Командировка: оплата сопутствующих услуг

Работники турфирм очень часто выезжают в командировки – как по России, так и за рубеж. При этом нередко помимо основных возникают и побочные расходы на оплату сопутствующих услуг. Возмещая такие расходы, надо учитывать требования Трудового кодекса РФ, а также вступившего в силу с 25 октября 2008 года Положения об особенностях направления работников в служебные командировки.

Положение утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Общие принципы возмещения расходов

В соответствии с пунктом 11 нового Положения № 749 командированным работникам возмещаются не только расходы по проезду и найму жилого помещения и дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), но и иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. При этом конкретные размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Следовательно, для того, чтобы работник мог получить возмещение стоимости «сопутствующих услуг», данные услуги должны быть поименованы в коллективном договоре или, скажем, в Положении о служебных командировках, утвержденном приказом руководителя турфирмы. Однако, к сожалению, факта «присутствия» отдельных видов дополнительных расходов, которые могут возникать в ходе командировки, в подобных документах фирмы иногда недостаточно для того, чтобы такие расходы можно было признать в целях налогообложения прибыли.

Кого и на какое время можно направить в командировку

Согласно статье 166 Трудового кодекса РФ, командировка – это поездка работника на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Исходя из приведенного определения, ясно, что направлять в такие поездки можно лишь работников, с которыми заключены трудовые договоры.

Действительно, получается, что командировка – это понятие, установленное трудовым законодательством. Но на лиц, работающих на основании договоров гражданско-правового характера, нормы трудового законодательства не распространяются. Основание – статья 11 Трудового кодекса РФ. То есть поездки такого лица командировками уже считаться не будут. Поэтому их возможность и необходимость следует предусмотреть в соответствующем гражданско-правовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Здесь же должен быть зафиксирован и порядок возмещения связанных с поездкой затрат.

А если работник, с которым заключен трудовой договор, заболел и поехать в командировку не может? В этом случае можно направить в командировку совместителя. Ведь это действующим законодательством не запрещено. Главное, чтобы специалист на этот период был свободен по основному месту работы. Поэтому нужно, чтобы специалист представил соответствующее подтверждение. Например, справку с основного места работы.

На основании пункта 4 Положения срок командировки работодатель определяет самостоятельно. При этом он должен учитывать объем, сложность и другие особенности служебного поручения. Получается, что срок командировки законодательно не ограничен. Поэтому при направлении специалиста турфирмы, например, на семинар срок командировки будет зависеть от его длительности.
День выезда в командировку – дата отправления транспортного средства от места постоянной работы. А день приезда из командировки – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда в место постоянной работы.

При этом вопрос о явке на работу в день выезда в командировку и в день приезда из нее решают по договоренности с работодателем.

Проезд с комфортом

Если работник едет в командировку на поезде, он совершенно не обязан ехать в плацкартном вагоне. Более того, если позволяют финансовые возможности фирмы и это предусмотрено коллективным договором или иными локальными нормативными актами организации, он может поехать даже не в купе, а в СВ.

В вагонах повышенной комфортности обычно предоставляется не только постельное белье, но и гигиенические принадлежности, печатная продукция, питание и прочие дополнительные услуги.

В этом случае бухгалтер турфирмы сможет учесть для целей налогообложения прибыли всю стоимость железнодорожного билета, включая стоимость дополнительных сервисных услуг. К такому выводу пришли финансисты в письме Минфина России от 24 июля 2008 г. № 03-03-06/2/93, аргументируя свою позицию тем, что дополнительные сервисные услуги формируют стоимость услуги по проезду на железной дороге.

Удерживать НДФЛ со стоимости этих дополнительных услуг, включенных в стоимость проезда, тоже не нужно. Это разъясняется в письме Минфина России от 7 мая 2008 г. № 03-04-06-01/125.

Во многих аэропортах да и на железнодорожных вокзалах имеются VIP-залы. Расходы на оплату услуг зала повышенной комфортности (зала официальных делегаций), по мнению Минфина России, выраженному в письме от 7 июня 2007 г. № 03-03-06/1/365, могут учитываться для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, но только при условии, что:

– данные расходы документально подтверждены;

– турфирма может обосновать их экономическую целесообразность.

Нередко судьи поддерживают такую позицию (например, постановления ФАС Уральского округа от 11 мая 2006 г. № Ф09-3490/06-С7, ФАС Западно-Сибирского округа от 23 октября 2006 г. № Ф04-7102/2006(27676-А67-40), от 14 декабря 2005 г. № Ф04-8923/2005(17776-А67-35)).

Однако есть и отрицательный пример: по мнению ФАС Поволжского округа (постановление от 5 июня 2007 г. № А12-18805/06), стоимость услуг VIP-зала аэропорта в расходах не учитывается.

Прелести проживания в гостинице

Очень часто в стоимость проживания в гостинице включается завтрак, или завтрак и ужин (полупансион), либо вообще полный пансион (трех- или четырехразовое питание). Кроме того, во многих гостиничных номерах имеется мини-бар. Некоторые гостиницы имеют бассейны, сауны, фитнес-клубы и т. д., пользоваться которыми постояльцы могут за отдельную плату либо бесплатно (то есть стоимость пользования данным объектами уже включена в стоимость номера).

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ в составе расходов по найму жилого помещения работнику возмещаются и учитываются для целей налогообложения прибыли расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. Кроме расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами.

Поэтому в случаях, когда плата за пользование мини-баром или бассейном выделена в счете гостиницы отдельно, такие «развлекательные» расходы в составе командировочных для целей налогообложения прибыли не учитываются.

Однако на практике бывают случаи, когда дополнительные услуги, которыми воспользовался командированный работник, не выделены в счете за проживание отдельной строкой. То есть в счете гостиницы указана единая сумма, без деления на собственно проживание и дополнительные «приятности». В таком случае турфирма может включить в состав командировочных расходов в целях налогообложения прибыли всю сумму, указанную в счете гостиницы. Аналогичным образом решается и вопрос с завтраками-обедами-ужинами в гостинице.

Загранкомандировки: особые расходы

В соответствии с пунктом 23 Положения № 749 работнику, направленному в командировку на территорию иностранного государства, дополнительно возмещаются:

– расходы на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;
– обязательные консульские и аэродромные сборы;
– сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
– расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
– иные обязательные платежи и сборы.

В налоговом учете на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ в составе командировочных расходов без проблем можно учесть:

– расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
– консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

А вот, например, с медицинской страховкой командированного работника могут возникнуть проблемы. С одной стороны, наличие такой страховки является обязательным требованием большинства государств при оформлении виз (без страховки работник просто не получит визу и, следовательно, вообще не сможет выехать в командировку). Однако, с другой стороны, по действующему законодательству медицинское страхование при выезде за рубеж официально обязательным не считается. А согласно пункту 6 статьи 270 Налогового кодекса РФ, расходы в виде взносов на добровольное страхование (кроме взносов, указанных в статьях 255, 263 и 291 Налогового кодекса РФ) для целей налогообложения прибыли не учитываются.

Вообще Налоговый кодекс РФ позволяет «без проблем» учесть только следующие страховые расходы:

1) расходы на обязательное и добровольное страхование имущества (ст. 263 Налогового кодекса РФ);

2) взносы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, производимые в соответствии с законодательством РФ (подп. 45 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ);

3) платежи (взносы) работодателей по договорам добровольного личного страхования в пользу работников на случай их временной нетрудоспособности вследствие заболевания или травмы (за исключением несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний) за первые два дня нетрудоспособности (подп. 48.2 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ);

4) расходы на добровольное медицинское страхование работников в случае, если договор, предусматривающий оплату медицинских расходов застрахованных работников, заключен на срок не менее одного года (п. 16 ст. 255 Налогового кодекса РФ).

Ни один из перечисленных видов расходов к медстраховке для загранкомандировки не подходит. В частности, последнее основание к загранкомандировкам неприменимо не только потому, что они длятся не годами, а всего несколько дней или недель, но и прежде всего потому, что по своей природе расходы на медицинское страхование командированного работника не могут считаться расходами на оплату труда. Ведь они не являются зарплатой, премией или иной компенсационной или стимулирующей выплатой, связанной с исполнением трудовых обязанностей работника.

В письме Минфина России от 10 мая 2006 г. № 03-03-04/2/138 финансовое ведомство заключило, что в составе расходов можно учесть только сумму страхового взноса по обязательному страхованию жизни, включенного в стоимость проездного документа, а остальные затраты по страхованию командированных работников в расходах для целей налогообложения не учитываются.
Однако, если внимательно читать подпункт 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, можно заключить, что перечень командировочных расходов открыт и не ограничен только теми видами расходов, которые прямо поименованы в этом подпункте. Ведь в самом первом абзаце данного пункта сказано: «расходы на командировки, в частности на: …» И вот это самое «в частности» подразумевает, что перечень командировочных расходов является открытым, а далее перечисляются лишь примеры наиболее «очевидных» их разновидностей.

Впрочем, главный аргумент здесь в другом. Обойтись без оплаты медицинской страховки работника на время пребывания в иностранном государстве нельзя – без нее посольство просто не выдаст работнику визу. А потому эти расходы являются неизбежными, необходимыми для того, чтобы командировка состоялась. Что не оставляет никаких сомнений в производственной необходимости и экономической обоснованности данных расходов. Поэтому и судьи – например, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 17 апреля 2006 г. № Ф04-10064/2005(20874-А27-37) – занимают позицию налогоплательщика и приходят к выводу, что расходы на оплату медицинской страховки командированного за рубеж работника, необходимой для оформления ему визы, должны быть учтены в составе расходов в целях налогообложения прибыли.