Командировка: несколько стран за одну поездку

Нужно правильно рассчитать суточные, ведь для каждой страны установлена своя норма выплат. Кроме того, необходимо определиться с переводом оправдательных документов, составленных на иностранных языках. Отметим, что с нового года бухгалтер турфирмы сможет признать в налоговом учете суточные, выплаченные командированным работникам, в полном размере. Есть и другие моменты, о которых следует помнить…

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Сначала поговорим о документальном оформлении поездки.

Всегда ли требуется командировочное удостоверение?

В настоящее время вопрос об оформлении для загранкомандировок командировочного удостоверения по форме № Т-10 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1) практически снят.

Дело в том, что, согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, под документально подтвержденными расходами в целях налогообложения прибыли понимаются затраты, подтвержденные документами:

– оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации;
– оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;
– косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Кроме того, в пункте 3 постановления Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812 установлено, что направление работника в служебную командировку на территорию иностранного государства производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) без оформления командировочного удостоверения. Исключение – командирование в государства – участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы.

Отметим, что это постановление касается только бюджетников, но, по мнению автора, им можно воспользоваться и турфирмам.

В письме Минфина России от 17 мая 2006 г. № 03-03-04/1/469 признано, что в настоящее время порядок определения времени фактического нахождения в зарубежной командировке работника организации, не финансируемой за счет средств федерального бюджета, нормативными актами не закреплен. Поэтому финансисты считают возможным, что время фактического нахождения работника организации в заграничной командировке может определяться по отметкам в загранпаспорте работника, свидетельствующим о пересечении им государственной границы России.

Электронный билет

По мнению Минфина России, которое изложено в письме от 11 октября 2007 г. № 03-03-06/1/717, при приобретении для поездки в командировку авиабилета, оформленного в бездокументарной форме (электронного авиабилета), оправдательными документами для признания расходов в целях налогообложения прибыли могут являться:

– распечатка электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе;
– посадочный талон.

Иностранные документы должны быть переведены на русский язык. Как это сделать?

Согласно пункту 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, первичные учетные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Некоторые специалисты даже отмечают, что этот перевод должен быть соответствующим образом (то есть нотариально) заверен.

Минфин России письме от 12 мая 2008 г. № 03-03-06/2/47 ссылается на статью 68 Конституции РФ, пункт 1 статьи 16 Закона РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» и пункт 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. По мнению специалистов финансового ведомства, документы, которые прилагаются к авансовому отчету, должны иметь построчный перевод (на отдельном листе) на русский язык.

Давайте внимательно прочтем положения нормативных документов, на которые ссылается Минфин России:

1) пункт 1 статьи 68 Конституции РФ: «Государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык». Если к авансовому отчету приложен, например, счет из гостиницы в городе Лионе (Франция), то он составлен на территории Франции, а не России, и, таким образом, Конституция РФ не нарушена;

2) пункт 1 статьи 16 Закона РФ «О языках народов Российской Федерации»: «На территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации». Если ссылку не вырывать из контекста, то становится ясным, что речь идет об использовании языков в официальном делопроизводстве в деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений. То есть, строго говоря, эта статья закона не регламентирует использование языков в делопроизводстве, например, коммерческих организаций;

3) пункт 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ: «Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык».

По мнению автора, следует различать понятия «первичный документ» и «первичный учетный документ». Эти понятия законодательно не определены. Но понятие «первичный документ» явно шире, чем понятие «первичный учетный документ». Не всякий первичный документ является первичным учетным документом. Например, счета гостиниц и авиабилеты первичными учетными документами не признаются. Они не содержат всех обязательных реквизитов, которые перечислены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а самое главное – ими не оформляются хозяйственные операции. При расходовании подотчетных денежных сумм первичный учетный документ – это авансовый отчет. Билеты и счета гостиниц должны лишь прилагаться к авансовому отчету для подтверждения произведенных расходов. Следовательно, на них не распространяется условие об обязательном построчном переводе на русский язык, и требовать от организации такого перевода контролеры не вправе.

Следует отметить, что на основании статьи 97 Налогового кодекса РФ у налоговиков есть право в необходимых случаях привлекать на договорной основе переводчика для участия в действиях по осуществлению налогового контроля. При необходимости перевода документов, которые приложены к авансовому отчету, налоговики могут воспользоваться своим правом и самостоятельно привлечь переводчика.

Чтобы не вступать в споры с налоговыми органами, можно воспользоваться компромиссным вариантом, который следует из письма Минфина России от 20 марта 2006 г. № 03 02-07/1-66. Финансисты отметили, что законодательство РФ не регламентирует порядок перевода документов на русский язык. Поэтому такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации. И разумеется, нотариально заверять такой построчный перевод нет необходимости.

Турфирма вправе самостоятельно определить лицо, осуществляющее перевод первичных учетных документов на русский язык. Можно закрепить это в учетной политике, в приложении к учетной политике – графике документооборота или другом локальном нормативном акте организации.
При этом затраты на перевод иностранных документов можно учесть в составе налоговых расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Выплаты при командировках

Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
– расходы по проезду;
– расходы по найму жилого помещения;
– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

РАСЧЕТ И НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ СУТОЧНЫХ

Остановимся более подробно на суточных. Работодатель возмещает работнику, отправленному в командировку, суточные в размерах, определенных коллективным договором или локальным нормативным актом. Для целей налогообложения их учитывают по нормам.
За время нахождения в пути работника, направляемого в служебную командировку на территорию иностранного государства, суточные выплачиваются:

– при проезде по территории Российской Федерации – в порядке и размерах, установленных для служебных командировок в пределах территории Российской Федерации;
– при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, установленных для служебных командировок за пределами территории Российской Федерации.

Налог на прибыль

На сегодняшний момент в целях налогообложения прибыли суточные принимаются по нормам, которые установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 (их мы привели в рубрике «Для справки»).

Отметим, что для каждой страны предусмотрены две суммы в долларах США – для командировок длительностью до 60 дней включительно и свыше 60 дней. По длительным командировкам нормы существенно ниже.

Минфин России в письме от 6 марта 2006 г. № 03-03-04/1/182 разъяснил, что нормы определены для стран, в которых у России есть свои представительства. Для других стран нормы командировочных расходов определяются по сопредельным странам. Дополнительно скажем, что с нового года в целях исчисления налога на прибыль турфирмы смогут признавать начисленные суточные в полном объеме (Федеральный закон от 22 июля 2008 г. № 158-ФЗ).

Налог на доходы физических лиц

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ суммы возмещаемых работнику командировочных расходов по общему правилу не являются его доходом и не подлежат обложению НДФЛ.

При этом суммы возмещения освобождаются от НДФЛ только в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством. Так, под налогообложение не подпадают суточные в размере:

– не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
– не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Сумма суточных, превышающая указанные нормы, облагается НДФЛ.

В соответствии с пунктом 5 статьи 210 Налогового кодекса РФ для целей обложения НДФЛ суточные в иностранной валюте пересчитываются в российские рубли по курсу ЦБ РФ на дату фактического получения дохода. Иначе говоря, на дату выплаты суточных (письмо Минфина России от 1 февраля 2008 г. № 03-04-06-01/27).

Дата пересечения границы

В письме Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ разъяснено, что со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные работнику выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется. А со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию – по норме, установленной при командировках в пределах России.

Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в загранпаспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

В некоторых государствах ближнего зарубежья (Белоруссия, Украина, Молдова, Казахстан) отметки в загранпаспорте о пересечении границы не ставят. В таких случаях время нахождения на территории иностранного государства определяется по отметкам в командировочном удостоверении.
На границе между странами, входящими в Шенгенскую группу, отметки в загранпаспорте не ставят. Командировочное удостоверение в этом случае не применяется. В соответствии с письмом Минфина России от 8 сентября 2006 г. № 03-03-04/1/660 документами, служащими основанием для выплаты суточных, будут приказ руководителя турфирмы о командировании работника, авиабилет, посадочные талоны, счета за проживание в гостинице. То есть документы, которые косвенно подтверждают пересечение границы.

ПРИМЕР

Менеджер фирмы «ТРОП – Тур» (турагент) направлен в деловую поездку по маршруту: Россия (Москва) – Белоруссия (Минск) – Украина (Киев) – Австрия (Вена) – Германия (Мюнхен) – США (Нью-Йорк) – Россия (Москва).

Ему выдали оплаченные билеты:

– железнодорожные билеты Москва – Минск (выезд 2 июля, прибытие 3 июля 2008 года), Минск – Киев (выезд 6 июля, прибытие 7 июля), Вена – Мюнхен (выезд и прибытие 12 июля);

– авиабилеты (электронные, имеется бумажная распечатка): Киев – Вена (вылет и прилет 9 июля), Мюнхен – Нью‑Йорк (вылет и прилет 17 июля), Нью-Йорк – Москва (вылет 24 июля, прилет 25 июля).

Для упрощения примера допустим, что проживание обеспечивала принимающая сторона.

Менеджеру 1 июля выдано суточных 3000 руб. и 1500 долл. США.

Доходы и расходы для целей налогообложения прибыли турфирма определяет методом начисления.

Распоряжением генерального директора фирмы «ТРОП – Тур» установлены суточные:

– на территории России – 700 руб.;

– при зарубежных командировках – согласно постановлению Правительства РФ № 93.

Вернувшись из командировки, менеджер 28 июля представил все необходимые документы о выполнении служебного задания, авансовый отчет и командировочное удостоверение с необходимыми и достаточными отметками. Авансовый отчет утвержден 28 июля. В кассу организации возвращены неиспользованные подотчетные средства: 1600 руб. и 86 долл. США.

Курсы доллара США, установленные ЦБ РФ, составили:

– на 1 июля – 23,4068 руб/USD;

– на 28 июля – 23,3572 руб/USD.

Кроме билетов, перемещения менеджера подтверждают следующие документы.

1. Командировочное удостоверение. Отметки в этом документе свидетельствуют:

- о выбытии из Москвы – 2 июля;

- о прибытии в Минск – 3 июля;

- о выбытии из Минска – 6 июля;

- о прибытии в Киев – 7 июля;

- о выбытии из Киева – 9 июля;

- о прибытии в Москву – 25 июля.

2. Загранпаспорт. Согласно отметкам в этом документе:

- государственная граница Украины при въезде в Австрию пересечена 9 июля;

- государственная граница Германии при въезде в США пересечена 17 июля;

- государственная граница США при въезде в Россию пересечена 24 июля.

3. Железнодорожные билеты.

4. Бумажные распечатки электронных авиабилетов и посадочные талоны.

Определим сумму суточных менеджера, которую фирма «ТРОП ‑ Тур» может принять в уменьшение прибыли.

Минск, включая день выбытия из Москвы, со 2 по 6 июля – 4 дня (день выбытия из Минска (6 июля) не считаем). Суточные: 57 долл. США в день. Итого 228 долл. США.

Аналогично Киев, с 6 (день выбытия из Минска) по 9 июля (9-е число не считаем) – 3 дня. 53 долл. США в день. Итого 159 долл. США.

Вена, с 9 по 12 июля – 3 дня по 66 долл. США. Итого – 198 долл. США.

Мюнхен, с 12 по 17 июля – 5 дней по 65 долл. США. Итого – 325 долл. США.

Нью-Йорк, с 17 по 24 июля – 7 дней по 72 долл. США. Итого – 504 долл. США.

Всего в долларах США – 1414 (228 + 159 + 198 + 325 + 504).

Москва, 24 и 25 июля – 2 дня по 100 руб. Итого 200 руб.

Для налога на прибыль фирма «ТРОП ‑ Тур» может принять суточные по данному отчету в сумме 33 227,08 руб. (1414 USD х 23,3572 руб/USD + 200 руб.)

В бухгалтерском учете фирмы «ТРОП ‑ Тур» следует сделать такие записи:

ДЕБЕТ 71

КРЕДИТ 50субсчет «Касса организации в долларах США»

– 35 110,20 руб. (1500 USD х 23,4068 руб/USD) – выданы суточные в иностранной валюте;

ДЕБЕТ 71

КРЕДИТ 50 субсчет «Касса организации в рублях»

– 3000 руб. – выданы суточные в рублях;

ДЕБЕТ 44    КРЕДИТ 71

– 33 097,22 руб. (1414 USD х 23,4068 руб/USD) – списаны суточные в иностранной валюте;

ДЕБЕТ 44    КРЕДИТ 71

– 1400 руб. (700 руб/сут. Х 2 сут.) – списаны суточные в рублях;

ДЕБЕТ 50 субсчет «Касса организации в рублях»

КРЕДИТ 71

– 1600 руб. (3000 – 1400) – возвращен остаток средств в рублях;

ДЕБЕТ 50субсчет «Касса организации в долларах США»   

КРЕДИТ 71

– 2008,72 руб. (86 USD х 23,3572 руб/USD) – возвращен остаток средств в иностранной валюте;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы»   

КРЕДИТ 71

– 4,27 руб. (86 USD х (23,4068 руб/USD – 23,3572 руб/USD)) – отражена курсовая разница по расчетам с подотчетным лицом.

Сальдо, возникшее по счету 71 (4,27 руб.) в силу изменения курса валюты за период командировки, не взыскивается с подотчетного лица, а списывается как прочие расходы.

Следует учитывать, что в бухгалтерском учете задолженность подотчетного лица при выдаче денежных средств в иностранной валюте пересчитывается только на дату выдачи валюты из кассы. На дату утверждения авансового отчета пересчет средств, выданных для командировочных расходов, не производится (п. 7, 9 и 10 ПБУ 3/2006). Поэтому суточные, которые израсходованы в пределах нормативов, включаются в состав расходов по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета по курсу, действующему на дату их выдачи (п. 5, 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации» и п. 9 ПБУ 3/2006).

Операция по оприходованию неиспользованной работником валюты отражается бухгалтерской записью в рублях по курсу, который действует на дату оприходования. Сумму неиспользованных денежных средств нужно пересчитать в рубли по курсу на дату возврата, так как она уже не рассматривается как аванс, выданный работнику на командировочные расходы. Поэтому в расчетах возникает в данном случае отрицательная курсовая разница, которая включается в состав прочих расходов организации.