Стоимость неотделимых улучшений арендодатель смог учесть в расходах на основании письма арендатора с просьбой о компенсации затрат

Суть спора. Договор аренды предусматривал, что неотделимые улучшения в помещениях арендатор может производить только с письменного согласия арендодателя, причем затраты не возмещаются. Тем не менее арендатор выполнил работы, не получив предварительного разрешения. Затем он направил руководителю компании-арендодателя письмо с просьбой зачесть стоимость неотделимых улучшений в счет арендной платы. К письму прилагалась сметная стоимость и акт выполненных работ. Директор одобрил работы и согласился зачесть их стоимость, о чем сделал пометку на полученном письме. Компенсированные арендатору затраты на создание неотделимых улучшений арендодатель включил в состав расходов (п. 1 ст. 260 НК РФ). Однако налоговики с этим не согласились, доначислили компании налог на прибыль, пени и выписали штраф. Проверяющие исходили из того, что договор аренды не предусматривал возможность зачета затрат на неотделимые улучшения. Никаких дополнительных соглашений по этому поводу стороны не заключали.

Позиция суда. Арендодатель правомерно уменьшил налоговую базу по прибыли на стоимость работ по созданию неотделимых улучшений, так как расходы были экономически обоснованы и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). Что же касается отсутствия допсоглашения к договору, то этот довод налоговиков несостоятелен, и вот почему. Договор может быть заключен не только путем составления одного документа, подписанного сторонами. Допустим и другой вариант: обмен документами посредством почтовой, телеграфной, телефонной, электронной и других видов связи, позволяющих достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ). Арендатор направил арендодателю письмо, с которым последний согласился (директор поставил свою подпись). Значит, стороны изменили условие договора одним из способов, предусмотренных действующим законодательством. Указанная на письме дата проведения зачета позволяет определить налоговый период, в котором понесены спорные расходы.

Примечание «ДК». Проверяя обоснованность расходов на создание неотделимых улучшений, суды обращают внимание на следующие моменты: за чей счет по условиям договора должны проводиться текущий и капитальный ремонт помещения, предусмотрено ли в договоре возмещение арендатору расходов на создание неотделимых улучшений и т. п. В связи с этим в договоре аренды необходимо точно прописать такие условия. Если ситуация изменилась и стороны решили действовать иначе, чем предполагалось изначально, в договор нужно внести поправки.

В соответствии со статьей 452 ГК РФ соглашение об изменении договора совершается в той же форме, что и сам договор, если из закона, иных правовых актов, договора или обычаев делового оборота не вытекает иное. Наиболее распространенный способ внесения корректив - заключение дополнительного соглашения.

Как видно из рассматриваемого постановления, письмо арендатора, на котором поставлена подпись арендодателя, является приемлемым вариантом изменения условий договора.

Суды неоднократно признавали, что договор - это необязательно документ с таким названием. Простая письменная форма договора будет соблюдена, если стороны обменялись документами, в которых согласовали все существенные для данного вида контрактов условия (примеры решений в пользу компаний см. в таблице). Тем не менее Ксения Никитина, юрист группы предприятий «Корпорация Центр», считает этот способ довольно рискованным:

Принимая решение в пользу налогоплательщика, суд прежде всего руководствовался здравым смыслом. Позиция арбитров, изложенная в комментируемом деле, может быть полезна, если контрагенты по какой-то причине не смогли вовремя оформить изменение условий договора. Впрочем, если бы стороны заключили дополнительное соглашение, возможно, спора с налоговой инспекцией не было бы вовсе.

Если компании последуют примеру, описанному в данном споре, в суд нужно будет представить письменные документы, подтверждающие обоюдную волю сторон, направленную на изменение условий. В договор, заключенный между юридическими лицами, поправки нельзя вносить в устной форме (постановление ФАС Поволжского округа от 08.11.07 № А06-1802/07).

И все же я бы посоветовала оформлять сделку единым документом и в случае необходимости заключать дополнительные соглашения к нему. Это может избавить от споров с налоговиками.

Статья напечатана в журнале "Документы и комментарии" №21, ноябрь 2009 г.