Командировочные расходы компания может подтвердить без приказа о направлении работника в командировку и служебного задания. К такому выводу пришли специалисты ФНС России в письме от 18 августа 2009 г. № 3-2-06/90.
По их мнению, основным документом, который требуется для подтверждения расходов на командировку, служит авансовый отчет. Он утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке. Налоговики рассуждают так. Согласно статьям 313 и 314 Налогового кодекса РФ, к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях. Эта информация содержится в первичных документах. При направлении в командировку такой операцией является списание с работника выданной ему на расходы подотчетной суммы. Она принимается к учету на основании первичного документа – авансового отчета.
При этом налоговики упомянули еще норму подпункта 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ. В ней сказано, что командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Таким образом, если авансовый отчет оформлен с нарушениями или не оформлен совсем, расходы на командировку компания признать не сможет. Поскольку документально не подтвержденные расходы не учитываются при расчете налога на прибыль в силу прямой нормы пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.
К авансовому отчету потребуется приложить командировочное удостоверение. Оно оформляется по форме № Т-10. Напомню, что данная форма не заполняется только при командировках за пределы РФ, за исключением поездок в страны СНГ, по соглашению с которыми в документах на въезд и выезд не проставляются отметки о пересечении государственной границы. К авансовому отчету также должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расходы на проезд и проживание сотрудника в командировке.
Что касается приказа о направлении в командировку и служебного задания, то их наличие остается на усмотрение организации. Специалисты ФНС России указали, что необходимость оформления таких документов определяется внутренним документооборотом организации. Требование пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ на них формально не распространяется.
Что делать.
Итак, по мнению ФНС России, для подтверждения расходов на командировки вовсе не обязателны приказ и служебное задание. Достаточно иметь авансовый отчет и командировочное удостоверение. Тем не менее, на мой взгляд, компании все же не стоит пренебрегать оформлением приказа и служебного задания. Дело в том, что они являются первичными документами для учета труда и его оплаты. Кроме того, Минфин России считает приказ о направлении в командировку обязательным документом – письмо от 12 мая 2008 г. № 03-03-06/2/47. Поэтому не исключено, что налоговые инспекторы на местах будут требовать его при проверках.
Статья напечатана в журнале "Семинар для бухгалтера" № 10, 2009
Начать дискуссию