Г. Соколова, эксперт ПБ
Решать бесконечные проблемы с командируемыми – не лучшее занятие для бухгалтера. Освободить себя от этого можно раз и навсегда, грамотно организовав документооборот.
Для начала четко определите внутрифирменную «политику партии» в области командировок. Какие документы работник должен оформлять обязательно, а какие – только в исключительных случаях? Какие расходы фирма ему компенсирует, а какие – при любых обстоятельствах будут только за его счет? Все подобные моменты Трудовой кодекс требует прописать в «локальном нормативном акте» (ст. 168 НК РФ). Например, это может быть положение о командировках, которое должен утвердить руководитель фирмы.
Естественно, ничего принципиально нового бухгалтер в этом документе для себя не откроет. Однако в отношениях с налоговой инспекцией – это хороший щит, который позволит избавиться от придирок в спорных ситуациях. Да и работникам не придется долго объяснять, почему вы не принимаете у них те или иные документы. Вместо этого достаточно будет фразы «это распоряжение руководства».
Рассмотрим основные моменты, которые надо отразить в положении о командировках.
Три документа в одном
Перед тем как отправить работника в командировку, Госкомстат предлагает оформить сразу три документа. Это служебное задание (форма № Т-10а), приказ о направлении в командировку (форма № Т-9) и командировочное удостоверение (форма № Т-10).
Однако на самом деле оформлять все эти бумаги при каждой командировке необходимости нет. Так, из двух похожих по смыслу документов – приказа и удостоверения – вы вполне можете выбрать один. Поступить так Минфин России разрешил в своем письме от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158. Какому документу отдать предпочтение, решать вам. При этом не забудьте учесть специфику командировок именно на вашей фирме.
Очевидно, если работники постоянно ездят на одну и ту же фирму (например, к крупному поставщику фирмы), им будет нетрудно проштамповать там командировочное удостоверение. В этом случае лучше остановить свой выбор именно на этом документе. Ведь печать и подписи поставщика – лишнее подтверждение обоснованности командировки.
Если же работники отправляются не на конкретное предприятие, а, например, с заданием наладить связи с потенциальными покупателями, удостоверение будет явно ни к чему. Даже если вы его оформите, то отсутствующие там штампы принимающей стороны (работнику их просто никто не поставит) только вызовут лишние вопросы. Поэтому, оформляя такие поездки, лучше ограничиться приказом о направлении работника в командировку. Если же при проверке инспекторы все же будут требовать у вас удостоверения, имейте в виду: арбитражная практика на вашей стороне (постановление ФАС Северо-Западного округа от 9 июня 2003 г. по делу № А56-5636/03).
Теперь разберемся со служебным заданием. Оформлять его тоже не обязательно. Однако это не значит, что данный документ не имеет практической пользы. Ситуации, в которых он действительно незаменим, встречаются на каждой фирме. Например, работник может не привезти из командировки никаких документов, подтверждающих целесообразность его поездки. При проверке это неизбежно вызовет вопрос об экономической обоснованности командировочных расходов.
Вот тут-то вам и пригодится служебное задание. Ведь в графе «Краткий отчет о выполнении задания» работник может описать не только документальные результаты своей поездки, но и те, которые не нашли отражения на бумаге. Например, работник может перечислить в отчете посещенные им предприятия и рассказать о проведенных переговорах.
Таким образом, необходимость служебного задания имеет смысл предусмотреть в положении о командировках – для вашего же спокойствия. Да и при проверке с таким документом будет сподручнее. Он освободит вас от необходимости лихородочно «метаться», вспоминая, какую же практическую пользу принесла каждая конкретная командировка. Ведь все ее результаты будут четко перечислены в отчете по служебному заданию.
Почем жизнь на чужбине
За каждый день командировки работнику полагаются суточные. Их размеры руководитель может либо утвердить отдельным приказом, либо включить в общее положение о командировках.
При этом никто не запрещает руководителю установить разные нормы суточных для разных категорий работников. Единственное, что при этом нужно учесть, – это минимальные нормы, утвержденные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93. Устанавливать работникам суточные меньше приведенных там размеров нельзя.
Правительственные нормы также определяют размер суточных, которые можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль. А вот какие нормы надо использовать в расчетах по НДФЛ – вопрос спорный. Естественно, МНС считает, не платить этот налог можно только с суточных в пределах правительственных норм. Однако, если внимательно изучить законодательство, становится понятно, что для этой льготы можно применить и внутрифирменные нормы суточных. Подробнее об этом спорном моменте читайте на стр. 74 этого номера журнала.
Привилегии для избранных
Обычно помимо суточных командируемым оплачивают только затраты на проезд и проживание. При загранкомандировках к ним прибавляется также плата за оформление загранпаспортов, виз, приглашения, консульские и аэродромные сборы и т. п. Эти расходы (при наличии подтверждающих документов) учитываются при налогообложении прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) и не облагаются НДФЛ и ЕСН.
Однако некоторым работникам фирма может компенсировать и дополнительные расходы. Например, использование VIP-зала в аэропорте, мини-бара в гостинице, а иногда и затраты на ресторан, бассейн, сауну, тренажерный зал и т. п. Естественно, такие привилегии предназначены только для высшего руководящего состава.
Оплачивая их, фирмы, как правило, проводят это за счет чистой прибыли и удерживают НДФЛ. Однако не все знают, что иногда эти налоги можно минимизировать. Для этого нужно предусмотреть право руководства на роскошь в положении о командировках. Каким образом это позволит фирме снизить налоги, читайте на стр. 50.
Лекарство от склероза
Итак, вы определились с общей «командировочной» стратегией фирмы и утвердили ее приказом руководителя. Теперь осталось отладить беспроблемное поступление документов со стороны работников. Для этого их нужно четко проинструктировать о том, какие бумаги они должны сдать в бухгалтерию после командировки. Делать это каждый раз в устной форме неэффективно. Лучше сформулируйте все необходимые требования в специальном внутреннем документе – памятке командируемому сотруднику. Перед отъездом работника в служебную поездку выдавайте ему эту памятку вместе с командировочным удостоверением.
Памятка для сотрудника, уезжающего в командировку
(для командировок по России)
До командировки
1. В последний рабочий день перед выездом в командировку проверьте, выдали ли вам командировочное удостоверение.
Во время командировки
2. Все ваши командировочные расходы нужно подтверждать документами. Это: а) авиа- и железнодорожные билеты, билеты на автобусы, квитанции или другие проездные документы; б) квитанции за пользование постельными принадлежностями в поезде; в) счет или квитанция из гостиницы, в которой вы останавливались.
Помните: расходы, не подтвержденные документами, компенсированы не будут.
3. Обратите внимание на то, какой документ вам выдадут в гостинице. В идеале вам нужен счет по форме № 3-Г (это значит, что в шапке бланка должны быть слова «счет» и «форма № 3-Г»). Если гостиница выдала вам другой документ – строго поинтересуйтесь, почему. Если это не поможет, убедитесь, что в полученной вами бумаге есть дата, название гостиницы, длительность и стоимость проживания, а также подпись администратора.
4. Проследите, чтобы в гостиничном счете вам выделили сумму налога на добавленную стоимость. Это значит, что в документе должна быть фраза «В том числе НДС» и указана сумма налога.
5. Не теряйте документы. Следуйте простым правилам: а) если вы едете на поезде, не забудьте взять билет у проводника; б) полученные документы собирайте в отдельную папку. Храните там все бумаги, связанные с вашими расходами в поездке. Если вы сомневаетесь, компенсируют ли вам те или иные расходы, все равно сохраните подтверждающие их документы. Бухгалтерия разберется.
6. Из командировки нужно привезти все документы, которые имеют отношение к вашему служебному заданию. В зависимости от ситуации это могут быть: подписанный договор, программа встречи или семинара, карточка участника выставки и т. п.
Не забудьте поставить отметки о прибытии и выбытии на командировочном удостоверении (на обратной стороне бланка). В последний день командировки попросите проштамповать вам удостоверение на том предприятии, в которое вас направили.
После командировки
7. Вернувшись из командировки, вы должны составить авансовый отчет (попросите в бухгалтерии бланк этого документа). Приложите к нему все собранные документы и сдайте все это в бухгалтерию. Сделать это надо в течение трех дней после приезда.
Начать дискуссию