Аренда жилья для работника за границей

ЧИНОВНИКИ СЧИТАЮТ РАСХОДЫ НА АРЕНДУ ОБОСНОВАННЫМИ

В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ и пунктами 11 и 21 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749) среди прочих командировочных расходов работодатель обязан возместить работнику стоимость найма жилого помещения. Какого именно жилья (номера в отеле или частной квартиры, апартаментов), законодательство не уточняет.

Тем не менее ранее чиновники не разрешали учитывать в целях налогообложения прибыли плату за арендованное жилье (письмо Минфина России от 2 июня 2005 г. № 03-03-01-04/1/306). Сейчас данное право организации уже получило официальное признание. Хотя Минфин России в письмах от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/533, от 25 января 2006 г. № 03-03-04/1/58 настаивает, что в целях налогообложения прибыли нельзя признавать выплаты за аренду квартиры за то время, когда она пустует.

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ РАСХОДОВ ПО НАЙМУ ЖИЛЬЯ

Перед поездкой в командировку работнику турфирмы выдают под отчет деньги для оплаты необходимых расходов, в том числе и найма жилья. При загранкомандировках такие средства выдают в иностранной валюте. По правилам бухгалтерского учета данная сумма переоценивается в рубли на момент выдачи по официальному курсу, устанавливаемому ЦБ РФ на эту дату (п. 4, 5, 6 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденного приказом Минфина России от 27 ноября 2006 г. № 154н). В дальнейшем выданная под отчет сумма не переоценивается. Поэтому командировочные расходы по найму жилья в части, покрытой выданным авансом, включаются в состав расходов по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета (по курсу, действующему на даты выдачи денежных средств под отчет). Сумма перерасхода компенсируется работнику на основании авансового отчета, и включается она в состав расходов по обычным видам деятельности по официальному курсу на дату утверждения авансового отчета.

ПРИМЕР 1

Работник турфирмы (туроператор) был направлен в загранкомандировку сроком на три дня. Для поездки ему выдали из кассы под отчет 300 евро. Однако аренда жилья обошлась работнику в 350 евро (чтобы упростить пример, суточные и прочие расходы мы не рассматриваем). В качестве подтверждения расходов работник представил договор аренды жилого помещения и квитанцию об оплате аренды.

Курс евро, установленный ЦБ РФ, составлял:
– на дату выдачи валюты под отчет – 44,8700 руб/евро;
– на дату утверждения авансового отчета и компенсации работнику перерасхода – 45,1000 руб/евро.

В учете турфирмы бухгалтер отразил данную операцию следующими проводками.

На дату выдачи денег из кассы:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 субсчет «Касса организации в иностранной валюте»
– 13 461 руб. (300 EUR х 44,8700 руб/EUR) – выданы из кассы денежные средства на оплату командировочных расходов.
На дату утверждения авансового отчета и компенсации работнику перерасхода:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
– 15 716 руб. (13 461 руб. + 50 EUR х 45,1000 руб/EUR) – отражены командировочные расходы;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 субсчет «Касса организации в рублях»
– 2255 руб. (50 EUR х 45,1000 руб/EUR) – выплачен работнику перерасход по авансовому отчету.

*** конец примера

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ПОДТВЕРЖДЕНИЕ РАСХОДОВ

Конечно же, расходы по аренде жилья для работника на время командировки должны быть документально подтверждены. Для этого нужно подтвердить и сам факт направления работника в командировку.

Итак, доказательствами того, что расходы по аренде жилого помещения связаны с командировкой, являются:
– служебное задание и приказ о командировке;
– запись в журнале учета работников, выбывающих в командировки (новая форма такого журнала утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н);
– табель учета рабочего времени, в котором отмечены дни нахождения работника в командировке;
– проездные билеты и документы, подтверждающие наличие виз (при выезде в визовые страны);
– договор аренды жилья, действующий в период командировки;
– платежные документы, свидетельствующие об уплате арендных платежей, в том числе и чеки, выдаваемые при операциях с использованием банковских карт (правомерность оплаты банковскими картами подтвердил Минфин России в письме от 16 февраля 2009 г. № 03-03-05/23).

Наем жилья подтверждают документы, которые, вероятнее всего, окажутся оформленными на иностранном языке. А значит, в рамках исполнения требования пункта 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н) необходимо обеспечить их построчный перевод на русский язык. Следует отметить, что такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом турфирмы, что следует из письма Минфина России от 20 марта 2006 г. № 03-02-07/1-66.

Если документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилья, по заграничной командировке отсутствуют, такие расходы в целях налогообложения прибыли, конечно же, не учитываются. А при расчете НДФЛ от налогообложения освобождаются суммы из расчета, установленного организацией, но не более 2500 руб. за каждый день нахождения работника в заграничной командировке (ст. 168 Трудового кодекса РФ, п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

В целях ЕСН от налогообложения освобождаются расходы по найму жилого помещения, не подтвержденные документально, в пределах норм, установленных законодательством (подп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ). Таких норм законодательством не установлено, поэтому в соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ организация определяет их сама. В то же время для плательщиков налога на прибыль, учитывая, что неподтвержденные расходы по найму жилого помещения не уменьшают налогооблагаемую прибыль, в соответствии с пунктом 3 статьи 236 Налогового кодекса РФ такие выплаты не облагаются ЕСН. Аналогичная точка зрения изложена в письме Минфина России от 18 февраля 2008 г. № 03-04-06-02/16.

ПРИМЕР 2

Воспользуемся данными предыдущего примера, но допустим, что документы, подтверждающие расходы по найму жилья, работник не представил. В соответствии с коллективным договором расходы по найму жилого помещения во время зарубежной командировки, не подтвержденные документально, оплачиваются работнику из расчета 100 евро в сутки.

В бухгалтерском учете турфирмы (применяет общий режим налогообложения) операции будут отражены следующим образом.

На дату выдачи денег из кассы:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 субсчет «Касса организации в иностранной валюте»
– 13 461 руб. (300 EUR х 44,8700 руб/EUR) – выданы работнику из кассы денежные средства на оплату командировочных расходов.

На дату утверждения авансового отчета и выплаты работнику перерасхода:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
– 13 461 руб. – отражены командировочные расходы по найму жилья (по нормам, установленным турфирмой);

ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 13,8 руб. (300 EUR х (45,1000 руб./EUR– 44,8700 руб/EUR) х 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»
– 774,93 руб. ((13 461 руб. – 2500 руб. х 3 дн.) х 13%) – удержан с работника налог на доходы физических лиц.
*** конец примера

Статья напечатана в журнале "Учет туристической деятельности" №12, декабрь 2009 г.