Фонд социального страхования утвердил новый порядок проведения выездных документальных проверок. Ежеквартальный план ревизий теперь будет составляться по новым критериям отбора кандидатов на проверку. Посмотрим, на что сотрудники ФСС обратят внимание в ходе проверки страхователей по обязательному социальному страхованию и как избежать ошибок.
Что проверяют
Теперь выездные документальные проверки Фонда социального страхования будут проходить по новым правилам. Новые критерии отбора кандидатов на ревизии, а также сроки проведения проверок утверждены постановлением ФСС России от 7 апреля 2008 г. № 81 (зарегистрировано Минюстом России 13 мая 2008 г. № 11667)1.
В ходе проверок инспекторов обычно интересует правильность расходования средств на цели соцстрахования, начисления и уплаты страховых взносов. В частности, с особым пристрастием проверяющие подходят к начислению детских пособий, больничных и других подобных выплат за счет средств ФСС России. Также объектом проверки могут стать расходы на оплату путевок на санаторно-курортное лечение работников и их детей.
Кроме того, сотрудники ФСС могут осуществить проверку начисления и уплаты взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
При этом инспекторы запросят расчетные ведомости, копии платежных документов, подтверждающих оплату взносов в ФСС, а также заверенные копии документов, подтверждающих обоснованность и правильность расходования страхователем средств (листки нетрудоспособности, справки о заработной плате и т. д.).
Кто попадет в план проверок
Проверки ФСС могут затрагивать не только плательщиков ЕСН, но и страхователей-работодателей, применяющих спецрежимы, в том числе уплачивающих добровольно страховые взносы в соцстрах.
Принятие решения о включении той или иной компании в план не зависит от того, проводилась проверка на предприятии за последние три года или нет. Обязательная ревизия ждет тех, кто попал под один из трех новых критериев.
Первое, на что обратят внимание сотрудники ФСС, — в отчетности по форме 4-ФСС РФ (4а-ФСС РФ) компания показывает значительные расходы на цели соцстраха. Второе — страхователь систематически получает из Фонда социального страхования крупные суммы на финансирование данных расходов. И третье — если в ходе проверки взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний проверяющие обнаружили ошибки или несоответствия в расчетной ведомости 4-ФСС РФ или 4а-ФСС РФ и страхователь не выполнил требования внести исправления.
Сроки проверок — на усмотрение руководителя отделения ФСС
Типовой срок выездной проверки теперь составляет один месяц, а не два, как прежде. Но это еще не означает, что ревизии стали вдвое короче. Наоборот, они могут, как и раньше, длиться два или три месяца либо вовсе затянуться на неопределенный срок.
Это связано с тем, что управляющий отделением фонда или его заместитель получили право продлевать проверки еще на месяц, в исключительных случаях — на два. Кроме того, к основному сроку прибавляется по одному месяцу на проверку каждого филиала или представительства.
При этом срок проведения проверки исчисляется со дня предъявления решения о ее назначении и до дня составления справки о проведенном контрольном мероприятии.
Также руководителем отделения ФСС ревизия может быть и приостановлена. А вот на какой срок, об этом Методические указания умалчивают.
Заметим, что в ФСС России считают, что для продления или приостановления проверки может быть одно основание — когда компания не в состоянии в течение10 дней представить проверяющим необходимые документы. Если фонд продлит этот срок по заявлению страхователя, то на столько же дней либо приостановят, либо продлят контрольное мероприятие.
Вообще инспекторы вправе проверить период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, когда было принято решение провести данную ревизию. Однако из этого правила есть исключение. Если выездная проверка назначена по итогам камеральной проверки, то отделение ФСС России может проверить плюс ко всему законченный отчетный период того года, в котором была проведена камеральная проверка.
За «уточненкой» последует повторная проверка
С повторной проверкой сотрудники ФСС могут прийти на предприятие в любое время независимо от времени проведения предыдущей ревизии. При этом основания и период проверки могут быть теми же.
Так, повторно проверить компанию инспекторы могут в связи с реорганизацией или ликвидацией. Или же если отделение фонда решило проконтролировать работу своего филиала, ранее проводившего проверку на данном предприятии.
Теперь добавился еще один повод для повторной ревизии: если компания сдаст уточненную расчетную ведомость. Зачастую такие ситуации возникают, когда предприятие забывает изначально отразить в отчетности какие-либо выплаты или, наоборот, ошибочно указывает лишние суммы, на самом деле ею не уплачиваемые.
Как нарушения ищут при начислении больничных
Правильность оформления листка нетрудоспособности
Методические указания ориентируют сотрудников отделений ФСС России пристальное внимание уделять заполнению листков нетрудоспособности.
Так, проверяющие основательно проверят в листке нетрудоспособности подписи, штампы, печати. Также предметом исследований являются исправления. Если таковые имеют место, то их стоит заверить в том лечебном учреждении, в котором работник получил листок нетрудоспособности. Обратят внимание проверяющие и на указание вида нетрудоспособности, места работы, продление больничного листа и т. п.
И если проверяющие сочтут, что документ заполнен неправильно (к примеру, ошибка в названии на одну букву или вместо ООО указано ОАО), то они могут расходы по этому листку не зачесть (п. 59 Методических указаний). Поэтому перед тем, как рассчитывать пособие по больничному, компании стоит проверить, правильно ли заполнен листок нетрудоспособности. И если есть какие-то замечания, то лучше попросить работника сходить в лечебное учреждение, чтобы исправить ошибки и заверить их печатями. В противном случае пособие, рассчитанное по некачественному листку, страхователь заплатит из своих средств.
Расчет среднего заработка
При проверке правильности расходования средств ФСС на оплату больничных листов и пособия по беременности и родам инспекторы соцстраха обратят внимание на правильность определения заработка, из которого исчисляются пособия. В этом случае будет проверена система оплаты труда, а также период, за который исчисляется средний заработок и расчет среднедневного заработка.
Напомним, что средний заработок для расчета указанных пособий определяется в порядке, утвержденном постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375, которое распространяется на правоотношения, возникшие с 1 января 2007 г. И все компании должны были пересчитать выплаченные пособия с учетом новых правил. При этом сумму пособия, излишне выплаченную застрахованному лицу, предприятие не имеет права вернуть обратно. Исключение составляет счетная ошибка и недобросовестность получателя пособия, к примеру, если сотрудник представил подложные документы или скрыл данные, влияющие на получение пособия и его размер. В этом случае удержание производится в размере не более 20 процентов от суммы, причитающейся застрахованному лицу при каждой последующей выплате пособия, либо его зарплаты. А при отсутствии выплат задолженность взыскивается в судебном порядке.
На что обратят внимание при проверке пособий, связанных с рождением ребенка
Инспекторы ФСС не равнодушны и к начислению детских пособий. Они проверят сроки назначения выплат, наличие и правильность необходимых документов (см. табл.). А также размеры пособий, тем более что с этого года их надо индексировать с учетом инфляции на 2008 год — 8,5 процента (ст. 4.2 Федерального закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ).
Проверяя расходы на пособия по уходу за ребенком, специалисты соцстраха обратят внимание, имеется ли в наличии заявление о замене послеродового отпуска на отпуск по уходу за ребенком. А также проверят соответствие даты окончания листка нетрудоспособности по беременности и родам и даты начала отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет.
Результаты проверки можно оспорить
По результатам проверки инспекторы ФСС обязаны составить акт в двух экземплярах, один из которых затем отдается руководителю проверяемой компании-страхователю под расписку. Согласно правилам, акт составляется в ходе проверки либо не позднее двух месяцев после составления справки о проведенном мероприятии, которая должна быть составлена в последний день проверки. Ранее же такой день не был определен — использовалась формулировка «по окончании проверки».
В начале акта обычно указываются сведения о проводимой проверке и страхователе. Далее описываются все найденные нарушения с указанием на конкретные нормы законодательства. Здесь же инспекторы должны сделать ссылки на первичные документы и иные доказательства, подтверждающие факт нарушения. В итоговую часть проверяющие заносят свои предложения о доплате по неправильно выплаченным пособиям, о перечислении задолженности по страховым взносам в ФСС, об устранении выявленных нарушений и т.п.
Верно оформленный акт должен иметь сквозную нумерацию, а допущенные исправления в нем должны быть оговорены и заверены автографами лиц, проводивших проверку и подписывавших акт. Руководителю предприятия не стоит отказываться подписывать или получать акт. Тогда документ будет направлен страхователю по почте заказным письмом или иным способом.
Вместе с тем, если компания не согласна с выводами инспекторов, изложенными в акте, она вправе в течение 15 рабочих дней со дня его получения представить в отделение фонда письменные объяснения или возражения.
И, наконец, уже по истечении данного срока, руководитель отделения ФСС вынесет решение по результатам проверки в целом. На это теперь отведено 10 дней, а не 14, как раньше. Оспорить итоговое решение отделения ФСС предприятие сможет уже в судебном порядке.
1 Полное название документа: «Методические указания о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам» (далее — Методические указания).
Таблица. Условия назначения и выплаты детских пособий, соблюдение которых проверят инспекторы ФСС
| Вид пособия | Кто вправе получить | Обязательные документы | Сроки выплаты | Размер* |
| Единовременное пособие за ранние сроки постановки на учет | Будущая мама, вставшая на учет в больнице в первые 12 недель беременности. Внешним совместителям, а также женщинам, работающим по гражданско-правовому договору, пособие не выплачивается | Справка (в произвольной форме) из женской консультации, заверенная подписью врача и печатью | Вместе с пособием по беременности и родам, если справку о постановке на учет сотрудница принесла вместе с документами на декретный отпуск. Если позже — в течение 10 дней с момента представления справки, но не позднее шести месяцев со дня окончания декретного отпуска | 325,5 руб. (300 руб. 5 5 1,085) |
| Единовременное пособие при рождении ребенка | Один из родителей ребенка. Внешним совместителям и «договорникам» пособие не выплачивается | 1 — заявление о назначении пособия (в произвольной форме);2 — справка о рождении ребенка из ЗАГСа;3 — справки с места работы (службы, учебы) второго родителя о том, что ему такое пособие не назначалось, или трудовая книжка | Выплачивается в течение 10 дней с момента представления всех необходимых документов, но не позднее шести месяцев со дня рождения ребенка | 8680 руб. (8000 руб. 5 5 1,085) на каждого малыша |
| Пособие по беременности и родам | Будущая мама, работающая в компании по трудовому договору, в том числе — по совместительству | 1 — заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам (в произвольной форме);2 — листок нетрудоспособности (в нем обязательно должна стоять 30-я неделя беременности или 28-я при многоплодной беременности). При осложненных родах пособие доплачивается на основании дополнительного больничного и заявления сотрудницы | Назначается за 140 дней (194 дня при многоплодной беременности). Если роды были осложненные, то пособие доплачивается еще за 16 дней. Рассчитывается не позднее 10 дней со дня предоставления больничного, но не позднее шести месяцев со дня окончания декретного отпуска. Начисленное пособие выплачивается с ближайшей зарплатой | Рассчитывается за каждый месяц исходя из среднедневного заработка и количества календарных дней декретного месяца. Максимальный ежемесячный размер пособия — 23 400 рублей, при страховом стаже менее шести месяцев — 1 МРОТ |
| Пособие по уходу за ребенком до полутора лет | Мать, отец, опекун, другой член семьи, фактически воспитывающие ребенка. Выплачивается только по основному месту работы. Право на пособие сохраняется при неполном рабочем дне или работе на дому (ст. 256 Трудового кодекса).Отпуск можно использовать частично — сначала один член семьи, потом другой | 1 — заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;2 — заявление о назначении пособия (в произвольной форме);3 — копии свидетельств о рождении ребенка и предыдущих детей;4 — для папы и других членов семьи дополнительно:— справку с места работы (службы, учебы, органов соцзащиты) матери или обоих родителей о том, что они не получают пособия по уходу за ребенком | Назначается с первого дня отпуска по уходу за ребенком до полуторалетнего возраста. Рассчитать пособие необходимо в течение 10 дней со дня представления документов. А выплатить — в день зарплаты (но в отличие от нее пособие выплачивается за текущий, а не за прошедший месяц) | 40 процентов среднемесячного заработка. Но в месяц не больше 6510 руб. (6000 руб. x 1,085). И не меньше 1627,5 руб. (1500 руб. x 1,085) при уходе за первым ребенком и 3255 руб. (3000 руб. x 1,085) — за вторым и последующими детьми. Пособие за отпуск, приходящийся на неполный месяц, рассчитывается только за дни отпуска |
| Ежемесячная компенсация по уходу за ребенком до трех лет | Аналогично правилам назначения пособия по уходу за ребенком до полутора лет | Заявление о выплате компенсации (в произвольной форме) | Рассчитать нужно не позднее 10 дней со дня подачи заявления. Выплачивается за текущий месяц в день зарплаты | 50 рублей |
* Увеличивается на районный коэффициент (ст. 15 Федерального закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ, п. 44 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 30 декабря 2006 г. № 865).
Начать дискуссию