Свод решений подотчетных проблем

Соблюдать абсолютно все положения официальных документов о подотчете способен не каждый бухгалтер. Важно найти грань, которая позволит избежать лишней работы без опасности нарваться на штраф. Наши специалисты помогут вам в поисках.

Единственный способ избежать неприятностей с подотчетниками – не выдавать им денег. Вот только вряд ли он для кого-нибудь приемлем. Как-никак, а оплачивать хозяйственные, командировочные и представительские нужды по «безналу», мягко говоря, не очень удобно. Одно можно сказать уверенно: подотчетных проблем станет гораздо меньше, если работников грамотно инструктировать... с оттенком запугивания. Психологи уверяют, что каждым человеком движет страх. Но оставим это.

Рекомендуем выдавать подотчетникам памятки с вашими требованиями. Вот примерный вариант памятки.

Ниже проговорим все «пикантные» моменты о подотчете, о которых надо знать каждому бухгалтеру.

Доверенность нужна?

«Всем работникам, получающим деньги под отчет, – учат в институте на экономическом факультете, – будете выписывать доверенность в обязательном порядке. Причем она должна быть выписана по форме № М-2. Возьмите это себе за правило».

Не будем с этим спорить. Доверенность лишней не будет в любом случае. Но всегда ли ее выдавать целесообразно? Нет. Она не нужна работникам, которых отправляют на почту или в магазин, чтобы купить всякую мелочь: канцелярские товары, продукты для банкета и т. д. Ведь по сути доверенность нужна, чтобы лишний раз доказать, что человек представляет интересы фирмы. Конечная же цель этого – получить счет-фактуру и накладную (акт).

Так вот кассир магазина этих документов не выписывает. Он даже не знает, как это делается, и просто не вправе их подписывать. Так что будь у вашего работника хоть десять доверенностей, хоть ни одной, счета-фактуры и накладной от продавца за прилавком он добьется вряд ли. Ну, если, конечно, не обратится к администрации...

Счета-фактуры и накладные (акты) выписывает бухгалтерия или в крайнем случае менеджеры. Подотчетнику обычно их делают, когда фирма через него наличными расплачивается с поставщиком за что-то более серьезное: партию товаров, выполненный ремонт, оказанную услугу и т. д. Только в таких случаях имеет смысл выписывать доверенность с указанием данных, которые нужны для оформления документов. Хотя в ее отсутствие, сами понимаете, все вопросы можно решить по телефону.

Вернемся к случаю, когда работник идет в обычный магазин. Ничего страшного от того, что ему не дадут счета-фактуры, не произойдет. Имея на руках кассовый чек, вы без проблем сможете отразить затраты в налоговом учете. Инспекторы на это право не посягают. Зачесть НДС можно на основании лишь кассового чека. Правда, как говорят налоговики, в нем должен быть выделен НДС. А если не выделен? Переходим к следующей проблеме.

В чеке не выделен НДС...

...а так бывает часто: бухгалтер берет в руки полученный от работника чек ККМ, смотрит и строку «в т. ч. НДС» в нем не находит. Потом он мается: принимать ли к вычету сумму налога или не принимать.

Проведем краткий экскурс по проблеме. В статье 168 Налогового кодекса написано: «в расчетных документах... соответствующая сумма налога выделяется отдельной строкой». Кассовый чек, очевидно, таким документом как раз является. Поэтому инспекторы делать в таких случаях зачет НДС запрещают. Но знайте: это неправомерно. Всего условий для налогового вычета как было четыре, так четыре и осталось (ст. 171, 172 НК РФ). Условия же о том, что налог в документе должен быть выделен, в их числе нет.

По этой причине работники МНС в суде такие дела проигрывают (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 14 апреля 2003 г. по делу № Ф04/3279-724/А03-2003).

Правда, доказать, что сумма НДС фактически продавцу была уплачена, должна именно фирма. Например, она может показать счет-фактуру или приходный кассовый ордер, где налог выделен. Если эти документы доставать проблематично (обычно это происходит в розничном магазине), разумно поступить следующим образом. Сказать работнику, чтобы он помимо кассового чека требовал от кассира еще и товарный чек, в котором сумму НДС кассир должен отразить отдельно. Кроме того, в товарном чеке продавцу надо указать номер кассового чека со временем и датой. В этом случае вы обезопасите себя полностью.

Если же у вас на руках оказался лишь кассовый чек без выделенного НДС и других документов нет, зачитывать налог не рекомендуем. Это гарантированно приведет вас в суд.

Не закрыт предыдущий подотчет

«Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу» – гласит пункт 11 Порядка ведения кассовых операций (утвержден решением ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40). Вот так. Получается, если ваш руководитель брал в кассе деньги и вы оформляли подотчет, то реши он взять их еще раз – оформлять надо уже заем. Иначе нарушится Порядок. Стоит ли так строго его придерживаться?

Отвечаем: не стоит. Хоть он и действует, ответственности за его нарушение не существует. Инспектор, конечно, может намекнуть на статью 15.1 «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций» КоАП. Но это произойдет, если он читал ее невнимательно. В статье перечислены конкретные нарушения, за которые штрафуют. Про подотчет в ней нет даже упоминания.

Тем же, кто не любит нарушать официальные документы, несмотря на безнаказанность, предложим вполне законное решение. Первым делом оформите возврат суммы предыдущего подотчета. Разумеется, деньги в кассу фактически вносить не надо. Надо только выписать «приходник». После этого выдайте сотруднику нужную сумму в новый подотчет. А в «расходнике» надо будет прописать сумму обоих подотчетов. Единственное пожелание: не ставьте этот способ «на поток», чтобы отчитываться работники все же не забывали.

Максимальная сумма подотчета

Денег своему работнику под отчет вы можете выдать столько, сколько хотите. Хоть миллион. Верхний предел законом не установлен. Надо сказать, это здорово выручает лукавых бухгалтеров. Объясним. Как известно, денег в кассе должно быть не больше определенной суммы – лимита, установленного по согласованию с банком. За несоблюдение этого требования фирму по вышеупомянутой статье 15.1 КоАП могут оштрафовать на 50 000 рублей. Согласитесь, сумма немаленькая.

Но на практике часто случается так, что по документам в кассе на конец дня денег числится больше, чем должно было быть. Или, например, фирма получила большую наличную выручку, но сдать ее в банк не успела (или не захотела). Что в этом случае делает бухгалтер? На всю сумму превышения он оформляет работнику подотчет «на хозяйственные нужды». Само собой, все это происходит только на бумаге. Когда нужно, деньги подотчетник формально возвращает.

Бывали случаи, когда инспекторы считали выданную сотруднику сумму подозрительно большой. Расценивали это как заем в его пользу и соответственно насчитывали НДФЛ с суммы материальной выгоды. Понятно, кроме слов «у нас есть все основания полагать», никакого обоснования этому не было. Если вдруг и вы с этим сталкиваетесь, имейте в виду: в суде по этому вопросу на сегодняшний день они не выиграли ни одного дела.

Понять налоговых работников можно. И вправду, выдача денег под отчет – самый оптимальный вариант беспроцентного кредитования работника. Ведь в этом случае платить подоходный налог он не будет. Если вы решите воспользоваться этой схемой, не забудьте утвердить приказом руководителя срок, на который фирма дает работнику деньги. Ведь это единственный способ проконтролировать их возврат. Итак, о сроках...

Предельный срок подотчета

Срок подотчета законом не ограничен. По идее его должен установить своим приказом руководитель. И в течение трех дней после окончания этого срока сотрудник должен отчитаться. Все это опять же установлено Порядком ведения кассовых операций. И опять же ответственности за отсутствие на фирме установленных сроков нет. Такие уж у нас законы.

Проблемы могут возникнуть, когда директор, как положено, срок установил. Так, если проверяющий обнаружит, что подотчетник вовремя не сдал авансовый отчет, он может заявить: «Я вам докладываю. Ваш работник, Иванов Иван Иванович, получил беспроцентный заем. Посему спрашиваю вас: начислили ли вы НДФЛ на материальную выгоду?» Несмотря на абсурдность такого заявления, это встречается сплошь и рядом. Знайте, на вашей стороне два неоспоримых аргумента. Во-первых, кодексом не предусмотрено, что материальная выгода может возникать с просроченных подотчетником денег. Во-вторых, деньги выдавались работнику именно под отчет. А о том, что они впоследствии могут быть признаны его доходом, ни в одном законе не сказано.

Многие фирмы уходят от этой конфликтной ситуации просто. Срок, на который выдаются деньги, они не определяют вовсе. В этом случае и пропустить его невозможно. Правда, говорить, что в этом случае придирки будут исключены, нельзя. Смотрите, что пишут контролеры из Санкт-Петербурга: «...когда установлены факты длительного нахождения средств организации у подотчетных лиц и имеется согласие организации признать такие отношения заемными, налоговая инспекция вправе... (потребовать начислить НДФЛ. – Прим. ред.)... В случае несогласия организации вопрос разрешается в судебном порядке...» (письмо УМНС по г. Санкт-Петербургу от 28 июня 2000 г. № 05-07/10352).

Иными словами, если инспектор посчитает, что деньги у работника находятся слишком долго (может, это будет месяц, а может, и десять лет), не исключено, что доказывать свою правоту вам придется в суде.

Чтобы свести вероятность споров с налоговой к нулю, рекомендуем сделать следующее. Приказом директора установите большой срок подотчета, например полгода. На это вы имеете полное право. Оснований у инспекторов потом предполагать, что работник долго не отчитывается, не будет. Само собой разумеется, что подотчетник будет отчитываться в те дни, которые ему скажут. Рычагов воздействия на него, если он вздумает деньги не возвращать, у вас предостаточно: от удержаний из «черной» зарплаты до увольнения.

Утром стулья – вечером деньги

Ситуация: ваш сотрудник купил что-то для фирмы и потратил свои личные деньги. Товарный и кассовый чеки вам он представил, и понесенные расходы вы ему в будущем возместите. Наверняка у вас возникнет вопрос: когда зачитывать НДС?

Сотрудники налоговой службы утверждают, что это можно сделать лишь после того, как деньги подотчетнику вернут. Эта точка зрения высказана в письме УМНС по г. Москве от 31 октября 2003 г. № 24-11/61305. Подотчет в приведенном случае инспекторы не признают. Это больше похоже на заем работника в пользу фирмы. Поспорить с этим, действительно, сложно. Ведь сотрудник передает фирме то, что ему фактически принадлежит (он же покупал ценности от своего имени). Контролеры ссылаются на то, что фирма, делая покупку, никаких реальных расходов не несет. А чтобы зачесть НДС, она ценности должна оплатить.

Неувязочка выходит с Налоговым кодексом. Дело в том, что он не связывает право на зачет НДС с тем, за счет каких средств – собственных или заемных – компания купила ценности. Это во-первых. Во-вторых, заемные деньги находятся у фирмы именно в собственности. Об этом прямо сказано в статье 807 Гражданского кодекса. Значит, фирма, по сути, расплачивается уже своими деньгами и становится собственником товара непосредственно в момент оплаты. Таким образом, если вы зачтете НДС до того, как компенсировали подотчетнику расходы, правда будет на вашей стороне.

Несмотря на это, мы советуем с налоговым вычетом все же повременить. Поводом, чтобы согласиться с инспекторами, служит недавнее письмо Минфина России от 1 марта 2004 г. № 04-03-11/28. В нем финансисты написали: «...в случае оплаты товара не налогоплательщиком, а третьим лицом налог по этому товару для целей вычета будет считаться оплаченным в момент погашения задолженности налогоплательщика перед третьим лицом». В довесок ко всему судьи по этому вопросу к единому мнению не пришли. Среди положительных решений – постановление ФАС Центрального округа от 6 мая 2003 г. по делу № А09-8580/02-16. Среди отрицательных – постановление ФАС Уральского округа от 20 марта 2002 г. № Ф09-530/02-АК.

документ

Памятка подотчетнику

1. Если вы что-то покупаете у оптовиков, требуйте с них накладную, счет-фактуру, квитанцию к приходно-кассовому ордеру и контрольно-кассовый чек. В этих документах должна быть указана сумма НДС, которую вы заплатили продавцу.
2. Если вы что-то покупаете в магазине (то есть в рознице), требуйте от продавца чек ККМ и товарный чек (его должен выписать продавец). Дополнительно попросите и счет-фактуру. Если вам повезет, работники магазина счет оформят.
3. Если вы оплачиваете те или иные работы (например, по ремонту компьютера или автомобиля фирмы), потребуйте с мастерской копию заказа-наряда на выполнение ремонтных работ, счет-фактуру, чек к приходно-кассовому ордеру и чек ККМ. Вместо чеков вам могут выдать бланк строгой отчетности. Эти документы подтверждают тот факт, что деньги фирмы вы потратили по назначению.
4. Отчитаться за деньги вы должны в те сроки, которые установлены приказом руководителя вашей фирмы. В последний день этого срока в бухгалтерию надо сдать авансовый отчет и приложить к нему все перечисленные документы.
5. Если этих документов не будет, то перерасход денег вам не возместят. Более того, сумму денег, выданных вам в подотчет, удержат из вашей зарплаты.

совет

Светлана Захарченко, главный бухгалтер ООО «СВЛ-99», г. Ростов-на-Дону:

«Трудности с вычетом НДС при покупке бензина мы решили следующим образом. С поставщиком у нас заключен договор, по которому наша фирма перечисляет ему деньги и получает взамен талоны. По ним водитель и заправляет машины. В договоре предусмотрен пункт, по которому поставщик в конце месяца присылает нам так называемую заборную ведомость (показывает, сколько бензина было отпущено) и счет-фактуру. На основании ее мы и делаем налоговый вычет. Согласитесь, при такой системе получить нужные мне документы для зачета НДС намного проще, чем собирая чеки у водителей. По цене бензин выходит столько же. Вообще мы покупаем талоны для заправки на АЗС одной сети, хотя я слышала, что продаются и “универсальные” – для разных сетей заправок».

В. Середняков, аудитор