Актуальные консультации по командировочным расходам

Ответ

Даже если вы напрочь отказались от командировки, то учесть названные затраты как в бухгалтерском, так и в налоговом учете можно в составе прочих расходов на дату принятия решения об отмене командировки <1>. Хотя сотрудники налогового органа при проверке могут с этим не согласиться. Ведь по разъяснениям Минфина России такие расходы уменьшают базу по налогу на прибыль только при состоявшейся командировке, а при ее отмене затраты перестают быть экономически обоснованными <2>.

(?) Сотрудник едет в командировку в город, где он прописан. Должны ли мы выплатить ему суточные?

Ответ

Суточные положены сотруднику независимо от места его постоянной регистрации, или, как говорят, места прописки. Они выплачиваются в любом случае при выполнении следующих условий <3>:
- с командированным работником заключен трудовой договор;
- поездка носит служебный характер, что подтверждается распоряжением работодателя;

- сотрудник направлен в место, отличное от места постоянной работы;
- сотрудник не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. А им считается место жительства в местности, где расположена организация (работодатель).

Поэтому суточные в этом случае вы выплачиваете в общем порядке - за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за дни нахождения в пути <4>.

(?) Наш работник с разрешения директора вернулся из командировки на несколько дней позже, чем указано в приказе. Можем ли мы учесть в расходах стоимость обратного билета и нужно ли выплачивать суточные, приходящиеся на такие "лишние" дни?

Ответ

По мнению Минфина России, стоимость обратного билета можно включить в расходы лишь тогда, когда <5>:
<или> отметка о дне выбытия в командировочном удостоверении совпадает с датой, указанной в билете;
<или> работник задержался с разрешения руководителя, то есть имеется приказ о продлении срока командировки с обоснованием причины (например, выполнение работником дополнительного служебного поручения);
<или> задержка произошла по вине транспортной компании и работник принес от нее соответствующую справку.
В этих же ситуациях работнику за "лишние" командировочные дни нужно выплачивать суточные.

А вот если сотрудник задержался по личным обстоятельствам, пусть и с разрешения работодателя, то стоимость билета в расходах учесть нельзя. Кроме того, опять-таки по разъяснениям Минфина России, со стоимости обратного билета вы должны удержать НДФЛ, так как это натуральный доход вашего сотрудника <6>.
Однако по поводу налогообложения в приведенной вами ситуации есть и иное мнение. Стоимость обратного билета включается в расходы для целей налогообложения прибыли в любом случае. Ведь командировка предполагает возвращение сотрудника к месту работы, и расходы на билет будут произведены независимо от срока его пребывания в командировке <7>. По той же самой причине у сотрудника не возникает облагаемого НДФЛ дохода.

(?) На днях первый раз в этом году отправили нашего сотрудника в командировку. В прошлом году на сумму суточных свыше 100 руб. мы начисляли в ФСС страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Сейчас такие взносы начисляются в аналогичном порядке?

Ответ

На самом деле вы не должны начислять взносы на страхование от несчастных случаев на производстве на суммы суточных, выплаченных в пределах, установленных вашим локальным нормативным актом (например, положением о командировках или просто приказом руководителя) <8>. Причем такое правило действует не только в этом году - оно действовало и раньше. С такой позицией согласился и Президиум ВАС РФ <9>.

(?) Директор, отчитываясь по командировке, представил в бухгалтерию счет из гостиницы по форме N 3-Г. Мы слышали, что эти бланки уже не применяются. Можем ли мы в этом случае учесть стоимость проживания в расходах при расчете налога на прибыль?

Ответ

Гостиничные счета по форме N 3-Г (N 3-Гм) действительно с 1 декабря 2008 г. не применяются <10>. С указанной даты гостиницы могут самостоятельно разрабатывать формы своих бланков строгой отчетности (БСО) <11>. Хотя за основу они могут взять и бланки по форме N 3-Г (N 3-Гм). Главное, чтобы такие БСО были изготовлены типографским способом и имели все необходимые реквизиты <12>. Если полученный вами бланк соответствует этим требованиям и надлежаще оформлен, то беспокоиться не о чем. А если директору выдали еще и чек ККТ, то всю стоимость услуг вы можете включить в расходы независимо от правильности оформления гостиничного счета.

(?) Для удобства мы оплачиваем работникам дни командировок исходя не из среднего заработка, а из текущей заработной платы. Естественно, мы так делаем, только если она выше среднего заработка. Такой порядок мы прописали и в коллективном договоре. Облагается ли такая доплата "зарплатными налогами" и уменьшает ли она налоговую базу по налогу на прибыль?

Ответ

Поскольку такая доплата предусмотрена коллективным договором, то она является частью системы оплаты труда, и вы в полном размере включаете ее в налоговые расходы <13>. В связи с этим с суммы доплаты, как и с обычной зарплаты, вы исчисляете ЕСН, пенсионные взносы, взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, а также удерживаете с нее НДФЛ <14>.

--------------------------------
<1> п. 1 ст. 252, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; пп. 11, 17, 18 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.99 N 33н
п. 1 ст. 252 НК РФ; п. 1 Письма Минфина России от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134
статьи 166, 168 ТК РФ; п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749; Письмо Минздравсоцразвития России от 30.03.2009 N 22-2-1100
<4> п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки
подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина России от 01.04.2009 N 03-04-06-01/74, от 26.03.2009 N 03-03-06/1/191, от 05.08.2008 N 03-04-06-01/246, от 10.03.2006 N 03-05-01-04/54

п. 1 ст. 211 НК РФ; Письма Минфина России от 01.04.2009 N 03-04-06-01/74, от 05.08.2008 N 03-04-06-01/246
подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ
ст. 168 ТК РФ; Письмо ФСС РФ от 18.03.2009 N 02-18/07-2165; п. 10 Перечня выплат... утв. Постановлением Правительства РФ от 07.07.99 N 765
<9> Постановление Президиума ВАС РФ от 14.04.2009 N 15142/08
<10> п. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 N 359
<11> Информационное письмо Минфина России от 22.08.2008
<12> пп. 3, 4 Положения... утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359
п. 25 ст. 255 НК РФ; Письма Минфина России от 27.01.2009 N 03-03-06/1/34, от 03.04.2009 N 03-03-06/2/77
п. 1 ст. 210, пп. 1, 3 ст. 236 НК РФ; п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ; п. 3 Правил начисления... утв. Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184

Впервые опубликовано в журнале "Главная книга" N 10, 2009