Время перемен: новый этап отношений с Пенсионным фондом

Источник: компания СКБ Контур

Смогут ли разработчики программ по формированию и передачи отчетности выдержать вызов времени?

Что год грядущий нам готовит

И новых форматов отчетности пока нет. С 2011 года организации численностью свыше 50 сотрудников будут обязаны отправлять отчеты в электронном виде, заверенные ЭЦП. Кажется, пришло очередное время перемен.

Сейчас отчетность в Пенсионный фонд уже можно передавать через Интернет, не выходя из офиса. Но к началу следующего года требования к системам, работающим с персональными данными, ужесточатся. Как известно, до 1 января 2010 года информационные системы, работающие с обработкой персональных данных, должны будут приведены в полное соответствие с Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ. Это означает, что практически каждому предприятию вероятно придется пройти достаточно сложные и затратные процедуры.

Законодательство изменяется, требования по обеспечению безопасности ужесточаются. Какие программы выбирать, чтобы безболезненно пережить время перемен?

Обзорная экскурсия
Персонифицированный учет существует более 12 лет. Отношения лиц, участвующих в процессе персонифицированного учета, определены федеральным законом от 1.04.1996 года № 27-ФЗ. С 1 января 1997 года на каждое застрахованное лицо в Пенсионном фонде открыт индивидуальный лицевой счет с постоянным страховым номером. С этого времени каждая организация ежегодно отчитывается в Пенсионный фонд о своих работниках.

Уже больше 10 лет для формирования отчетов бухгалтеры используют в работе «программы-набивалки», на территории России выпущено бесчисленное количество таких программ.

Причина популярности «набивалок» кроется в том, что в простом текстовом редакторе соответствовать установленным формам практически невозможно. Предприятия обычно обзаводятся «программой-набивалкой», которой легко пользоваться (среди популярных – «ПФ-Отчёт», «Налогоплательщик», «Партнер ПФР», «Персик Light» и т.д.). Все они отличаются простотой. Эти программы позволяют готовить файлы установленного формата и печатные формы документов. После внесения необходимых данных, бухгалтеры распечатывают отчет  в двух экземплярах. Если организация большая, то это выливается в кипы бумаги. Папка, нитки-иголки, дублирование информации на двух дискетах… И, чего никак не избежать, обязательные поездки в ПФ: выверки платежей, и только после – непосредственная сдача отчета. Хорошо, если не обнаружено ошибок, иначе поездку в ПФ придется повторить.

Массовая сдача электронных отчетов в ПФР стала возможна только после издания распоряжения Правления Пенсионного фонда от 11.10. 2007 №190Р об утверждении нормативных документов, регламентирующих сдачу отчетности в органы ПФР в электронном виде. Тем не менее, для многих и сегодня привычно относить «набитые» и распечатанные отчеты в ПФ лично. С начала года ходить придется чаще…

Программы-«набивалки», которые способны приводить вводимую информацию в соответствие с установленными Пенсионным фондом форматами, делятся на две категории: платные и бесплатные. Почти все бесплатные программы по формированию отчетов созданы региональными подразделениями Пенсионного фонда. Что определяет выбор платных программ, когда есть бесплатные? Факторов несколько: негативный опыт работы с бесплатными программами, производственные особенности организации с точки зрения учета ПФ, отсутствие технической поддержки. Из известных платных программ – «1С: Налогоплательщик», «СБИС ++», «БухСофт». И платные, и бесплатные программы требуют обновлений.

Есть предприятия, которые не пользуются «набивалками». Бухгалтеры таких организаций используют комплексные решения, основная задача которых – расчет зарплаты. Такие решения имеют модуль по подготовке отчетности. Не очень понятно, что делать с такими модулями, если они устаревают. Организации, которые пользуются пиратскими версиями, вынуждены искать обновления. Если версия программы лицензионная, нужны вызовы специалиста.

Видели – знаем: об изменениях в пенсионном законодательстве
Бухгалтеры наверняка помнят ситуацию, когда изменения законодательства повлекли за собой сложности по приведению рабочих программ в порядок.  В конце 2002 года законодатели запоздало «обрадовали», разработчикам же пришлось пережить серьезное испытание «на прочность».

До конца 2001 года страхователи представляли в ПФР индивидуальные сведения (ИС) о стаже и заработке своих работников. С 2002 года стало необходимо представлять ИС о страховом стаже и страховых взносах. Формы представления ИС  были утверждены только в декабре 2002 (ФЗ №167 и ФЗ №173), а с 1 января 2003 года страхователи должны были представлять отчеты в новой форме.

Разработчикам пришлось в кратчайшие сроки вносить изменения в свои «программы-набивалки» и далеко не у всех это получилось гладко и вовремя.

Техническая организация процесса сдачи сведений персонифицированного учета серьезно «хромала», не будучи обкатанной.

Все существующие на сегодняшний день технологии по-прежнему не слишком стабильны с точки зрения оперативной реакции на изменения.

Прогноз на ближайшее будущее

С 2010 года бухгалтерам нужно будет отправлять отчеты в Пенсионный Фонд два раза в год, а не один, как было раньше. Причем предприятия с численностью свыше 100 человек  должны сдавать отчетность в электронном виде. Соответствующие законы уже подписаны Дмитрием Медведевым.

Есть и еще одно «пятое колесо в телеге». Федеральный закон «О персональных данных», вышедший в 2006 году, формулирует строгие требования к системам, работающим с персональными данными. С 2010 года все информационные системы должны быть приведены в соответствие с жесткими требованиями. И здесь имеются в виду не только системы, работающих в стороне от нас разработчиков софта. Любой компьютер с «набивалкой» – точно такая же система, работающая с персональными данными. И к ней точно такие же жесткие требования, и точно такие же возможные проверки.

И какую программу тогда выбирать?

Идеальный образ

Приближается 1 января. Какая программа подготовки отчетности могла бы помочь спокойно формировать отчеты при любых изменениях? Традиционные «набивалки» данных не подходят, так как нуждаются в обновлениях. Да еще и не очень понятно, какие из них считать надежными с точки зрения закона о Персональных данных. Не очень бы хотелось попасть «на зуб» проверяющей комиссии.

Попробуем представить инструмент, который мог бы соответствовать запросам настоящего времени. Пожалуй, было бы удобно отправлять сведения персонифицированного учета через Интернет, без необходимости постоянно ходить в Пенсионный фонд, но при обязательном условии гарантированной безопасности. Нужен надежный, как сейф, инструмент. Поместил документы – и 100%-ная гарантия, что утечки информации не будет.

Требования по безопасности должны быть соблюдены. Риск проверки какого-нибудь контролирующего органа не должен быть ночным кошмаром.

В идеале было бы так: зашел на сайт – а там только актуальные форматы. Только надежные механизмы. И все изменения происходят без участия пользователя.

Но не окажется ли так, что новые сервисы будут неоправданно дорогими? Кто знает. Раз в год приобретать новую актуальную программу –  еще куда ни шло, но если придется чаще? Логично, что понадобится время на то, чтобы новые порядки утряслись. Рынок изменился, нужны новые инструменты. Остается надеяться, что разработчики чутко среагируют на происходящие процессы и еще до начала 2010 года представят нам на выбор новые сервисы.

Нам сейчас только и остается, что занять места в зрительном зале и наблюдать, как господа-программисты среагируют на этот вызов времени.