Зарплатные ошибки, которые проверяющие будут искать во время кризиса

Экономия на уволенных сотрудниках

Под пристальное внимание налоговых инспекторов и трудовиков в 2009 году попадут в первую очередь те компании, у которых в 2008 году заметно уменьшилось количество сотрудников. Документ, из которого проверяющие могут получить такие сведения, - данные о средней численности, которые по итогам 2008 года нужно сдать в инспекцию не позднее 20 января 2009 года (форма, утвержденная приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. № ММ-3-25/174@).

Сравнив данные по численности за 2008 год со сведениями за 2007 год, проверяющие выяснят у компаний, по какой причине уменьшилось количество работников. Причина повлияет на то, что именно чиновники станут искать у компании при проверке.

Причем чиновники двух ведомств - налогового и трудового - станут работать в одной команде. То есть, найдя при проверке кадровые нарушения, налоговики будут сообщать об этом в трудовую инспекцию. И наоборот, трудовики, обнаружив нарушения, которые могут повлиять на размер уплачиваемых налогов, проинформируют об этом открытии ИФНС.

Рассмотрим три случая: численность уменьшилась из-за сокращения штата (в основном это крупные столичные компании), увольнений по соглашению сторон или текучки кадров.

Сокращение штата. Компании, которые провели сокращение, будут интересны прежде всего трудовым инспекторам. Прогноз московских чиновников такой: поскольку до финансового кризиса компаниям редко приходилось сокращать штат, ошибок будет немало.

Расскажем, о каких правилах трудового и налогового законодательства следует помнить, сокращая штат, чтобы в компанию не пожаловали проверяющие. Бухгалтерии имеет смысл проверить соблюдение первых двух правил до того, как начать рассчитывать какие-либо выплаты работникам, попавшим под сокращение (о выплатах - третье и четвертое правила).

Во-первых, работника необходимо предупредить о его сокращении не менее чем за два месяца. Причем, чтобы проверяющие не признали сокращение незаконным, надо попросить работника поставить на уведомлении подпись (ст. 180 Трудового кодекса РФ).

Во-вторых, если речь идет не о ликвидации компании в целом, а о сокращении отдельных штатных единиц, то нельзя уволить беременных женщин, сотрудниц с детьми младше трех лет, одиноких мам с детьми до 14 лет и других работников, воспитывающих ребенка указанного возраста без матери (ст. 261 Трудового кодекса РФ).

Если компания нарушит первые два пункта, трудовые инспекторы могу потребовать восстановить работника. А ИФНС - доначислить налог на прибыль, который был уменьшен на суммы выходного пособия (о нем читайте ниже).

В-третьих, не стоит забывать о том, что сокращенному сотруднику полагаются дополнительные выплаты. Это:
- компенсация, которая выдается, если стороны договорились, что сотрудник уволится раньше, чем через два месяца после получения уведомления;
- выходное пособие;
- средний заработок на период трудоустройства (максимум - три месяца).

В-четвертых, не забудьте, что уволенному сотруднику полагается и обычная компенсация за неиспользованный отпуск, с нее нужно удержать НДФЛ (ЕСН и пенсионные взносы платить не надо).

В отличие от крупных компаний, которые могут себе позволить сокращение штата (а именно выплату немаленького выходного пособия и средней зарплаты на период трудоустройства), небольшие фирмы скорее всего будут применять другие альтернативные методы, позволяющие расстаться с сотрудниками.

Увольнение по соглашению сторон. Такой способ увольнения является альтернативой сокращению. Стороны договариваются расстаться по-хорошему и назначают дату увольнения. Как правило, работодатель выплачивает сотруднику при таком увольнении отступное. Увольнение по соглашению сторон позволяет компании не ждать, когда истекут два месяца с момента уведомления сотрудника до даты его увольнения. Кроме того, у фирмы в такой ситуации не возникает обязанности выплачивать выходное пособие и средний заработок на время трудоустройства. Однако у такого способа увольнения есть риски.

Если в соглашении стороны укажут, что расстаются из-за кризиса, но сумма отступного будет меньше, чем дополнительные выплаты при сокращении, то трудовики могут потребовать доплатить работнику компенсацию. В свою очередь у налоговиков возникнет соблазн обвинить фирму в том, что, выплатив небольшое отступное, она сэкономила на зарплатных налогах.

Избежать подобных претензий не сложно - просто не указывайте в соглашении, что является причиной увольнения. Формулировка «по обоюдному соглашению сторон» вполне подойдет для такого случая.

Текучка кадров. Ситуация, когда большое количество сотрудников уволилось по собственному желанию, во время финансового кризиса вызовет подозрения у трудовых инспекторов. Ведь фирма, решив сэкономить на выходном пособии и прочих выплатах по сокращению, завуалировала сокращение штата под уход сотрудников по собственной инициативе. В отличие от трудовиков у налоговых инспекторов претензий к такой компании быть не должно, поскольку выдача сотруднику выходного пособия и прочих дополнительных выплат по сокращению не привела бы к обязанности исчислить зарплатные налоги. Такие суммы не облагаются НДФЛ, ЕСН и пенсионными взносами. Зато уменьшают налог на прибыль.

Однако налоговики, заподозрив незаконное увольнение, могут сообщить о нем в трудовую инспекцию. Бояться этого не стоит, если вы уверены, что сотрудники не станут жаловаться трудовикам. Ведь если прекращение трудового договора оформлено по правилам законодательства, то у проверяющих нет причин обвинять фирму в незаконном увольнении.

Экономия на работающих сотрудниках

Расскажем, как будут относиться проверяющие к антикризисным методам работодателей по снижению доходов сотрудников.

Общий подход у инспекторов такой - компании не могут снизить заработные платы лишь по той причине, что на дворе финансовый кризис. Даже несмотря на то, что, по прогнозам налоговиков, в ближайшее время наверняка снизится средний уровень зарплат в некоторых отраслях (строительстве, на рынке недвижимости, в сфере подбора персонала). То есть ситуация выглядит следующим образом. Раньше компаниям приходилось повышать зарплаты, доводя их, как требуют инспекторы, до среднеотраслевого уровня, который постоянно рос. Сейчас же такую логику - снижение зарплат из-за уменьшения среднеотраслевого уровня - проверяющие не одобрят.

Поэтому, чтобы избежать проблем с проверяющими, любое снижение выплат сотрудникам должно быть обоснованно. Например, реальным сокращением объемов производства или продаж.

Комментирует Ирина Сенченкова, заместитель начальника ИФНС № 24 по г. Москве:

- В связи с кризисом, конечно, придется пересмотреть много моментов. Наверняка снизится среднеотраслевой уровень заработных плат. И конечно, вряд ли организации сейчас станут повышать зарплаты и платить больше налогов. Если снижение платежей у компании произойдет за счет сокращения штата, то на такую ситуацию будут смотреть с пониманием. Сейчас никому не выгодно держать прежнее количество сотрудников, если сворачивается деятельность. А вот снижение зарплат надо изучать и анализировать в зависимости от ситуации. Если сильно сократились объемы, но сокращения штата не произошло, то непонятно, зачем сохранять рабочие места, но при этом снижать оклады.

Отмена премий или их снижение. Если оценивать риски проверок (как налоговых, так и трудовых), такой способ снижения выплат сотрудникам является безопасным. Главное - составить первичные документы, из которых будет четко видно, что показатели, от которых зависели премии (прибыль, оплаченная выручка или количество привлеченных клиентов), действительно снизились. Например, обосновать пониженные выплаты поможет обычный приказ руководителя. В нем можно написать: «В связи с невыполнением плана на 100 процентов менеджер по работе с клиентами лишается премии за IV квартал 2008 года». К такому приказу, конечно, надо приложить документы (расчет экономического отдела или данные бухгалтерии), подтверждающие снижение показателей.

Отмена доплаты до фактического заработка во время болезни. Это еще один безопасный способ снизить вознаграждения сотрудников и зарплатные налоги. Ни трудовые инспекторы, ни налоговики не будут предъявлять претензии компании, которая решила больше не доводить пособие по временной нетрудоспособности до фактического заработка. Ведь такой «бонус» - это добровольное дело компании. Однако если обязанность обеспечивать сотрудников доплатой до фактического заработка прописана в коллективном или трудовых договорах, составьте дополнительное соглашение. В нем пропишите, с какой даты период временной нетрудоспособности будет оплачиваться в размере, предусмотренном законодательством.

Снижение заработной платы. Несмотря на то что проверяющие признают, что такая мера может быть необходимой во время финансового кризиса, безопасной ее не назовешь. По мнению местных инспекторов, если, например, у компании снизились из-за кризиса обороты, то надо сокращать штат, а не сохранять его, уменьшая заработную плату. Ведь сокращение штата - процедура, официально разрешенная законодательством.

Однако мнение налоговиков достаточно спорно. Дело в том, что трудовое законодательство предусматривает законные способы обосновать снижение зарплат: в связи с простоем фирмы или переводом сотрудников на неполный рабочий день (подробнее о том, как оформить такие кадровые изменения, в журнале «Главбух» № 22, 2008, стр. ХХ). Кроме того, сокращение штата (ликвидация некоторых штатных единиц) не всегда возможно даже при снижении оборота.

Если вы не стали сокращать штат, а решили сохранить рабочие места, уменьшив зарплату, подготовьте приказ руководителя со следующей формулировкой: «В связи с сокращением объема производства приказываю установить режим работы - 4 часа в день с 9.00 до 13.00. В связи с переводом сотрудников на неполный рабочий день пересчитать оклады пропорционально графику работы».

Применение зарплатных схем. В связи с финансовым кризисом инспекторы будут более внимательно тестировать компании на предмет того, применяют ли они налоговые схемы. По прогнозам московского УФНС, многие компании, которые выплачивают «белые» зарплаты, в ближайшее время перейдут на конвертные схемы. Конечно, с такими компаниями проверяющие будут суровы. Заподозрив, что организация выдает зарплаты в «конвертах», проверяющие доначислят зарплатные налоги.

Но все-таки с некоторыми способами, позволяющими сэкономить зарплатные налоги, инспекторам придется мириться. Это касается вполне законных схем, которые во время кризиса оправданы как никогда: аутсорсинг и привлечение физических лиц по гражданско-правовым договорам.

Комментирует Артем Панасов, юрист ООО «КобраИнтерфарм»:

- Компании сейчас оказались абсолютно незащищенными. Раньше руководство страны призывало выходить из тени. Поэтому многие компании раскрыли данные о зарплате. А оказалось, что обратного хода нет, - в период кризиса платить столь высокие зарплатные налоги сложно, но вернуться к «серым» зарплатам небезопасно. Но думаю, что многие фирмы все-таки вернутся к «серым» зарплатам. Будут искать и другие способы снижения расходов на персонал - выводить людей за штат, то есть переводить на гражданско-правовые договоры, аутсорсинг. Кто-то уже сокращает штат. Но этот способ не для всех подходит. И дело не только в том, что нужно платить выходное пособие. У компании в штате может не быть «лишних» сотрудников.

Что касается аутсорсинга, то такой способ является эффективным способом управлять кадрами в период кризиса. Например, если в связи с кризисом сокращается объем работы для сотрудников, то договор аутсорсинга позволит не держать в штате лишние единицы, а привлекать специалистов только в то время, когда это действительно необходимо. При этом у фирмы не возникает обязанности предоставлять привлеченным физическим лицам социальные пособия, другие гарантии.

А вот при заключении гражданско-правовых договоров об оказании услуг (выполнении работ) фирма должна исчислить с вознаграждения зарплатные налоги (кроме ЕСН в той части, в которой он перечисляется в ФСС). Но такая форма сотрудничества с физическим лицом в отличие от трудовых отношений позволяет привлекать исполнителей не постоянно, а только по мере необходимости. И конечно, компания в этом случае не должна предоставлять работнику каких-либо социальных гарантий. То есть организация не платит ни пособия по временной нетрудоспособности, ни детские пособия.

Чтобы у проверяющих не возникло соблазнов обвинить компанию в том, что она применяет одну из этих схем для получения необоснованной налоговой выгоды, лучше подготовить внутренний документ, который обоснует необходимость привлекать работников по договорам аутсорсинга и договорам об оказании услуг (работ).

Отмена дополнительного социального пакета. В связи с финансовым кризисом многие компании откажутся от дополнительных бонусов сотрудникам, выплачивать которые законодательство не требует. Например, от выдачи полисов на добровольное медицинское страхование и оплаты фитнеса. В такой ситуации работодатель, конечно, ничем не рискует. Инспекторы не станут предъявлять претензии, поскольку отмена социального пакета никак не повлияет на сумму исчисляемых налогов. Трудовая инспекция тоже вряд ли придерется к работодателю, который лишил сотрудников социальных бонусов, поскольку обязанность компании осуществлять такие выплаты организации обычно не прописывают в трудовых договорах.