Подарочные сертификаты покупателям - сюрпризы для бухгалтера

Разобраться со сложностями учета подарочных сертификатов читателям помогает Татьяна Нефедова, руководитель службы внутреннего аудита корпорации «Эконика».

Подарочный сертификат и товар выданы в Москве

Начнем с документов, которые следует составить сотрудникам магазина, если продажа происходит по подарочному сертификату. В тот момент, когда покупатель приобретает подарочный сертификат, продавец пробивает кассовый чек. Кроме того, на практике следует вести регистры, в которых отражаются данные о выданных сертификатах. Так, например, в компании «Эконика» бухгалтерия выписывает отчет о реализации сертификата. В этом регистре отражаются такие данные: дата выдачи сертификата, его номинал и номер. Продажа сертификата приравнивается к получению от покупателя аванса. Поэтому в этот момент в бухгалтерском учете надо сделать следующие записи:

Дебет 50 Кредит 62 субсчет «Авансы, полученные от покупателей»
-получена оплата от покупателя за подарочный сертификат;

Дебет 76 субсчет «НДС с авансов» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- начислен НДС с полученной оплаты.

Номинал сертификата в момент выпуска следует отразить за балансом - по дебету счета, специально открытого для учета таких документов.

На ту дату, когда получатель сертификата обменял его на товар, отражается реализация. А номинал сертификата списывается с кредита забалансового счета. Причем на эту операцию бухгалтер выписывает отчет о реализации товара по подарочному сертификату. В документе указываются дата продажи товара, его наименование и стоимость, а также номинал и номер подарочного сертификата. Все документы, подтверждающие такую продажу товара, лучше хранить в одном месте - подарочный сертификат подшить в кассовый отчет вместе с отчетом о реализации товара.

Обмен подарочного сертификата на товар отражается в бухгалтерском учете следующими записями:

Дебет 62 субсчет «Расчеты с покупателями» Кредит 90 субсчет «Выручка»
- отражена реализация товара;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 76 субсчет «НДС с аванса»
- принят к вычету НДС, начисленный с аванса;

Дебет 90 субсчет «Налог на добавленную стоимость» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- начислен НДС с реализации;

Дебет 62 субсчет «Авансы, полученные от покупателей» Кредит 62 субсчет «Расчеты с покупателями»
- зачтен аванс покупателя;

Дебет 50 Кредит 62 субсчет «Расчеты с покупателями»
-внесена доплата за товар, если его стоимость выше номинала подарочного сертификата.

Помимо этого необходимо отразить возвращенный компании сертификат по дебету забалансового счета, открытого для учета таких документов.

Однако рассмотренные выше проводки делают, только когда подарочный сертификат продается в Москве и там же происходит обмен документа на товар. Более сложная ситуация - подарочные сертификаты выдаются в Москве (общая система налогообложения), а обмен на товар происходит в области (ЕНВД). Тогда у продавца могут возникнуть риски по НДС.

Подарочный сертификат выдан в Москве, а товар - в области

В этом случае дела с НДС обстоят таким образом. После того как компания продала подарочный сертификат в Москве, бухгалтерия начислила налог на добавленную стоимость с аванса (подп. 2 п. 1 ст. 162 Налогового кодекса РФ). Однако если покупатель решил обменять сертификат на товар в подмосковном магазине организации, реализация не облагается НДС. О том, что розничная торговля на «вмененке» освобождается от уплаты налога на добавленную стоимость, сказано в пункте 4 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.

Что делать с НДС, который компания перечислила в бюджет с аванса? Инспекторы могут посчитать, что права на вычет такой суммы продавец не имеет. Поскольку пункт 8 статьи 170 Налогового кодекса РФ предусматривает возможность вычета НДС, который налогоплательщик исчислил ранее с аванса (вычет возможен после отгрузки). Эту норму проверяющие могут применить формально - раз «вмененщик» не является плательщиком налога, то и вычесть его нельзя.

Но это мнение, конечно, спорно. Ведь компания в целом применяет общую систему налогообложения. А статья 170 Налогового кодекса РФ не запрещает после отгрузки принимать к вычету НДС с аванса, начисленного головным офисом, если товар был реализован подразделением на «вмененке». Тем более что в тот момент, когда компания продавала подарочный сертификат, она не знала, где произойдет отгрузка товара - в Москве или Подмосковье. Поэтому фирма начислила с аванса НДС. Но все-таки в связи с высоким риском налоговой проверки советуем поступить по-другому.

Не принимать НДС с аванса к вычету в том периоде, когда произошла отгрузка, а внести исправления в том квартале, в котором был оплачен подарочный сертификат (то есть подать уточненную декларацию). Логика в этом случае такая. После отгрузки товара в Подмосковье оказалось, что налог с аванса был исчислен ранее ошибочно, так как относился к операции, не облагаемой НДС. И такую ошибку продавец имеет право исправить. Основание - пункт 1 статьи 54 Налогового кодекса РФ.

При этом записи в бухгалтерском учете на момент обмена товара на сертификат будут выглядеть следующим образом:

Дебет 62 субсчет «Расчеты с покупателями» Кредит 90 субсчет «Выручка»
- отражена реализация товара;

Дебет 76 субсчет «НДС с аванса» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- сторнирована запись по начислению НДС с аванса;

Дебет 62 субсчет «Авансы, полученные от покупателей» Кредит 62 субсчет «Расчеты с покупателями»
- зачтен аванс покупателя;

Дебет 50 Кредит 62 субсчет «Расчеты с покупателями»
- -внесена доплата за товар, если его стоимость выше номинала подарочного сертификата.

Также необходимо отразить возвращенный компании сертификат по дебету забалансового счета, открытого для учета таких документов.

Подарочный сертификат выдан в области, а товар - в Москве

Эта ситуация обратная той, которая была описана в предыдущем разделе. В этом случае также возникают риски по НДС. Дело в том, что после продажи подарочного сертификата в Московской области продавец не исчисляет налог на добавленную стоимость с аванса. Это и понятно - если салон в области применяет «вмененку», то он не является плательщиком НДС. И оснований рассчитывать налог с аванса у такого магазина нет.

Однако товар, реализованный в Москве на основании сертификата, облагается НДС. Поэтому после отгрузки у инспекторов могут возникнуть претензии по поводу того, почему фирма не уплатила ранее налог с аванса. ИФНС может начислить недоимку и пени. К сожалению, застраховаться от претензий проверяющих в такой ситуации не получится. Разве что прописать во внутренних правилах компании, что сертификаты, проданные в Подмосковье, можно обменивать на товары только в салонах области. Но в таком случае придется то же самое прописать на самих сертификатах. И вести раздельный учет подарочных сертификатов для Москвы и области.

Если же правила продажи организация поменять не может, то отстоять право компании не платить НДС с аванса, полученного в Подмосковье, получится только в суде. Аргумент, который в этом случае поможет фирме: на дату выдачи сертификата не было известно, где будет отгружаться товар. И поскольку салон, продавший сертификат, не является плательщиком НДС, налог с аванса не начислялся.

Совсем другие налоговые сложности возникают у компании, которая подарила сертификаты своим же сотрудникам.

Подарочный сертификат выдан сотруднику компании

Сразу скажем, что, если номинал сертификата превышает 5 МРОТ (500 руб.), с сотрудниками компании придется заключить договор дарения в письменной форме. Такое требование к сделкам, предусматривающим дарение, предъявляет статья 574 Гражданского кодекса РФ. При условии, что дарителем является юридическое лицо.

налог на прибыль и НДС. Реализация товаров сотрудникам на основании подаренных сертификатов является безвозмездной передачей имущества. А такая операция не подпадает под «вмененку», даже если отгрузка произошла в подмосковном салоне организации. Поэтому обмен товаров на сертификаты, подаренные сотрудникам, будет отражаться в учете таким образом. Раз речь идет о безвозмездной передаче, то стоимость товаров в этом случае нельзя учесть при расчете налога на прибыль (п. 16 ст. 270 Налогового кодекса РФ). Но НДС начислить придется. Причем в тот момент, когда товар будет фактически передан сотруднику. Аванса, с которого необходимо начислить налог, у фирмы в такой ситуации не возникает.

Вот почему в момент выдачи сертификата нужно сделать только одну запись в бухучете - отразить номинал сертификата по дебету специального забалансового счета.

Налог на доходы физических лиц и ЕСН. У сотрудника, которому компания выдала подарочный сертификат, возникает доход в натуральной форме. Однако пункт 28 статьи 217 Налогового кодекса РФ гласит, что стоимость подарков, не превышающая 4000 руб., НДФЛ не облагается. Поэтому, если работникам выданы сертификаты номиналом до 4000 руб. включительно, фирме не нужно удерживать налог. А вот начислять ЕСН и пенсионные взносы со стоимости товаров, переданных сотрудникам в обмен на сертификаты, не нужно. Ведь такая передача не учитывается при расчете налога на прибыль. Поэтому и ЕСН с пенсионными взносами не платятся (п. 3 ст. 236 Налогового кодекса РФ).

При отгрузке товара сотруднику надо отразить такие записи:

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 41
- отражена стоимость переданного сотруднику товара;

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
-отражен НДС, начисленный со стоимости переданного сотруднику товара;

Дебет 73 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
-удержан с дохода сотрудника НДФЛ, если номинал сертификата превышает 4000 руб.

А затем отразите номинал подарочного сертификата по дебету специального забалансового счета.

Стоимость товара меньше номинала подарочного сертификата

В такой ситуации торговые компании, как правило, не возвращают разницу между стоимостью покупки и номиналом подарочного сертификата.

И все-таки иногда возврат излишне уплаченных денег продавец допускает. В тот момент, когда компания вернула разницу покупателю, следует сделать такую проводку:

Дебет 62 субсчет «Авансы, полученные от покупателей» Кредит 50
- возвращены покупателю наличные, если стоимость товара меньше номинала сертификата.

Другая ситуация - сертификат, номинал которого больше цены товара, выдан компанией своему сотруднику. В такой ситуации фирма также вправе выдать разницу физическому лицу в виде наличных. Но в рассматриваемой ситуации выдача наличных будет приравниваться к безвозмездной передаче денежных средств. Платить с нее НДС не нужно, принять в расходы, учитываемые при расчете налога на прибыль, также нельзя. Но с этих денег фирма обязана удержать НДФЛ. Исключение - случай, когда общая сумма подаренного сотруднику имущества (включая деньги) в течение налогового периода не превысила 4000 руб.