Факсимильные» проблемы

Кому не знакома ситуация: нужно сдавать декларацию или срочно подписать какой-либо документ, а директора нет на месте. Выйти из этого положения можно с помощью факсимиле. Только вот не выйдет ли это фирме «боком»?

Подпись на отчетности

Бегать за руководителем в последний день срока сдачи отчетности, чтобы он поставил на ней свою подпись, отнюдь не самое приятное занятие. Конечно, можно подготовиться заранее и попросить директора расписаться на пустых бланках. Но начальство далеко не всегда согласно с таким вольным отношением к своей подписи.

Однако даже подписанные бланки не выход из положения. В горячке их можно легко испортить и тогда у бухгалтера вновь возникнет проблема: кто подпишет документы? Обычно есть два выхода из сложившейся ситуации: подпись можно подделать или же поставить факсимиле. Первый вариант, согласитесь, весьма чреват последствиями. Бухгалтеру, возможно, придется оправдываться как перед директором, так и перед налоговиками. А вот вариант с факсимиле вполне имеет «право на жизнь». Ведь официально это не запрещено. Но, чтобы избежать придирок со стороны налоговиков, все же лучше отправить отчетность, подписанную таким образом, по почте. Тогда проблемы будут исключены. Чиновники обязаны принять отчетность датой отправления письма. При проверке проблемы также не возникнут, поскольку оставшийся экземпляр руководитель подпишет уже лично.

Но если вы хотите, чтобы все было правильно, к подобной ситуации можно подготовиться заранее. И это, заметьте, совсем не сложно. Кто будет подписывать документы при отсутствии директора – внутреннее дело фирмы. Его обязанности может исполнять заместитель или другой временно назначенный сотрудник.

Когда инспектор при сдаче отчетности заносит данные фирмы в компьютерную базу, он видит сведения о руководителе. Заметив фамилию другого человека, он попросит подтвердить его полномочия. Какой документ вам понадобится, лучше спросить у своего проверяющего. Обычно для этого достаточно приказа, в котором руководитель назначает человека, временно исполняющего его обязанности. Чтобы подтвердить право этого работника подписывать декларации, достаточно приложить к ней копию такого приказа.

Пример

С 15 по 30 июля 2004 года генеральный директор ООО «Планета» Комаров А.А. находится в командировке. На время своего отсутствия он решил возложить свои обязанности на финансового директора Михайлову А.П. В связи с этим он издал приказ:

ООО «Планета»

ПРИКАЗ

г. Москва от 30 июня 2004 г. № 59

О назначении временно исполняющего обязанности генерального директора

В связи с нахождением генерального директора ООО «Планета» Комарова Александра Алексеевича в командировке приказываю назначить на период с 15 по 30 июля 2004 года временно исполняющим обязанности генерального директора Михайлову Анну Петровну (паспорт серии 45 00 398579 выдан РОВД Митино г. Москвы 18 марта 2003 года). На указанный период ей передается право подписи за руководителя всех финансовых документов, а также бухгалтерской и налоговой отчетности.

Генеральный директор Комаров /Комаров А.А/

С приказом ознакомлена Михайлова /Михайлова А.П./

20 июля бухгалтер «Планеты» сдал отчетность за полугодие в налоговую инспекцию. К ней он приложил вышеприведенный приказ.

Отметим, что дополнительных документов можно и вовсе избежать, если заранее предусмотреть такую ситуацию в уставе фирмы. Доказать полномочия временного представителя можно следующими документами:

– нотариально заверенной копией устава или выпиской из него. В ней должно быть сказано, кто руководит фирмой в отсутствие руководителя;

– приказом о назначении уполномоченного человека на должность;

– приказом о командировке, отпуске или другим документом, подтверждающим, что руководитель отсутствовал в день подписания отчетности.

А если руководитель уволился, а замена ему еще не найдена? В этом случае собрание учредителей назначает человека, временно исполняющего обязанности. Это оформляется протоколом заседания, копию которого бухгалтер должен приложить к отчетности.

Не ваша вина

Бывают случаи, когда вид подписи на документах не зависит от самой фирмы. Самый распространенный случай – полученные счета-фактуры. Например, энергетические компании, операторы сотовой связи из-за большого документооборота обычно пользуются факсимиле. В подобных ситуациях у организации могут возникнуть проблемы с вычетом НДС, уплаченного продавцу.

Налоговики уже не раз высказывались по этому вопросу. Причем отрицательно (см. письма МНС от 21 мая 2001 г. № ВГ-6-03/404 и от 1 сентября 2003 г. № 11-14/47605). В своих объяснениях чиновники руководствовались требованиями к счету-фактуре, перечисленными в статье 169 Налогового кодекса. В пункте 6 этой статьи указано, что этот документ должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером фирмы либо иными, уполномоченными на это лицами. По мнению налоговиков, счет-фактура должен быть завизирован только оригинальными подписями. Использование факсимиле в данном случае не допускается.

Но существует и другая точка зрения на эту проблему. Ее придерживаются суды. Основывается она опять же на упомянутой статье 169 Налогового кодекса и на правилах ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС, утвержденных постановлением правительства от 2 декабря 2000 г. № 914. Как считают арбитры (например, постановления ФАС Московского округа от 28 мая 2003 г. № КА-А40/2727-03 и от 29 мая 2003 г. № КА-А40/3264-03), эти документы не делают никаких уточнений относительно вида подписи.

Кроме того, статья 160 Гражданского кодекса, на которую так любят ссылаться налоговики, не применяется к отношению сторон, регулируемых налоговым законодательством. Напомним, что эта статья допускает использование факсимиле лишь по договоренности сторон. Факсимильное воспроизведение подписи – это лишь способ выполнения личной подписи. Поэтому если товар по таким счетам-фактурам принят и оприходован, а сам НДС поставщику перечислен, то вычету ничто не препятствует.

Еще дальше пошли судьи арбитражного суда Дальневосточного округа (см. постановление ФАС Дальневосточного округа от 18 марта 2003 г. № Ф03-А04/03-2/299). Арбитры сделали вывод, что наличие у фирмы счета-фактуры, полученного по факсу, не может ее лишить права вычета.

Пытаются налоговики исключить из расчета налога на прибыль расходы, которые подтверждены первичными документами с факсимильной подписью. Если ваш контрагент упорно ставит такую подпись, то дело может дойти до суда. Оправдательным аргументом для фирмы может послужить Закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Способ проставления личной подписи, наличие которой на первичных документах требует статья 9 этого закона, в нашем законодательстве не приводится. Допускает же закон использовать электронную цифровую подпись, а ведь она тоже не собственноручная.

Однако мы все же советуем избегать подобных судебных разбирательств. Не факт, что судьи вашего округа не поддержат налоговиков. Постарайтесь договориться с поставщиками, чтобы они ставили на документах «живую» подпись. С крупными компаниями, как правило, договориться намного сложнее. Мало кто захочет из-за одной фирмы менять сложившийся документооборот. Зато в адрес такого поставщика можно направить письмо с требованием подписывать документы лично. Возможно, это письмо не приведет к достижению цели. Однако оно может стать неплохим аргументом при разбирательстве с налоговой. Запрет для налоговиков

Но каждая проблема имеет обратную сторону медали. И эта не исключение. Налоговики ведь тоже люди. А документооборот у чиновников, прямо скажем, не маленький. Например, чиновники грешат подписанием с помощью факсимиле своих решений. Арбитры, как показывает практика, признают такие документы недействительными (см. постановление ФАС Поволжского округа от 13 августа 2002 г. № А12-2712/02-с36 и постановления ФАС Уральского округа от 27 декабря 2002 г. № Ф09-2699/02-АК и от 25 февраля 2003 г. № Ф09-313/03-АК).

Интересно, что логика рассуждений судей в этом случае кардинально меняется. Они указывают, что Налоговый кодекс прямо не предусматривает возможности подписания налоговиками документов при помощи факсимиле. Очевидно, чиновникам надоело проигрывать и, чтобы разрешить этот вопрос, они выпустили разъясняющий документ (см. письмо МНС от 1 апреля 2004 г. № 18–0-09/000042). В нем сказано, что применение клише возможно только по соглашению сторон (ст. 160 ГК). Кроме того, использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных и других документах, имеющих финансовые последствия. Учитывая вышесказанное, МНС запретило сотрудникам территориальных налоговых инспекций использовать факсимиле в основной работе.

Так что, заметив клише на каком-нибудь нежелательном для фирмы документе (например, о взыскании недоимки и пеней с банковского счета), смело идите в суд.