Можно учесть расходы на сотовую связь, если сотрудник использует служебный номер на своем телефоне

Отвечая на запрос «ДК», Минфин России разъяснил порядок списания таких затрат в пользу налогоплательщиков. Даже не имея на балансе телефонных аппаратов, компания может учесть в расходах стоимость сим-карты и переговоров по ней, которые сотрудник ведет, вставив сим-карту в свой личный мобильный телефон.

Разумеется, нужно документально подтвердить расходы на сотовую связь, доказать их экономическую оправданность и производственную необходимость.

Письмо Минфина РФ от 05.06.08 № 03-03-06/1/350

ПОДГОТОВЬТЕ ДОКУМЕНТЫ, КОТОРЫЕ ПОДТВЕРДЯТ РАСХОДЫ НА УСЛУГИ СВЯЗИ

Минфин России разъяснил, как обосновать расходы на оплату услуг сотовой связи, если работник в служебных целях использует свой телефонный аппарат, но сим-карта, с которой осуществляются звонки, принадлежит компании (ответ на запрос редакции «ДК»). Специалисты главного финансового ведомства считают, что в этом случае должен применяться общий порядок признания расходов на услуги сотовой связи (В налоговом учете они относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы должны быть документально подтверждены, экономически оправданы и произведены в рамках деятельности, направленной на получение доходов (п. 1 ст. 252 НК РФ).).

Ранее в письме от 27.07.06 № 03-03-04/3/15 (далее - письмо № 03-03-04/3/15) Минфин России перечислил документы, которые, по его мнению, могут подтвердить расходы компании на оплату услуг сотовой связи.

1. Утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в служебных целях необходимо использовать сотовую связь.

2. Договор с оператором сотовой связи на оказание услуг.

3. Детализированные счета оператора сотовой связи.

Кроме того, в письме № 03-03- 04/3/15 Минфин России сообщил, что экономическую обоснованность затрат можно доказать должностной инструкцией работника. В ней следует указать, что работнику в служебных целях нужно пользоваться именно сотовой связью.

В письме № 03-03-04/3/15 не уточняется, можно ли его применять в ситуации, когда сим-карта принадлежит компании, а мобильный телефон - сотруднику. Об этом говорится в комментируемом письме. По мнению специалистов Минфина России, перечисленных выше документов будет достаточно для того, чтобы подтвердить расходы компании на покупку сим-карты для сотрудника и оплату служебных переговоров с этой карты, которая используется в его личном телефоне.

ДЛЯ ПРИЗНАНИЯ РАСХОДА НЕ ВАЖНО, НАХОДИТСЯ ЛИ ТЕЛЕФОН НА БАЛАНСЕ КОМПАНИИ

До сих пор налоговики не оставляли попыток признать необоснованными расходы на сотовую связь, если телефонные аппараты не числятся на балансе организации. К счастью, суды в подобных ситуациях, как правило, вставали на сторону компаний (См., например, постановления ФАС Волго-Вятского от 02.02.06 № А38-4091-12/222-2005, Дальневосточного от 22.02.06 № Ф03-А24/06-2/56, от 18.04.07 № Ф03-А59/07-2/380, Северо-Западного от 24.04.07 № А56-33529/2006 округов.). Судьи отмечали, что отсутствие в составе основных средств плательщика сотовых телефонов не является основанием для того, чтобы признать неправомерными затраты на оплату услуг связи. Ведь глава 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ не устанавливает зависимости между правом компании учесть расходы на оплату телефонных переговоров и наличием на ее балансе имущества, благодаря которому обеспечивается доступ к услугам связи.

Вы можете использовать этот аргумент в свою защиту, если налоговики, несмотря на комментируемое письмо, предъявят вам претензии в необоснованности расходов на услуги связи на том лишь основании, что для служебных переговоров используются личные телефоны сотрудников (см. также справку «Два способа избежать претензий налоговиков»).

НАЛОГОВИКИ ПОЗВОНЯТ ПО ПОДОЗРИТЕЛЬНЫМ НОМЕРАМ

На практике возникает и еще один вопрос: как доказать, что звонки сотрудника с личного телефона, в который вставлена сим-карта, приобретенная организацией, носят производственный характер? Для этого понадобится упомянутый в письме № 03-03-04/3/15 детализированный счет оператора. Поэтому в договоре о предоставлении услуг желательно предусмотреть, чтобы оператор сотовой связи ежемесячно готовил вам такой отчет. В нем должны быть указаны все числящиеся за вами абонентские номера, даты и время переговоров, продолжительность звонков, тарификация услуги(Письмо УФНС России по г. Москве от 09.02.05 № 20-12/8153.).

По мнению налоговиков, производственную необходимость звонков, указанных в детализированном счете, подтвердит, например, договор с контрагентом, письменное распоряжение руководства сделать звонки, отчет сотрудника о результатах переговоров(В частности, такие требования предъявляют столичные налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.06 № 20-12/83834).).

Практика показывает, что налоговики могут сами позвонить по номерам, которые значатся в детализированном счете (поставщикам, клиентам, в том числе потенциальным, и т. д.), чтобы убедиться в реальности служебных звонков. Если окажется, что номер принадлежит лицу, который никак не связан с проверяемой компанией, налоговики снимут расходы на переговоры по этому номеру (см. справку «Звонки с корпоративного номера можно "поделить"»).

С особым пристрастием контролеры изучают звонки на наиболее крупные суммы и за границу, а также расходы на переговоры, проведенные в выходные и праздничные дни, в нерабочее время или во время отпуска сотрудника. Поэтому бухгалтерии необходимо заранее приготовить оправдательные документы для таких случаев. Например, в должностной инструкции сотрудника, который пользуется сим-картой компании в выходные дни, указать, что у него ненормированный рабочий день.

Заметим, что ни налоговое, ни бухгалтерское законодательства не требуют для учета расходов на сотовую связь наличия детализированного счета и тем более отчетов по каждому звонку. Но эту позицию наверняка вам придется отстаивать в суде. К счастью, судьи порой соглашаются с компаниями (см., например, постановление ФАС Московского округа от 19.07.07 № КА-А40/5441-07).

ДВА СПОСОБА ИЗБЕЖАТЬ ПРЕТЕНЗИЙ НАЛОГОВИКОВ

У контролеров не возникнет вопроса, как компания подключила мобильный телефон, который ей не принадлежит, если она арендует этот телефон у работника. Арендная плата за телефон будет доходом сотрудника. С этого дохода надо удержать и перечислить в бюджет НДФЛ (ст. 226 НК РФ). ЕСН на сумму арендной платы начислять не нужно (п. 1 ст. 236 НК РФ).

Есть и другой вариант - выплачивать работнику компенсацию за использование личного телефонного аппарата в служебных целях (ст. 188 Трудового кодекса РФ). Размер компенсации нужно установить в дополнительном соглашении к трудовому договору работника. Минфин России в письме от 02.03.06 № 03-05-01-04/43 разъяснил, что ЕСН и НДФЛ на такую компенсацию не начисляются (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ).

В департаменте налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России считают, что второй вариант предпочтительнее, поскольку работник будет использовать телефон для выполнения своих служебных обязанностей, то есть в рамках трудовых отношений.

ЗВОНКИ С КОРПОРАТИВНОГО НОМЕРА МОЖНО «ПОДЕЛИТЬ»

Не исключено, что по корпоративному номеру сотрудник будет вести переговоры не только на производственные темы. Если вы не готовы оплачивать его личные разговоры, можно установить лимит расходов на сотовую связь и закрепить его в приказе по организации. Стоимость переговоров в пределах лимита оплачивает компания, а сверх лимита - сам сотрудник. В расходах на сотовую связь можно будет принять лишь сумму лимита. Только после того, как работник возместит компании сверхлимитные суммы, она сможет учесть их в составе прочих расходов. При этом выплаченное работником возмещение будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации (письмо № 03-03-04/3/15).

Если компания не требует от работника возместить расходы на его личные звонки с корпоративного номера, то оплата таких переговоров будет происходить за счет чистой прибыли организации. А у работника возникнет доход, на который надо будет начислить НДФЛ по ставке 13 процентов.