В обход валютного счета

Покупать наличную валюту в обменных пунктах фирмам запрещено. Поэтому даже ради единственной загранкомандировки приходится открывать валютный счет. Однако этой необходимости можно избежать

Если работник отправляется в служебную поездку зарубеж, то аванс на командировочные расходы ему нужно выдать в инвалюте. Получить ее законодательство разрешает фирме только одним способом: сняв ее со своего валютного счета (п. 2.1 Положения Банка России от 25 июня 1997 г. № 62). Однако для этого нужно как минимум иметь этот счет.

А что если организация не работает с импортом или экспортом и валютный счет ей вовсе не нужен? У такой фирмы тоже может возникнуть потребность послать своего работника в загранкомандировку. Например, на международную конференцию, семинар или встречу с потенциальным иностранным партнером. Неужели из-за этого фирма вынуждена затевать эпопею с открытием валютного счета и последующими покупкой и снятием через него валюты? Любой руководитель скажет, что это абсолютно невыгодно.

Закон против нас

Главное в такой ситуации – не допустить самой простой ошибки. То есть не отправлять работника за валютой в обменный пункт, предварительно выдав ему командировочные в рублях. Такая операция будет прямым нарушением валютного законодательства. Ведь покупка наличной иностранной валюты фирмам категорически запрещена (п. 1.33 инструкции Банка России от 27 февраля 1995 г. № 27). Штраф за это нарушение – от 40 000 до 50 000 рублей (п. 4 ст. 15.25 КоАП РФ).

Объясним ситуацию. Покупая иностранную валюту в «обменнике», сотрудник действует не как физическое лицо (которому разрешена покупка валюты), а как представитель фирмы. Рублевый аванс, который директор выдает работнику на загранкомандировку, в его собственность не переходит. Командируемый всего лишь берет эти деньги подотчет. Очевидно, что, покупая валюту на такие расходы в обменном пункте (хоть и через своего работника), фирма нарушает закон. Однако выход из этой ситуации все же есть.

«Черный ход» в «обменник»

Его можно найти в пункте 4.1 Положения Банка России от 25 июня 1997 г. № 62. Этот пункт разрешает фирме компенсировать сотруднику перерасход по полученному им валютному авансу на командировку. Причем в этом случае уже потраченные командировочные прямо разрешено выдавать в рублях.

Теперь обратите внимание на такой нюанс. Даже если работник вообще не получал аванса, у него все равно может возникнуть перерасход по командировке. Это бывает, когда сотрудник не успевает получить перед отъездом командировочные и тратит на выполнение задания собственные деньги. Вернувшись из поездки, он должен составить авансовый отчет и приложить к нему все документы, подтверждающие расходы по командировке. В таком отчете будут указаны нулевая сумма полученного аванса и перерасход на полную сумму командировочных в валюте. Бухгалтер имеет право пересчитать эту сумму в рубли и выплатить ее работнику в качестве компенсации. Как видите, никакого валютного счета в этой схеме не фигурирует. К тому же ее законность подтверждена самим Банком России – в разъяснениях от 8 декабря 1997 г. № 12-2/8-2772 (этот документ можно найти не во всех правовых базах, но ссылка на него есть в письме ГУ Банка России по г. Санкт-Петербургу от 26 декабря 1997 г. № 19-4-02/

14047). Осталось только выяснить, как провести подобную операцию, не оставляя работника без «командировочного» аванса.

Откуда взять деньги

Самый простой способ – выдать работнику деньги из «черной» кассы. По приезде работник отчитается по ним уже «по-белому», оформив это как перерасход.

Другой вариант полностью легален. Он предполагает следующий порядок действий. Выплачивая деньги на командировочные расходы, бухгалтер оформляет это как подотчет «на хозяйственные нужды». На полученный из кассы рублевый аванс работник спокойно купит необходимую для загранкомандировки валюту в обменном пункте (теперь уже будет считаться, что он купил ее за свои деньги).

По возвращении сотрудника из поездки операцию необходимо завершить. Сначала закройте выданный командируемому «хозяйственный» подотчет. Для этого достаточно провести по кассе возврат якобы неиспользованных денег. Затем перейдите непосредственно к командировочным расходам. На них работник заполняет отдельный авансовый отчет и прикладывает к нему подтверждающие документы. Понятно, что в графе «Получен аванс» будет стоять прочерк, а в графе «Перерасход» – сумма командировочных расходов в валюте. Теперь осталось только пересчитать эту сумму в рубли по курсу Банка России и «выдать» ее работнику уже под видом официальных командировочных. Естественно, оформлено это будет только на бумаге – на самом деле работник уже получил деньги еще перед отъездом в командировку.

С. Воронин, аудитор

Источник материала: «Практическая Бухгалтерия»