Ваш опыт нашими словами

Сдача отчетности – занятие увлекательное. Никогда не знаешь, с чем столкнешься на этот раз. Анализируя опыт ваших коллег, мы выделили и рассмотрели основные проблемы, возникающие у бухгалтеров в отчетный период

Вот и наступили авральные деньки сезона сдачи полугодовой отчетности. До конца июля в налоговую инспекцию вам надо принести стопку отчетных бухгалтерских форм. В этой статье мы не ставим целью показать вам, как составлять бухгалтерский баланс и что писать в строке 100 Отчета о прибылях и убытках. За последнее время порядок составления бухгалтерской отчетности не изменился. Исчерпывающую информацию о нем вы найдете в бераторе «Практическая бухгалтерия» в разделе XII «Отчетность».

На этот раз мы акцентируем внимание на не освещенных законодателями наболевших проблемах, связанных именно со сдачей налоговой и бухгалтерской отчетности, с которыми на практике вам приходится встречаться.

Почтальон сослужит службу

Прежде всего не стоит забывать, что всю отчетность вы вольны сдавать так, как вам удобно. Можете отнести ее в инспекцию, можете отправить через Интернет, а можете послать отчетность по почте. Для фирм, у которых нет выхода во «всемирную паутину», наиболее предпочтительным является последний вариант. Особенно если отправлять документы где-нибудь в спальном районе города, где очередей не бывает в принципе. Помощь почтальонов избавит вас от ненужных трат времени и испытаний на прочность своей нервной системы. Ведь в этом случае налоговые сотрудники принять отчетность обязаны, не взирая на мелкие недочеты: в одном месте не стоит прочерк, в другом руководитель не поставил автограф и т. д. К тому же считается, что отчет сдан вовремя, если он отправлен до 24.00 последнего дня установленного срока.

Однако есть несколько нюансов, о которых вам надо знать. Начнем с прописных истин. Есть два способа отправки отчетности почтой: либо заказным, либо ценным письмом. Для контролеров заказным ли письмом вы отправляете отчетность, ценным ли – без разницы. Разница будет для вас, если вдруг отчет потеряется. Ведь вам надо будет представить доказательства его отправки.

Заказное письмо почтальон лично передаст налоговому работнику под расписку, мол, «корреспонденцию получил». Как понимаете, факт приемки отчетности здесь налицо. И если декларация куда-то денется, контролеры предъявить ничего не смогут.

Иначе дело обстоит с ценным письмом. За ним на почту должен прийти сам налоговый работник. По идее этим должен заниматься курьер, состоящий при канцелярии инспекции. Однако во многих налоговых его нет, и соответственно на почту никто не ходит. По этой причине бухгалтеры зачастую получают свои балансы обратно.

Выходит, если отправлять отчетность ценным письмом, нет уверенности, что оно дойдет до адресата. Казалось бы, ничего страшного: отправляй отчетность заказным письмом и нечего думать. Но дело осложняет сама Почта России.

Статья 80 Налогового кодекса и статья 15 закона о бухучете в один голос предписывают, что отчетность может быть «...направлена в виде почтового отправления с описью вложения...». Иными словами, в конверт обязательно нужно вложить опись, где перечислены все отправляемые документы. Однако работники почты это делают при отправке исключительно ценного письма (опись со своим штампом они вкладывают в конверт). То есть того письма, за которым из инспекции могут не прийти. Для заказных писем почта такой услуги не оказывает.

Получается замкнутый круг. Ценное письмо содержит опись вложения, но чревато тем, что вполне может возвратиться со всеми вытекающими последствиями (штраф за опоздание). Заказное письмо, наоборот, точно дойдет до инспекции, но описи вложения – того, что требует кодекс – почта не сделает. Напрашивается вопрос: что же делать?

Рекомендуем вам составить опись вложения самостоятельно, вложить в конверт вместе со всей отчетностью и отправить ее заказным письмом. Оформить опись можно произвольно, главное – заверьте ее фирменной печатью и своей подписью (подписью главного бухгалтера). В этом случае требования Налогового кодекса будут выполнены. Ведь он ни слова не говорит о том, что опись должна быть составлена работниками почты.

Наверняка кто-то спросит: «А если налоговики заявят, что какой-то декларации в заказном письме они не обнаружили, хотя она и была поименована в описи? Как доказать обратное?» Отвечаем, доказательством того, что вы отправили отчет, будет почтовая квитанция. А то, что какой-то формы в конверте не окажется, должны доказать именно сотрудники налоговой службы, а не вы. Это общепринятая практика: «каждое лицо, участвующее в деле, должно доказать обстоятельства, на которые оно ссылается как на основание своих требований и возражений» (ст. 65 АПК РФ). Какие именно контролеры могут представлять доказательства, представить трудно.

Весьма показательно постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 1 октября 2001 г. по делу № А19-5928/01-33-Ф02-2289/

01-С1. Арбитр огласил: «...отсутствие описи документов в почтовом вложении при направлении расчета по налогу в срок не может служить основанием для привлечения налогоплательщика к ответственности по пункту 1 статьи 119 Налогового кодекса РФ».

Запропастился руководитель

Долгосрочные командировки, бессрочные отпуска, свободный график – кредо жизни типичного руководителя. Порой все это выливается в то, что в нужный момент добыть его подпись невозможно. Как в таких ситуациях поступают большинство бухгалтеров? Не долго мудрствуя, они просто подделывают подпись. Причем зачастую подделка на оригинал даже не похожа. Ставят неразборчивую закорючку. Надо отметить, что столь экстремальный подход не лишен здравого смысла.

Вы сами неоднократно видели, что в приемном окне инспекции подлинность подписи, как правило, не проверяют. Контролеры в отчетный период и без того сильно загружены. Но кто-то все равно спросит: «А что если налоговики все-таки обнаружат несоответствие подписей?» Ответ прост – ничего. Несмотря ни на что, твердите, что подписал баланс не кто иной как директор. Разумеется, отрицать это он не должен (в случае, если спросят). А почему руководитель расписался не так, как всегда, можно найти массу ответов. Только ненормальный будет заказывать графологическую экспертизу, которая стоит немалых денег.

Однако «подделка документов» (так любят говорить инспекторы) – не единственный выход из положения. В конце концов, уезжая, директор может оставить вам несколько пустых листов со своей подписью. Распечатать же потом на них декларации и баланс не проблема.

Другой вопрос, когда руководитель не поощряет такое вольное отношение к его подписи. Ну что ж, в этом случае ничего не остается, как подписать декларацию у работника, который уполномочен исполнять обязанности директора в его отсутствие.

Ведь как происходит на практике. Принимая отчет, инспектор вносит его данные в компьютерную базу. На мониторе высвечиваются, в частности, и сведения о гендиректоре. Заметив же на отчетности другую фамилию, налоговый работник может потребовать документ, который подтверждает полномочия человека, подписавшего отчетность.

Какой именно документ ему понадобится, предсказать трудно. Разъяснений по этому поводу чиновники не давали. Поэтому об этом лучше заранее справиться в инспекции. Если это не удастся, мы советуем оформить, например, такой приказ:

Его копию представьте инспектору вместе со всей отчетностью.

Не беда, если директор уехал, не издав приказ. Дело в том, что порядок замещения руководителей обычно предусматривают в уставе фирмы. Если у вас этот случай, доказать полномочия исполняющего директора вы можете, представив нотариально заверенную копию устава или выписку из него, в которой сказано, кто руководит фирмой в отсутствие генерального директора, и приказ о назначении соответствующего человека на должность.

Ну а если же руководителя вообще нет, его уволили, право подписи отчетности принадлежит временно исполняющему обязанности. Его назначают учредители предприятия. Для этого они оформляют протокол заседания. Вот копию этого документа на всякий случай надо иметь с собой, сдавая балансы.

Факсимильный автограф

Чтобы лишний раз не дергать руководство, зачастую в кабинете главбуха лежит факсимиле своего шефа. «Не проштамповать ли им декларацию?» – не раз задавались вопросом бухгалтеры.

Надо заметить, Налоговый кодекс и закон о бухучете не разъясняют, как именно должна быть заверена отчетность. К примеру, эти документы разрешают ее представлять в электронном виде с использованием электронной подписи.

Вообще-то заменять собственноручный росчерк факсимильной подписью «...допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон» (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Пока никакого правового акта, который бы устанавливал порядок использования такой подписи, не существует. Можно ли говорить о «соглашении сторон» (контролеров и налогоплательщиков)? Разве что о молчаливом... МНС не посвятило этому вопросу ни одного официального письма. Молчит и Минфин.

Однако на практике налоговики довольно лояльно относятся к отчетности с факсимиле. Кроме того, нашей редакции не удалось обнаружить ни одного судебного разбирательства, в котором налоговая служба попыталась бы оштрафовать фирму из-за того, что на декларации (балансе) стояло факсимиле.

Отчетность в электронном виде

Налоговикам тяжело обрабатывать вручную безразмерные стопки всевозможных отчетов. По этой причине бывший руководитель МНС России Геннадий Букаев в свое время поручил подчиненным подготовить поправки в Налоговый кодекс по поводу «...обязанности налогоплательщиков представлять информацию в электронном виде...» (приказ МНС России от 4 февраля 2004 г. № БГ-3-06/76@). Однако никаких поправок пока не принимали. Только это почему-то не мешает инспекторам на местах настойчиво требовать от бухгалтеров деклараций на дискете (разумеется, с бумажным вариантом).

Имейте в виду, предъявляя такие требования, налоговые работники нарушают законодательство, по крайней мере, дважды. Во-первых, они лишают фирму законного выбора способа представления отчетности (п. 2 ст. 80 НК РФ). А во-вторых, они прямо противоречат положениям Налогового кодекса (п. 2 ст. 80) и закона о бухгалтерском учете (п. 5 ст. 15), по которым проверяющие «не вправе отказать в принятии отчетности».

Как лучше с этим бороться? Вы, конечно, можете вместе со своими отчетами пойти к руководителю инспекции. Успех этого мероприятия будет обеспечен. Однако вряд ли вы добьетесь этой встречи быстро. Руководителя инспекции может не быть на месте, у него может быть совещание и т. п. Советуем вам, ни с кем не ругаясь, отправить всю отчетность почтой. Это оптимальный вариант. Как это лучше сделать, мы уже говорили выше.

12 июля 2004 г. ЗАО «Актив» г. Москва

Приказ № 89
о назначении временно исполняющего обязанности генерального директора

Приказываю назначить на период с 12 июля по 31 августа 2004 года временно исполняющим обязанности генерального директора коммерческого директора Гусятинского Дениса Святославовича. На указанный период ему передается право подписи за руководителя всех финансовых документов, а также бухгалтерской и налоговой отчетности.

Генеральный директор

ЗАО «Актив» Шашагин /Шашагин А.А./

внимание

Генеральный директор ООО «Малыш» Надежда Гуляева:

«На моей практике был случай, когда контролеры требовали от моей организации отправлять им декларации по электронной почте. Замечу, программа, которая позволяет творить такие “чудеса”, стоит не меньше 200 долларов США. Само собой, мы им отказали. Ведь передача отчетности через Интернет это право фирмы, а отнюдь не обязанность. В подтверждение этому инспектору мы привели три документа: Налоговый кодекс, закон о бухгалтерском учете, приказ МНС России от 2 апреля 2002 г. № БГ-3-32/169. На этом все и закончилось».

С. Воронин, аудитор