Ваша фирма несет представительские расходы

1. Определение, состав расходов
2. Первичные документы
3. Налогообложение
3.1.норматив, принимаемый для налога на прибыль
3.2.НДС
4. Бухгалтерский учет

1.Определение, состав расходов

Определение представительских расходов для целей бухгалтерского и налогового учета до 2002 г. приводилось в приказе Минфина России от 15.03.2000 г. N 26н "О нормах и нормативах на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующих размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, и порядке их применения", который с 01.01.02 фактически прекратил действие.

С 1 января 2002 года при исчислении налога на прибыль организаций действует порядок учета представительских расходов установленный Налоговым кодексом РФ.

С 1 января 2002 г. для целей налогового учета нужно применять определение, данное в п.2 ст. 264 НК РФ:

"К представительским расходам относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

К представительским расходам относятся расходы на:

- проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах,

- транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно,

- буфетное обслуживание во время переговоров,

- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний".

Перечень расходов является закрытым и расширительному толкованию не подлежит. Поэтому обед в казино или санатории, расходы по проживанию в гостиницах прибывших участников переговоров, расходы по приобретению проездных билетов для них, оформлению виз, затраты на проведение праздничных мероприятий и юбилеев к представительским отнести нельзя.

Если организация пользуется услугами приглашенного переводчика при приеме представителей контрагентов, то по данной статье затрат отражается не только стоимость его услуг (при отсутствии в штате данной должности), но и ЕСН, начисляемый на его зарплату по гражданско-правовому договору (1 ст.236 НК РФ). При этом в составе ЕСН не начисляется взнос в Фонд социального страхования РФ (п.3 ст.238 НК РФ).

2. Первичные документы

Налоговое законодательство под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ).

В соответствии с бухгалтерским законодательством все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации (п. 12 и 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации). Форматы бланков, указанные в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

Если форма документа не предусмотрена в этих альбомах, то форма документа утверждается организацией. Такой документ должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п.2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете":

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Предприятие самостоятельно определяет конкретный порядок расходования средств на представительство, их документальное подтверждение, оформление и контроль, включая круг лиц, имеющих отношение к этой стороне деятельности. С этой целью может быть издан приказ (распоряжение) руководителя, в котором будут оговорены все перечисленные моменты.

Обычно, представительские расходы оплачиваются наличными денежными средствами, и отчет об их расходовании представляется подотчетным лицом.

Датой осуществления представительских расходов для организаций, использующих метод начисления при определении налоговой базы по налогу на прибыль, является дата утверждения авансового отчета (пп.5 п. 7 ст. 272 НК РФ). К авансовому отчету должны быть приложены первичные учетные (расчетные) документы, подтверждающие факт расходования денежных средств. Такими документами могут быть документы, удостоверяющие оплату транспортных расходов, чеки, счета из ресторанов или организаций общественного питания, корешки к приходным кассовым ордерам и т.п.

Для включения в состав представительских расходов первичные учетные документы должны содержать информацию о дате и месте проведения деловой встречи, приглашенных лицах и участниках со стороны организации, величине расходов и их конкретном назначении.

Поскольку перечисленные выше документы не предусматривают сведений, позволяющих отнести затраты к представительским, то дополнительно должен быть составлен еще один документ, с указанием всех необходимых реквизитов, установленных ст.9 Федерального закона от 21.11.96г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Такой документ может называться, например, Актом по приему представителей другой организации. В нем необходимо отразить дату и место проведения встречи, список приглашенных конкретное назначение расходов и их величину. В связи с тем, что в составе расходов принимаются затраты, связанные с производственной деятельностью, перечень обсуждаемых вопросов желательно отразить в акте. Можно составить протокол о намерениях заключить договор. В налоговом кодексе прямое требование о наличии положительных результатов переговоров отсутствует, целью переговоров может являться установление или поддержание взаимовыгодного сотрудничества. Но для исключения спора с налоговыми органами необходимо все-таки позаботиться подтверждении производственной направленности расходов.

Смета расходов, утверждаемая на отчетный год советом (правлением) организации и утверждаемая руководителем предприятия программа проведения деловой встречи не требуются.

Первичными документами, подтверждающими произведенные представительские расходы, могут быть:

- требование-накладная (ф.М -11) и накладная на отпуск материалов на сторону (ф.М-15); лимитно-заборная карта (форма N М-8), утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а) для оформления перемещения материалов, используемых в представительских целях,

- требование-накладная Унифицированная форма N ТОРГ-12 и накладная на внутреннее перемещение, передачу товара (унифицированная форма N ТОРГ-13, утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132) для оформления перемещения товаров, используемых в представительских целях,

- счет-фактура (форма утверждена Постановлением Правительства РФ N 914 от 2 декабря 2000 г. N 914),

-акт приемки-сдачи выполненных работ,

- бухгалтерские справки-расчеты и др. документы.

3. Налогообложение

3.1. Норматив, принимаемый для налога на прибыль

Для целей налогообложения налогом на прибыль в 2002 г. представительские включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (п. 1 ст. 264 НК РФ). При применении метода начисления такие расходы учитываются как косвенные (п. 1 ст. 318, ст. 320 НК РФ) в размере, не превышающем 4 процентов от расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период (пп.22 п.1 ст.264, п.2 ст.264 Налогового кодекса РФ).

Расходы в части, превышающей этот норматив, не учитываются в целях налогообложения (п. 42 ст. 270 НК РФ).

В налоговой Декларации по налогу на прибыль представительские расходы, осуществленные в пределах норматива, отражаются по строке 150 в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (Приложение N 2 к Листу 02).

Согласно ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме, стимулирующие надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом труда и работы, премии, единовременные поощрительные выплаты, расходы по содержанию работников, предусмотренные требованиями ТК РФ и (или) коллективными договорами.

3.2.НДС

Сумма НДС, уплаченная налогоплательщиком при осуществлении представительских расходов, принимается к вычету на основании ст.171 и 172 Налогового кодекса РФ при наличии счета - фактуры и документов, подтверждающих оплату представительских расходов, которые учитываются при налогообложении в полном обЪеме. НДС, уплаченный по представительским расходам, которые уменьшают базу по налогу на прибыль, можно предЪявить к вычету в размере, соответствующем нормам (п.7 ст. 171 НК РФ).

По сверхнормативным представительским расходам НДС к вычету не принимается и списываются за счет собственных средств предприятия.

4. Бухгалтерский учет

Представительские расходы в качестве коммерческих формируют расходы по обычным видам деятельности в полном обЪеме и включаются при формировании финансового результата в себестоимость проданной продукции ( пп.5, 7,9 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99).

Расходы по обычным видам деятельности согласно п.18 ПБУ 10/99 признаются в том отчетном периоде, в котором имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) при выполнении условий, перечисленных в п.16 ПБУ 10/99.

В соответствии с российскими правилами бухгалтерского учета представительские расходы, в зависимости от их назначения, можно списывать за счет следующих средств организации:

• - себестоимости оказываемых услуг (продукции, работ) или издержки обращения в торговле, если они были связаны с текущей деятельностью организации;
• - капитальных вложений при условии, что представительские расходы использовались для инвестиционной деятельности (например, капитальное строительство или модернизация производства, приобретение обЪекта основных средств);
• - прочих расходов, отражаемых на финансовых результатах, принимаемых или не принимаемых для целей налогообложения (например, связанные с продажей основного средства, ценных бумаг);
• - счета учета ценностей (например, связанные с приобретением ценных бумаг);
• - целевых источников финансирования, если представительские расходы используются и в этих целях.

Капитальные затраты, связанные с оборудованием места проведения деловых встреч, к представительским расходам не относятся.