Рассчитываем среднюю численность работников при "упрощенке"

Приказом Росстата от 12.11.2008 № 278 «Об утверждении Указаний по заполнению форм статистического наблюдения: № П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг», № П-2 «Сведения об инвестициях», № П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации», № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников», № П-5(М) «Основные сведения о деятельности организации» (далее – Приказ № 278) утверждена форма федерального статистического наблюдения «Сведения о численности, заработной плате и движении работников».

Указания, содержащиеся в данном документе, введены в действие с отчета за январь 2009 года. Со вступлением в силу Приказа № 278 отменено Постановление Росстата от 20.11.2006 № 69 (далее – Постановление № 69).

Форма федерального статистического наблюдения П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников» должна представляться юридическими лицами (кроме субъектов малого предпринимательства), средняя численность работников которых превышает 15 человек, включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера, их обособленными подразделениями.

Однако Приказ № 278 интересен не только в связи с заполнением названной статистической формы: в нем прописан порядок определения средней численности. Отметим, что этот порядок распространяется на все организации, включая малые предприятия, а в отдельных случаях – и на индивидуальных предпринимателей. От показателя средней численности зависит, следует ли представлять отчетность в электронном виде; кроме того, рассчитывать его необходимо для подтверждения прав на получение льгот, предусмотренных Налоговым кодексом, а также для определения некоторых физических показателей.

Когда «упрощенцам» нужно определить среднюю численность работников?

Согласно пп. 15 п. 3 ст. 346.12 НК РФ не вправе применять УСНО организации и индивидуальные предприниматели, средняя численность работников которых за налоговый (отчетный) период, определяемая в порядке, устанавливаемом федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области статистики, превышает 100 человек. Кроме этого, на организации, уставный капитал которых полностью состоит из вкладов общественных организаций инвалидов, среднесписочная численность инвалидов среди работников составляет не менее 50%, а их доля в фонде оплаты труда – не менее 25%, не распространяется ограничение, установленное в пп. 14 п. 3 ст. 346.12 НК РФ. В соответствии с данным подпунктом не вправе применять «упрощенку» организации, в которых доля непосредственного участия других организаций составляет более 25%.

1 января 2009 года вступили в силу изменения в гл. 26.2 НК РФ, внесенные Федеральным законом № 155‑ФЗ[1]. В новой редакции ст. 346.25.1 НК РФ дополнена п. 2.1, согласно которому при применении УСНО на основе патента индивидуальный предприниматель вправе привлекать наемных работников, в том числе по договорам гражданско-правового характера. При этом среднесписочная численность таких работников тоже определяется в порядке, устанавливаемом федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области статистики.

Если один или несколько из видов деятельности «упрощенца» подлежат обязательному переводу на ЕНВД, то согласно требованиям ст. 346.27 НК РФ также необходимо произвести расчет среднесписочной численности, но уже в целях исчисления ЕНВД. Статья 346.26 НК РФ в соответствии с пп. «б» п. 16 ст. 1 Федерального закона № 155‑ФЗ дополнена п. 2.2, согласно которому на уплату ЕНВД не переводятся организации и индивидуальные предприниматели, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год, определяемая в порядке, устанавливаемом уполномоченным в области статистики федеральным органом исполнительной власти, превышает 100 человек. Таким образом, для определения возможности применения ЕНВД для отдельных видов деятельности в 2009 году учитывается среднесписочная численность работников по всем видам деятельности за 2008 год. Соответствующие разъяснения Минфина представлены в Письме от 07.10.2008 № 03‑11‑05/241.

В Письме от 06.03.2009 № 03‑11‑09/88 чиновниками финансового ведомства был рассмотрен вопрос, интересующий организации и предпринимателей, которые совмещают «упрощенку» и ЕНВД. Индивидуальный предприниматель оказывает услуги по аренде вычислительных машин и оборудования и применяет ЕНВД с физическим показателем «количество работников, включая индивидуального предпринимателя». Наряду с этим он осуществляет иную деятельность, применяя УСНО. Часть работников (бухгалтер, менеджер) занята в двух видах деятельности. В каком порядке определять физический показатель в отношении данных работников?

В ответе финансисты уточнили, что ст. 346.27 НК РФ в целях применения гл. 26.3 определено: под количеством работников понимается среднесписочная (средняя) за каждый календарный месяц налогового периода численность работающих с учетом всех работников, в том числе работающих по совместительству, договорам подряда и другим договорам гражданско-правового характера. При этом среднесписочная численность работников за каждый календарный месяц налогового периода рассчитывается в соответствии с Приказом № 278.

Порядок распределения численности работников административно-управленческого и общехозяйственного персонала при осуществлении нескольких видов предпринимательской деятельности, по одному из которых уплачивается единый налог на вмененный доход и в качестве физического показателя используется количество работников, Налоговым кодексом не определен.

В этой связи при оказании населению бытовых услуг, облагаемых ЕНВД, и при осуществлении иной предпринимательской деятельности, которая облагается налогами в рамках УСНО, для расчета суммы единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности следует учитывать общее количество работников, занятых оказанием данных услуг, включая численность работников административно-управленческого и общехозяйственного персонала (в частности, директор, бухгалтер, менеджер). При этом расходы на оплату труда административно-управленческого персонала для целей исчисления налога, уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения, определяются пропорционально долям доходов в общем объеме доходов, получаемых от ведения всех видов предпринимательской деятельности (п. 8 ст. 346.18 НК РФ).

Также «упрощенцам» будут интересны разъяснения контролирующих органов по поводу подсчета среднесписочной численности, представленные в письмах Минфина РФ от 29.10.2008 № 03‑11‑04/3/485, от 27.10.2008 № 03‑11‑04/3/488, от 22.10.2008 № 03‑11‑04/3470, от 07.10.2008 № 03‑11‑04/3/455: в общей численности учитываются сотрудники, занятые как в деятельности, облагаемой ЕНВД, так и в деятельности, налоги по которой уплачиваются в соответствии с иными режимами.

Уточним другие случаи, при которых «упрощенцы» могут столкнуться с необходимостью рассчитать показатели среднесписочной численности:

1. Представление отчетности:

– представление сведений в налоговые органы: Федеральным законом от 30.12.2006 № 268‑ФЗ установлено правило, в соответствии с которым сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год представляются налогоплательщиком в налоговый орган не позднее 20 января текущего года (ст. 80 НК РФ);

– обязанность представления налоговых деклараций и расчетов авансовых платежей в электронном виде: п. 3 ст. 80 НК РФ такая обязанность установлена для налогоплательщиков, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превысила 100 человек, а также для вновь созданных (реорганизованных) организаций, численность работников которых превышает указанный предел;

– заполнение отчета для ФСС: в расчетной ведомости по средствам ФСС по форме 4‑ФСС РФ (согласно Постановлению ФСС РФ от 22.12.2004 № 111) в таблице 1 раздела I и в таблице 4 раздела II расчетной ведомости указывается среднесписочная численность работников, в том числе женщин. При заполнении отчета по страховым взносам, добровольно уплачиваемым в ФСС (форма 4а-ФСС РФ), в таблице 1 раздела I отчета указывается среднесписочная численность работающих с начала года (Постановление ФСС РФ от 25.04.2003 № 46).

2. Применение показателя среднесписочной численности в целях подтверждения права не уплачивать земельный налог в отношении участков, используемых для производства и (или) реализации товаров (работ, услуг), для организаций, использующих труд инвалидов (п. 5 ст. 395 НК РФ).

Теперь обратимся к изменениям, которые претерпел порядок расчета средней численности в соответствии с Приказом № 278.

Как и прежде, показатель средней численности работников организации включает в себя:

– среднесписочную численность работников;

– среднюю численность внешних совместителей;

– среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

Среднесписочная численность работников рассчитывается на основании списочной численности, которая приводится на определенную дату, например на последнее число отчетного периода (п. 82 Приказа № 278). По сравнению с ранее действовавшими правилами (п. 88 Постановления № 69) перечень работников, включаемых в расчет, дополнен пп. «ц» – работавшие вахтовым методом. Если организации не имеют обособленных подразделений на территории другого субъекта Российской Федерации, где производятся вахтовые работы, то работники, выполнявшие работы вахтовым методом, учитываются в отчете организации, с которой заключены трудовые договоры и договоры гражданско-правового характера.

В пункте 83 Приказа № 278 перечислены категории работников, не включаемые в списочную численность. Теперь отдельно в этом перечне указаны члены кооператива, не заключившие трудовые договоры с организацией (пп. «з»).

В пункте, посвященном порядку учета лиц, работавших неполное рабочее время в силу трудового договора или переведенных с их письменного согласия на работу на неполное рабочее время, уточнено: работники, которым в соответствии с законодательством Российской Федерации установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, включая инвалидов, в среднесписочной численности учитываются как целые единицы (п. 84.3 Приказа № 278).

В пункте 85 Приказа № 278 прописан новый порядок определения средней численности внешних совместителей. По организациям, не являющимся субъектами малого предпринимательства, средняя численность работников которых не превышает 15 человек (включая работающих по договорам гражданско-правового характера и совместительству), средняя численность внешних совместителей за период с начала года определяется путем суммирования средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев.

Напомним, что прежний порядок (п. 91 Постановления № 69) был иным. По организациям, не являющимся субъектами малого предпринимательства, средняя численность работников которых не превышает 15 человек (включая работающих по договорам гражданско-правового характера и совместительству), средняя численность внешних совместителей за период с начала года определяется путем суммирования средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев, т. е. на 3, 6, 9, 12.

Аналогичны изменения порядка расчета средней численности работающих по гражданско-правовым договорам. Средняя численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, за период с начала года и год определяется путем суммирования средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев отчетного года (п. 86 Приказа № 278). Прежний порядок предполагал следующее: средняя численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, за период с начала года и год определяется путем суммирования средней численности за все месяцы, истекшие с начала года, и деления полученной суммы на число месяцев, т. е. на 3, 6, 9, 12 (п. 92 Постановления № 69).

Абзац 4 п. 86 Приказа № 278 содержит новое правило, согласно которому в случае заключения договора гражданско-правового характера между организацией и учебным заведением о прохождении учащимися общеобразовательных учреждений производственной практики в организации в отчет организации включаются данные о численности и заработной плате учащихся независимо от того, как начислялась заработная плата – непосредственно учащимся или перечислялась учебному заведению.

Кроме того, в абз. 5 п. 86 Приказа № 278 уточнено, что в среднюю численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, не включаются лица, с которыми заключены авторские договоры на передачу имущественных прав.

В остальном порядок определения средней численности работников, предусмотренный Приказом № 278, аналогичен порядку, прописанному в Постановлении № 69.

Более подробно осветим те моменты, на которые следует обратить особое внимание на практике.

Пунктом 81 Приказа № 278 установлено, что среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, то есть с 1‑го по 30‑е или 31‑е число (для февраля – по 28‑е или 29‑е число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.

Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день. При наличии двух или более выходных либо праздничных (нерабочих) дней подряд численность работников списочного состава за каждый из этих дней принимается равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший выходным и праздничным (нерабочим) дням.

Расчет среднесписочной численности работников производится на основании ежедневного учета списочной численности работников, которая должна уточняться на основании приказов о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении трудового договора.

Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу.

Следует особо обратить внимание, что некоторые работники списочной численности не включаются в среднесписочную численность (п. 84.1 Приказа № 278):

– женщины, находившиеся в отпуске по беременности и родам, лица, находившиеся в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком;

– работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством РФ.

Пример 1.

Имеются данные о списочной численности работников организации за месяц.

Сумма численности работников списочного состава, подлежащих включению в среднесписочную численность, за все дни месяца составила 2 812, календарное число дней в месяце – 31, среднесписочная численность работников за месяц в этом случае – 91 человек (2 812 чел. / 31 дн. = 90,71).

Обратите внимание: Численность показывается в целых единицах.

Лица, не входящие в списочный состав и привлеченные для работы по специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы), учитываются в среднесписочной численности как целые единицы по дням явок на работу (п. 84.2 Приказа № 278).

Лица, работавшие неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором или переведенные с письменного согласия работника на неполное рабочее время, при определении среднесписочной численности работников учитываются пропорционально отработанному времени (п. 84.3 Приказа № 278). При этом расчет средней численности этой категории работников производится в следующем порядке:

1) исчисляется общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками, путем деления общего числа отработанных человеко-часов в отчетном месяце на продолжительность рабочего дня исходя из продолжительности рабочей недели, например:

– 40 часов – на 8 часов (при пятидневной рабочей неделе) или 6,67 часа (при шестидневной рабочей неделе);

– 36 часов – на 7,2 часа (при пятидневной рабочей неделе) или 6 часов (при шестидневной рабочей неделе);

– 24 часа – на 4,8 часа (при пятидневной рабочей неделе) или 4 часа (при шестидневной рабочей неделе);

2) определяется средняя численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце. При этом за дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню (в отличие от методологии, принятой для учета количества отработанных человеко-часов).

Следует иметь в виду, что работники, которым в соответствии с законодательством РФ установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, включая инвалидов, в среднесписочной численности учитываются как целые единицы.

Рассчитать среднюю численность для сотрудников, работавших неполное рабочее время согласно трудовому договору или переведенных с их письменного согласия на неполное рабочее время, можно упрощенным способом.

Пример 2.

В организации пять работников в сентябре (всего 22 рабочих дня) были заняты на работе неполное рабочее время:

– два работника отработали по 4 часа в день, каждый из них – по 22 рабочих дня. Они учитываются за каждый рабочий день как 0,5 человека (4 чел.-ч / 8 ч);

– три работника отработали по 3,2 часа в день 22, 10 и 5 рабочих дней соответственно. Эти работники учитываются за каждый рабочий день как 0,4 человека (3,2 чел.-ч / 8 ч).

Средняя численность не полностью занятых работников составила 1,7 человека ((0,5 чел. x 22 дн. + 0,5 чел. x 22 дн. + 0,4 чел. x 22 дн. + 0,4 чел. x 10 дн. + 0,4 чел. x 5 дн.) / 22 дн.). Эта численность учитывается при определении среднесписочной численности работников.

Обратите внимание: Лица, переведенные на неполное рабочее время по инициативе администрации (без письменного согласия работника), учитываются в среднесписочной численности работников как целые единицы.

Методика расчета средней численности для не полностью занятых работников актуальна для определения средней численности внешних совместителей (п. 85 Приказа № 278).

Средняя численность работников (включая иностранных граждан), выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг, за месяц исчисляется по методологии определения среднесписочной численности. Эти работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия данного договора независимо от срока выплаты вознаграждения. За выходной или праздничный (нерабочий) день принимается численность работников за предшествующий рабочий день (п. 86 Приказа № 278).

Если работник, состоящий в списочном составе, заключил договор гражданско-правового характера с этой же организацией, то он не включается в среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

[1]   Федеральный закон от 22.07.2008 № 155‑ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации».