Уюта в офисе можно добиваться по-разному. Кто-то вешает на стены картины, другие устилают полы коврами, но практически никто не обходится без чайников, пылесосов, холодильников и другой подобной техники. Расходы на нее по-прежнему являются предметом споров.
По нормам Налогового кодекса все затраты едины. Чтобы их можно было учесть при расчете налога на прибыль, они должны быть экономически оправданы и подтверждены документально (ст. 252 НК). Экономическая оправданность подразумевает, что расходы вызваны производственной необходимостью. Это в полной мере относится и к различной бытовой технике. Налоговики считают, что покупка техники должна быть необходима для осуществления текущей производственной деятельности. Тогда расходы на нее могут уменьшить облагаемую налогом прибыль. Иначе фирма должна оплачивать их за свой счет.
Следовательно, все зависит от того, сможет ли фирма доказать производственную необходимость покупки бытовой техники и представить соответствующие документы.
Без чайника все дело встанет
Доказать, что бытовая техника необходима фирме для текущей работы, можно попытаться разными способами.
Покупку техники для хранения и приготовления продуктов (холодильник, микроволновая печь, электрический чайник и т. д.) можно обосновать условиями трудовых договоров. Например, прописать в них, что сотрудники в течение рабочего дня могут отвлекаться на дополнительные приемы пищи (второй завтрак, полдник и т. д.). При этом фирма обязуется предоставить им для этого необходимые условия. Тогда затраты на технику и расходные материалы будут уменьшать облагаемую налогом прибыль по статье расходов на оплату труда, то есть в соответствии с пунктом 25 статьи 255 Налогового кодекса.
У налоговиков в таком случае останется в запасе еще один каверзный вопрос. О том, рассчитали ли вы налог на доходы физлиц и ЕСН? Этот вопрос не должен ставить вас в тупик. Ваше твердое «нет» совершенно законно. Дело в том, что для исчисления сумм НДФЛ и ЕСН необходимо точно знать сумму дохода, приходящуюся на каждого конкретного сотрудника. А в случае с покупкой для всех работников бытовой техники это практически невозможно выяснить. В подтверждение этой позиции можно привести дело из арбитражной практики. Например, постановление Федерального Арбитражного Суда Московского округа от 19 июля 2000 г. № КА-А40/2965-00. В нем суд указал, что в доход работника нельзя включить обезличенную оплату услуг, так как этими услугами он может и не воспользоваться. Безотказно такой довод может сработать в случае покупки аппарата для питьевой воды. Хотя налоговики считают, что сотрудники могут обойтись и без питья (см. письмо УМНС по г. Москве от 29 сентября 2003 г. № 26-12/54118).
Другой вариант обоснования – проведение в офисе переговоров с партнерами. Во время переговоров более чем уместны горячие и холодные напитки, а также закуски к ним. Для подтверждения проведения деловых приемов нужно будет оформлять приказы руководителя, сметы расходов и списки участников.
Есть еще один способ подтвердить производственную необходимость бытовой техники в офисе. Так, подпункт 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса разрешает уменьшать облагаемую прибыль на сумму расходов на обеспечение нормальных условий труда, предусмотренных законодательством.
Законодательство в лице Трудового кодекса в статье 163 обязывает фирму обеспечить нормальные условия для выполнения работниками норм выработки. К таким условиям, в частности, относится исправное состояние помещений, а также «условия труда, соответствующие требованиям охраны труда и безопасности производства». Такие требования устанавливаются под присмотром правительства (ст. 211 ТК). Каждое министерство разрабатывает правила для своих подопечных. Например, Межотраслевые правила по охране труда на автомобильном транспорте, приведенные в приложении к постановлению Минтруда от 12 мая 2003 г. № 28. В таких правилах можно найти много интересного. Но при этом существуют и «правила для всех». Это Закон от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации». Статьей 14 этого документа предусмотрена норма, согласно которой фирма должна предоставлять работникам безопасные условия труда, включая санитарно-бытовое обслуживание. Этим требованием можно обосновать, например, покупку пылесоса.
Да и потом, санитарные правила и нормы тоже никто не отменял. Например, Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений (СанПиН 2.2.4.548-96), утвержденные постановлением Госкомсанэпиднадзора от 1 октября 1996 г. № 21. С помощью этого документа можно подтвердить производственную необходимость обогревателей, вентиляторов и кондиционеров.
Если же вы не сможете экономически обосновать покупку бытовой техники, то отнести ее стоимость на затраты не получится.
Затраты доказаны: порядок учета
Если вы уверены в производственной необходимости покупки бытовой техники, то на ее стоимость уменьшайте облагаемую налогом прибыль.
Срок эксплуатации бытовой техники, как правило, больше одного года. Поэтому обычно она учитывается в составе основных средств. На это указано в пункте 4 ПБУ 6/01 «Учет основных средств». В зависимости от ее стоимости технику можно сразу списать на расходы или учитывать как объект основных средств и начислять по ней амортизацию.
Если техника недорогая и стоит менее 10 тысяч рублей, ее как в бухгалтерском, так и в налоговом учете можно сразу списать на расходы. Она относится на счет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу». Использование этих счетов обусловлено как раз производственной необходимостью применения техники.
НДС по приобретенной технике учитывается в общем порядке. Обязательным условием для его возмещения является наличие счета-фактуры. Если у вас есть только кассовый чек, вы не сможете принять НДС к вычету.
Пример
ООО «Пассив» приобрело ростер для приготовления горячих бутербродов стоимостью 1770 руб., в том числе НДС – 270 руб.
К трудовым договорам с работниками были составлены дополнительные соглашения о том, что сотрудники вправе прерывать рабочий день на полдник, а фирма обязуется обеспечить им условия для приема пищи.
Бухгалтер сделал в учете записи:
Дебет 60 Кредит 51
– 1770 руб. – оплачен ростер;
Дебет 08 Кредит 60
– 1500 руб. (1770 – 270) – принят к учету ростер;
Дебет 19 Кредит 60
– 270 руб. – учтен НДС;
Дебет 01 Кредит 08
– 1500 руб. – ростер введен в эксплуатацию;
Дебет 26 Кредит 01
– 1500 руб. – списана стоимость ростера на расходы;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 270 руб. – принят к вычету НДС.
Облагаемую налогом прибыль ООО «Пассив» может уменьшить на 1500 руб.
У затрат нет оправданий
Если вам не удается веско обосновать покупку бытовой техники, то придется оплачивать ее за счет своих средств. В налоговом учете такие затраты производятся из чистой прибыли. В бухгалтерском учете стоимость техники вместе с НДС можно сразу списать на внереализационные расходы (независимо от стоимости). В соответствии с пунктом 4 ПБУ 6/01 такие объекты не относятся к основным средствам, поскольку не используются в производственных целях. Сумма такой покупки отражается на счете 91 субсчет «Прочие расходы».
Вычесть НДС по технике, без которой производственный процесс может обойтись, нельзя. При этом неважно, есть у вас счет-фактура или нет. Это следует из письма МНС от 21 января 2003 г. № 03-1-08/204/26-В088. В данном случае НДС также учитывается на счете 91 субсчет «Прочие расходы».
Пример
ЗАО «Актив» приобрело для своей бухгалтерии кофеварку стоимостью 2360 руб., в том числе НДС – 360 руб. В коллективном и трудовых договорах питание сотрудников не предусмотрено. Деловые переговоры в помещении бухгалтерии не проводятся. Следовательно, эта покупка не является экономически оправданной. Ее стоимость не уменьшает облагаемую налогом прибыль.
Бухгалтер ЗАО «Актив» сделал в учете следующие проводки:
Дебет 60 Кредит 51
– 2360 руб. – оплачена кофеварка;
Дебет 91-2 Кредит 60
– 2000 руб. (2360 – 360) – списана стоимость кофеварки (без НДС);
Дебет 19 Кредит 60
– 360 руб. – учтен НДС;
Дебет 91-2 Кредит 19
– 360 руб. – списан НДС.
Начать дискуссию