Расчет оплаты отпускных: новации 2002 года

Ирина СВЕТЛОВА,
Анастасия ЛАРИНА
Эксперт "ПБУ"

Опубликовано Журнал "Практический бухгалтерский учет" N 5 2002 г.

Май традиционно открывает сезон отпусков. Предоставлением ежегодных оплачиваемых отпусков обеспечивается одно из основных трудовых прав работников - право на отдых. В новом Трудовом кодексе (ТК РФ), вступившем в силу 1 февраля 2002 года, такое право закреплено в статье 107. За время отпуска за работником сохраняется средний заработок (ст. 114 ТК РФ). Как правильно его рассчитать в 2002 году? Какие выплаты при этом следует учесть? Какова продолжительность отпуска после вступления в силу ТК РФ? Что такое расчетный период и как он исчисляется? Ответам на эти и другие актуальные вопросы посвящена настоящая статья. Она представляет интерес не только для бухгалтеров, но и для рядовых работников, которые заходят обновить свой запас знаний об отпусках.

Порядок предоставления отпуска

Порядок и условия предоставления очередных и дополнительных отпусков установлены нормами статей 114-128 ТК РФ. Эти нормы определяют, что работнику для отдыха отпуск предоставляется ежегодно в установленный срок.

Срок предоставления отпусков определяется в соответствии с очередностью, устанавливаемой администрацией организации по согласованию с профсоюзным комитетом. При отсутствии профсоюзной организации очередность отпуска устанавливается с учетом мнения представителей рабочего коллектива. Срок предоставления отпуска оформляется в виде графика отпусков. График составляется на каждый календарный год и доводится до сведения всех работников.

Перенесение отпуска возможно в исключительных случаях. Прежде всего, отпуск может быть перенесен, когда его предоставление работнику может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации. Перенос отпуска на следующий рабочий год должен осуществляться с согласия работника и соответствующего профсоюзного комитета (иного представительного органа работников). При этом нужно учитывать, что отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Каждая организация определяет свой порядок предоставления отпусков (получение заявлений или составление списков отпускников, время их подачи, расчет отпуска, контроль за соблюдением графика и т. п.). Такой порядок определяется либо в коллективном договоре, либо в иных локальных актах.

График отпусков - локальный нормативный акт, обязательный для исполнения как администрацией, так и работниками. Если работника не устраивает время отпуска, установленное в графике, он может просить администрацию и соответствующий профсоюзный орган изменить его. Это же правило относится и к администрации в случаях ее несогласия с временем начала отпуска конкретного работника. Отступить от времени использования отпуска, указанного в графике, можно только по договоренности сторон. В одностороннем порядке этого делать нельзя.

Примечательно, что теперь право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у конкретного работодателя (ст. 122 ТК РФ), а не одиннадцати, как это было предусмотрено прежними нормами КЗоТа.

Однако до истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен (а не может) быть предоставлен:

• женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работникам в возрасте до восемнадцати лет;
• работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
• в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Что касается отпуска за второй, третий и последующие годы работы, то он может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации. Следует также учитывать, что в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, теперь не включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более семи календарных дней. Согласно новому ТК РФ, теперь о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала. Какое подразделение будет отвечать за извещение работника о начале отпуска - определяет сама организация.

Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. По желанию мужа ежегодный отпуск может быть предоставлен ему в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы в данной организации.

Минимальная продолжительность отпуска

В ранее действовавшем КЗоТа была определена общая продолжительность предоставляемого работникам оплачиваемого отпуска, которая составляла не менее 24 рабочих дней. В статье 115 ТК РФ данная норма изложена в уточненном варианте. Согласно этой статье, ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней. В число этих дней включаются воскресенья, но не включаются нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска.

Пример 1
Сотруднику организации очередной отпуск сроком 28 календарных дней предоставлен с 6 мая 2002 года. В период отпуска попадает нерабочий праздничный день - 9 мая (День Победы). В связи с этим отпуск у работника должен закончиться не 2 июня, а 3 июня 2002 года. Приступить к работе сотрудник должен 4 июня 2002 года.
Конец примера

Как и раньше, отпуск фактически составляет четыре календарные недели. В то же время изменился порядок исчисления среднего заработка в зависимости от того, в каких днях предоставляется отпуск - в календарных или рабочих. Установлен и новый порядок разделения отпуска на части. На основании статьи 125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Вторая часть отпуска может быть и менее 14 календарных дней, например 7 дней. Оформление этой части отпуска должно производиться в установленном порядке.

Расчетный период

Прежде чем рассчитать средний заработок, сохраняемый на период отпуска, нужно определить расчетный период. Согласно статье 139 ТК РФ среднедневной заработок для оплаты отпуска исчисляется за последние три календарных месяца. Именно три месяца (с 1-го до 1-го числа), предшествующих событию, являются расчетным периодом. Под "событием" в данном случае понимается предоставление отпуска. Так, если работник пойдет в очередной отпуск, например, с 20 мая 2002 года, то расчетным периодом для исчисления среднего заработка для этого работника будут следующие три календарных месяца - февраль, март, апрель.

А как быть, если месяцы, включаемые в расчетный период, отработаны не полностью? Нужно ли в этом случае заменять неполные месяцы другими?

К сожалению, в статье 139 ТК РФ отражены не все вопросы, которые могут возникнуть при исчислении среднего заработка для оплаты отпуска. В этой связи следует руководствоваться другой статьей этого документа, а именно статьей 423. Этой статьей предусмотрено, что впредь до приведения законов и иных нормативно-правовых актов, действующих на территории РФ, в соответствие с ТК РФ законы и иные правовые акты РФ применяются постольку, поскольку они не противоречат ТК РФ. Аналогичным образом должны применяться и законодательные акты бывшего СССР, действующие на территории Российской Федерации в пределах и порядке, которые предусмотрены Конституцией РФ, постановлением ВС РСФСР от 12.12.91 N 2014-1 "О ратификации Соглашения о создании Содружества Независимых Государств".

В связи с этим при исчислении среднего заработка в 2002 году следует также руководствоваться и постановлением Минтруда России от 17.05.2000 N 38 "О порядке исчисления среднего заработка в 2000-2001 годах" (далее - Порядок исчисления среднего заработка), но лишь в части, не противоречащей статье 139 и другим статьям ТК РФ. Заметим, что указанное выше постановление N 38 продлено на 2002 год распоряжением Правительства РФ от 21.11.01 N 1552-р.

С учетом Порядка исчисления среднего заработка неполные месяцы расчетного периода другими месяцами не заменяются. Если работник отработал в расчетном периоде хотя бы один день, то расчет среднего заработка производится исходя из начисленной заработной платы за этот отработанный день.

Работник уходит в очередной отпуск в июне 2002 года. Расчетным периодом для исчисления среднего заработка являются март, апрель, май Во всем расчетном периоде в целом отработано 3 дня (12 марта, 16 апреля и 14 мая 2002 года) при пятидневной рабочей неделе. Для определения среднедневного заработка количество отработанных дней по пятидневному графику следует привести к календарной неделе таким образом, как указано в пункте 5 Порядка исчисления среднего заработка. Исходя из условий примера пересчет должен быть сделан следующим образом:

7 дн. : 5 дн. х 3 дн. = 4,2 дн.

Таким образом, среднедневной заработок работника, отработавшего в расчетном периоде 3 дня, определится делением суммы фактически начисленной суммы заработной платы на 4,2 дня.

Когда в расчетном периоде у работника нет ни одного рабочего дня (например, работник болел, находился в отпуске без сохранения заработной платы или по другим причинам), то в расчетный период следует включить другие три календарных месяца. Предположим, что сотрудник уходит в очередной отпуск в августе 2002 года, но в период с 4 декабря 2001 года по 1 августа 2002 года он болел. В данном случае расчетным периодом должны были бы быть три календарных месяца - май, июнь и июль 2002 года. Но с учетом того, что работник длительное время находился на больничном листе, для расчетного периода берутся другие три календарных месяца (с 1-го до 1-го числа) - сентябрь, октябрь и ноябрь 2001 года.

С учетом специфики работы отдельных отраслей или предприятий, согласно статье 139 ТК РФ, в коллективном договоре могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, но это не должно ухудшать положение работников.

Расчет среднего заработка

В 2002 году при исчислении среднедневного заработка для оплаты всех видов отпусков (ежегодного, дополнительного, учебного) применяются статья 139 ТК РФ и продленный на 2002 год Порядок исчисления среднего заработка, в части, не противоречащей ТК РФ. По правилам, установленным статьей 139 НК РФ, среднедневной заработок исчисляется делением суммы начисленной заработной платы за последние три календарных месяца на 3 и на 29,6 (среднемесячное число календарных дней). Отметим, что среднемесячное число календарных дней (29,6) при исчислении отпуска определялось исходя из семилетнего цикла с учетом выходных и праздничных дней. Следует иметь в виду, что при различных ситуациях отработки времени в расчетном периоде исчисление среднедневного заработка может производиться по-разному.

Работнику организации, работающему в условиях пятидневной рабочей недели, предоставляется очередной отпуск 28 календарных дней с 7 июня 2002 года. Месячный должностной оклад работника составляет 1000 руб. Ежемесячно ему начисляется премия в размере 500 руб. Кроме того, за совмещение должностей работник ежемесячно получает 400 руб. Расчетный период, в который вошли март, апрель и май, отработан полностью. Заработная плата за три месяца расчетного периода составит 5700 руб. ((1000 руб. + 500 руб. + 400 руб.) х 3).

Размер среднедневного заработка для расчета суммы отпускных составит 64,19 руб. (5700 руб. : 3 : 29,6). Сохраняемый за время отпуска средний заработок составит 1797,32 руб. (64,19 руб. х 28 дн.).

Если расчетный период отработан не полностью, тогда исчисление среднедневного заработка производится исходя из:

• заработка за фактически отработанное время или в зависимости от выполненного обЪема работ (ст. 93 ТК РФ);
• среднемесячного количества календарных дней в полностью отработанных месяцах;
• количества календарных дней, приходящихся на фактически отработанный период в не полностью отработанных месяцах.

Пример 4
Воспользуемся частично условиями примера 3 и предположим, что в одном из трех месяцев расчетного периода работник болел. Период болезни пришелся на март и продолжался с 18-го по 31-е число (включительно). При этом заработок работника за фактически отработанное время в марте составил:

• из расчета оклада - 500 руб. (1000 руб. : 20 дн. х 10 дн.);
• ежемесячной премии - 250 руб. (500 руб. : 20 дн. х 10 дн.);
• доплаты за совмещение должностей - 200 руб. (400 руб. : 20 дн. х 10 дн.).

Кроме того, необходимо фактически отработанные дни при пятидневной рабочей неделе в марте перевести в календарные дни. Число фактически отработанных дней (за вычетом праздничных нерабочих дней по ТК РФ) в марте составило 10 дн. (с 1 по 17 марта включительно). Количество календарных дней, приходящихся на фактически отработанный период, составило 16 дней (10 рабочих дней плюс 3 субботы (2, 9, и 16 марта) и 3 воскресенья (3, 10 и 17 марта)).

Общее количество календарных дней, приходящихся на проработанное время, равно 75,2 дн. (16 + 29,6 + 29,6). Заработная плата в расчетном периоде будет равна 4750 руб. ((500 руб. + 250 руб. + 200 руб.) + (1000 руб. + 500 руб. + 400 руб.) х 2 мес.).

Размер среднедневного заработка для расчета суммы отпускных составит 63,16 руб. (4750 руб. : 75,2 дн.). Сохраняемый за время отпуска средний заработок составит 1768,62 руб. (63,16 руб. х 28 дн.).
конец примера

Расчет среднего заработка при определении отпускных за текущий год, а также за неиспользованные отпуска предыдущих периодов производится исходя из среднедневного заработка с учетом ставок (окладов), действующих на момент ухода работника в отпуск.

Дополнительный отпуск для работников с ненормированным рабочим днем

Сверх ежегодного основного отпуска отдельным категориям работников предоставляются ежегодные дополнительные отпуска. Дополнительные отпуска могут носить стимулирующий характер. К таким отпускам относятся отпуска за выслугу лет, продолжительный стаж работы и в других случаях, установленных законодательством, коллективными договорами или локальными нормативными актами организаций.

Но в большинстве случаев дополнительные отпуска призваны компенсировать воздействие неблагоприятных факторов на здоровье работника в процессе труда. Так, в частности, работникам с ненормированным рабочим днем предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого также определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации. Такой отпуск не может быть менее трех календарных дней.

Статьей 101 ТК РФ определено, что ненормированный рабочий день - особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка организации.

В случае когда отпуск за ненормированный рабочий день не предоставляется, переработка сверх нормальной продолжительности рабочего времени с письменного согласия работника компенсируется как сверхурочная работа.

Порядок и условия предоставления такого рода отпусков в организациях, финансируемых из федерального бюджета, устанавливаются Правительством РФ. В организациях, финансируемых из бюджета субЪекта Российской Федерации, порядок предоставления таких отпусков устанавливается органами власти субЪекта Российской Федерации, а в организациях, финансируемых из местного бюджета, - органами местного самоуправления.

Замена очередного отпуска денежной компенсацией

В ранее действовавшем (до 1 февраля 2002 года) КЗоТа выплата денежной компенсации была предусмотрена только в случае увольнения работника. Статьей 126 ТК РФ предусмотрено, что часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

Таким образом, если администрацией организации принято решение на письменное заявление работника о замене ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией, то такая выплата может быть произведена.

Однако, как уже сказано выше, не весь отпуск подлежит замене на денежную компенсацию, а только его часть, превышающая 28 календарных дней. Кроме того, замена отпуска денежной компенсацией беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также работникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными и (или) опасными условиями труда, также не допускается.

Пример 5
Работник по определенным причинам не отгулял очередной отпуск за следующие периоды:

• 1998 год - 30 календарных дней;
• 1999 год - 30 календарных дней;
• 2001 год - 34 календарных дня.

На основании заявления работника администрация предприятия приняла решение о выплате работнику денежной компенсации. В этом случае компенсации будут подлежать не 94 (30 + 30 + 34) календарных дня, а только часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, т. е. 10 (94 дн. - 28 дн. х 3) календарных дней.
Конец примера