«Мобильные» расходы

Все чаще сотовые телефоны используются в производственной деятельности предприятий. И до сих пор не утихают споры, связанные с налогообложением расходов на услуги операторов сотовой связи. Какие документы необходимы для подтверждения обоснованности мобильных расходов в целях налогообложения прибыли? Как отразить в бухгалтерском учете стоимость услуг оператора связи? В каком случае и порядке работнику возмещаются фактические затраты на оплату служебных разговоров?

В подтверждение и доказательство

Правовые основы деятельности в области связи установлены Федеральным законом от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ «О связи». В свою очередь, отношения между абонентом и оператором сотовой связи регулируются постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328 «Об утверждении Правил оказания услуг подвижной связи».

Затраты на оплату услуг связи в целях налогообложения прибыли являются прочими расходами, связанными с производством или реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК). В соответствии с подпунктом 18 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса лица, применяющие упрощенную систему и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на расходы, также вправе при определении налоговой базы учесть затраты на услуги мобильной связи (письмо УФНС по г. Москве от 12 октября 2006 г. № 18-12/3/89558@).

Для признания затрат на услуги сотовой связи расходами необходимо иметь в наличии следующие документы (письмо Минфина от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15):

перечень должностных лиц, утвержденный руководителем организации, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо пользоваться сотовой связью;
договор с оператором на оказание услуг связи;
детализированные счета оператора связи.

Как показывает судебная практика, указанных документов должно быть достаточно для подтверждения обоснованности мобильных расходов (постановления ФАС Московского округа от 18 июня 2007 г. № КА-А40/5308-07 и от 27 февраля 2006 г. № КА-А41/14217-05).

Московские налоговики в письме УФНС по г. Москве от 20 сентября 2006 г. № 20-12/83834.1 указали, что форма детализированного счета должна как минимум содержать следующие данные: номера телефонов всех абонентов, даты и время переговоров, тарификацию услуги. В свою очередь, надо подтвердить производственный характер всех осуществленных звонков. Поэтому перечень абонентов подкрепляют данными деловой переписки, договорной документации и т. п. К косвенным же доказательствам производственного характера расходов могут быть отнесены письменные распоряжения сделать звонки, а также отчеты сотрудников об их результатах (письмо УФНС по г. Москве от 12 сентября 2007 г. № 18-12/3/086969@). Причем указанные документы составляют с учетом всех обязательных реквизитов, предусмотренных для первичных документов пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В разъяснениях УФНС по г. Москве от 19 октября 2005 г. № 20-12/75319 тоже говорится о том, что надо подтвердить производственный характер отношений с абонентом.

Следует отметить, что в одном из решений арбитры акцентировали внимание на отсутствии в законодательстве требований об обязательности расшифровки произведенных переговоров, а также об обязательности получения детализированных счетов и составления отчета по каждому звонку при отнесении стоимости услуг связи к расходам, уменьшающим прибыль (постановление ФАС Московского округа от 16 июля 2007 г. № КА-А40/5441-07).

В случае ведения телефонных переговоров в производственных целях во время нахождения сотрудника на отдыхе или же в выходные и праздничные дни затраты на оплату услуг сотовой связи также могут быть признаны расходами для целей налогообложения (письмо Минфина от 7 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/418). На экономическую обоснованность мобильных затрат будет указывать необходимость работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях. Судьи в постановлении ФАС Московского округа от 31 мая 2006 г. № КА-А41/4511-06 также говорят, что совершение звонков в период отпуска не означает непроизводственного характера данных телефонных переговоров. Причем арбитры напомнили, что законодательство не содержит обязательного подтверждения налогоплательщиком производственного характера каждого телефонного звонка, совершенного при помощи услуг связи.

Разговорный лимит

Организация вправе устанавливать работникам лимит расходов на сотовую связь, превышение которого подлежит возмещению организации сотрудником за счет собственных средств. В этом случае придется утвердить приказ руководителя на лимит использования услуг мобильной связи каждым работником в месяц в соответствии с занимаемой им должностью (письмо Минфина от 13 октября 2006 г. № 03-03-04/2/217).

При этом затраты организации на оплату услуг связи можно принять в уменьшение налоговой базы по прибыли в пределах лимитов, установленных приказом руководителя. Как правило, перерасход лимита вносится работником в кассу предприятия или удерживается из его заработной платы.

Пример

В ООО «Стандарт» установлен лимит расходов на сотовую связь для главного инженера в размере 1180 руб. (в т. ч. НДС 18% — 180 руб.). В мае 2007 года указанным работником было израсходовано на услуги связи 1770 руб. (в т. ч. НДС 18% — 270 руб.). Сумма превышения удержана из заработной платы работника.

В бухгалтерском учете ООО «Стандарт» надо сделать следующие проводки:

Дебет 60 Кредит 51

— 1770 руб.

— отражено перечисление денег оператору связи;

Дебет 26 Кредит 60

— 1000 руб. (1180 руб. - 180 руб.)

— отражены расходы на услуги связи в пределах установленного лимита;

Дебет 19 Кредит 60

— 180 руб. (1000 руб. × 18%)

— учтен НДС с расходов на услуги связи в пределах установленного лимита;

Дебет 68 Кредит 19

— 180 руб.

– принят к вычету НДС с расходов на услуги связи в пределах установленного лимита;

Дебет 73 Кредит 60

— 590 руб. (1770 руб. - 1180 руб.)

— отражена сумма превышения на расходы на услуги связи;

Дебет 70 Кредит 73

— 590 руб.

— удержана сумма превышения на расходы на услуги связи с заработной платы работника.

По мнению финансистов, превышение работником установленного лимита может быть учтено в составе прочих расходов после того, как сотрудник возместит организации указанные затраты. При этом уплачиваемое возмещение придется учесть и в доходах от реализации (письмо Минфина от 23 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/275).

В другом разъяснении Минфина от 27 сентября 2007 г. № 03-04-06-01/334 говорится, что использование сотрудником мобильной связи, оплаченной работодателем, в личных целях приводит к возникновению экономической выгоды. Поэтому такой доход подлежит обложению подоходным налогом в порядке, предусмотренном статьей 211 Налогового кодекса, устанавливающей особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме.

Компенсационные выплаты

Теперь рассмотрим ситуацию, когда договор с оператором сотовой связи заключен с самим сотрудником, а в дальнейшем организация возмещает работнику фактические затраты на оплату служебных разговоров. Как быть в данной ситуации разъяснили московские чиновники в письмах УФНС по г. Москве от 20 сентября 2006 г. № 20-12/83834 и № 20-12/83834.2. В этом случае размер денежной компенсации должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности. При подтверждении производственного характера разговоров выплаченную компенсацию оплаты услуг связи можно учесть в целях налогообложения прибыли. Для этого в организации должны храниться следующие документы (или их заверенные копии), выписанные на данное физическое лицо: заключенный с сотовой компанией договор об оказании услуг и детализированный отчет оператора сотовой связи. Чиновники утверждают, что нельзя применять для целей налогообложения прибыли учет затрат на телефонные переговоры по примерным среднегодовым нормам (письмо УФНС по г. Москве от 9 февраля 2005 г. № 20-12/8153).

В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса при использовании сотрудником личного имущества с согласия работодателя и в его интересах работнику выплачивается компенсация, а также возмещаются затраты, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Как правило, при использовании сотового телефона, принадлежащего сотруднику, платится денежная компенсация, которая не облагается подоходным налогом и ЕСН в пределах установленных организацией размеров (письма УФНС по г. Москве от 18 сентября 2007 г. № 18-11/3/088756@ и Минфина от 2 марта 2006 г. № 03-05-01-04/43). Дело в том, что не подлежат налогообложению ЕСН и НДФЛ все виды установленных законодательством компенсационных выплат, связанных, в частности, с возмещением иных расходов работника (подп. 2 п. 1 ст. 238 и п. 3 ст. 217 НК).

Также на указанную выплату не придется начислять и взносы на обязательное пенсионное страхование (письмо Минфина от 11 марта 2008 г. № 03-04-06-02/28). Ведь объект обложения по страховым взносам совпадает с базой по ЕСН (п. 2 ст. 10 закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).

Кстати, если используются только телефоны сотрудников (без сим-карты), то можно вместо компенсации платить арендную плату. Только в этом случае придется удержать еще и НДФЛ в размере 13 процентов (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК). Сумма арендной платы относится к прочим расходам, связанным с производством или реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК).

Еще раз обращаем ваше внимание на то, что организация должна располагать документами (или их заверенными копиями), как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях (письмо УФНС по г. Москве от 28 августа 2007 г. № 28-17/1269).