Отпуска и праздники: предоставляем, оформляем, оплачиваем

А вот инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, отцы, воспитывающие детей в возрасте до трех лет без матери, а также опекуны несовершеннолетних этого возраста в предусмотренных ТК РФ исключительных случаях привлекаются к работе в указанные дни в усложненном порядке по сравнению со всеми остальными категориями работников. Для этого работодатель должен:

– подтвердить отсутствие у данных сотрудников противопоказаний по состоянию здоровья, подтвержденное медицинским заключением;

– ознакомить работников под роспись с правом отказаться от работы в нерабочий праздничный день10.

4. Кому и в каком размере необходимо выплачивать дополнительное вознаграждение за нерабочие праздничные дни?

Наличие в отдельных календарных месяцах (например, в январе и мае) нескольких нерабочих праздничных дней фактически уменьшает месячную норму рабочего времени. Это может негативно отражаться на заработной плате работников, труд которых оплачивается не на основе фиксированных месячных окладов (должностных окладов), а иначе.

Речь идет о сотрудниках, которым установлены сдельные расценки или часовые (дневные) тарифные ставки. На работодателей, использующих труд указанных категорий работников, законодатель возложил обязанность выплачивать им дополнительное вознаграждение за нерабочие праздничные дни, в которые они не привлекались к работе11.

Размер и порядок выплаты такого вознаграждения определяются не законом, а коллективным договором, соглашениями, локальным нормативным актом, принимаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии), трудовым договором12. Следовательно, сумма дополнительного вознаграждения может быть любой. Главное, чтобы она (или порядок ее расчета) была надлежащим образом закреплена в трудовом договоре или ином правовом акте. Причем суммы понесенных работодателем расходов будут учтены при расчете налога на прибыль в расходах на оплату труда13.

Что касается сотрудников, получающих оклад (должностной оклад), то наличие в календарном месяце нерабочих праздничных дней не должно являться основанием для снижения им заработной платы14.

5. Вправе ли работодатель самостоятельно увеличить продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска?

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск – это трудовой (зависящий от стажа работы) по своему характеру отпуск, предоставляемый сотрудникам за каждый отработанный у данного работодателя рабочий год независимо от места работы и условий ее выполнения.

Если работник работает на условиях сокращенного или неполного рабочего времени, ему также должен быть предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск той же продолжительности, что и работнику, выполняющему аналогичную работу на условиях нормальной продолжительности рабочего времени.

По длительности данный отпуск принято разделять на минимальный и удлиненный.

Минимальная продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней15. Работодатель не вправе сокращать его.

Если продолжительность ежегодного основного отпуска превышает 28 календарных дней, то его следует признать удлиненным. Он предоставляется отдельным категориям работников в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами. В частности, гражданам пожилого возраста (женщинам старше 55 лет, мужчинам старше 60 лет) и инвалидам, работающим на условиях трудового договора, должен предоставляться ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней16.

Таким образом, работодатели в локальных нормативных актах (например, в правилах внутреннего трудового распорядка организации) не вправе самостоятельно устанавливать работникам удлиненный основной отпуск, поскольку это право федеральный законодатель оставил за собой. В противном случае расходы по оплате отпуска сверх установленных законом 28 календарных дней должны будут производиться работодателями только за счет прибыли.

6. Обязан ли работодатель предоставлять сотруднику ежегодный оплачиваемый отпуск за первый год работы, если он проработал в организации более 6 месяцев?

В части второй статьи 122 ТК РФ закреплено, что право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя.

Приведенная норма означает, что по истечении указанного срока право на отпуск у сотрудника однозначно возникает, но вот воспользоваться им он не обязан. Работника также нельзя обязать использовать возникшее право на отпуск.

Реализация такого права носит заявительный характер, то есть работнику следует подать заявление на отпуск за первый год работы. В нем должно быть указано, в какое время по истечении шести месяцев непрерывной работы этот отпуск необходимо предоставить. Данный вопрос может быть сразу решен и в трудовом договоре с поступающим на работу сотрудником.

Не стоит забывать, что предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы допускается законодателем и до истечения установленного законом шестимесячного срока. Однако для этого по общему правилу необходимо соглашение между работником и работодателем17. Исключения распространяются лишь на отдельные категории сотрудников (например, на несовершеннолетних работников), которые используют свои ежегодные отпуска, в том числе за первый год работы, в удобное для них время18.

7. Ежегодный оплачиваемый отпуск разделяется на части. В заявлении сотрудника указано, что он просит предоставить отпуск в период с 4 по 10 мая 2008 года. Правомерно ли это? Как в такой ситуации следует издать приказ об отпуске?

Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части исключительно по соглашению сторон трудового договора19. Ни работник, ни работодатель не вправе в одностороннем порядке требовать, чтобы предоставляемый сотруднику отпуск был разделен на части.

Важно, чтобы хотя бы одна из частей отпуска была не менее 14 календарных дней20. Как видим, законодатель не ограничивает ни количество частей, на которые может быть разделен отпуск, ни их продолжительность (за исключением одной). В юридической литературе можно встретить мнение, что именно первая часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней21. Однако из текста ТК РФ это не следует, поскольку законодатель указывает лишь на «одну из частей» разделенного отпуска, которая вполне может оказаться второй или третьей, а не первой.

Соглашение о разделении отпуска на части может быть достигнуто с работником как при составлении графика отпусков, так и позднее (например, при предоставлении первой части отпуска).

Поэтому, если в описанной ситуации ежегодный оплачиваемый отпуск разделяется на части по соглашению сторон и предоставляемая сотруднику часть отпуска является первой, то подача такого заявления вполне правомерна.

Поскольку на период отпуска в данном случае приходится нерабочий праздничный день (9 мая), в приказе о предоставлении отпуска необходимо учесть следующее требование закона: «Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются»22. Значит, в приказе должно быть указано, что ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется сотруднику на период с 4 мая 2008 года по 11 мая 2008 года. А первым рабочим днем работника после отпуска будет 12 мая 2008 года.

8. В рабочем году сотруднику по его заявлению предоставлялись отпуска без сохранения заработной платы общей продолжительностью 15 дней. Сколько дней следует исключить из расчета при определении стажа для отпуска (1 или 15)? Изменится ли ответ, если данный работник является инвалидом?

Реализация права на ежегодный оплачиваемый отпуск связывается законодателем с наличием у работника определенного стажа работы, который представляет собой период времени, в течение которого этот работник в текущем рабочем году фактически выполнял возложенные на него трудовым договором обязанности (в том числе во время служебных командировок). Периоды времени, которые следует включать в этот стаж, определены нормативно23.

Законодатель перечислил и периоды, исключаемые из подсчета24. К ним относится, в частности, время предоставленных работнику по его просьбе отпусков без сохранения заработной платы общей продолжительностью свыше 14 календарных дней в течение рабочего года.

Анализ данной нормы показывает, что если суммарная продолжительность всех предоставленных сотруднику по его заявлению в течение рабочего года отпусков без сохранения заработной платы в общей сложности превысит 14 календарных дней, то все они (а не только часть, превышающая 14 дней) подлежат исключению из трудового стажа для отпуска.

Таким образом, в приведенной ситуации из подсчета следует исключить все 15 дней. Однако, если сотрудник является работающим инвалидом, то, по нашему мнению, работодателю надлежит действовать иначе и не исключать из подсчета ни одного дня.

Дело в том, что законодатель обязывает работодателя предоставлять работающему у него инвалиду на основании его письменного заявления отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью до 60 календарных дней в году25. Поэтому из трудового стажа инвалида не следует исключать все предоставляемые ему в текущем году в установленных законом рамках (60 календарных дней) отпуска без сохранения заработной платы.

В противном случае правомерное использование работающим инвалидом закрепленной для него ТК РФ гарантии приведет к ущемлению его прав и лишит ее всякого смысла.

9. Расчет средней заработной платы работника для начисления и выплаты отпускных производится исходя из фактически начисленной ему зарплаты и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. А можно ли использовать иной расчетный период?

Трудовой кодекс РФ предусматривает лишь минимальный уровень гарантий для сотрудников, обеспечение которого обязательно для всех работодателей. В то же время в организации можно установить иные правила, улучшающие положение работника по сравнению с гарантированным ему законом минимумом26.

Законодатель прямо допускает, что в коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены иные периоды для расчета средней зарплаты, если это не ухудшает положения работников27.

То есть при применении работодателем иных расчетных периодов (например, 6 месяцев или 3 месяцев) итоговая величина среднего дневного заработка для оплаты отпуска не может быть меньше аналогичной суммы, рассчитанной за нормативно установленный период в 12 месяцев.

10. Как следует поступить в ситуации, когда работник заболел в период нахождения в очередном отпуске?

Если, находясь в ежегодном оплачиваемом отпуске, работник заболел, его отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника28. Получается, что для того, чтобы решить вопрос о том, продлевать отпуск или переносить его на другой срок, работодатель должен сначала получить соответствующее заявление заболевшего сотрудника.

Продлевать или переносить отпуск следует, только если болел сам работник. В момент начала болезни (на дату выдачи листка нетрудоспособности) отпуск приостанавливается. За время болезни работнику будет начислено пособие по временной нетрудоспособности. Затем отпуск либо продолжится начиная с первого календарного дня после закрытия больничного (в течение оставшегося до его прерывания болезнью времени), либо будет перенесен.

В случае перенесения отпуска работник выйдет на работу или в назначенный при предоставлении отпуска день, или на следующий рабочий день после закрытия листка нетрудоспособности (если к этому моменту отпуск уже закончился). Бухгалтер должен будет помимо начисления пособия по временной нетрудоспособности произвести перерасчет сумм отпускных.

Если же во время отпуска заболел не сотрудник, а его ребенок или другой член семьи, за которым осуществлялся уход, то отпуск не продляется и не переносится. Пособие по уходу за больным членом семьи начнет выплачиваться лишь с первого дня после окончания отпуска.

11. Как начислить отпускные вышедшей из отпуска по уходу за ребенком женщине, у которой в день, когда она должна приступить к работе, начался очередной отпуск?

Если в расчетном периоде у работника не было рабочих дней и соответственно начисленной заработной платы, то отпускные нужно рассчитывать исходя из его зарплаты за предшествующий период, равный расчетному. Иными словами, за 12 месяцев, предшествующих отпуску по уходу за ребенком29.

12. Как быть в ситуации, когда в середине очередного ежегодного отпуска сотрудница уходит в декрет? Можно ли не пересчитывать отпускные, если очередной отпуск был оплачен сразу, а использован после декрета?

Женщинам по их заявлению и на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности предоставляются отпуска по беременности и родам (ч. 1 ст. 255 ТК РФ). Следовательно, очередной ежегодный отпуск в этой ситуации прерывается, а его неиспользованная часть должна быть предоставлена сотруднице по окончании ее послеродового отпуска или перенесена на другой срок по желанию женщины, например после отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). Выплаченные ей ранее отпускные все-таки необходимо будет пересчитать при предоставлении неиспользованной части очередного отпуска, ведь заработная плата в организации за столь длительный период времени вполне могла измениться (в частности, имело место повышение тарифных ставок, должностных окладов и т. п.).

13. Какое количество календарных дней участвует в расчете при определении среднего заработка для начисления отпускных, если расчетный период отработан не полностью?

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,4)30.

Если в расчетном периоде некоторые месяцы отработаны не полностью (по причине болезни, нахождения в очередном отпуске, командировке и т. п.), то среднемесячное число календарных дней в этом периоде определяется расчетным путем. Для этого нужно среднемесячное число календарных дней разделить на количество календарных дней данного месяца и умножить на количество календарных дней, приходящихся на отработанное в этом месяце время31.

Например, если с 10 по 14 марта 2008 года сотрудник находился в командировке, то при определении среднего дневного заработка для отпуска, предоставляемого в мае 2008 года, в расчет следует включить 24,65 дня, которые будут признаваться отработанными в марте (29,4 дн. / 31день х (31 день – 5 дн.)).

14. Вновь устроившийся работник просит 1 день в счет отпуска, а в расчетном периоде у него нет ни рабочих дней, ни начисленной заработной платы. Как определить средний заработок для начисления отпускных?

Если работник ни в расчетном периоде, ни до него не имел фактически начисленной заработной платы и фактически отработанных дней, то средний дневной заработок для оплаты отпуска определяется исходя из суммы вознаграждения, фактически начисленного за дни, отработанные сотрудником в месяце, в котором ему предоставляется один день отпуска32. Средний заработок в данном случае определяется путем деления начисленной заработной платы на среднемесячное число календарных дней, отработанных до отпуска.

Например, работник работает с 7 апреля 2008 года, а 25 апреля ему предоставляется один день отпуска. За период с 7 по 24 апреля ему начислено 8500,00 руб. Сумма отпускных составит 481 руб. 86 коп. (8500,00 руб. / (29,4 дн. / 30 дн. х 18 дн.)).

15. Нужно ли вместе с отпускными выплачивать заработную плату текущего месяца?

Трудовым законодательством предусмотрено, что отпускные должны быть выплачены не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска33. Иными словами, оплата отпуска не привязана к дням выплаты заработной платы, которые, как известно, определяются локальными нормативными актами, коллективным или трудовым договором34. Поэтому заработную плату, начисленную до отпуска, нужно выплачивать в сроки, установленные в организации, а не вместе с отпускными.

16. Чем грозит работодателю выплата отпускных с нарушением сроков, установленных статьей 136 ТК РФ?

Если оплата отпуска не была произведена своевременно – не позднее чем за 3 дня до его начала, то прежде всего работодатель обязан по письменному заявлению работника перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой согласованный с ним срок35.

Но, даже когда работник не пишет такое заявление и соответственно не собирается использовать свой отпуск в другое время, работодатель несет материальную ответственность. Он обязан выплатить отпускные с процентами (денежной компенсацией). Минимальный размер процентов составляет 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно36. Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным или трудовым договором. Причем обязанность выплаты такой компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Кроме того, и у организации, и у руководителя возникает риск привлечения к административной ответственности за нарушение требований трудового законодательства37.

17. Какими налогами облагается денежная компенсация, начисляемая работодателем на основании статьи 236 ТК РФ в связи с несвоевременной выплатой работнику отпускных? Как отразить эту компенсацию в налоговом учете?

Если денежная компенсация выплачивается в минимальном размере (из расчета 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ), то НДФЛ с нее не удерживается38. Нет необходимости начислять и ЕСН39, взносы на обязательное пенсионное страхование40 и страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний41.

Если же на основании коллективного или трудового договора проценты за задержку отпускных были начислены в повышенном размере, то НДФЛ не нужно будет удерживать только с суммы, рассчитанной исходя из действующей ставки рефинансирования Банка России (то есть из минимального размера). Часть денежной компенсации, превышающая указанный минимальный размер, должна облагаться налогом на доходы физических лиц. Аналогичным образом будет решаться вопрос о начислении страховых взносов в ФСС России на страхование от несчастных случаев. ЕСН и взносы в ПФР с суммы повышенной компенсации начислять не надо, поскольку она (как и компенсация в минимальном размере) не уменьшает налоговой базы по налогу на прибыль. Следовательно, объект налогообложения по ЕСН здесь не возникает.

Как известно, при расчете налога на прибыль в расходах можно учесть любые начисления работникам в денежной или натуральной формах, предусмотренные трудовым и (или) коллективным договорами42. Перечень расходов на оплату труда является открытым. Поэтому, если компенсация, выплачиваемая работодателем в силу требований статьи 236 ТК РФ, будет предусмотрена трудовым и (или) коллективным договорами, то ее можно будет отнести на расходы по оплате труда при определении налоговой базы по налогу на прибыль. В противном случае ее можно рассматривать как неустойку за нарушение условий трудового до-говора, что позволит включить эту компенсацию в состав внереализационных расходов.

Авторы:
Курушин Андрей Александрович, куратор по вопросам трудового права компании «ПРАВОВЕСТ Аудит»;

Тарасова Татьяна Викторовна, главный эксперт-консультант компании «ПРАВОВЕСТ Аудит», куратор по вопросам налогообложения и бухгалтерского учета.