Северные надбавки на заработную плату сотрудникам

Предприятие имеет много филиалов, расположенных на территории РФ, в том числе в районе Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, Урала. Главный офис расположен в Москве. Расчет заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности сотрудникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях производится в головном офисе с учётом районных коэффициентов.

Начислять уральский коэффициент на заработную плату, пособия по временной нетрудоспособности сотрудникам, работающим в филиалах Урала – обязанность или право работодателя? Входят ли начисления уральского коэффициента в базу по налогу на прибыль? Что подтверждает факт того, что организации, в которых работал работник, находятся в районах Крайнего Севера? Размер надбавки зависит от непрерывного трудового стажа, а для работников моложе 30 лет размер надбавки зависит и от длительности проживания на соответствующей территории. Какие документы необходимо предоставлять (и хранить) в бухгалтерии для начисления северных надбавок, которые подтверждают срок проживания и непрерывный стаж работы в районах Севера?                

Ответ.

Статьей 148 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что оплата труда на работах в местностях с особыми климатическими условиями производится в порядке и размерах не ниже установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Размеры районных «уральских коэффициентов» установлены Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 02.07.1987 г. № 403/20-155 "О размерах и порядке применения районных коэффициентов к заработной плате рабочих и служащих, для которых они не установлены, на Урале и в производственных отраслях в северных и восточных районах Казахской ССР».
Так, п.1 указанного Постановления гласит:
«Утвердить районные коэффициенты к заработной плате рабочих и служащих предприятий, организаций и учреждений, расположенных в районах Урала, в следующих размерах:
в Гаринском, Таборинском районах и на территориях, находящихся в административном подчинении Ивдельского, Карпинского, Краснотурьинского и Североуральского горсоветов (включая города), Свердловской области, в Гайнском районе Коми - Пермяцкого автономного округа, Красновишерском и Чердынском районах Пермской области - 1,20;
в остальных районах и городах Курганской, Оренбургской, Пермской, Свердловской и Челябинской областей, Башкирской АССР и Удмуртской АССР - 1,15.»
Ст. 423 Трудового Кодекса РФ предусмотрено, что впредь до приведения законов и иных нормативных правовых актов, действующих на территории РФ, в соответствие с Трудовым Кодексом, законы и иные правовые акты РФ, а также законодательные и иные нормативные правовые акты бывшего Союза ССР применяются постольку, поскольку они не противоречат Трудовому Кодексу.
В связи с вышеизложенным считаем, что начисление уральского коэффициента на заработную плату сотрудникам, работающим в филиалах Урала, является обязанностью работодателя.

Согласно ст. 255 Налогового Кодекса РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
К нормам законодательства Российской Федерации, по нашему мнению, можно отнести и действующие в настоящее время нормативные правовые акты бывшего СССР.
В связи с этим считаем оправданным включение начислений уральского коэффициента в базу по налогу на прибыль. Во избежание разногласий с налоговыми органами предлагаем также прописать обязанность начисления уральских (северных) коэффициентов в трудовых договорах с работниками.

Поскольку конкретный перечень документов, необходимых для подтверждения северного стажа, законодательно не определен, по нашему мнению, бухгалтерия по новому месту работы работника вправе определять его предыдущий стаж, руководствуясь здравым смыслом, на основании любых надлежаще оформленных подтверждающих документов.

Основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника, в том числе факт работы в условиях Крайнего Севера или приравненных к нему местностях, является трудовая книжка. Однако Инструкцией по заполнению трудовых книжек не установлена обязанность работодателя при внесении записи делать также пометку «Работа в районе Крайнего Севера». Такая пометка делается лишь некоторыми работодателями по их инициативе.
При отсутствии соответствующих пометок в трудовой книжке для подтверждения северного стажа при приеме на работу предлагаем брать с работников заявление, в котором обозначены места и периоды работы на Крайнем Севере, с обязательным приложением подтверждающих документов, например:
- справок с мест предыдущей работы с указанием периода работы и того факта, что место работы - район Крайнего Севера;
- копий трудовых договоров с предыдущих мест работы, в которых указано место выполнения трудовых обязанностей – район Крайнего Севера;
- любых других документов, из которых можно сделать однозначный вывод о факте и периоде работы в условиях Крайнего Севера.

Считаем, что поскольку подтверждение стажа работы на Крайнем Севере – прежде всего в интересах работника, в том числе для последующей реализации его пенсионных прав, он должен самостоятельно позаботиться о сборе необходимых документов.
При отсутствии достоверного подтверждения северного стажа не рекомендуем включать начисленные северные надбавки в расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, во избежание разногласий с налоговой инспекцией.
Поскольку перечень районов Крайнего Севера и приравненных к нему местностей, а также порядок расчета северных надбавок в настоящее время определены законодательно (Постановление Совета Министров СССР от 03.01.1983 г. № 12, Указ Президиума Верховного Совета СССР от 10.02.1960 г. "Об упорядочении льгот для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к ним", Приказ Минтруда РСФСР от 26.09.1967 г. "О расширении льгот для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера", Постановление Совета Министров РСФСР от 22.10.1990 г. № 458 "Об упорядочении компенсации гражданам, проживающим в районах Севера"), то наличие в представленном работником документе записи, к примеру, «город Мурманск» без уточнения «район Крайнего Севера», по нашему мнению, достаточно для того, чтобы бухгалтерия по новому месту работы могла установить факт предыдущей работы на Крайнем Севере и определить необходимые коэффициенты для расчета процентной надбавки.

Перечень документов, подтверждающих срок проживания и стаж работы в районах Севера и местностях к нему приравненных, законодательными и нормативными актами прямо не установлен. Согласно п.2 раздела 1 «Правил ведения и хранения трудовых книжек» № 225 от 16.04.2003 г. основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка. Поэтому для исчисления стажа работы на Севере наличие записей в трудовой книжке является достаточным основанием.
При отсутствии трудовой книжки, при наличии в ней неточных или неправильных записей или при отсутствии записей об отдельных периодах работы трудовой стаж может быть подтвержден надлежаще оформленными справками, выписками из приказов, трудовыми договорами и иными документами, содержащими сведения о периодах работы. При невозможности предоставления необходимых справок, сотрудник может обратиться в суд для установления юридического факта работы в той или иной организации (ст. 264 п. 10 ГПК РФ).

Обычно при внесении записи в трудовую книжку также делается соответствующая пометка, например: «Работа в районе Крайнего Севера». Однако право работника на получение надбавок за работу в отдаленных местностях действующим законодательством не поставлено в зависимость от наличия в трудовых книжках записей, подтверждающих отнесение местностей к отдаленным. Перечень же районов Крайнего Севера и приравненных к нему местностей, а также применяемые для расчета коэффициенты в настоящее время определены законодательно (Письмо Департамента по вопросам пенсионного обеспечения Минздравсоцразвития РФ от 09.06.2003 г. № 1199-16, Письмо Минздравсоцразвития РФ от 20.01.2005 г. № 95-Пр). Поэтому бухгалтерия по новому месту работы работника вправе самостоятельно определить, к какой местности относится район, где он раньше работал.

Срок проживания в районах Крайнего Севера определяется на основании сведений о прописке, указанных в паспорте сотрудника. Если указанные сведения отсутствуют или их недостаточно, то факт проживания может быть подтвержден и другими документами, например, справкой с места жительства или учебы.

Аудиторы
Компании ООО «Аудит МСК»