Расходы на переезд работников в другую местность компания может учесть полностью при расчете налога на прибыль

Минфин России больше не требует нормировать для целей налогообложения прибыли выплаты сотрудникам, которые по требованию организации переезжают трудиться в другой город.

Такие затраты включаются в состав расходов в полном объеме. Главное, не забыть прописать размер компенсации в трудовом договоре или дополнении к нему. Новая позиция финансового ведомства позволит уменьшить налоговую нагрузку организаций. Однако если в договоре предусмотрен возврат компенсации в случае увольнения сотрудника ранее определенного срока, то компании придется пересчитать налоги и доплатить налог на прибыль.

Письмо Министерства финансов РФ от 17.12.08 № 03-03-06/1/688

ПРИМЕНЯТЬ НОРМЫ, УСТАНОВЛЕННЫЕ ДЛЯ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ, БОЛЬШЕ НЕ НАДО

Минфин России изменил позицию в отношении налогового учета компенсаций, которые компания выплачивает сотруднику в связи с его переездом на работу в другую местность. Речь идет о денежных средствах, предназначенных на оплату жилья или же на первоначальный взнос по ипотечному кредиту.

Раньше специалисты финансового ведомства требовали нормировать указанные суммы. Компенсацию на обустройство работников на новом месте они расценивали как подъемные выплаты. А согласно подпункту 5 пункта 1 статьи 264 НК РФ, такие суммы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

По мнению Минфина России, в этом случае следовало использовать нормы возмещения расходов, установленные для бюджетных организаций (Нормы утверждены постановлением Правительства РФ от 02.04.03 № 187 (далее - постановление № 187). Аргументом для такой позиции служило то, что глава 25 НК РФ ограничивает данный вид расходов для всех категорий налогоплательщиков. Поэтому до утверждения соответствующих норм все организации должны признавать затраты такого рода в пределах, установленных для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Теперь же, отвечая на вопрос о порядке налогового учета компенсаций на обустройство работников на новом месте, Минфин России уже не требует использовать нормы, установленные постановлением № 187.

РАЗМЕР КОМПЕНСАЦИЙ НУЖНО ЗАКРЕПИТЬ В ТРУДОВОМ ДОГОВОРЕ

Специалисты Минфина России пришли к выводу, что организация при расчете налога на прибыль может в полном объеме учитывать указанные суммы в составе расходов. Как и прежде, финансовое ведомство признает такие выплаты подъемными и напоминает, что для целей налогообложения прибыли они принимаются в пределах норм.

Конкретные максимальные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора. Ведь обязанность работодателя выплатить компенсацию сотруднику, переезжающему на работу в другую местность, прямо прописана в статье 169 Трудового кодекса РФ. Поэтому при расчете налога на прибыль нужно использовать в качестве норм размеры выплат, установленные трудовым договором (или дополнительным соглашением к нему). Именно в пределах таких сумм можно признавать расходы в налоговом учете.

КОГДА ПОДЪЕМНЫЕ МОГУТ ПРЕВРАТИТЬСЯ В ЗАЕМ И ПРИВЕСТИ К ПЕРЕСЧЕТУ НАЛОГОВ

Комментируемое письмо содержит также разъяснение по вопросу, который возникает, если в трудовом договоре предусмотрено следующее условие. В случае увольнения сотрудника в течение, например, пяти лет после получения подъемных он обязан возместить всю сумму средств на обустройство без уплаты процентов.

По мнению Минфина России, в этой ситуации ранее выданная работодателем сумма должна рассматриваться в качестве беспроцентного займа. Стало быть, работник получает доходы в виде материальной выгоды от экономии на процентах, которые подлежат обложению НДФЛ (ст. 212 НК РФ).

Но как быть с ранее удержанной суммой НДФЛ? Ведь при выплате компенсации работодатель должен удержать НДФЛ, так как расходы переехавших работников по найму жилья не подпадают под пункт 3 статьи 217 НК РФ и поэтому облагаются налогом. Специалисты финансового ведомства считают, что компания должна произвести перерасчет в том налоговом периоде, в котором указанный доход был получен. Ведь доходы работника в виде полученных им подъемных перестают признаваться подлежащими налогообложению. Поэтому излишне удержанный у него налог подлежит возврату.

ПРИМЕР

В мае 2007 года И.И. Иванов, проживающий в Нижнем Новгороде, был принят на работу в ООО «Гамма», расположенное в Москве. Ему пришлось переехать из Нижнего Новгорода в Москву. В соответствии с трудовым договором ООО «Гамма» 31 мая выплатило за Иванова первый взнос по ипотечному кредиту в размере 120 000 руб. Также в этот день компания оплатила наем жилья в размере 30 000 руб., которое было снято для сотрудника до того момента, когда он переедет в приобретенную по ипотеке квартиру.

Трудовым договором предусмотрено, что в случае увольнения ранее чем через пять лет с момента приема на работу работник должен возместить компании перечисленные за него средства. 15 января 2009 года Иванов уволился. При увольнении он компенсировал ООО «Гамма» 150 000 руб., уплаченные за него в мае 2007 года.

Бухгалтер ООО «Гамма» должен пересчитать НДФЛ следующим образом.

В мае 2007 года включено в доход Иванова 150 000 руб., то есть сумма излишне удержанного у него налога составила 19 500 руб. В то же время уплаченные за Иванова суммы рассматриваются в качестве выданного ему беспроцентного займа, поэтому Иванов за время пользования займом получил материальную выгоду. Она облагается НДФЛ по ставке 35% (Заметим, что, по мнению Минфина России, в 2007 году организация должна была выступать в этом случае налоговым агентом (письма от 12.07.07 № 03-04-06-01/226, от 31.05.06 № 03-05-01-04/140, от 14.11.05 № 03-05-01-04/356). С 2008 года такая обязанность компании прямо установлена Налоговым кодексом).

Итак, материальная выгода по беспроцентному займу в 2007-2009 годах рассчитывается как сумма процентов, исчисленных исходя из 3/4 ставки рефинансирования (с 2009 года - исходя из 2/3 ставки рефинансирования).

В 2007 году материальная выгода должна была определяться не реже одного раза за налоговый период с использованием ставки рефинансирования, действовавшей на дату получения займа (подп. 1 п. 1, подп. 2 п. 2 ст. 212 НК РФ). Таким образом, сумма выгоды за 2007 год составит 6925,68 руб. (3/4 * 10,5% * (214 дн. : 365 дн.) * 150 000 руб.). А сумма налога, подлежащего удержанию с Иванова за 2007 год, будет равна 2424 руб. (6925,68 руб. * 35%).

С 2008 года материальная выгода рассчитывается на дату возврата займа и исходя из ставки ЦБ РФ на эту дату. За 2008-2009 годы доход Иванова, подлежащий налогообложению, будет определен 15 января 2009 года и соответственно будет включен в доходы 2009 года. Его размер составит 12 493,15 руб. (2/3 * 12% * ((365 дн. + 15 дн.) : 365 дн.) * 150 000 руб.). Сумма налога - 4373 руб. (12 493,15 руб. * 35%).

Сумма налога, рассчитанная с материальной выгоды, составила 6797 руб. Значит, компания излишне удержала с сотрудника НДФЛ в размере 12 703 руб. (19 500 руб. - 6797 руб.).

Точно так же следует поступить и с суммами ЕСН, который был рассчитан с выданной работнику компенсации и перечислен в бюджет.

Обратите внимание: расходы в виде выданных займов не признаются для целей налогообложения прибыли (п. 12 ст. 270 НК РФ). Поэтому необходимо исключить из расходов соответствующего налогового периода суммы выплат работнику и представить в налоговый орган уточненную декларацию. В этом случае у компании возникнет недоимка по налогу на прибыль, которую нужно погасить. Кроме того, придется заплатить и пени.

КАК БЫТЬ, ЕСЛИ С МОМЕНТА ВЫПЛАТЫ КОМПЕНСАЦИИ ПРОШЛО ТРИ ГОДА

К сожалению, финансовое ведомство не разъяснило достаточно серьезный вопрос по возврату излишне удержанных сумм НДФЛ и ЕСН. Каким образом должен быть осуществлен перерасчет налога, если работник увольняется, например, через четыре с половиной года после получения компенсации? Ведь возврат (как и зачет) излишне уплаченных сумм налога допускается в течение трех лет со дня их перечисления в бюджет (п. 7 ст. 78 НК РФ).

В то же время отражать уменьшение доходов физического лица в том периоде, когда произошла переквалификация полученных им сумм, оснований нет, так как период, к которому относятся выплаты, четко определен (п. 1 ст. 54 НК РФ). Получается, что фактически физическое лицо не сможет вернуть суммы НДФЛ, излишне удержанные у него, если трудовые отношения с работодателем прерываются по истечении трех лет с момента выплаты подъемных?

По мнению заместителя департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России Сергея Разгулина, которое он сообщил редакции «ДК», в рассматриваемой ситуации физическое лицо сможет вернуть излишне удержанный налог через суд. В этом случае можно воспользоваться процессуальным законодательством и общим сроком, установленным Гражданским кодексом РФ, - три года с момента, когда стало известно о нарушении прав.