Обязательный минимум по зарплатным картам

Сделать это не позволяет финансовый консерватизм многих предпринимателей и заработная плата «в конвертах». Но экономическая реальность такова, что в конце концов данный вопрос придется решать. Лучше раньше, чем позже. И помогут в этом рекомендации генерального директора аудиторской фирмы ООО «Консультант-Финанс» Ольги Юрьевны Брюховецкой.

Что такое «зарплатная карточка» и где ее взять

Для перечисления зарплаты используются так называемые дебетовые карты. Они дают возможность оплачивать товары, работы и услуги путем прямого списания денег с текущего счета владельца карточки на счет его кредитора (продавца) в пределах имеющейся суммы или кредита, предоставляемого банком клиенту согласно договору банковского счета при недостаточности или отсут­ствии на счете денежных средств (овердрафт) (см. п. 1.5 Положения ЦБР от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

В настоящее время многие банки в рамках зарплатного проекта предлагают работодателям включить в договор пункт о кредите.

Организация заключает с банком договор на обслуживание зарплатных (дебетовых) счетов, в котором указываются основные условия, в том числе об овердрафте. Договор может быть годовым (с последующим продлением) или заключаться на неопределенный срок.

Каждый банк предлагает свои условия реализации зарплатных проектов. Отличия — в перечне документов, необходимых для оформления карточек (минимум — анкета и договор, заявление или договор с сотрудником, паспортные данные работников); в суммах и видах платежей за банковское обслуживание.

Важно наличие у организации расчетного счета в данном банке. Тогда не потребуются дополнительные документы (например, карточку по форме 0401026 с образцами подписей уполномоченных лиц компании и оттиском печати); меньше тарифы на обслуживание; перевод денег осуществляется в минимальные сроки (операционный день или даже несколько часов).

Обычно банк взимает три вида платежей:
— единовременная плата за открытие карточных счетов (изготовление и оформление карточек) — стоимость от 0 до 6000 руб. в зависимости от вида карточки;
— плата за обслуживание счетов (ежегодная или ежемесячная) — от 50 до 90 руб. в месяц;
— комиссия непосредственно за перечисление зарплаты на карточки сотрудников — от 0 до 3 процентов от перечисляемой суммы.

Кроме договора на карточное обслуживание между банком и организацией заключается договор о предоставлении в пользование международной банковской карты — между банком и сотрудниками фирмы.

Подготовительные и текущие мероприятия

Решение о введении зарплатных карт следует закрепить в трудовых договорах. Согласно статье 136 Трудового кодекса РФ заработная плата может перечисляться «на указанный работником счет в банке». При этом работник должен документально подтвердить свое желание получать деньги на карточку. Сделать это можно, оформив соответствующее заявление от каждого сотрудника. В заявлении надо прописать банковские реквизиты для перечисления денег и условия такого перечисления (например, за чей счет будут оплачиваться банковские услуги). Во избежание ошибок и претензий заявление должно быть тщательно проверено работником и скреплено его подписью.

Оформленные ранее трудовые договоры нужно сопроводить дополнительными соглашениями, а в коллективный договор внести соответствующие изменения. Возможность перечисления на пластиковую карту командировочных также следует предусмотреть в текстах вышеназванных договоров. Поступление этих средств необходимо оговорить в договоре, заключенном с банком.

После открытия счетов компания обязана довести до сведения работников следующую информацию:
— правила пользования пластиковыми картами;
— сроки действия пластиковых карт;
— виды операций, которые может проводить держатель карты;
— порядок решения вопросов с банком, его адрес и номера телефонов;
— порядок блокировки карты в случае ее утери либо кражи.

Обращаю внимание, что даже при перечислении зарплаты на пластиковые карточки работодатель должен выдавать сотрудникам расчетные листки с информацией о начислениях и удержаниях. Кроме того, должны оформляться и храниться в течение установленных сроков все ведомости, записки-расчеты и другие бухгалтерские документы.

И еще один важный момент. Организация самостоятельно не может заблокировать карту сотрудника. В случае его увольнения банк информируется о данном факте, но держатель карты вправе продолжить ею пользоваться. При этом расходы по обслуживанию он будет нести сам.

Бухгалтерский учет расходов

Для целей бухучета затраты, связанные с оплатой услуг банка, относятся к прочим расходам (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н) и проходят по счету 91 в корреспонденции со счетами учета расчетов (Инструкция по применению Плана счетов, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н). Проводка такая: Д91-2 К 51 — оплачены услуги банка за открытие карточных счетов.

В начале сотрудничества в рамках зарплатного проекта многие банки предлагают компании единовременно перечислить плату за открытие счетов работникам (изготовление пластиковых карточек).

В бухучете организации это отражается записью:
Д 60-2 К 51 — перечислен аванс банку за обслуживание карточных счетов работников.

Использование счета 91 «Прочие доходы и расходы» в данном случае неправомерно, так как аванс нельзя признать расходом. Сумма предоплаты равными долями ежемесячно зачитывается в счет погашения задолженности перед банком за оказанные услуги.

После признания услуги организация имеет право считать ее расходом и сделать проводку:
Д 91-2 К 60-1 — отнесена на расходы организации часть выданного банку аванса за обслуживание карточных счетов. Такие затраты не уменьшают базу по налогу на прибыль. Поэтому возникает постоянная разница, которая приводит к образованию постоянного налогового обязательства (п. 7 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль», утв. приказом Минфина России от 19 ноября 2002 г. №114н), оформляемого следующим образом: Д 99 К 68 — начислено постоянное налоговое обязательство.

За перечисление заплаты на карточные счета работников банк получает вознаграждение (комиссию). Эти суммы фирма уплачивает за счет собственных средств либо удерживает из заработной платы работников (с их согласия!).

Комиссия банку из средств организации отражается так:
Д 20 К 70 — начислена зарплата сотрудникам организации;
Д 70 К 68 — удержан НДФЛ;
Д 70 К 51 — перечислена зарплата на счета сотрудников;
Д 68 К 51 — перечислен в бюджет НДФЛ;
Д 91-2 К 51 — списана с расчетного счета сумма комиссии банка.

Если комиссия удерживается из зарплаты:
Д 20 К 70 — начислена зарплата сотрудникам организации;
Д 70 К 68 — удержан НДФЛ;
Д 70 К 60 — удержана комиссия банка за перечисление денежных средств;
Д 70 К 51 — перечислена зарплата на счета сотрудников;
Д 68 К 51 — перечислен в бюджет НДФЛ;
Д 60 К 51 — перечислена комиссия банку за перевод зарплаты на пластиковые карточки.

Налогообложение расходов

налог на прибыль

Налоговый кодекс РФ содержит ряд норм, согласно которым организация теоретически имеет возможность учесть расходы на оплату банковских услуг при налогообложении прибыли. Так, подпункт 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ относит к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на оплату услуг банков, а подпункт 3 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ — суммы комиссионных сборов и иных подобных затрат за предоставленные сторонними организациями услуги. Согласно подпункту 15 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса РФ расходы на услуги банков могут войти в состав внереализационных расходов, не связанных с производством и реализацией.

Позиция Минфина России по этому вопросу несколько раз менялась. Сначала финансисты предлагали учитывать при расчете налога на прибыль плату банку за годовое обслуживание пластиковых карточек в качестве внереализационных расходов в соответствии с подпунктом 15 пункта 1 статьи 265 НК РФ (см. письмо Минфина России от 2 апреля 2003 г. № 04-02-05/3/14). Затем платежи за оформление карточек и годовое обслуживание перестали рассматриваться как уменьшающие базу по налогу на прибыль на том основании, что это расходы, произведенные в пользу работников (см. письма Минфина России от 13 июля 2005 г. № 03-03-04/1/74 и от 22 марта 2005 г. № 03-03-01-02/86; ФНС России от 26 апреля 2005 г. № 02-1-08/80@).

В настоящее время данная позиция госорганов сохраняется. Выглядит она, на наш взгляд, не очень убедительно. Тем более если принять во внимание, что плата за оформление пластиковых карточек или их годовое обслуживание не упоминается в списке расходов, не учитываемых при налогообложении прибыли (ст. 270 НК РФ).

Если организация оплачивает услуги банка авансом, независимо от метода учета доходов и расходов такой платеж нельзя полностью включать в состав расходов в периоде его осуществления. Платеж следует включать в расходы ежемесячно равными долями в течение всего срока, за который была произведена предоплата.

Для налогообложения такие затраты признаются только после фактического оказания услуг (п. 1 ст. 272 и п. 3 ст. 273 НК РФ).

Что касается комиссии, которую работодатель уплачивает банку непосредственно за перечисление зарплаты на карточки сотрудников, то здесь Минфин России придерживается более мягкой позиции. В упомянутом ранее письме от 13 июля 2005 г. № 03-03-04/1/74 сказано, что комиссионное вознаграждение банку в данном случае можно учесть при налогообложении прибыли. Как следует из подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ, такой платеж списывается как затраты на оплату услуг банков в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Через год финансисты рекомендовали вести учет уже во внереализационных расходах на основании подпункта 15 пункта 1 статьи 265 (см. письмо от 2 марта 2006 г. № 03-03-04/1/167).

Таким образом, платежи банку за открытие индивидуальных счетов (оформление карточек) работникам и за их регулярное обслуживание в отличие от комиссий банку за перечисление зарплаты на карточки базу по налогу на прибыль не уменьшают. Комиссии кредитная организация обычно рассчитывает как процент от перечисляемой суммы.

ЕСН и взносы в ПФР

Выплаты и вознаграждения, облагаемые единым социальным налогом, перечислены в пункте 1 статьи 236 Налогового кодекса РФ. Это суммы, которые налогоплательщики начисляют в пользу физических лиц по трудовым, гражданско-правовым и авторским договорам. При этом данные выплаты и вознаграждения не признаются объектом налогообложения, если у налогоплательщиков-организаций они не отнесены к расходам, уменьшающим базу по налогу на прибыль в текущем отчетном периоде (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Платежи, которые организация-работодатель перечисляет банку — за оформление карточек и обслуживание счетов, комиссия за перечисление денег, — под это определение не подпадают; вознаграждением за труд они не являются. Поэтому ЕСН на данные суммы начислять не надо (письмо Минфина России от 7 февраля 2005 г. № 03-05-01-04/19).

Можно сделать вывод и о том, что в случае с платой за открытие индивидуальных счетов работников (оформление пластиковых карточек) ЕСН начислять также не следует. Ведь данные затраты при налогообложении прибыли тоже не учитываются (письма Минфина России от 22 марта 2005 г. № 03-03-01-02/86 и ФНС России от 26 апреля 2005 г. № 02-1-08/80@).

Объект и база для начисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование совпадают с объектом налогообложения и налоговой базой по ЕСН (п. 2 ст. 10 Закона № 167-ФЗ). Следовательно, взносы в ПФР на подобные выплаты не начисляются.

НДФЛ

Работодатель обязан выплачивать сотрудникам зарплату в полном размере (ст. 22 Трудового кодекса РФ). Ее своевременная выплата осуществляется через кассу или иным образом, в частности, путем перечисления на пластиковые карты.

Следовательно, оплата услуг банка по изготовлению и обслуживанию зарплатных карт не является доходом работника и НДФЛ не облагается (см. также письма Минфина России от 19 сентября 2006 г. № 03-05-01-04/273 и от 30 января 2006 г. № 03-05-01-04/13).

Плюсы и минусы карточной зарплаты

Достоинства

для работодателя:
— не нужно беспокоиться об инкассации наличных средств и содержании в кассе крупных денежных сумм;
— экономится время на выплату и получение зарплаты;
— упрощается работа кассира, в том числе снижается риск ошибок при пересчете и выдаче денег;
— достаточно перечислить в банк сумму зарплаты и передать общую платежную ведомость с указанием индивидуальных выплат по каждому сотруднику;
— нет необходимости депонировать выплаты работникам, которые вовремя их не получили.

для работников:
— возможность рассчитываться за товары или услуги по безналу;
— необходимую сумму можно получить в удобное время (банкоматы, как правило, работают круглосуточно и без выходных);
— деньги на карточке не декларируются при выезде за границу;
— начисляются проценты на остаток по карточному счету.

Недостатки

— получить заработную плату до последнего рубля можно лишь в банке — партнере организации и его банкоматах;
— при снятии денежных средств в любом другом кредитном учреждении или банкомате кроме банка — партнера берется комиссия в размере от 0,5 до 3 процентов;
— возможны комиссионные сборы при начислении на зарплатную карту каких-либо других средств, не оговоренные в договоре между организацией и банком;
— банковские карты являются излюбленным объектом мошенников (например, дважды проведенная карта на кассе магазина или в ресторане — не редкость).