Служебные командировки: новые правила

Выясним: нужно ли издавать «командировочный» приказ? Как продлить срок командировки? Можно ли отправить в служебную поездку совместителя? Что делать, если сотрудник заболел в месте пребывания?

Оформляем командировку

Ранее, при командировании сотрудника, издавать приказ о служебной поездке было не обязательно. Подскажите, нужно ли издавать соответствующий приказ сейчас или достаточно выдать сотруднику командировочное удостоверение?

Согласно пунктам 7 и 15 Положения при направлении работника в служебную командировку (далее – командировку) в пределах территории РФ обязательным является оформление командировочного удостоверения, а о приказе в новом нормативном документе ничего не упоминается.

Получается, что как и ранее приказ может оформляться (или не оформляться) по усмотрению руководителя организации. Ведь в статье 166 Трудового кодекса хотя и сказано, что направление сотрудника в служебную поездку осуществляется по распоряжению работодателя, не уточняется в какой именно форме должно быть сделано такое распоряжение: в устной или в письменной (командировочное удостоверение распорядительным документом не является!).

Мы все же, во избежание нежелательных последствий, рекомендуем издавать специальный приказ. О каких последствиях идет речь? Давайте посмотрим. Например, работник без всякой на то причины отказался от служебной поездки, и его решено привлечь к дисциплинарной ответственности. Но как? Ведь письменный приказ отсутствует. Как руководитель сможет доказать, что он должным образом довел до работника свое распоряжение? Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).

Таким образом, для того чтобы у работника было основание отправиться в служебную поездку, у кадровика – выписать командировочное удостоверение, у бухгалтера – выдать деньги под отчет, а у работодателя – привлечь к ответственности нерадивого сотрудника в случае невыполнения им служебного поручения, правильным будет все же издать приказ. Тем более, что оформление всех необходимых бумаг имеет большое значение не только для кадрового учета командированных сотрудников, но и для документального подтверждения командировочных расходов в бухгалтерском и налоговом учете.

Направляем в командировку совместителя

Сотрудник, который должен был ехать в командировку, внезапно заболел. Можно ли вместо него направить в служебную поездку совместителя?

Да, можно. Дело в том, что действующее законодательство не содержит норм, запрещающих направлять совместителей в командировки, также как и норм, дающих совместителям право отказываться от командировки.

Однако надо помнить, что при работе по совместительству работник выполняет работу на условиях трудового договора в свободное от основной работы время (ч. первая ст. 282 ТК РФ). А это значит, что у него есть другая работа (при приеме его на работу вам было об этом известно), не считаться с которой нельзя.

Поэтому перед тем, как отправить совместителя в командировку, убедитесь, что по основному месту работы на этот период он временно свободен (например, находится в вынужденном простое или в отпуске за свой счет). Хотя законодательством это не предусмотрено, попросите его представить на то подтверждение (например, копию приказа или справку). Средний заработок за период командировки, и время нахождения в пути сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения).

Или другой вариант: совместителя можно направить в командировку по основной и совмещаемой работе одновременно (с сохранением за ним среднего заработка по обеим должностям). При этом следует иметь в виду, что в случае направления в командировку сотрудника, работающего на условиях внешнего совместительства, средний заработок за ним сохраняется у обоих работодателей, а командировочные расходы (расходы по проезду и найму жилого помещения, суточные и иные расходы) распределяются по соглашению между ними (п. 9 Положения). Соглашение о распределении командировочных расходов целесообразно заключить еще до отправки сотрудника в командировку.

Командировка не состоялась

Как быть, если денежные средства на командировку уже частично потрачены (выкуплены авиабилеты), работнику выдано на руки командировочное удостоверение, а перед самым его отъездом в этой поездке просто отпала необходимость.

В такой ситуации необходимо, в первую очередь, издать приказ об отмене командировки и аннулировании командировочного удостоверения. Затем получить от сотрудника ранее выданное командировочное удостоверение и внести запись об аннулировании этого удостоверения в журнал учета**. С приказом об отмене командировки и записью в журнале ознакомить сотрудника под роспись. Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибы¬вающих в органи¬зацию, в которую они командированы, определяются Министерством здравоохранения и социаль¬ного развития Российской Федерации (п. 8 Положения).

Что касается неиспользованных билетов, то их можно просто сдать. Причем со сдачей билетов лучше не затягивать, поскольку от этого зависит, получите вы уплаченную за них сумму полностью или только ее часть.

Так, при сдаче билетов обратно менее чем за двадцать четыре часа до начала отправления самолета из аэропорта вам будет возращена не вся их стоимость***. Поэтому фирма в таком случае понесет определенные затраты, которые нельзя признать экономически оправданными, поскольку они никак не связаны с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). А это значит, что относить их к расходам для целей налогообложения прибыли нельзя. В противном случае у вас могут быть проблемы с налоговыми органами.

Командированный сотрудник заболел

Прибыв к месту назначения, командированный сотрудник заболел и не смог приступить к выполнению своих обязанностей. Как быть в таком случае?

Если сотрудник в командировке заболел, то ему следует обратиться в медицинское учреждение по месту пребывания. По возвращении из командировки он должен предъявить больничный лист, удостоверяющий временную нетрудоспособность. В противном случае за невыполнение служебного задания он может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. Суточные выплачиваются в течение всего времени, пока командированный сотрудник не имел возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства (п. 25 Положения).

Если больничный он представляет, то за указанные в нем дни временной нетрудоспособности ему должно быть выплачено в установленном порядке пособие по временной нетрудоспособности. Средний заработок за дни, за которые ему выплачивается пособие, не сохраняется.

Согласно пункту 25 Положения за период болезни, подтвержденный больничным листком, ему также на общих основаниях должны быть возмещены расходы по найму жилого помещения (за исключением случаев, когда он находился на стационарном лечении) и выплачены суточные.

Продление командировки

Работник из-за задержки вылета самолета в связи с неблагоприятными погодными условиями выбыл из города, где он находился в командировке, на день позже запланированного срока. Оплачивается ли ему день задержки по месту пребывания?

Если сотрудник уехал из места командировки в более поздние сроки, чем указано в приказе о направлении в командировку и командировочном удостоверении, то он должен представить документы, объясняющие причину такой задержки (например, справку из аэропорта, подтверждающую задержку вылета самолета). Если такая справка будет представлена, то за день (дни) задержки ему нужно возместить суточные и расходы по найму жилого помещения (п. 11 и 13 Положения). Указанная справка послужит также оправдательным документом для признания произведенных расходов обоснованными (письмо Минфина России от 16 ноября 2006 г. № 03-03-04/2/244).

Однако на практике получить такие документы бывает не просто. В случае, если задержка вылета действительно имела место, а получить подтверждающие документы из аэропорта вам не удалось, издайте, например, приказ о продлении срока командировки (приказ издается в произвольной форме). И для подстраховки попросите фирму, в которую был направлен сотрудник, поставить в командировочном удостоверении дату выбытия по факту, включая день (дни), когда командированный сотрудник в связи с чрезвычайными обстоятельствами попросту не мог уехать. В таком случае произведенные затраты будут считаться командировочными расходами, не требующими дополнительного подтверждения.

Вынужденная задержка в пути

Сотрудник приехал из командировки 5 сентября 2008 г. в 01:30. И в этот день не вышел на работу. Однако в железнодорожном билете время прибытия указано 4 сентября 2008 г. 23:30. Какой день считать последним днем командировки?

В соответствии с п. 4 Положения днем приезда считается дата прибытия поезда или другого транспортного средства в место постоянной работы командированного. При прибытии транспортного средства до 24 часов включительно днем приезда считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки. Если поезд прибыл в место назначения с опозданием, то необходимо получить от железной дороги справку, подтверждающую задержку поезда в пути (с указанием фактического времени прибытия). В случае вынужденной задержки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 13 Положения)

Указанная в справке дата прибытия поезда и будет считаться днем приезда вашего сотрудника и последним днем командировки. Если поезд пришел точно по расписанию (т. е. 4 сентября 2008 г. в 23:30), но станция находится за чертой населенного пункта, то в данном случае должно учитываться время, необходимое для проезда сотрудника от станции до населенного пункта. Если это время составило более 30 минут, то днем приезда также будет считаться следующий день, то есть 5 сентября.

Поскольку вопрос о явке на работу сотрудника в день приезда из командировки должен решаться по согласованию с работодателем (п. 4 Положения), рекомендуем до начала командировки решить вопрос о дне выхода на работу и зафиксировать его в приказе или закрепить эту договоренность в ином письменном документе.

В следующий раз мы продолжим разговор о новом документе. В частности, расскажем об особенностях направления сотрудников в загранкомандировки.

* Утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (Далее – Положение).

** До принятия Минздравсоцразвития России документа, определяющего порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки, журнал учета работников, выбывающих в командировки, ведется по ранее установленной форме.

*** Удерживается сумма в размере не более двадцати пяти процентов от суммы, уплаченной за всю перевозку (ст. 108 Воздушного кодекса РФ, п. 236 Федеральных Авиационных Правил «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей», утвержденных приказом Минтранса России от 28 июня 2007 г. № 82).