 2003 года. Именно с этого момента при увольнении работника по собственному желанию кадровик обязан ссылаться не на статью 80, а на пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Именно с этого периода работник при увольнении ниже подписи кадрового специалиста и печати организации ставит и свою подпись.

К сожалению, некоторые работники кадровых служб слишком поздно обнаружили, что волей-неволей нарушили закон, но, к их чести, они готовы были исправить ошибку любым способом: "А что же делать, если мы ссылались на 80-ю? Может, позвонить работнику, чтобы принес книжку, мы внесем изменения?"

Внимательно прочитайте пункт 35 указанных Правил в той части, где говорится о внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника. В нашем случае причина сформулирована правильно - "собственное желание", но при этом статья закона применена некорректно. Поэтому нельзя исключить случай, что работник обратится в Государственную инспекцию труда или в суд с требованием изменить в записи в трудовой книжке не только статью, но и дату увольнения, а также возместить ему неполученный заработок. Ведь неправильная формулировка увольнения может создать трудности при последующем трудоустройстве работника, что ведет к определенным финансовым издержкам с его стороны.

К тому же, что и говорить, не так просто вызвать к себе уволившегося работника, да еще и с трудовой книжкой. А если при расставании с сотрудником имел место конфликт, велик риск спровоцировать его продолжение. Ведь в этом случае у работника есть прекрасный повод для сведения счетов. Так что в каждом конкретном случае советуем продумать наиболее приемлемый порядок действий и решение принимать с учетом личностных особенностей вашего бывшего сотрудника.

Конечно, вы виноваты, и если ошибка всплывет, возможно, вам придется объясняться с представителями проверяющих инстанций. Если же работник согласен на мирное решение проблемы, выдайте ему справку с пояснением того, что статья 80 указана ошибочно, а увольнение по собственному желанию соответствует пункту 3 статьи 77 Трудового кодекса.

Следующий нормативный акт. Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.03 № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".

Здесь следует внимательно ознакомиться с подразделом 1.2 Инструкции. Он подробно описывает порядок внесения изменений в разделы трудовой книжки "Сведения о работе" и "Сведения о награждении".

Изучите раздел 5 "Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)". В этом разделе вы найдете конкретные формулировки записей в трудовую книжку при увольнении по различным основаниям. Вы увидите, что при заполнении трудовой книжки работника недопустимы даже общепринятые сокращения: "п." - пункт, "ст." - статья, "ТК" - Трудовой кодекс, "РФ" - Российской Федерации. Писать нужно полностью: "пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации". Вопрос же о том, как часто и в каком количестве придется оформлять вкладыши в трудовую книжку при таком заполнении ее разделов, остается открытым.

Следует упомянуть и приказ Министерства финансов РФ от 22.12.03 № 117н "О трудовых книжках". Он излагает порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку.

Хочется обратить ваше внимание на то, что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Их изготовление возложено на Объединение "ГОЗНАК" Министерства финансов РФ. Причем бланками трудовых книжек и вкладышей в них обеспечиваются именно работодатели.

Это значит, что кадровым специалистам пора взять на заметку: нельзя отправлять работника, принимаемого на работу впервые, на поиски бланка трудовой книжки. В результате в газетном киоске, переходе или на лотке работник покупает такой бланк, особо не задумываясь при этом о возможных последствиях. Кадровый специалист, тоже особо не задумываясь, вносит в трудовую книжку соответствующие записи. А при уходе на пенсию выясняется, что бланк книжки недействителен (иногда даже не имеет водяных знаков), и работник вынужден подтверждать свой трудовой стаж, собирая бесчисленные справки.

Пример.
При приеме на работу работнику завели трудовую книжку. Он проработал несколько лет, а при увольнении в соответствии с законом получил трудовую книжку на руки. А затем, спустя какое-то время, потерял ее. После этого (опять же на вполне законных основаниях) он обратился с просьбой о ее восстановлении по последнему (в нашем примере - единственному) месту работы. Причем ему удалось убедить кадровика выдать не дубликат утерянной трудовой книжки, а заполнить заново чистый бланк.

В результате на титульном листе трудовой книжки в разделе "Дата заполнения" была поставлена не дата выдачи дубликата, а дата первичного приема на работу.

При оформлении загранпаспорта у владельца этой трудовой книжки возникли серьезные проблемы. Работники ОВИРа поставили под сомнение ее подлинность на основании того, что серия и номер документа имеют более позднюю дату выпуска.

Список ошибок, которые зачастую возникают при ведении трудовой книжки, можно продолжить и далее.

Не поддавайтесь!

Порой работник убеждает вас пойти навстречу и выполнить в его интересах то или иное сомнительное действие. Тем самым он практически подталкивает вас к нарушению действующего законодательства. Будьте непреклонны в этом случае, ведь что бы ни случилось в дальнейшем, отвечать за допущенные нарушения придется именно вам. Давайте посмотрим, к каким "греховным" поступкам склоняет порой настойчивый сотрудник работника кадровой службы.

Вариант первый. Работник приносит кадровику две (бывает и более) трудовые книжки и просит заполнить обе. Что следует ответить на такую просьбу?

В этом случае, безусловно, необходимо предупредить работника, что его просьба по меньшей мере незаконна, впрочем, как незаконно и наличие нескольких трудовых книжек.

Хотя для работников зрелого возраста такое обстоятельство имеет еще и жизненное объяснение. В недалеком прошлом при поступлении на работу по совместительству требовалось разрешение с основного места работы. Получить такое разрешение было не так просто, и работники, не мудрствуя лукаво, заводили себе несколько трудовых книжек одновременно.

Вы должны взять для заполнения одну из имеющихся у вашего сотрудника трудовых книжек, причем по его выбору, другие же - погасить. Гашение производится путем перечеркивания страниц буквой "Z". Внизу страницы ставится должность, подпись и расшифровка подписи специалиста, произведшего гашение, а также печать организации. Положа руку на сердце, надо сказать, что так практически никогда не делается. Кадровики предоставляют работникам право самостоятельно разбираться со своими трудовыми книжками и трудовым стажем при уходе на пенсию. Мы не беремся настаивать на обязательном гашении второй трудовой книжки, так как понимаем - кадровики не проявляют излишней настойчивости из-за боязни возникновения конфликта с работником уже на стадии приема на работу.

А беспокоиться вашему сотруднику в этом случае не стоит. Если начисления в Пенсионный фонд производились со всех мест работы, но при этом в одной трудовой книжке работника есть разрывы в стаже, перекрываемые записями в другой книжке, практика показывает - при уходе на пенсию Пенсионный фонд учитывает все периоды при условии их правильного оформления.

Идем дальше.

Второй вариант "криминальной" просьбы работника - внести в его трудовую книжку запись о периоде работы по гражданско-правовому договору (договору возмездного оказания услуг, договору подряда).

Некоторые кадровые специалисты идут таким просьбам навстречу, забывая о существовании статьи 11 ТК РФ, в которой сказано, что Трудовой кодекс, законы и иные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, не распространяются в том числе на лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера.

Это значит, что вносить в трудовую книжку запись о работе на основании гражданско-правового договора не следует, невзирая ни на какие просьбы и аргументы работника.

Вариант третий. При приеме на работу в организацию по основному месту работы работник утверждает, что в период трудоустройства потерял трудовую книжку, и очень просит завести ее заново.

Ни в коем случае не делайте этого, иначе вы нарушаете закон. Проинформируйте работника, что в соответствии с пунктом 31 Правил "лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы". И именно этот работодатель и выдает работнику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Иногда организации ограничивают сроки для обращения за выдачей дубликата трудовой книжки. Например, заявляют, что дубликат выдается работникам только в течение года после увольнения.

Это, безусловно, незаконно. В Правилах не оговаривается период обращения по поводу выдачи дубликата, также как ничего не сказано и о количестве таких обращений. Работник вправе самостоятельно решить, какое место своей работы он считает последним, и может обратиться за выдачей дубликата трудовой книжки даже через несколько лет после увольнения.

Будьте внимательны. Случается, что работник таким образом "теряет" трудовую книжку при увольнении, которое рассматривается как взыскание. Так же могут поступать и некоторые инвалиды с нерабочей группой, скрывая причины своего увольнения, связанного с состоянием здоровья.

Следует обратить внимание, что рассмотренные ситуации не имеют никакого отношения к кадровым военным, уволенным в запас. Им трудовые книжки заполняются при приеме на работу как принятым на работу впервые. Но при этом в разделе "Сведения о работе" на основании военного билета или соответствующей справки отмечается период службы в Вооруженных силах.

А я в ответ на твой обман...

Эту историю рассказал нам читатель журнала, но, поверьте, подобный случай в жизни кадровых служб - явление не единичное.

Пример. На собеседовании с работодателем работник предъявил копию трудовой книжки и сообщил, что в настоящее время увольняется с прежней работы. Ему был назначен день выхода на новое место работы, допустим, 2 декабря 2003 года. В этот день работник пришел, заявив о том, что уволился со старого места по всем правилам закона. С ним заключили трудовой договор. Кадровый специалист оформил приказ о приеме, личную карточку работника, но нужна еще и трудовая книжка... Кадровик просит принести ее для заполнения, но у работника неожиданно возникает просьба "немного подождать" - ремонт, переезд - нет возможности зайти на прежнюю работу. А когда наконец он является с трудовой книжкой - там стоит дата увольнения - 27 февраля 2004 года. Кадровик организации, проявивший лояльность к работнику и таким образом нарушивший закон, встает перед неразрешимой проблемой, какую дату приема на работу указывать в данном случае?

Вы можете спросить: "А зачем принимать работника без трудовой книжки?" Так-то это так... А если он - очень ценный специалист с высокой квалификацией, да и руководитель настаивает... куда тут денешься?

Если вы поставите дату приема день в день, в нашем примере 1 марта 2004 года, то, конечно, "осчастливите" работника. Но любая комиссия, решившая провести сквозную проверку документов, обнаружит несоответствие в датах приема в трудовой книжке и в приказе, в трудовом договоре и в лицевом счете, в табеле учета рабочего времени и в расчетно-платежной ведомости на выплату заработной платы и так далее. Не стоит забывать, что со 2 декабря 2003 года по 27 февраля 2004 года в организации на этого работника производились отчисления и подавались отчеты как на постоянно работающего. Так что замечание получите не только вы, но и ваш главный бухгалтер.

А указав в трудовой книжке дату приема в соответствии с трудовым договором и приказом, что, собственно, и требует от вас закон, вы получите "наложение" стажа. Некоторые отделения Пенсионного фонда закрывают на это глаза, но на практике известны и случаи нареканий в адрес кадровиков предприятий.

Конечно, можно потребовать от работника объяснительную записку и уволить его в соответствии с пунктом 11 статьи 81 Трудового кодекса за "предоставление работником работодателю подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового договора".

Но это процедура довольно хлопотная и вряд ли она доставит вам много радости.

Если работник, принятый по основному месту работы, не принес трудовую книжку для внесения записи о приеме и на шестой день работы, рекомендуем для начала потребовать от него объяснительную записку. При вторичном напоминании - еще одна объяснительная. Затем докладная на имя директора с просьбой принять меры. Обычно на практике до издания приказа о применении взыскания дело не доходит - работник прилагает все усилия, чтобы его трудовая книжка вовремя и с соответствующей датой увольнения оказалась на новом месте работы. И если все-таки возникает "наложение" стажа - у вас на руках есть документы, при любой проверке доказывающие, что закон нарушен по вине работника, а вы-то как раз прилагали все усилия, чтобы избежать этого нарушения.

Надо сказать, что проблемы с трудовой книжкой возникают не только в процессе ее оформления, но также и в процессе хранения и даже выдачи при увольнении.

Страсти по оригиналу

За исключением случаев увольнения, закон не предусматривает возможности выдачи на руки сотруднику его трудовой книжки. Кадровик может лишь выдать по письменному заявлению работника копию трудовой книжки для предъявления в различные организации (п. 7 Правил). Тем не менее некоторые органы требуют именно подлинник документа. К их числу относится Пенсионный фонд РФ. Трудовую книжку требуют его сотрудники как основной документ, подтверждающий стаж работника для назначения ему пенсии.

При выдаче (вопреки рекомендации закона) трудовой книжки кадровый специалист предприятия требует от работника расписку. Срок возврата документа в ней указывается чисто номинально, например "три дня", а в реальности работник возвращает трудовую книжку только когда получит ее из пенсионного фонда.

Главные бухгалтеры, юристы и руководители предприятий иногда просят выдать им подлинник трудовой книжки для снятия нотариально заверенной копии. Такая копия необходима при сдаче документов для получения сертификата "Профессиональный бухгалтер", "Профессиональный аудитор". Приходится выдавать желаемый документ и в этом случае. Но кадровики "старой школы" поступают иначе. Они добровольно высиживают огромные очереди в нотариальной конторе, чтобы заверить копии трудовых книжек своих сотрудников самостоятельно. Когда речь идет о трудовых книжках, эти люди доверяют только себе. И это, конечно, не может не вызывать уважения.

Увольняясь, работник просит порой переслать его трудовую книжку с курьером или же передать близким, друзьям, которые заедут за документом. Помните, что отдать кому-либо трудовую книжку вашего бывшего работника можно только при предъявлении выданной от его имени и нотариально заверенной доверенности. В конце концов, ведь работник может направить вам письмо (но не по факсу!) с просьбой переслать ему трудовую книжку по почте (п. 36 Правил).

Третьим лицам без нотариально заверенной доверенности трудовая книжка работника выдается только в случае его смерти (прекращении действия трудового договора на основании п. 6 ст. 83 Трудового кодекса Российской Федерации) на основании свидетельства о смерти, документа, подтверждающего родство, и паспорта. Копии этих документов (кроме паспорта), заверенные работником кадровой службы организации, подшиваются в личное дело работника, а в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делается соответствующая отметка: кому и на основании каких документов выдана трудовая книжка.

Храните как зеницу ока

Организация-работодатель обязана хранить трудовые книжки работников в сейфе или несгораемом шкафу, доступ к которому посторонних лиц строго ограничен. Не позволяйте работникам вашей организации, принятым по основному месту работы, как бы они об этом ни просили, в процессе работы хранить трудовые книжки дома. Это незаконно, и у вас возникнут серьезные проблемы при проверке.

Не забывайте, что таким образом вы увеличиваете риск утраты трудовой книжки, а выдавать дубликат и оказывать содействие в восстановлении трудового стажа придется именно вам. Ведь ваша организация является последним местом работы такого сотрудника.

Так что берегите трудовые книжки работников и свои нервы.

В следующих статьях этой рубрики мы расскажем о порядке оформления трудовой книжки при приеме на работу впервые, дадим образцы заполнения ее разделов и обсудим другие насущные проблемы столь важного документа.