«Война» за правильность оформления счетов-фактур продолжается…

Материал предоставлен корпоративным изданием для клиентов ГК «ИРБиС» «Система успеха»

Налоговые инспекторы, проверяя правильность исчисления и уплаты НДС, в первую очередь обращают внимание на правильность заполнения счетов-фактур. И не удивительно, ведь от правильности заполнения счета-фактуры зависит обоснованность применения налоговых вычетов.
Чтобы не попасть в трудную ситуацию в связи с ошибочно заполненным счетом-фактурой, попробуем в данной статье разобрать все сложные моменты и «подводные камни», тем более что в последнее время Минфином РФ был принят ряд серьезных уточнений.

Если налоговики решат, что счет-фактура заполнен неправильно, то сразу же лишат вас возможности вычета по НДС. Причем разбираться в мелких подробностях, анализировать судебную практику никто не будет. В то же время свою правоту они могут подтверждать чем угодно, даже Определением Конституционного суда от 15 февраля 2005 года N 93-О, в котором говорится, что «налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету сумму налога, начисленную по дефектному счету-фактуре, сведения в котором отражены неверно или неполно».
Что именно считать неверным или неполным оформлением счета-фактуры, определить однозначно сложно. Поэтому «несчастным» налогоплательщикам постоянно приходится отстаивать свою точку зрения в суде.
Проблема в том, что в Налоговом кодексе РФ описываются только общие требования по составлению счетов-фактур. Так, в пункте 5 ст. 169 НК РФ просто перечислены обязательные к заполнению реквизиты. А как именно заполнять данные реквизиты, до сих пор непонятно.
Несомненно, существует Постановление Правительства РФ от 2 декабря 2000 года N 914 , регулирующее правила заполнения счетов-фактур, но и оно до конца не решает всех проблем. Помимо Постановления регулярные разъяснения дает и Минфин РФ, а стимулируют его постоянные «наезды» налоговых органов на местах. Но за последние несколько лет их издавалось такое огромное количество, что нормальному человеку разобраться очень тяжело. Для этого необходимо не один день изучать несметное количество документов и судебной практики. Чтобы облегчить жизнь бухгалтеру, разберем все наиболее спорные моменты оформления счетов-фактур с учетом самых последних документов Минфина и судебных органов.

Для начала вспомним, что должно быть указано в счете-фактуре, чтобы у налоговой инспекции не возникло оснований отказать вам в вычете. Самое главное - при заполнении необходимо построчно указать следующие показатели (для наглядности используйте представленный здесь образец счета-фактуры):

• в строке 1 - порядковый номер и дата выписки счета-фактуры;
• в строке 2 - полное или сокращенное наименование продавца в соответствии с учредительными документами;
• в строке 2а - место нахождения продавца в соответствии с учредительными документами;
• в строке 2б - идентификационный номер и код причины постановки на учет налогоплательщика - продавца;
• в строке 3 - полное или сокращенное наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами. Если продавец и грузоотправитель одно и то же лицо, то в этой строке пишется «он же». Если продавец и грузоотправитель не являются одним и тем же лицом, то указывается почтовый адрес грузоотправителя;
• в строке 4 - полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;
• в строке 5 - реквизиты (номер и дата составления) платежно-расчетного документа или кассового чека (при расчете с помощью платежно-расчетных документов или кассовых чеков, к которым прилагается счет-фактура).
• в строке 6 - полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами;
• в строке 6а - место нахождения покупателя в соответствии с учредительными документами;
• в строке 6б - идентификационный номер и код причины поставки на учет налогоплательщика покупателя.
 
Что же касается заполнения граф счета-фактуры, то и здесь необходимо быть предельно внимательным. В графах с 1 по 11 указываются следующие сведения:
• в графе 1 - наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг);
• в графе 2 - единица измерения (при возможности ее указания);
• в графе 3 - количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) исходя из принятых единиц измерения (при возможности их указания);
• в графе 4 - цена (тариф) товара (выполненной работы, оказанной услуги) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога на добавленную стоимость, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя НДС, с учетом суммы налога;
• в графе 5 - стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) без налога;
• в графе 6 - сумма акциза по подакцизным товарам;
• в графе 7 - налоговая ставка;
• в графе 8 - сумма НДС, предъявляемая покупателю товаров (выполненных работ, оказанных услуг), определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;
• в графе 9 - стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) с учетом суммы НДС;
• в графе 10 - страна происхождения товара;
• в графе 11 - номер грузовой таможенной декларации.
 
Но, даже если указаны все необходимые реквизиты, проблемы все равно возникают. Разберем каждую ситуацию подробно.

1. Правильность заполнения строк «Грузополучатель» и «Покупатель».
В соответствии с постановлением № 914 в строке «продавец» указывается полное или сокращенное наименование продавца в соответствии с учредительными документами, а в строке «покупатель» - полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами. Соответственно в строке «грузоотправитель» указывается полное или сокращенное наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами, а в строке «грузополучатель» - полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами.
Не исключено, что продавец и грузоотправитель или покупатель и грузополучатель могут совпадать, могут быть одним и тем же лицом. Данный вариант законодатель также учел, указав в составе показателей счета-фактуры, что если продавец и грузоотправитель одно и то же лицо, то в строке «грузоотправитель» пишется «он же».
В последнем письме от 15.10.2008 года № 03-07-09/32 Минфин РФ четко заявил, что если продавец и грузоотправитель являются одним и тем же лицом, то указание в данной строке счет-фактуры слов «он же» не является причиной для отказа в вычете суммы НДС по такому счету-фактуре.

Однако это же самое правило в отношении покупателя с грузополучателем правотворцы забыли предусмотреть, что на практике естественно вылилось в нежелание налоговых органов признавать счета-фактуры, в которых при совпадении покупателя и грузополучателя в одном лице в строке «грузополучатель» указано «он же», как составленные в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах.
По мнению налоговых органов, вышеуказанные правила заполнения счетов-фактур, применимые к строке «грузоотправитель», не распространяются на заполнение соответствующих строк счета-фактуры, касающихся информации о покупателе, являющемся одновременно грузополучателем (см. письма МНС России от 26.02.2004 № 03-1-08/525/18 и от 13.05.2004 № 03-1-08/1191/15 ).
При этом, поясняет налоговое ведомство, если налогоплательщик при совпадении покупателя с грузополучателем в соответствующей строке укажет «он же», то это будет нарушением требований к счетам-фактурам и налогоплательщик не вправе тогда на основании такого счета-фактуры принять к вычету или возмещению суммы НДС (см. письмо МНС России от 05.07.2004 № 03-1-08/1485/18 ).
Суды в этой ситуации все же остаются на стороне налогоплательщика. Так в Постановлении Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 21 октября 2008 г. от N А19-15303/05-20 и № Ф02-5114/2008 суд пришел к выводу, что не указание в графе "грузополучатель и его адрес" почтового адреса грузополучателя, при наличии адреса покупателя, с учетом того, что покупатель и грузополучатель являются одним и тем же лицом, является незначительным дефектом, позволяющим идентифицировать грузополучателя и установить его адрес, в связи с чем, суд правомерно признал отказ налоговой инспекции в возмещении налога на добавленную стоимость и, соответственно, доначисление налога по указанному основанию, необоснованным. Аналогичного мнения придерживаются и другие суды (см. постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 06.06.2006 № А19-38799/05-52 , ФАС Московского округа от 23.11.2005 № КА-А40/11600-05 , ФАС Дальневосточного округа от 16.11.2005 № Ф03-А04/05-2/3942 ).

Косвенно выводы арбитров подтвердил и Минфин России, указав, что проставление в счетах-фактурах в строках «грузоотправитель» и «грузополучатель» тех же данных, что и в строках «продавец» и «покупатель», не является причиной для отказа в вычете сумм НДС, указанных в таких счетах-фактурах (см. письмо Минфина России от 24.04.2006 № 03-04-09/07 ).
Также спорная ситуация по заполнению данных граф возникает у организаций, оказывающих услуги. Все дело в том, что при оказании услуг такие понятия, как «грузоотправитель» и «грузополучатель», просто отсутствуют.
Все дело в том, что в соответствии с Приложением N 1 к Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость (далее - Правила), утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. N 914, в реквизиты счетов-фактур включены наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя. Но учитывая, что в случае оказания услуг данные понятия отсутствуют, при оказании услуг в выставляемых счетах-фактурах в строках 3 "Грузоотправитель в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес" и 4 "Грузополучатель в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес" должны проставляться прочерки.
Налоговики, как всегда, могут придраться и в этом случае, но Минфин пока остается на стороне налогоплательщиков (Письмо УФНС по г. Москве от 07.03.2006 N 19-11/17872 ). В судах также «хорошая обстановка» и судьи остаются на стороне организаций (Постановление ФАС ПО от 28.06.2006 N А55-15189/05 , Постановление ФАС МО от 11.06.2008 N КА-А41/5052-08 , Постановление ФАС ПО от 18.03.2008 N А72-6213/07 , Постановление ФАС МО от 30.01.2008 N КА-А40/14900-07 ).

2. Какой адрес организации необходимо указывать в счет-фактуре.
Ситуация, когда адрес организации в учредительных документах не совпадает с местом ее фактического нахождения, знакома почти всем. В настоящее время у многих организаций не совпадают фактический и юридический адреса.
В этой связи возникает вопрос – какой из этих адресов следует указать в счете-фактуре?
Для решения этой проблемы Минфин РФ в своем Письме от 31 марта 2008 года N 03-07-11/129 отметил, что на основании Приложения 1 к Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость в строке 2а счета-фактуры указывается место нахождения организации-продавца в соответствии с учредительными документами.

Аналогичного мнения главное финансовое ведомство страны придерживается и в Письме от 26.08.2008 N 03-07-09/24 .
Однако ранее Минфин РФ придерживался иной позиции. Так, в письме от 09.11.2006  N 03-04-09/18 он разъяснял, что указание в счете-фактуре почтового адреса арендуемого помещения, где фактически находится организация-покупатель товара, не является причиной для отказа в вычете сумм НДС. Даже если этот адрес не отражен в учредительных документах грузополучателя.
Таким образом, чтобы избежать проблем с налоговыми вычетами в счете-фактуре должны быть указаны адреса продавца и покупателя юридические, т.е. соответствующие учредительным документам, а не фактические (почтовые). Если же существует необходимость указать фактический адрес организации, то это можно сделать путем указания в счете-фактуре обоих адресов.
Причем такой счет-фактуру нельзя признать оформленным с нарушением требований пункта 5 статьи 169 НК РФ. А наличие в счете-фактуре дополнительных сведений, если они достоверны, не должно препятствовать вычету НДС. С этим согласны и Минфин России, и налоговые органы (письма Минфина России от 21.01.2008 N 03-07-09/06 , от 26.07.2006 N 03-04-11/127 , ФНС России от 19.10.2005 N ММ-6-03/886@ ).

Проблемы с выбором адреса также существуют в случае, когда у организации имеются структурные подразделения или филиалы, которые самостоятельно получают продукцию (работы, услуги).
Согласно разъяснениям финансистов и налоговиков, при заполнении счетов-фактур по товарам (работам, услугам), отгруженным (выполненным, оказанным) структурным подразделениям организации в строке 4 «Грузополучатель и его адрес» указываются наименование и почтовый адрес грузополучателя (в случае выполнения работ, оказания услуг в данной строке ставится прочерк). В строках 6 «Покупатель» и 6а «Адрес» надо указать реквизиты головной организации. В строке 6б «ИНН/КПП покупателя» - указывается КПП филиала (письмо Минфина России от 09.08.2004 N 03-04-11/127 ; письма УФНС РФ по г. Москве от 24.04.2007 N 19-11/37426 , от 23.01.2008N 19-11/005123 ).
По аналогии с разъяснениями, данными налоговиками по заполнению строки 2б «ИНН/КПП продавца» счета-фактуры (письмо УМНС РФ по г. Москве от 20.10.2004 N 24-11/68949 ), считаем, что в строке 6б указывается ИНН головной организации.
В указанных письмах финансовым ведомством и налоговыми органами также даны разъяснения по заполнению счетов-фактур для случая реализации организацией товаров (работ, услуг) через свои филиалы. В этом случае в строках 2 «Продавец» и 2а «Адрес» счета-фактуры надо указать реквизиты головной организации, в строке 2б «ИНН/КПП продавца» - ИНН головной организации и КПП обособленного подразделения. В строке 3 «Грузоотправитель и его адрес» счета-фактуры надо указать наименование и почтовый адрес обособленного подразделения (в случае выполнения работ, оказания услуг в данной строке ставится прочерк).
Эту же точку зрения поддерживает и Минфин РФ в недавнем письме от 22 октября 2008 г. N 03-07-09/33 .
В письме четко говорится, что при заполнении счетов-фактур по товарам, реализованным подразделениями организации, в строке 2б "ИНН/КПП продавца" указывается КПП соответствующего подразделения. При приобретении товаров (работ, услуг) подразделениями организации по строке 6б "ИНН/КПП покупателя" указывается КПП соответствующего подразделения.

3. Может ли уполномоченное лицо подписывать счета-фактуры и необходима ли расшифровка подписи?
В соответствии с п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
Следовательно, если счет-фактуру подписал уполномоченный на то сотрудник, то это не будет нарушением законодательства. Главное, чтобы на таких уполномоченных был приказ.
Данное мнение неоднократно высказывалось Минфином РФ. Но вопросы возникали все равно постоянно. Для разрешения этой ситуации было принято Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 28 января 2008 года N 03-07-09/02 , которое поставило точку в многочисленных разбирательствах.
 Учитывая, что указанные лица уполномочены подписывать счета-фактуры соответствующим распорядительным документом, в счете-фактуре вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации после подписи рекомендуется указывать фамилию и инициалы лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру.

Как уже говорилось выше, чтобы счет-фактуру смогло подписать уполномоченное на то лицо, необходим соответствующий приказ (иной распорядительный документ) по организации или доверенность от имени организации.  И многие организации после расшифровки подписи в скобках указывают вид документа, удостоверяющего право на подпись, его номер и дату. Возникает вопрос: можно ли так делать?
В соответствии с Постановление Правительства № 914 изменения внешней формы счета-фактуры не должны нарушать последовательность расположения и числа показателей. Однако внесение дополнительных реквизитов в установленную форму счета-фактуры не является нарушением, служащим основанием для непринятия к вычету сумм налога (Письмо Управления МНС по г. Москве от 02.07.2004 № 24-11/43857 «Об оформлении счетов-фактур).
Из этого следует, что, если после расшифровки подписи в скобках будет указан вид документа, удостоверяющего право подписи, то это не будет являться ошибкой и такой счет-фактуру можно будет смело принять к вычету.

Такой же точки зрения придерживается и Минфин РФ в Письме № 03-07-09/06 от 21.01.2008. В документе сказано, что указание реквизитов выданных доверенностей нарушением порядка составления счетов-фактур не является.
Еще одним камнем преткновения является расшифровка подписи. В действующей форме счета-фактуры действительно предусмотрено ее указание для лиц, которые визируют документ. Однако Налоговый кодекс РФ не требует делать этого в обязательном порядке.
В этом случае указание расшифровки подписи не является обязательным, но желательным. Это необходимо для того, чтобы в дальнейшем можно было разобраться, кто же все-таки подписал счет-фактуру.

4. Возможно ли использовать факсимильную подпись на счете-фактуре?
Данный вопрос является одним из самых проблемных в настоящее время. Налоговики однозначно запрещают проставлять факсимильные подписи на счетах-фактурах. Эта позиция неоднократно высказывалась в Письмах ФНС РФ N 03-1-03/557/11 , N ММ-6-03/886@ , № 03-1-03/210/11 . По их мнению, организации не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы «входного» НДС на основании счета-фактуры, заверенного таким образом.
Аналогичной позиции придерживается Минфин РФ в Письме от 30 сентября 2008 года  N 03-02-07/1-383 .
Позиция судебных органов крайне противоречива. Суд встает как на сторону налогоплательщиков (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 20.06.2007 N Ф08-3531/2007-1429А , Уральского округа от 26.02.2008 N Ф09-625/08-С2 , от 16.01.2008 года N Ф09-11118/07-С2 ), так и на сторону налоговой (Постановления ФАС Дальневосточного округа от 21.02.2007 по делу N Ф03-А73/06-2/5431 , от 14.06.2006 по делу N Ф03-А51/06-2/1849 , Поволжского округа от 19.07.2007 по делу N А65-3666/2006 , от 21.06.2007 по делу N А57-4833/06-33 , от 03.05.2007 по делу N А57-4249/06 ).

Однозначно можно сделать вывод, что если вы соберетесь ставить факсимильные подписи, то придется судиться с налоговой. В данной ситуации решение остается полностью за вами.
Но стоит заметить, что в соответствии с Постановлением ФАС Центрального округа от 09.10.2007 года N А09-8896/06-4 законодательством РФ не предусмотрена возможность использования факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. А счет-фактура как раз является документом, имеющим финансовые последствия.

5. Можно ли заполнять счет-фактуру «комбинированным» способом?
Данный вопрос представляется менее острым по сравнению с изложенными выше, однако и здесь у налогоплательщиков очень часто бывают трудности.
Счета-фактуры, заполненные комбинированным способом, то есть с помощью компьютера и вручную, были головной болью для бухгалтеров. Поскольку налоговые инспекторы зачастую придирались к такому оформлению документа.
Но проблемы решились в связи с внесением изменений в Постановление Правительства от 11 мая 2006 года N 283 . В пункте 14 Правил теперь четко установлено, что счета-фактуры, заполненные частично с помощью компьютера, частично от руки, но в тоже время соответствующие установленным нормам заполнения, можно регистрировать в книге покупок. Из этого можно сделать вывод, что по комбинированным счетам-фактурам вычет по НДС можно осуществить без проблем.
Однако следует напомнить, что право вписывать от руки в машинописный счет-фактуру отдельные реквизиты дано не покупателю, а продавцу (как лицу, составляющему этот документ).

Покупатель, получив счет-фактуру с недостающими реквизитами, должен обратиться к продавцу и попросить его внести необходимые изменения (дополнения) в счет-фактуру.
Следует иметь ввиду, что счет-фактура, заполненный комбинированным способом, практически всегда вызывает у налоговиков подозрения (а вдруг Вы сами дописали какую-то информацию). Поэтому проблемы с вычетами по таким счетам-фактурам возникают сплошь и рядом.
Если у покупателя имеется машинописный счет-фактура поставщика, где есть строки, заполненные вручную, то у поставщика должен быть точно такой же счет-фактура, в котором соответствующие строки заполнены рукописным способом.
Суды в таких спорах принимают сторону налогоплательщиков, указывая на то, что комбинированный способ заполнения счета-фактуры не противоречит законодательству, а утверждение налогового органа о том, что в счет-фактуру была дополнительно внесена какая-то информация, должно быть подтверждено соответствующими доказательствами (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.07.2006 N А19-4629/06-54 , Постановление от 26.05.2006 N КА-А40/4630-06 ).

6. Дает ли право на вычет по НДС электронный счет-фактура?
Вопрос является таким же спорным, как и в случае с факсимильными подписями. Минфин совсем недавно решил данную проблему, издав Письмо от 21 августа 2008 года N 03-03-06/1/478 .
Чиновники однозначно решили, что счет-фактура, полученный по электронным путям связи, не дает право на налоговый вычет по НДС.
По мнению Минфина, возможность принять к вычету НДС по электронному счету-фактуре появится только в будущем – когда в законодательство будут внесены поправки, позволяющие получать и хранить эти документы в электронном виде.

7. Что делать с нумерацией счетов-фактур?
Согласно пп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ в счете-фактуре должны быть указаны порядковый номер и дата выписки. Отсутствие номера счета-фактуры является основанием для отказа в принятии к вычету суммы НДС, что подтверждается и судебной практикой (смотрите, например, постановление ФАС Поволжского округа от 21.07.2005 N А65-22072/2004-СА1-7 ).
Налоговое законодательство не содержит в отношении нумерации счета-фактуры никаких специальных положений, поэтому налогоплательщик должен самостоятельно определить порядок присвоения номера этому документу. Лучше всего это сделать в отдельном разделе учетной политики.
Из официальных разъяснений по данному вопросу существует лишь письмо Минфина России от 4 мая 2004 года N 04-03-11/74 , в котором сообщено, что нумерация счетов-фактур производится организацией в порядке возрастания номеров в целом по организации. Постановлением N 914 установлено, что номер должен быть порядковым.
Многие налогоплательщики применяют простые порядковые номера - 1, 2, 3 и т.д. Не запрещено пользоваться и сложными - с различными цифровыми комбинациями, разделительными знаками и буквенными обозначениями, например: 1А-14, СБ-0511/2. Нумерация может быть сложной, но не хаотичной.

Особый случай - организации с обособленными подразделениями. Разработать структуру нумерации счетов-фактур этим организациям поможет Письмо МНС России от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404 . В нем сказано, что счета-фактуры у таких налогоплательщиков нумеруются в порядке возрастания по организации в целом. Разрешается либо резервировать номера для счетов-фактур, выставляемых обособленными подразделениями, либо использовать составные номера с индексом конкретного подразделения. Выбранный способ нумерации необходимо закрепить в учетной политике по налогообложению.
То есть конкретных правил присвоения номера действующее законодательство не предусматривает. Поэтому налогоплательщики вправе самостоятельно устанавливать нумерацию счетов-фактур.

8. Правильный платежно-расчетный документ.
В соответствии с п. 5 ст. 169 НК РФ при получении денежных средств в виде оплаты (частичной оплаты) в счет предстоящих поставок товаров продавцом составляется счет-фактура, причем в строке 5 данного счета-фактуры указываются реквизиты (номер и дата составления) платежно-расчетного документа или кассового чека, на основании которого осуществлялись операции по получению денежных средств продавцом товаров.
В противном случае покупатель теряет право на вычет. Подобную позицию изложил Минфин России в письме от 13 апреля 2006 г. N 03-04-09/06 . К сожалению, данный неутешительный вывод соответствует положениям Налогового кодекса. Действительно, в ситуации, когда поставке предшествовали авансовые платежи, отсутствие информации в строке 5 - это нарушение подпункта 4 пункта 5 статьи 169 НК РФ. По такому документу налог вычесть невозможно. Если же авансов не было, то в поле 5 лучше поставить прочерк.
Также при заполнении строки «К платежно-расчетному документу» счет-фактуры часто вместо информации об авансовом платеже указывают информацию о счете, накладной, приходно-кассового ордера и т.д.
В данном случае просто невозможно сделать вывод о том, что оплата товара производилось авансовым платежом.
Когда в счете-фактуре указана информация о счете и накладной, следует руководствоваться тем, что счет и накладная не являются платежными документами, расчеты между поставщиком и покупателем ведутся не с помощью накладной, поэтому следует считать, что данный счет-фактура оформлен с нарушением подп. 4 п. 5 ст. 169 НК РФ (Письмо Минфина от 24.04.2006 N 03-04-09/07 ).

9. Можно ли принять «нерусский» счет-фактуру.
Когда фирмы покупают товар у зарубежных партнеров, то очень часто наименование товара написано на иностранном языке.
Что делать в этом случае, имеет ли организация право принять данный счет-фактуру или нет?
По мнению налоговых органов, заполнять часть показателей счета-фактуры на иностранном языке нельзя (письма ФНС России от 10.12.04 г. N 03-1-08/2472/16 ; УФНС России по г. Москве от 17.05.05 г. N 19-11/35344 ; от 15.03.05 г. N 19-11/16874 ).
Мотивируется это тем, что согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н , документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности должны вестись на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.
Такой же позиции придерживаются и некоторые суды. Так, ФАС Дальневосточного округа в постановлении от 24.01.07 N Ф03-А51/06-2/5126 указал, что счета-фактуры, содержащие наименование товара на иностранном языке, не могут служить основанием для применения вычетов.
Также ФАС Дальневосточного округа в Постановлении от 17.01.2007, 24.01.2007 N Ф03-А51/06-2/5126 отметил, что помимо указания в счете-фактуре товарного знака необходимо в силу закона указывать и само наименование товара, поскольку идентифицировать товар только по товарному знаку на иностранном языке не представляется возможным.
Но существует и другая точка зрения. В постановлении ФАС Поволжского округа от 13.07.04 г. N А72-2528/04-8/287 отмечено, что указывать наименование товара в счете-фактуре на иностранном языке правомерно, так как ст. 169 НК РФ не содержит требования о том, что наименование должно быть на русском языке. К аналогичному выводу пришел и ФАС Московского округа в постановлении от 31.07.06 г. N КА-А40/6969-06 .
Также на стороне налогоплательщиков остались и следующие судебные решения: Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.09.2006 N А33-12063/05-Ф02-4626/06-С1; Московского округа от 28.05.2007 N КА-А40/4537-07 , от 03.04.2007, 10.04.2007 N КА-А40/2357-07; Поволжского округа от 10.05.2007 N А12-18671/06-С51 .
Как видно из приведенного анализа, точка зрения судебных инстанций весьма противоречива, поэтому рекомендуем всем, если существует возможность, оформлять счета-фактуры все-таки на русском языке.
Если же вы примете решение, которое позволяет принимать счета-фактуры, оформленные на иностранном языке, то скорее всего, свою точку зрения придется отстаивать в суде.
 
10. Что делать, если страной происхождения товара является Россия?
Всем известно, что согласно п. 5 ст. 169 НК РФ в графе 10 счета-фактуры необходимо указывать страну происхождения товара и номер грузовой таможенной декларации, если страной происхождения товаров не является РФ.
Но что делать налогоплательщикам с товарами, которые производятся в России? Нужно или нет заполнять графу 10, если нужно, то что необходимо там писать? А если не нужно, то что грозит, если уже написали «Россия»?
Попробуем разобраться со всеми вопросами по порядку.
В соответствии с п. 5 ст. 169 графа 10 счет-фактуры заполняется в случае, когда товар произведен не на территории РФ, но нигде не указано, что нельзя ее заполнять применительно к российским товарам.
Поэтому, если в счет-фактуре в графе «Страна происхождения» отражена страна – Россия, это не является нарушением заполнения счета-фактуры и не препятствует вычетам сумм НДС.
Данная позиция подтверждается в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 18.12.2003 N А56-14258/03 , письме МНС России от 05.07.2004 N 03-1-08/1485/18 «О порядке оформления счетов-фактур».

11. Счет фактура в иностранной валюте?
Право заключения договоров в иностранной валюте либо в условных денежных единицах закреплено гражданским законодательством. Однако практика показывает, что контролирующие органы «не жалуют» подобные сделки между российскими предприятиями торговли и очень часто по счетам-фактурам, выставленным в иностранной валюте, отказывают в вычете НДС, да и у продавца, выписавшего такой документ, возникают определенные сложности.
В соответствии с п. 7 ст. 169 НК РФ, если по условиям соглашения обязательство выражено в иностранной валюте, то и суммы в счете-фактуре можно указывать в таких же денежных единицах. Однако расчеты на территории России должны производиться только в рублях.
Таким образом, в книге продаж такие счета-фактуры регистрируют в рублях.
После передачи товаров покупателю необходимо зарегистрировать счет-фактуру исходя из курса валюты, который действовал на дату отгрузки.
После поступления оплаты нужно будет скорректировать доход, который вы первоначально отразили в книге продаж.
Это необходимо делать, если с момента отгрузки товара до даты его оплаты курс валют увеличился. При этом дополнительный счет-фактуру на курсовую разницу выписывать не надо.
Налоговая служба согласна с тем, что счета-фактуры можно оформлять в условных единицах (письмо УМНС по г. Москве от 05.05.2003 N 24-11/23876 ). Такого же мнения придерживается Минфин (письмо Минфина от 29.12.1997 N 04-03-11 ). Инспекторы также не против выставления счетов-фактур в иностранной валюте.

На допустимость составления счета-фактуры в иностранной валюте указывается судами в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 17, 24 октября 2006 года N 09АП-13553/2006-АК , решении Арбитражного суда г. Москвы от 01 декабря 2006 года N КА-А40/11647-06 , а также налоговыми органами в письмах ФНС России от 19 апреля 2006 года N ШТ-6-03/417@ , УФНС России по г. Москве от 1 августа 2005 года N 19-11/54620 .
Однако, несмотря на то, что такая возможность предусмотрена в п. 7 ст. 169 Налогового кодекса, иногда чиновники не согласны с этим. Тогда фирма может смело обращаться в суд, и у нее есть гарантия, что дело будет решено в ее пользу (постановление ФАС Московского округа от 29.07.2004 N КА-А40/6477-04 ).

12. Отсутствие единицы измерения в счетах-фактурах.
На практике часто встречаются ситуации, когда налогоплательщики не приводят в счетах-фактурах единицы измерения. В основном это происходит из-за невозможности количественной характеристики услуги (телефонная связь и т.д.).
Причем такое право предоставлено налогоплательщикам подп. 5 и 6 п. 5 ст. 169 НК РФ.
Однако судебная практика свидетельствует о том, что претензий со стороны налоговых органов по вопросу отсутствия этих показателей в счетах-фактурах довольно много.
Если вам придется отстаивать свою позицию в суде, то необходимо будет доказать, что невозможно определить единицу измерения (см., в частности, Постановления ФАС Московского округа от 23.03.2005 по делу N КА-А40/1936-05 и Северо-Западного округа от 10.02.2004 по делу N А56-26204/03 ).
Суд, исходя из положений подп. 6-7 п. 5 ст. 169 НК РФ, указывает, что отсутствие единиц измерения в спорных счетах-фактурах, выставленных на оплату услуг, не является основанием для отказа заявителю в возмещении «экспортного» НДС, так как в данном случае отсутствует реальная возможность их указания (Постановление ФАС СЗО от 10.02.2004 N А56-26204/03 , Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 07.06.2007 N Ф08-3198/07-1320А ).
 
13. Что делать, если счет-фактура составлен неправильно?
Счета-фактуры заполняют обычные люди, а людям свойственно ошибаться. При всей внимательности к заполнению данного документа бывают случаи, когда в него закрадывается опечатка или же орфографическая ошибка.
Что же делать в случае обнаружения ошибки?
Если ошибка обнаружена в счете-фактуре, выставленном поставщиком, то необходимо отправить его обратно с просьбой внести исправления. Причем, что немаловажно, именно внести, а не напечатать новый счет-фактуру с правильными данными. (Письмо Минфина РФ от 08.12.2004 N 03-04-11/217 ).
Если же ошиблись сами, то вносим исправления. В соответствии с Письмом ФНС РФ от 06.05.2008 N 03-1-03/1924 при внесении исправлений рекомендуется зачеркивать неверные показатели в графах и строках счета-фактуры, а в свободном поле указывать «Исправлено» со ссылкой на конкретную строку или графу и пояснить, что и на что исправлено. Данную информацию об исправлении следует заверить подписью руководителя организации с указанием даты внесения исправления и печатью организации.
Единственное исключение в данной ситуации – это когда с момента отгрузки не прошло пяти дней. Так Минфин России, в Письме от 23.10.2008 № 03-07-09/34 говорит, что «если продавец и покупатель выявили расхождения по количеству и номенклатуре отгруженных и принятых товаров, то счет-фактуру исправлять не обязательно. Можно взамен документа с ошибочным количеством выдать правильный». Чиновники объяснили это так. Раз для выставления счета фактуры отведено пять дней (п. 3 ст. 168 НК РФ), то в течение этого времени законодательство не запрещает менять счета-фактуры, если в них обнаружены какие-то огрехи.
Исправления в счете-фактуре могут появиться по совершенно разным причинам. Может случайную ошибку допустить бухгалтер поставщика, который неверно набил сведения. Нередко данные счета-фактуры корректируют намеренно в результате изменения характера или объема хозяйственной операции.
Самая большая проблема в настоящее время заключается в том, что делать с исправленным счетом-фактурой, полученным от поставщиков обратно.
Долгое время считалось, что счет-фактуру, в котором были допущены ошибки, можно принять к вычету только после принятия исправлений.
При этом согласно существующему мнению налоговых органов, вычет по такому счету-фактуре можно заявить только в том налоговом периоде, когда были внесены изменения в документ (Письмо УФНС России по г. Москве от 15.02.2005 N 09-11н/92). Аналогичной позиции придерживаются и в Минфине России (Письма Минфина России от 22.03.2006 N 03-04-11/61 , от 21.03.2006 N 03-04-09/05 , от 26.07.2005 N 03-04-11/178).
Получив от поставщика исправленный счет-фактуру, его нужно зарегистрировать в книге покупок за текущий налоговый период.
Если откорректированный счет-фактура ранее уже был зарегистрирован в книге покупок (за один из предыдущих налоговых периодов), то необходимо было внести соответствующие исправления в книгу покупок прошлого налогового периода. Эту корректировку проводят с помощью дополнительного листа книги покупок. Кроме того, за период, которым датирован первоначальный счет-фактура, нужно было сдать уточненную декларацию по НДС. Такой подход к отражению исправлений в счетах-фактурах до недавнего времени считался единственно верным.
В связи с этим вопросом было множество постоянных судебных разбирательств. И судебная практика, в основном, была на стороне налогоплательщиков.

Судьи считают, что действующее законодательство не содержит положений о применении вычета по НДС в периоде, в котором были внесены исправления в счета-фактуры. Следовательно, вполне возможно применение вычета в налоговом периоде, когда был получен впоследствии исправленный счет-фактура (Постановление ФАС ЗСО от 05.03.2007 N Ф04-924/2007(31885-А81-14), ФАС ПО от 25.05.2007 N А55-19651/06).
В свою очередь, арбитры ФАС Восточно-Сибирского округа вообще поставили под сомнение подход, предлагаемый чиновниками.
Так, в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 08.05.2007 N А19-18654/06-20, Ф02-2630/2007 говорится, что «дата внесения исправлений в счета-фактуры не имеет юридического значения для определения налогового периода, за который налогоплательщик вправе предъявить уплаченный поставщикам налог на добавленную стоимость к вычету».
Для решения всех проблем, связанных с моментом признания исправленных счетов-фактур 4 марта 2008 года было издано Постановление Президиума ВАС РФ N 14227/07 . По мнению Президиума,  момент исправления счета-фактуры на время вычета по НДС не влияет.
Данное решение многие называют судьбоносным, решающим одну из наболевших проблем.

14. Как поступить в случае, если счет-фактура поступил с опозданием?
Дожидаться правильно оформленного счета-фактуры от поставщика порой приходится намного дольше, чем пять дней, отведенных на это Налоговым кодексом РФ. При этом своевременность поступления и правильность заполнения заветного документа полностью обеспечивает продавец. В итоге без вычета по НДС можно оставаться месяцами.
Что же делать с нерадивыми поставщиками в этом случае?
Чтобы не попасть в такую ситуацию, необходимо предусмотреть все заранее. Лучше всего будет включать во все договоры, заключаемые с поставщиками, условие, по которому поставщик обязуется передать покупателю счет-фактуру не позже чем через пять дней с момента отгрузки.

Здесь же необходимо будет прописать, что все счета-фактуры должны быть оформлены по правилам, которые установлены пунктами 5 и 6 ст. 169 НК РФ и Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 .
Также в договоре можно прописать, что если поставка приходится на конец квартала, то счет-фактура должен быть выдан до его последнего числа. Данная оговорка поможет получить вычет по НДС в том квартале, когда был получен товар без разногласий с налоговой.
Такое условие в договоре абсолютно не противоречит Гражданскому кодексу РФ. Условия договора ГК РФ целиком и полностью оставляет на усмотрение сторон – лишь бы они не были запрещены законом.
Если обязанность поставщика оформить и передать вам счет-фактуру, а также прочие, в том числе и первичные документы, будет закреплена договором, за ее неисполнение можно по статье 330 Гражданского кодекса предусмотреть штраф. Размер штрафа и обязательство поставщика выплатить его в определенный срок нужно прописать в отдельном пункте договора.
Если ваш поставщик отказывается подписывать договор с потенциальным штрафом, тогда можно составить договор лишь с обязанностью вовремя выставлять правильно оформленный счет-фактуру.
Данное условие поможет в дальнейшем пригрозить поставщику взысканием убытков, возникших у вас из-за нарушения им одного из условий договора. Ведь вы не смогли вовремя принять к вычету НДС, а значит, вынуждены были заплатить в бюджет больше. Есть и прямой ущерб – сумма, которую вы переплатили в бюджет, и упущенная выгода – доходы, которые вы могли бы получить, если бы пустили эти деньги в оборот. Объяснив это главбуху фирмы-поставщика, вы, скорее всего, убедите его вовремя передавать вам счета-фактуры.

15. Как составить счет-фактуру на аванс?

Помимо всех уже существующих проблем со счетами-фактурами, наше Правительство с 1 января 2009 года решило добавить нам еще одну «головную боль».
26 ноября 2008 года был принят Федеральный закон № 224-ФЗ, который установил, что с 1 января 2009 года у покупателей появилась возможность принимать к вычету НДС с предоплаты, не дожидаясь фактической отгрузки продукции.
Нет, конечно же, это подарок плательщикам НДС, ведь теперь у организаций-покупателей увеличатся денежные активы. Однако у организаций-продавцов возникает ряд проблем с оформлением счетов-фактур.
В соответствии с п. 1 ст. 168 Налогового кодекса РФ с 1 января 2009 года при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок налогоплательщик обязан предъявить покупателю этих товаров (работ, услуг, имущественных прав) сумму НДС. То есть при получении предварительной оплаты продавец должен выставить счет-фактуру не позднее пяти  календарных дней, считая со дня такой оплаты  (п. 3 ст. 168 НК РФ).
В счете-фактуре, выставляемом продавцом при получении оплаты в счет предстоящих поставок, должны быть указаны (п. 5.1 ст. 169 НК РФ):
1) порядковый номер и дата выписки счета-фактуры;
2) наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;
3) номер платежно-расчетного документа;
4) наименование поставляемых товаров (описание работ, услуг), имущественных прав;
5) сумма оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
6) налоговая ставка;
7) сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок.
В дальнейшем на момент отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав) организации-продавцу необходимо будет выставить еще один счет-фактуру, причем на полную сумму. И покупатель на основании такого счета-фактуры вправе принять всю сумму налога, выделенную в нем, к вычету. Но при этом, чтобы вычет не задваивался, у него появляется обязанность в этом же налоговом периоде восстановить в бюджет НДС, принятый к вычету с предоплаты (пп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ).
Также хочется напомнить, что каких-либо официальных разъяснений Минфина по этому поводу пока  нет. Поэтому при возникновении любых сложных и непонятных моментов придется надеяться только на себя и на справедливость Фемиды.

Подводя итог, хочется сказать: не пренебрегайте мелочами и будьте внимательны. Ведь кто-кто, а бухгалтер лучше всех знает, что не существует мелочей в вопросах, связанных с налогами. И даже самая незначительная ошибка в итоге может привести к большим проблемам. А тем более, что счет-фактура является самым «любимым» документом налоговиков, к которому они «привязываются» абсолютно по любому поводу.