Авансовый отчет командированного: подтверждение, возмещение и налогообложение затрат

Командированному сотруднику перед поездкой обычно выдают деньги для покрытия всех предстоящих расходов. А в течение трех рабочих дней с момента возвращения из командировки (как российской, так и зарубежной) работник должен отчитаться в том, на что он их потратил (п. 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40).

Для этого предусмотрен авансовый отчет по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. На оборотной стороне бланка сотрудник
должен указать все расходы, на возмещение которых он рассчитывает, и привести реквизиты оправдательных документов.

К авансовому отчету должны быть приложены:

• документы, подтверждающие затраты;
• утвержденное руководителем служебное задание с кратким отчетом о выполнении;
• командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии;
• копия паспорта с отметками о пересечении границы (если сотрудник вернулся из зарубежной командировки).

Основной документ, подтверждающий затраты на проезд,– билет. Его сдают в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом. А как быть, если сотрудник приобрел электронный билет (e-ticket)? В таком случае от работника нужно потребовать распечатанную маршрутную квитанцию электронного билета и оригиналы посадочных талонов (письмо Минфина России от 7 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/649).

При наличии подтверждающих документов расходы на проезд учитывают при расчете налога на прибыль в полном объеме. И с суммы, выплаченной в счет возмещения данных затрат, не нужно удерживать НДФЛ и платить соцналог, пенсионные взносы и отчисления на страхование отнесчастных случаев.

А вот с НДС нередко возникают сложности. Билет является бланком строгой отчетности, а значит может быть основанием для принятия к вычету предъявленного налога. Но проблема в том, что встретить авиа- или железнодорожный билет, в котором отдельной строкой приведена сумма налога, довольно сложно. Ведь при расчетах с населением налогоплательщики вовсе не обязаны выделять НДС (п. 4, 5 ст. 168 НК РФ). Если в купленном сотрудником билете нет упоминания о налоге, зачесть НДС без спора с инспекторами не получится. Но в то же время всю сумму, указанную в документе, можно включить в налоговую себестоимость.

Если сотрудник потерял билет, он может приложить к авансовому отчету справку о минимальной стоимости проезда и объяснительную записку с просьбой возместить эту сумму. По решению руководителя фирма вправе компенсировать такие затраты. Однако она не сможет включить их в налоговую себестоимость. Кроме того, с суммы выплаты нужно будет удержать НДФЛ.

Обычно во время командировки сотрудники живут в гостиницах. Документом, подтверждающим расходы, в этом случае, как правило, является счет. Учет расходов на проживание зависит от того, на каком бланке оформлен этот документ.

Так, если счет является бланком строгой отчетности (то есть составлен по форме № 3-Г или 3-Гм, утвержденной приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г.), гостиница может не применять ККТ. НДС, выделенный в таком счете отдельной строкой, организация вправе принять к вычету без счета-фактуры.

Однако гостиницы могут выставлять счета и в произвольной форме. В таком случае сотрудник должен приложить к отчету еще и кассовый чек. А для вычета «входного» НДС потребуется счет-фактура. Причем составленный на имя организации (письмо Минфина России от 11 октября 2004 г. № 03-04-11/165). Без этого документа выделенный в счете налог компания не сможет ни принять к вычету, ни списать на налоговые расходы.

Что касается НДФЛ и ЕСН, то при наличии оправдательных документов с суммы возмещения налог удерживать вообще не нужно. В ситуации, когда компания компенсирует сотруднику неподтвержденные затраты по найму жилья, выплаты не облагаются НДФЛ в пределах 700 рублей– за каждый день российской командировки и2500рублей в случае поездки за границу (п. 3 ст.217НК РФ). А вот соцналог не нужно платить со всей суммы недокументированных затрат на проживание, поскольку фирма не может учесть их при расчете налога наприбыль (п.3ст. 236 НК РФ).

Иногда в счете фигурируют дополнительные услуги гостиниц – их также можно включать в налоговую себестоимость. Если, конечно, речь не идет, скажем, об обслуживании в баре, ресторане, номере или посещении бассейна и тренажерного зала (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Единственная выплата командированному, которая не требует документального подтверждения, – это суточные. Их выдают за каждый день нахождения в командировке. При этом первым днем служебной поездки считается день отправления транспорта из места постоянной работы командированного, а день прибытия туда транспорта будет окончанием служебной поездки. Если аэропорт, например, находится за пределами города, нужно учитывать еще и время на дорогу туда (или оттуда). Допустим, самолет прилетает 14-го числа в 23 часа 20 минут. Но чтобы добраться от аэродрома до города, сотруднику требуется еще час. В такой ситуации фирма должна будет выплатить суточные и за 15-е число, ведь именно этот день будет считаться датой окончания командировки.

Особняком стоят однодневные поездки. Если сотрудник может каждый день возвращаться домой из местности, в которую командирован, суточные ему не положены (п.15 Инструкции).

Особенности есть и у загранкомандировок. Здесь действует такое правило: суточные за день пересечения границы нужно выдавать по нормам, установленным для той страны, в которую направляется сотрудник (письмо Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ).

Суточные, в отличие от остальных командировочных затрат, можно включать в налоговую себестоимость лишь в пределах норм. Они установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93. Так, например, суточные при командировках по нашей стране можно относить на расходы в сумме, не превышающей 100 рублей в день.

С этого года существует ограничение и в отношении НДФЛ. Прежде финансисты и налоговики настаивали на том, что и для этого налога можно применять прибыльные нормы (письмо Минфина России от 20 марта 2007 г. № 03-04-06-01/77). Однако судьи были с этим категорически не согласны (решение Высшего арбитражного суда РФ от 26 января 2005 г. № 16141/04). Теперь же не облагаются НДФЛ лишь суточные, которые не превышают 700 рублей по российским командировкам и 2500 рублей – по зарубежным (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Получив авансовый отчет, бухгалтер должен проанализировать все расходы, указанные сотрудником на оборотной стороне бланка в графах 1–6, на предмет их обоснованности и соответствия нормам Положения о командировках, действующего в компании. Так, например, из счета за проживание нужно вычленить стоимость тех дополнительных услуг, которые не будут компенсированы сотруднику. Скажем, плату за посещение спортзала. Необходимо также проверить все представленные документы на предмет наличия необходимых реквизитов.

Суммы затрат, которые могут быть приняты к учету, бухгалтер должен отразить в графах 7–8 оборотной стороны авансового отчета. А в графе 9 нужно указать счета, по дебету которых следует отнести данные суммы.

После того как проверенный авансовый отчет будет утвержден руководителем организации, бухгалтер должен сравнить выданный работнику аванс с суммой расходов, которые по решению директора должны быть ему компенсированы.

Если возник перерасход, разницу нужно будет доплатить работнику. Но возможна и другая ситуация: командированный потратил не весь аванс. Тогда остаток он должен вернуть.

Если сотрудник не спешит внести в кассу неизрасходованные деньги компании, руководитель может принять решение об удержании данной суммы из зарплаты командированного. Сделать это можно в течение месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.
В статье 137 ТК РФ сказано, что вовремя не возвращенный остаток аванса можно покрыть за счет зарплаты, только «если работник не оспаривает оснований и размеров удержания». Как пояснил Роструд в письме от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0, сотрудник должен дать письменное согласие. Оно может быть оформлено, например, в виде соответствующей отметки на приказе об удержании. Кроме того, нужно помнить, что размер удержания не может превышать 20 процентов начисленного заработка (ст. 138 ТК РФ).