Признайтесь, что нередко употребляете фразу «Жаль, что в сутках только двадцать четыре часа». Действительно, многочисленные профессиональные стрессы очень часто связаны с неумением планировать свой рабочий день, грамотно и рационально подходить к распределению временных затрат. Поэтому за последние десятилетия интерес к техникам управления временем неуклонно растет.
О.Б. МИХАЙЛОВАУправление временем (Time Management) — междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности.
Основные идеи: выполнение работы с меньшими затратами в лучших условиях с более качественными результатами. При этом без спешки и стрессовых ситуаций, с большей удовлетворенностью от работы. Как результат — повышение мотивации труда, рост квалификации, меньшая загруженность работой, отсутствие ошибок при выполнении профессиональных функций, цели достигаются кратчайшим путем. Но основной целью изучения тайм-менеджмента все-таки является максимальное использование собственных возможностей и сознательное управление течением времени.
Древние мореплаватели говорили: «Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!» Можно вспомнить и еще одну не менее древнюю и очень известную пословицу: «Время — деньги!» Время — это действительно стратегический ресурс человека.
Удобной иллюстрацией времени как стратегического ресурса может служить следующая формула:
ВРЕМЯ РАБОТЫ = ЦЕЛЬ х (СПОСОБЫ РАБОТЫ + ЭНЕРГИЯ) – помехи,
где ВРЕМЯ РАБОТЫ зависит от:
- ее цели, которая должна быть «осознанной и понятной исполнителю;
- способа работы (структура и состав конкретной деятельности, включая ее внутренние и внешние компоненты);
- энергии, затраченной на деятельность (здесь под «энергией» понимаются любые затраты усилий и средств, позволяющие эффективно реализовать используемые способы работы), при отсутствии помех (любых внутренних или внешних препятствий, которые затрудняют или делают невозможными выполнение работы и достижение цели).
Прежде всего необходимо выявить причины потери вашего времени. Просмотрите список самых существенных «поглотителей» времени, проанализируйте собственную работу и попытайтесь выбрать из них пять «своих» важнейших помех.
- Нечеткая постановка цели.
- Отсутствие приоритета в делах.
- Попытка слишком много сделать за один раз.
- Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
- Нечеткое планирование трудового дня.
- Личная неорганизованность, «бумажные завалы».
- Чрезмерное чтение.
- Скверная система документооборота.
- Недостаток мотивации, нежелание активно работать.
- Поиск несистематизированной нужной информации (адресов, телефонов, записей).
- Недостатки кооперации или разделения труда.
- Отрывающие от дела телефонные звонки.
- Незапланированные посетители.
- Неспособность сказать «нет».
- Неполная, запоздалая информация.
- Отсутствие самодисциплины.
- Неумение довести дело до конца.
- Отвлечение (шум).
- Затяжные совещания.
- Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
- Отсутствие коммуникации или неточная обратная связь.
- Разговоры на частные темы.
- Излишняя коммуникабельность.
- Чрезмерность деловых записей.
- Синдром «откладывания».
- Желание знать все факты.
- Длительность ожидания (например, запланированной встречи).
- Спешка, чрезмерная суетливость.
- Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
- Недостаточный контроль за порученными делами, их часто приходится переделывать.
Рассмотрим несколько технологий тайм-менеджмента, которые помогут вам справиться с выявленными фактами потери времени.
«Золотые» пропорции планирования времени
Планирование времени основывается на определенных принципах. Один из самых известных сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Он рассчитан на рациональное использование времени и гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 процентов конечных результатов достигается только за 20 процентов затраченного времени, тогда как остальные 20 процентов итога поглощают 80 процентов рабочего времени».
Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие и интересные или требующие минимальных затрат времени дела. При планировании необходимо решать в первую очередь жизненно важные проблемы, а уже потом — многочисленные второстепенные.
Техника анализа сложности задач
Последовательное применение принципа Парето помогает использовать на практике техника анализа сложности задач АБВ. Она основана на разделении всего объема задач на три группы.
А. Важнейшие задачи — составляют примерно 15 процентов от общего количества всех задач и дел, которыми мы заняты. Собственная значимость этих задач (достижение цели) составляет примерно 65 процентов.
Б. На важные задачи приходится в среднем 20 процентов от общего числа дел, и значимость данной категории задач составляет соответственно также 20 процентов.
В. Менее важные и несущественные задачи составляют, наоборот, 65 процентов общего числа задач, но имеют незначительную долю (примерно 15 процентов в общей «стоимости»).
Технологию анализа задач по принципу АБВ можно осуществить следующим образом:
1. Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (день, месяц, квартал, год) задач.
2. Систематизируйте задачи по степени их важности, установите очередность дел в соответствии с их «стоимостью» для вашей деятельности.
3. Пронумеруйте свои задачи.
4. Оцените их в соответствии с категориями А, Б, В:
а) первые 15 процентов всех задач, относящихся к категории А, не подлежат перепоручению;
б) последующие 20 процентов — задачи категории Б;
в) остальные 65 процентов — задачи категории В.
5. Перепроверьте свой временной план на соответствие выделенного вами бюджета времени значению задач:
- 65 процентов запланированного времени — задачи А;
- 20 процентов запланированного времени — задачи Б;
- 15 процентов запланированного времени — задачи В.
7. Оцените задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования.
Психотехнические упражнения
Приучить себя к рациональному планированию и организации собственной деятельности поможет выполнение несложных упражнений.
«Полный порядок»
Возьмите себе за правило периодически систематизировать свои профессиональные материалы, книги, записи. Для начала наведите элементарный порядок у себя на столе. Определите каждому предмету конкретное место и в дальнейшем постарайтесь класть его именно туда.
«Навести порядок» в своих мыслях вы можете с помощью дневника или еженедельника, в котором следует записывать основные дела па предстоящий день и вечером проверять, все ли вы выполнили из того, что было задумано. Стремитесь осуществить все намеченное.
«Конец — делу венец»
Нужно учиться делать одно, пусть маленькое дело, но до конца. Установите очередность и приступайте к выполнению. Помните: делу — время, потехе — час. До тех пор пока вы работу не закончите, никаких увеселений, гостей, вкусных блюд, приятных занятий. Если трудно, то можно выполнять это упражнение всего один раз в неделю. Но обязательно одно дело доводим до конца.
«Планирование»
На листе бумаги запишите все свои планы на предстоящий день. Теперь подумайте и зачеркните то, что вы вряд ли сможете выполнить. Еще раз просмотрите оставшиеся пункты. Если не возникло желания вычеркнуть, то оставьте без изменений.
А теперь основное — все оставшееся нужно выполнить! Приучайте себя осуществлять намеченное. Лучше меньше намечать, но все выполнять. Рекомендуем составить такой же план на предстоящую неделю, месяц, год. И так же поработать с ним.
Технология делегирования
Технология делегирования (передачи, перепоручения отдельной задачи или деятельности другому лицу) позволяет освободить время для выполнения руководящих функций (задач А) и предоставляет возможность другим сотрудникам раскрыть свои способности. Успешное делегирование предполагает: готовность делегирования (желание); способность к принятию делегирования (возможности). Делегирование является достаточно тонким инструментом управления. Прежде чем говорить о технологиях, рассмотрим, что можно делегировать.
Таблица 1. Предмет делегирования
| Необходимо делегировать |
Возможно |
Ни в коем случае нельзя |
1. Простые задачи технического (вспомогательного) характера |
Представительские функции в некоторых ситуациях |
Стратегические функции руководителя по определению целей, задач |
2. Рутинную (простую и однотипную работу) |
Частные задачи, требующие уникальных качеств (квалификации, опыта) сотрудника |
Масштабные финансовые вопросы |
3. Подготовительную работу |
Обучающие задачи, при допустимых затратах на обучение и инструктаж сотрудника |
Кадровые перемещения |
4. Экспертные задачи, в которых сотрудник разбирается значительно лучше |
Комплексные задачи, имеющие невысокую степень риска |
Управленческие решения по результатам контроля (поощрения и наказания) |
5. Задачи, которые другие могут выполнить быстрее и экономичнее |
|
Задачи особой важности, срочности, высокой степени риска |
6. Любые несрочные задачи, которые сотрудник качественно может решить сам |
|
Вопросы безопасности |
Грамотный процесс делегирования основан на психологических аспектах общения в профессиональной деятельности.
Шесть вспомогательных вопросов по делегированию составляют основу технологии оперативного перепоручения профессиональных задач.
- Что должно быть сделано? Сотруднику необходимо четко объяснить цель и результат порученного вида работы.
- Кто должен это сделать? Докажите, почему именно этому специалисту вы перепоручаете свою деятельность, подчеркните его компетентность и ответственность.
- Почему он должен это сделать? Обязательно прокомментируйте, что вы можете решить данную проблему сами, но заняты решением более важных задач.
- Как он должен это сделать? Совместно разработайте наиболее эффективные методики решения делегируемой группы задач.
- С помощью чего он должен это сделать? Порекомендуйте необходимые средства и способы решения проблемы.
- Когда он должен это сделать? Четко определите сроки исполнения деятельности.
Одна из основных проблем психологии профессионального здоровья — это неумение отдыхать. С точки зрения тайм-менеджмента, организация вашего рабочего дня должна соответствовать принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Технология анализа деятельности и саморазгрузки в течение рабочего дня позволяет планировать свой отдых и, отдыхая, планировать время.
Таблица 2. Техника саморазгрузки
Вопросы, облегчающие нагрузку |
Меры |
1. Зачем вообще это делать? |
Исключить |
2. Почему именно я? |
Перепоручить |
3. Почему именно сейчас? |
Установить оптимальные сроки |
4. Почему в такой форме? |
Рационализировать |
Приведем несколько примеров техник организации дня. Все они носят рекомендательный характер и могут служить лишь импульсом для составления вашего распорядка, поскольку лучшая система тайм-менеджмента — система, выбранная вами. Что найти ее, необходимо попробовать уже известные техники, а затем выбрать те, которые наиболее удобны именно для вас.
Правила начала дня
Начинайте день с позитивного настроя. Старайтесь порадоваться началу нового дня. Настрой, с которым вы приступаете к решению предстоящих задач, имеет немаловажное значение для последующих успехов или неудач. Каждое утро, как рекомендовал это делать великий Пифагор своим ученикам, говорите себе следующие стихи:
«Прежде чем встать от сладостных снов, навеваемых ночью,
Думой раскинь, какие дела тебе день приготовил».
Составьте реалистичный план на весь день. Вначале — ключевые задачи, к решению которых необходимо приступать без «раскачки». Утро — для сложных и важных дел!
Правила середины дня
Отклоняйте дополнительно возникающие несрочные проблемы. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Своевременно делайте паузы и соблюдайте размеренный ритм профессиональной деятельности. Выполняйте важные задачи по возможности до полудня. Хорошо, если в течение рабочего дня получается выкроить хотя бы полчаса, в течение которого вы обдумываете и анализируете план текущего дня, вносите соответствующие коррективы.
Правила завершения рабочего дня
Все начатые небольшие дела старайтесь завершить в течение одного дня. Необходим контроль за результатами и самоконтроль. План на следующий день составляйте вечером! Или — как учил своих учеников уже упомянутый нами Пифагор:
«Не допускай ленивого сна на усталые очи,
Прежде чем на три вопроса о деле дневном не ответишь:
Что я сделал? Чего я не сделал? И что мне осталось?»
Таким образом, мы завершаем день спокойным анализом и планированием на завтра в спокойном позитивном настроении. Не допускайте тревожных мыслей и несуществующих причин для беспокойства, как сказал известный сатирик М.М. Жванецкий: «Будем бороться с трудностями по мере их поступления!»
Техника саморазгрузки
Одной из существенных предпосылок успешной работы является концентрация на действительно важном и существенном вместо распыления по мелочам. Вы сможете значительно улучшить свой стиль работы и разгрузить себя, если все свои рабочие задания будете сначала (кратко и принципиально) ставить под вопрос. Вопросы и меры по саморазгрузке, которые вы можете выбрать, приведены в таблице.
Технология контроля времени
Для управления такой тонкой материей, как время, контроль особенно важен. В приведенной таблице 3 перечислены некоторые способы контроля, используемые в тайм-менеджменте.
Метод «пяти пальцев» (по Л. Зайверту)
Лотар Зайверт предлагает простой и очень удобный метод ежедневного итогового контроля в тайм-менеджменте, так называемый метод пяти пальцев. Метод является элементарной техникой, в которой за каждым пальцем руки закреплен один из контролируемых параметров качества достижения цели.
Достаточно лишь посмотреть на ладонь правой руки и по первым буквам названия пальцев вспомнить параметры, на основании которых осуществляется контроль.
М (мизинец) — мысли, знания, информация. Мыслительный процесс. Что нового я сегодня узнал? Какие знания приобрел? В чем возросла моя компетентность, усилился профессионализм? Какие новые и важные идеи сегодня меня озарили?
Б (безымянный) — близость к цели. Что я сегодня сделал и чего я достиг?
С (средний палец) — состояние духа. Каким было сегодня мое преобладающее настроение, расположение духа? Что было связано с положительными эмоциями и высокой мотивацией?
У (указательный) — услуга, помощь. Сотрудничество. Чем я сегодня помог другим? Познакомился ли я с новыми людьми? Улучшились ли мои взаимоотношения с коллегами (или наоборот)? С кем возник конфликт?
Б (большой палец) — бодрость, физическое состояние. Что я сделал сегодня для моего здоровья, поддерживания моих физических сил? Что позволило отдохнуть, восстановить силы? Что сделано сегодня мною для поддержания здоровья, физической формы?
«Пятипальцевый» метод итогового контроля удобен прежде всего своей компактностью — он дает возможность быстро и качественно проконтролировать наиболее значимые итоги дня. При всей кажущейся простоте данный метод может быть вполне серьезным аналитическим инструментом.
Таблица 3. Способы контроля, используемые в тайм-менеджменте
| Процесс |
Результат |
|
Самоконтроль |
1. Ведение хронометража в течение дня |
1. Ежедневный обзор выполненных задач, достигнутых целей. Анализ причин успехов и неудач |
2. Отметки в органайзере в течение дня |
2. Ежедневный экспресс-анализ качества времени |
|
3. Хронометраж отдельных трат времени |
3. Плановое подведение итогов по завершении недели, месяца и т. п. |
|
4. Фиксация помех |
|
|
5. Использование интуиции |
|
|
6. Создание памяток |
|
|
Внешний контроль |
1. Письменная фиксация договоренностей |
1. Устная или письменная отчетность перед заинтересованными лицами в соответствии с договором |
2. Взаимные обязательства (договор) при совместной работе |
2. Использование консультантов, получение оценки и обратной связи |
|
3. Использование «напоминателей», «будильников», «контролеров времени» |
|
|
Начать дискуссию