Личный автомобиль в служебных целях

Фирма взяла на работу сотрудника со своим автотранспортом. За использование личного автомобиля организация будет выплачивать ему компенсацию. Как правильно заплатить налоги в этом случае, вы узнаете из статьи.

Зачастую фирмы нанимают работников при условии, что у них есть личный транспорт. Автомобиль или мотоцикл сотрудник будет использовать в служебных целях. В этом случае работник имеет право на денежную компенсацию (ст. 188 ТК). Организация вправе сама установить ее размер, затем согласовать с работником и зафиксировать в трудовом договоре.

Оформляем компенсацию

Сумма компенсации может зависеть от марки транспортного средства и от того, насколько интенсивно оно используется. Выплата включает в себя расходы на амортизацию, бензин, текущий ремонт и т. п.

Компенсация за использование личного автотранспорта выплачивается тем работникам, чья деятельность связана со служебными поездками. Причем список таких сотрудников определяет руководитель. Разъездной характер работы этих людей должен быть зафиксирован в их должностной инструкции.

Чтобы оформить выплату, сотруднику фирмы необходимо принести в бухгалтерию нотариально заверенную копию техпаспорта. Если работник ездит по доверенности – еще и копию доверенности. Затем руководитель организации издает приказ о назначении компенсации. В документе указывается ее размер и кому она назначена. Компенсация начисляется ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. Для осуществления этой выплаты кроме приказа руководителя необходима разъездная ведомость или иной аналогичный документ.

Обратите внимание: компенсация не начисляется за те дни, когда работник находился в отпуске, командировке или болел.

Считаем налоги налог на прибыль

Компенсация за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов в служебных целях уменьшает налогооблагаемую прибыль только в пределах норм. Их устанавливает правительство (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК).

В данном случае нормативы были определены постановлением правительства от 8 февраля 2002 г. № 92 (далее – постановление № 92). Например, для легковых автомобилей они зависят от объема двигателя. Если объем двигателя автомобиля меньше 2000 куб. см, то норма компенсации составляет 1200 рублей в месяц. Если объем двигателя больше 2000 куб. см – 1500 рублей. Для мотоциклов выплата, которую можно отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, составляет 600 рублей в месяц.

Суммы компенсаций, превышающие данные нормативы, не включаются в прочие расходы организации и, следовательно, не уменьшают базу по налогу на прибыль.

НДФЛ

Компенсационные выплаты не облагаются НДФЛ также в пределах норм, установленных законодательством (п. 3 ст. 217 НК). Если организация выдает сотруднику компенсацию сверх нормы, то сумма превышения облагается эти налогом. Однако в главе кодекса о налоге на доходы физлиц не говорится, кто конкретно должен устанавливать такие нормы – правительство, Минфин или кто-то еще.

До последнего времени налоговики утверждали, что для расчета налога на доходы нельзя брать нормы, указанные в постановлении № 92. Такая точка зрения изложена, например, в письме УМНС по г. Москве от 31 октября 2002 г. № 27-08а/52444. Инспекции считали, что руководствоваться надо приказом Минфина от 4 февраля 2000 г. № 16н. В этом приказе прописаны нормативы значительно ниже тех, что установлены постановлением № 92.

Налоговики объясняли это тем, что нормы постановления № 92 предназначены только для налога на прибыль. Поэтому на подоходный налог они не распространяются. Однако Минфин в письме от 19 февраля 2003 г. № 04-04-06/26 разъяснил, что для исчисления НДФЛ фирмам (кроме бюджетников) следует использовать нормы, установленные правительством в постановлении № 92. А в июне 2004 года к этому же мнению пришли и налоговики (письмо МНС от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419).

ЕСН и взносы на страхование от несчастных случаев

ЕСН не облагаются как выплаты в пределах норм, так и сверх них. С компенсационных выплат в пределах нормативов, установленных законодательством, налог не платится (подп. 2 п. 1 ст. 238 НК). Со сверхнормативной суммы ЕСН не надо платить потому, что она не уменьшает облагаемую налогом прибыль (п. 3 ст. 236 НК).

При расчете взносов на страхование от несчастных случаев также надо учитывать нормы, установленные законодательством. Не перечисляются взносы только с сумм, выплачиваемых работникам для возмещения расходов в пределах нормативов. Об этом сказано в пункте 10 перечня необлагаемых выплат, утвержденного постановлением правительства от 7 июля 1999 г. № 765.

Однако здесь опять встает вопрос о том, какие нормы нужно применять. По нашему мнению, при расчете взносов на страхование от несчастных случаев фирма вправе по аналогии с НДФЛ использовать нормы постановления № 92. С сумм компенсаций, которые превышают установленные нормы, заплатить страховые взносы придется.

Пример

Торговому агенту ООО «Альфа» Иванову И.И. в августе 2004 года была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля в служебных целях. Сумма компенсации равна 3000 руб. в месяц. В эту компенсацию включены расходы на содержание машины, бензин и т. п. Объем двигателя машины составляет 1500 куб. см.

ООО «Альфа» платит взносы на страхование от несчастных случаев по ставке 0,2 процента. Так как объем двигателя автомобиля меньше 2000 куб. см, то норма для компенсации равна 1200 руб. в месяц. Эта сумма уменьшает облагаемую налогом прибыль организации.

С компенсации, назначенной работнику, ООО «Альфа» должно заплатить в августе 2004 года следующие налоги.

Налог на доходы физических лиц:

(3000 руб. – 1200 руб.) x 13% = 234 руб.

Взносы на страхование от несчастных случаев:

(3000 руб. – 1200 руб.) x 0,2% = 3,6 руб.

Эти операции бухгалтер ООО «Альфа» отразит так:

Дебет 44 Кредит 70

– 3000 руб. – начислена компенсация за использование автомобиля в служебных целях;

Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев»

– 3,6 руб. – начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физлиц»

– 234 руб. – удержан налог на доходы физлиц;

Дебет 70 Кредит 50

– 2766 руб. (3000 – 234) – выдана из кассы компенсация за использование личного автомобиля.

Другие формы компенсации

Помимо сотрудников с легковыми автомобилями фирма может привлечь на работу владельца грузовика. Главой 25 Налогового кодекса прямо не предусмотрена выплата компенсации работнику, который использует личный грузовой автомобиль для служебных целей. Поэтому любая сумма, которую организация выплатит такому работнику в качестве компенсации, не будет уменьшать облагаемую налогом прибыль.

Владельцу грузового автомобиля фирма может предложить оформить договор аренды транспортного средства либо договор безвозмездного пользования. Кстати, такие договоры фирма вправе заключить и с владельцем «легковушки» или мотоцикла.

Договор аренды

Есть два вида договоров аренды транспортных средств: без экипажа (ст. 642 ГК) и с экипажем (ст. 632 ГК).

По договору аренды без экипажа владелец предоставляет автомобиль фирме за плату во временное пользование без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации. За пользование автомобилем фирма платит ему арендную плату.

По договору аренды автомобиля с экипажем хозяин предоставляет его фирме за плату во временное пользование с оказанием услуг по его управлению и технической эксплуатации. По данному договору в любом случае ремонтировать автомобиль обязан его владелец.

С точки зрения налога на прибыль выплаты по такому договору аренды с экипажем можно отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264). Таким образом, арендная плата войдет в состав расходов. В то же время НДФЛ будет взиматься со всей суммы договора. Взносы на страхование от несчастных случаев с суммы такой сделки фирма платить не должна.

Обратите внимание: на оплату услуг вождения и технического обслуживания начисляется ЕСН в части взносов в Пенсионный фонд и Фонд медстрахования. Поэтому во избежание лишних расходов в сумму арендной платы следует заранее включить оплату за вождение и техническую эксплуатацию автомобиля, не упоминая ее в договоре.

Договор безвозмездного пользования (ссуды)

По договору ссуды владелец автомобиля (ссудодатель) обязуется передать вещь в безвозмездное временное пользование фирме (ссудополучателю). Об этом сказано в статье 689 Гражданского кодекса.

Название договора говорит само за себя – по нему не предусмотрено вознаграждение владельцу автомобиля за пользование его имуществом. Естественно, вряд ли найдется человек, который передаст фирме в пользование свой автомобиль бесплатно. Поэтому нужно предусмотреть другой вариант вознаграждения, например выплату материальной помощи. Поскольку она выплачивается за счет чистой прибыли фирмы, то не облагается ЕСН. Налог на доходы нужно удержать с суммы материальной помощи, превышающей две тысячи рублей в год (п. 28 ст. 217 НК).

Отметим, что по договорам аренды и ссуды затраты на бензин можно списывать на расходы в полном объеме в соответствии с путевыми листами.

Пример

ООО «Гамма» заключило со своим сотрудником (водителем) Петровым П.П. договор безвозмездного пользования имуществом в августе 2004 года. Предмет договора – автомобиль «Бычок» стоимостью 200 000 руб. Петров П.П. работает в ООО «Гамма» по трудовому контракту на постоянной основе. За август 2004 года водитель получил в кассе предприятия денежные средства на приобретение ГСМ в сумме 1900 руб. и на всю сумму отчитался перед бухгалтерией.

В этом же месяце предприятием ООО «Автосервис» был произведен текущий ремонт автомобиля на сумму 826 руб., в том числе НДС – 126 руб. По решению руководителя ООО «Гамма» Петрову была выплачена материальная помощь в размере 10 000 руб. Другой материальной помощи Петров П.П. в этом году не получал. Взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний фирма платит по ставке 0,3 процента.

Бухгалтер «Гаммы» в учете за август 2004 года сделал такие проводки: Дебет 001

– 200 000 руб. – учтен автомобиль, полученный в аренду в оценке, указанной в договоре безвозмездного пользования; Дебет 71 Кредит 50

– 1900 руб. – получены водителем денежные средства в кассе на приобретение ГСМ; Дебет 10-3 Кредит 71

– 1900 руб. – оприходованы ГСМ по авансовым отчетам водителя; Дебет 26 Кредит 10-3

– 1900 руб. – списан расход ГСМ по нормам на основании путевых листов за август; Дебет 26 Кредит 60

– 700 руб. – отражена стоимость текущего ремонта автомобиля, выполненного сторонней организацией; Дебет 19-3 Кредит 60

– 126 руб. – отражен НДС по ремонту; Дебет 60 Кредит 51

– 826 руб. – оплачен счет ремонтной организации; Дебет 68 Кредит 19-3

– 126 руб. – произведен вычет НДС по оплаченным ремонтным работам; Дебет 91-2 Кредит 70

– 10 000 руб. – начислена материальная помощь Петрову П.П.; Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физлиц»

– 1040 руб. ((10 000 – 2000) х 13%) – удержан НДФЛ с материальной помощи; Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев»

– 30 руб. (10 000 х 0,3%) – начислен страховой взнос на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний Дебет 70 Кредит 50

– 8960 руб. (10 000 – 1040) – выплачена из кассы материальная помощь Петрову П.П.