Выплата суточных и оплата проживания при загранкомандировках

Приказом Минфина России от 02.08.2004 № 64н (зарегистрирован в Минюсте России 17.08.2004 № 5981) устанавливаются новые размеры выплаты суточных и предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран работников России. О том, как применять новые нормы, рассказывает в предлагаемой статье Л.П. Фомичева, консультант по налогам и сборам.

Содержание статьи:

• Установленные нормы командировочных расходов
• Использование норм командировочных расходов в целях налогообложения
• Использование норм командировочных расходов в целях налогообложения налогом на прибыль
• Использование норм командировочных расходов в целях налогообложения НДФЛ
• Использование норм командировочных расходов в целях налогообложения ЕСН
• Использование норм командировочных расходов в целях начисления взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний
• Возмещение суточных по загранкомандировкам
• Пример налогообложения расходов по зарубежной командировке

Установленные нормы командировочных расходов

Нормы, утвержденные приказом Минфина России от 02.08.2004 № 64н, должны применяться начиная с 1 января 2005 года. С этой даты утрачивают силу приказы Минфина России, которые ранее регулировали предельные нормы этих выплат:

• пункт 1 приказа от 12.11.2001 № 92н "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран";
• пункт 1 приказа от 04.03.2002 № 15н "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран";
• приказ от 04.03.2002 № 16н о внесении изменений в приказ Минфина России от 12.11.2001 № 92н "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран".

В новом документе объеденены нормы суточных и расходы по найму жилого помещения.

Минфин России устанавливает такие нормы на основании пункта 2 постановления Правительства РФ от 01.12.1993 № 1261, в соответствии с которым Минфину России по согласованию с МИД РФ в случае необходимости поручено вносить изменения в размеры командировочных в иностранной валюте при краткосрочных командировках на территории иностранных государств.

Прежде чем ответить на вопрос, как применять новые нормы, определимся с тем для каких учреждений и целей предназначены новые нормы. В самом письме об этом ничего не говориться. Вообще в России так принято: сначала выходит нормативный документ, а потом циркулярные письма с туманными разъяснениями и запретами. Бедные налогоплательщики и рады бы не нарушать законодательство, только они не могут понять, о чем говорят чиновники в циркулярах и что делать, чтобы ничего не нарушать. Давайте разбираться в вопросе вместе.

Во-первых, нормы, изложенные в приказе 64н, в первую очередь адресованы бюджетным учреждениям. Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 устанавливает нормы для них только для командировок сотрудников по территории РФ.

По зарубежным командировкам бюджетным учреждениям необходимо руководствоваться до 31.12.2004:

• предельными нормами возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, которые установлены Приказом Минфина России от 04.03.2002 № 15н;
• нормами выплаты суточных, установленных Приказом Минфина России от 12.11.2001 № 92н с учетом изменений, внесенных приказом Минфина России от 04.03.2002 № 16н.

С выходом новых норм названные документы утрачивают силу.

Суточные, превышающие законодательно установленные размеры, возмещаются учреждениями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности (п. 3 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729).

На бюджетные организации, осуществляющие предпринимательскую деятельность, распространяются нормы, установленные для коммерческих организаций в целях исчисления налога на прибыль. При этом бюджетные организации ведут раздельный учет доходов и расходов по деятельности, финансируемой из бюджета, и по предпринимательской деятельности.

Коммерческие организации устанавливают нормы выплаты суточных самостоятельно в соответствии со статьей 168 ТК РФ в коллективном договоре или в локальном нормативном акте. При этом следует учитывать, что размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. Но это положение действует только до конца года, а с 1 января 2005 года вступает в силу новая редакция ТК РФ, в которой уже нет данного ограничения. А так как новые нормы командировочных расходов вступают в силу также с 1 января 2005 года, то коммерческие организации не должны ориентироваться на них как на минимально допустимые при разработке собственных норм. Таким образом, нет необходимости пересмотра нижних границ выплат коммерческими организациями.

Новые нормы служат для расчета валютного аванса на командировочные расходы, выдаваемого командированному лицу накануне командировки. Конечно, если в организации нет приказа, который устанавливает такие нормы. В настоящее время в связи с вступлением в силу с 18.06.2004 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" (далее по тексту - Закон) существуют некоторые трудности с выдачей валюты на зарубежные командировки, так как названный закон не предусматривает в качестве валютных операций снятие сумм иностранной валюты на командировочные расходы. Однако подпунктом 9 статьи 1 данного Закона российским организациям - резидентам разрешено без ограничений осуществлять приобретение у других резидентов, а также отчуждение нерезидентам валютных ценностей на законных основаниях, к которым относится и направление сотрудника организации в служебную командировку за рубеж. В случае недостаточности денежных средств в иностранной валюте на своих счетах, организации - резиденты могут приобретать иностранную валюту через уполномоченные банки (пункт 1 статьи 11 Закона).

Одновременно ЦБ РФ отменил ранее регулировавшее данный вопрос Положение Банка России от 25.06.1997 № 62 "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов", где регулировались вопросы документооборота между клиентом и банком по данному виду расхода валюты.

В отсутствие новых инструкций по данному вопросу банки зачастую отказываются приобретать валюту для клиентов при ее недостаточности на расчетном счете и отправляют их приобретать валюту в обменные пункты от имени физического лица. Данная практика является нарушением валютного законодательства и ведет к выгоде коммерческих банков, тогда как расходы предприятия по приобретению валюты не могут быть учтены для целей налогообложения как экономически неоправданные и незаконные.

В данном случае следует руководствоваться нормой части 2 статьи 5 закона о валютном регулировании и контроле, в которой говорится, что "если порядок осуществления валютных операций, порядок использования счетов не установлены органами валютного регулирования в соответствии с Законом, валютные операции осуществляются, счета открываются и операции по счетам проводятся без ограничений." Под действие данного положения попадают, в частности выдачи наличных денежных средств на командировочные расходы. При этом применяются стандартные лимиты выдачи наличных юридическим лицам.

Итак, новые нормы могут служить для расчета валютного аванса, который необходимо выдать командированному лицу, а также для снятия данной суммы с валютного счета или приобретения ее уполномоченным банком по заявке клиента.

Использование норм командировочных расходов в целях налогообложения

Состав командировочных расходов, учитываемых для целей налогообложения прибыли, определен в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ, а для целей уплаты единого налога при упрощенной системе налогообложения - подпункте 13 пункта 1 и 2 статьи 346.16 НК РФ.

Нормы данных статей позволяют принимать для целей налогообложения документально подтвержденные расходы за найм жилья в полном объеме. Поэтому руководствоваться в этой части приказом № 64н не следует.

Какими нормами следует руководствоваться при определении размера суточных?

Использование норм командировочных расходов в целях налогообложения налогом на прибыль

Правительством РФ было принято специальное постановление по данному вопросу для коммерческих организаций, уплачивающих налог на прибыль (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией"). Нормами этого же постановления следует руководствоваться и при применении упрощенной системы налогообложения, а также системы налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единого сельскохозяйственного налога). Об этом сказано в тексте документа.

Если организация является плательщиком налога на прибыль и выплачивает суточные сверх норм, установленных главой 25 НК РФ, то для целей бухгалтерского учета они будут приняты полностью, а для целей налогообложения прибыли - в пределах установленных норм. Суточные, превышающие законодательно установленную норму, на основании пункта 38 статьи 270 НК РФ не учитываются в целях налогообложения прибыли.

До сегодняшнего дня нормы, утвержденные Правительством РФ, для определения налоговой базы по налогу на прибыль (Постановление № 93) и нормы, утвержденные приказом Минфина России (приказ № 92Н) были одинаковы (за исключением норм для Афганистана).

С принятием Минфином России новых норм единообразие нарушится, если до конца года в Постановление Правительства № 93 не будут внесены изменения. Итак, что же отличает новый документ от старого:

Во-первых, по многим странам суточные Минфин России увеличил, поэтому их размер не будет совпадать с размером, установленным в Постановлении Правительства № 93.

Во-вторых, в Постановлении Правительства № 93 все нормы суточных приведены в долларах США. Новые нормы суточных установлены для европейских стран в евро (Австрия, Бельгия, Германия, Италия, Испания, Франция, Финляндия и др.), а для некоторых стран - в национальной валюте (например, Япония, Швейцария, Норвегия, Дания, Великобритания, Швеция).

Впрочем, для исчисления налога на прибыль эти расхождения не важны, руководствоваться придется все равно нормами, установленными Постановлением № 93.

Переходим к другим налогам.

Использование норм командировочных расходов в целях налогообложения НДФЛ

Перечень командировочных расходов, не включаемых в налогооблагаемый доход работника, приведен в пункте 3 статьи 217 НК РФ. При оплате работодателем расходов на командировки внутри страны и за ее пределами, в доход работника, не подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения.

В связи с этим возникает вопрос - какие нормы командировочных расходов имеются в виду в пункте 3 статьи 217 НК РФ? Юристы и эксперты не раз говорили, что это должны быть нормы, установленные организацией самостоятельно в соответствии со статьей 168 ТК РФ. Область применения Постановления Правительства № 93 распространяется только на главу 25 НК РФ и не дает никакого повода применить его к другим главам НК РФ, в частности к главе 23 "Налог на доходы физических лиц". Фискальные органы не сразу определились с мнением по данному вопросу и тому свидетельством письма УМНС по г.Москве от 27.05.2004 № 27-08а/28297, от 31.07.2003 № 27-08н/42413, от 17.09.2003 № 27-08а/ 51162, которое отменяет предыдущие разъяснения, письма Минфина России от 20.10.2003 № 04-04-06/191, от 21.01.2004 № 04-04-06/11, которое и поставило точку в этом затянувшемся деле и, наконец, письмо МНС России от 17.02.2004 № 04-2-06/127 "О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками", которое согласовано с первым заместителем министра финансов РФ.

В соответствии с этим письмом командировочные расходы, выплачиваемые работникам при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран, освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных приказом Минфина России от 12.11.2001 № 92н. Тем не менее оба ведомства признают, что специальных норм компенсационных выплат в возмещение командировочных расходов для целей обложения налогом на доходы физических лиц не установлено. А письма - не текст НК РФ. По мнению автора, решение по данному вопросу каждый налогоплательщик должен принимать самостоятельно, но следует иметь в виду, что если оно не совпадет с письмами чиновников, правоту придется отстаивать в суде.

И поскольку в письме МНС России от 17.02.2004 № 04-2-06/127, согласованном с Минфином России, предписано освобождение от НДФЛ суточных в размерах, установленных приказом Минфина России от 12.11.2001 N 92н, то остается думать, что новые нормы, установленные в приказе 64н, относятся только к НДФЛ. Параллельно не отозвано и письмо Минфина России от 21.01.2004 № 04-04-06/11, где для целей исчисления НДФЛ и ЕСН предписано руководствоваться нормами Постановления правительства № 93.

И если раньше нормы совпадали, то теперь они разные...

Использование норм командировочных расходов в целях налогообложения ЕСН

Порядок его уплаты регулируется главой 24 "Единый социальный налог" НК РФ. Общий принцип начисления ЕСН следующий.

Во-первых, не начисляется ЕСН на расходы, прямо поименованные в подпункте 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ. К ним относятся суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством и фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, в том числе расходы по найму жилого помещения.

Во-вторых, не начисляются ЕСН на те расходы, которые не учитываются для целей налогообложения (п. 3 ст. 236 НК РФ). В пункте 38 статьи 270 НК РФ прямо названы сверхнормативные суточные, поэтому ЕСН на них не начисляется.

Те организации, которые не формируют базу по налогу на прибыль, например, использующие УСН, переведенные на уплату ЕНВД, бюджетные учреждения, некоммерческие организации, на сумму суточных сверх установленных норм должны начислять страховые взносы на обязательное пенсионное страхование. Так как на такие организации норма пункта 3 статьи 236 НК РФ не распространяется. Такие организации будут руководствоваться нормами суточных, изложенными в приказе № 64н для целей исчисления ЕСН, постановлением Правительства РФ № 93 руководствуются только организации, формирующие налоговую базу по налогу на прибыль.

Итак, в отношении суточных у бухгалтера коммерческих организаций, формирующих базу по налогу на прибыль, вопросов не возникает, поскольку они не облагаются ЕСН в любом случае. Суточные в пределах норм не облагаются ЕСН в соответствии с подпунктом 2 пунктом 1 статьи 238 НК РФ. А со сверхнормативных суточных не нужно начислять налог, потому что они не учитываются при расчете налога на прибыль (п. 3 ст. 236 и п. 38 ст. 270 НК РФ). А фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы относятся к компенсационным выплатам и также не облагаются ЕСН.

Следует ли сверхнормативными считать в целях ЕСН суточные, установленные приказом 64 н? На взгляд автора - нет. Во-первых, так в письме не сказано. Во-вторых, Минфин России в письме от 21.01.2004 № 04-04-06/11 разъясняет, что следует использовать для этих целей Постановление правительства № 93, а МНС России в письме от 17.02.2004 № 04-2-06/127, согласованном с Минфином России, сослалось на нормы приказа Минфина России от 12.11.2001 № 92н только для целей исчисления НДФЛ.

Объект обложения страховыми взносами в Пенсионный фонд и база для начисления страховых взносов совпадают с объектом налогообложения и налоговой базой по ЕСН в соответствии с пунктом 2 статьи 10 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации".

Поэтому для целей исчисления страховых взносов фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по командировке относятся к компенсационным выплатам и, соответственно, не подлежат обложению страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование.

Не надо платить взносы в Пенсионный фонд и со сверхнормативных суточных, поскольку ЕСН они не облагаются.

Использование норм командировочных расходов в целях начисления взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

Порядок уплаты этих взносов установлен в Правилах начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, которые утверждены постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 № 184. В пункте 3 этого документа сказано, что страховые взносы следует начислять на все доходы работника.

Исключения оговорены Перечнем выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации (утвержден Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 № 765). Он продолжает действовать и для целей исчисления взносов на страхование от несчастных случаев (п. 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, утвержденных постановлением Правительства от 02.03.2000 № 184).

Согласно пункту 10 этого Перечня, не надо начислять взносы на выплачиваемые суммы суточных в пределах норм, установленных законодательством, а также на документально подтвержденные фактические расходы в том числе оплату расходов по найму жилья.

В отношении суточных, как мы сказали, вопрос остался открытым.

Взносами не облагаются суточные в "пределах норм, установленных законодательством Российской Федерации". И дело организации - решить, что же она понимает под термином "законодательство" - ТК РФ или письма МНС России и Минфина России.

В зависимости от ее решения взносами на страхование от несчастных случаев не облагаются суточные в пределах норм, установленных самим предприятием, или упомянутыми документами. Таким образом, взносы по обязательному страхованию от несчастных случаев следует начислять только на разницу между выплаченными суточными и установленной нормой суточных. Конечно, только в том случае, если все остальные расходы командированный сотрудник подтвердил документами.

Возмещение суточных по загранкомандировкам

При возмещении суточных необходимо иметь в виду следующие обстоятельства, определенные постановлением Совмина РФ от 01.12.1993 № 1261 "О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств". Оно действует в части, не противоречащей другим нормативным документам по данному вопросу. В постановлении № 1261 сказано:

в случае выезда в командировку за рубеж и возвращения в Россию из-за границы в тот же день суточные в иностранной валюте выплачиваются командируемым работникам в размере 50 процентов установленной нормы (п. 6); если работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит (п. 3); в случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей свыше 60 дней выплата суточных, начиная с 61 дня, производится в размерах, предусмотренных для работников загранучреждений Российской Федерации при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (п. 5); если принимающая сторона не выплачивает указанным работникам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает этим лицам суточные в размере 30 процентов установленной нормы (п. 3).

Пример налогообложения расходов по зарубежной командировке

В заключение разберем на конкретном примере налогообложение расходов по зарубежной командировке.

Пример

Фирма направляет сотрудника-резидента РФ в служебную командировку во Францию. Продолжительность командировки - 3 дня.
В организации установлено, что суточные при командировках во Францию выплачиваются в размере 100 USD за сутки пребывания за рубежом, а по России - 100 руб. в сутки.
Курс валют, установленный ЦБ РФ, (условно) на дату утверждения авансового отчета - 35 руб. за 1 EUR, а за 1 USD - 31 руб.
Постановлением правительства № 94 предусмотрен норматив 62 $ в сутки, а приказом № 64н - 65 евро.
Работнику должны быть выплачены суточные по нормам организации:
100 руб. + 100 USD х 2 дня х 31 руб./ USD = 6300 руб.
Для целей налога на прибыль учитываются суточные в размере 100 руб. + 62 USD х 2 дня х 31 руб./ USD = 3 944 руб. Сумма 2356 руб. (6300-3944) налогооблагаемую базу по прибыли не уменьшает и не облагается ЕСН.
Для целей НДФЛ без налогообложения можно учесть
100 руб. + 65 EUR х 2 дня х 35 руб./ EUR = 4650 руб.
Сумму превышения 1650 руб. (6300 - 4650) необходимо включить в налогооблагаемый доход для целей исчисления НДФЛ и удержать налог по ставке 13% в размере 214,5 руб.
Обратите внимание, что курс обоих валют для целей исчисления налогов берется на одну и ту же дату - дату утверждения авансового отчета (о том, как отразить в Комплексной конфигурации курсовые разницы, читайте здесь).
Если организация установит норму для данной страны, совпадающую с нормой приказа 64н - 65 евро, то для целей исчисления НДФЛ объекта не возникнет. А для исчисления налога на прибыль сумма корректировки будет произведена, исходя из 62$ в сутки.

Возможна ситуация, когда для целей исчисления налога на прибыль может приниматься больший размер суточных, чем для НДФЛ. Например, в Литву для прибыли можно учесть 58 $ / сутки, а НДФЛ придется начислять с суммы, выше 57$ /сутки.

Ситуаций, когда расхождение нормативов по разным налогам достигает 1$ в сутки много (Малави, Мальдивы, ОАЭ, Китай, Корея, Ливан, Оман, Япония и др.).

А если Ваш сотрудник полетит в Норвегию, то нормативы одинаковы, только для прибыли - 79 $, а для НДФЛ - 79 норвежских крон, а в Ирландию - для прибыли - 65 $, а для НДФЛ - 65 EUR.

Вот бы тому, кто это придумал, поручить ежедневно заниматься учетом командировочных расходов.