Представительские расходы

Состав расходов

В 2001 году при определении состава и норм представительских расходов для целей налогообложения прибыли необходимо было руководствоваться приказом Минфина России от 15.03.2000 г. N 26н "О нормах и нормативах на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующих размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, и порядке их применения" (далее приказ ї 26н).

С 1 января 2002 г. приказ 26н в части представительских расходов в целях налогообложения прибыли не применяется. Налогоплательщик обязан пользоваться определением представительских расходов, данным в п.2 ст. 264 НК РФ:

"К представительским расходам относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

К представительским расходам относятся расходы на:

-проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации - налогоплательщика, участвующих в переговорах,

• транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно,
• буфетное обслуживание во время переговоров,
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний".

В чем отличие состава расходов в 2002 г.? Ранее в состав представительских включались затраты на посещение прибывшими культурно-зрелищных мероприятий, буфетное обслуживание во время таких мероприятий. Теперь эти расходы к представительским не относятся. Перечень расходов является закрытым и расширительному толкованию не подлежит. Поэтому обед в казино или санатории, расходы по проживанию в гостиницах прибывших участников переговоров, расходы по приобретению проездных билетов для них, оформлению виз, затраты на проведение праздничных мероприятий и юбилеев к представительским не отнесешь.

Если организация пользуется услугами приглашенного переводчика при приеме представителей контрагентов, то по данной статье затрат отражается не только стоимость его услуг (при отсутствии в штате данной должности), но и ЕСН, начисляемый на его зарплату по гражданско-правовому договору (1 ст.236 НК РФ). При этом в составе ЕСН не начисляется взнос в Фонд социального страхования РФ (п.3 ст.238 НК РФ).

База и норматив

Приказом ї 26 н были установлены регрессивные нормы, зависящие от объема реализации продукции (работ, услуг), который принимался с учетом НДС. При выручке от реализации до 30 млн. руб. включительно норма составляла 1% от данной выручки, а при объеме реализации свыше 30 млн. руб. для целей налогообложения принимались представительские расходы в размере 0,3 млн. руб. плюс 0,5% с объема, превышающего 30 млн. руб.

Для целей налогообложения налогом на прибыль в 2002 г. представительские относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (п. 1 ст. 264 НК РФ). Следовательно, при применении метода начисления такие расходы учитываются как косвенные (п. 1 ст. 318, ст. 320 НК РФ).

В соответствии с российскими правилами бухгалтерского учета представительские расходы, в зависимости от их назначения, можно списывать за счет следующих средств организации:

• себестоимости оказываемых услуг (продукции, работ) или издержки обращения в торговле, если они были связаны с текущей деятельностью организации;
• капитальных вложений при условии, что представительские расходы использовались для инвестиционной деятельности (например, капитальное строительство или модернизация производства, приобретение объекта основных средств);
• прочих расходов, отражаемых на финансовых результатах, принимаемых или не принимаемых для целей налогообложения (например, связанные с продажей основного средства, ценных бумаг);
• счета учета ценностей (например, связанные с приобретением ценных бумаг);
• целевых источников финансирования, если представительские расходы используются и в этих целях.

Капитальные затраты, связанные с оборудованием места проведения деловых встреч, к представительским расходам не относятся.

С 1 января 2002 года налогооблагаемую прибыль уменьшают представительские расходы в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ). Расходы в части, превышающей этот норматив, не учитываются в целях налогообложения (п. 42 ст. 270 НК РФ).

Согласно ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме, стимулирующие надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом труда и работы, премии, единовременные поощрительные выплаты, расходы по содержанию работников, предусмотренные требованиями ТК РФ и (или) коллективными договорами.

Первичные документы

Налоговый кодекс не содержит требований к оформлению первичных документов. Требования к оформлению документов по представительским расходам были перечислены в приказе 26н.

Предприятие самостоятельно определяет конкретный порядок расходования средств на представительство, их документальное подтверждение, оформление и контроль, включая круг лиц, имеющих отношение к этой стороне деятельности. С этой целью может быть издан приказ (распоряжение) руководителя, в котором будут оговорены все перечисленные моменты.

Отражение представительских расходов в регистрах бухгалтерского учета осуществляются исключительно на основании первичных учетных документов. Они должны содержать информацию о дате и месте проведения деловой встречи, приглашенных лицах и участниках со стороны организации, величине расходов и их конкретном назначении.

Смета расходов, утверждаемая на отчетный год советом (правлением) организации и утверждаемая руководителем предприятия программа проведения деловой встречи не требовались уже с момента вступления в силу приказа ї 26н.

Датой осуществления представительских расходов для организаций, использующих метод начисления при определении налоговой базы по налогу на прибыль, является дата утверждения авансового отчета (пп.5 п. 7 ст. 272 НК РФ). К авансовому отчету должны быть приложены первичные учетные (расчетные) документы, подтверждающие факт расходования денежных средств. Такими документами могут быть документы, удостоверяющие оплату транспортных расходов, чеки, счета из ресторанов или организаций общественного питания, корешки к приходным кассовым ордерам и т.п. Поскольку они не предусматривают сведений, позволяющих отнести затраты к представительским, то дополнительно должен быть составлен еще один документ, с указанием всех необходимых реквизитов, установленных ст.9 Федерального закона от 21.11.96г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Такой документ может называться, например, Актом по приему представителей другой организации. В нем необходимо отразить дату и место проведения встречи, список приглашенных конкретное назначение расходов и их величину.

В связи с тем, что в составе расходов принимаются затраты, связанные с производственной деятельностью, перечень обсуждаемых вопросов желательно отразить в акте. Можно составить протокол о намерениях заключить договор. В налоговом кодексе прямое требование о наличии положительных результатов переговоров отсутствует, целью переговоров может являться установление или поддержание взаимовыгодного сотрудничества. Но для исключения спора с налоговыми органами необходимо все-таки позаботиться подтверждении производственной направленности расходов.

НДС, уплаченный по представительским расходам, которые уменьшают базу по налогу на прибыль, можно предъявить к вычету (п.7 ст. 171 НК РФ). По сверхнормативным представитльским расходам НДС к вычету не принимается.