Инна Скворцова, эксперт журнала "Двойная запись"
Опубликовано:Журнал "Двойная запись", № 22 2002 год.
Сейчас руководители фирм решают, какие подарки делать сотрудникам, их детям и партнерам по бизнесу. Дополнительные заботы при отражении в учете "подарочных расходов" появляются и у бухгалтера, которому надо их правильно оформить, списать и рассчитать налоги.
Чей подарок лучше
До 2001 года Фонд социального страхования частично возмещал предприятиям стоимость подарков детям до 14 лет. В прошлом году такой норматив установлен не был, не будет подарков от соцстраха и в этом году. Так что остается рассчитывать только на щедрость руководства.
Некоторые организации не только покупают подарки для детей сотрудников, но и устраивают утренники. Такие расходы не уменьшают налогооблагаемую прибыль, поскольку не относятся к экономически оправданным затратам (абзац 3 п.1 ст. 252 НК РФ). Также при налогообложении прибыли не учитываются подарки сотрудникам и партнерам. Следовательно, ЕСН на сумму таких расходов начислять не надо (п. 3 ст. 236 НК РФ). А вот налогом на доходы физических лиц такие подарки облагаются, если их стоимость превышает 2 тысячи рублей (подп. 28 ст. 217 НК РФ). Обратите внимание, что эта сумма относится не к одному подарку, а ко всем подаркам, полученным работником в течение года.
Там, где действуют профсоюзы, подарки для сотрудников предприятия и их детей, приобретенные за счет профсоюза, не облагаются ЕСН (подп. 13 п. 1 ст. 238 НК РФ). Но за год такие льготы не должны превышать 10 тысяч рублей. Так что если в течение года профсоюз уже выплатил человеку 8 тысяч рублей или предоставил какие-либо блага на эту сумму (оплатил путевку, обучение и т. п.), то стоимость новогоднего подарка, не облагаемая ЕСН, составит 2 тысячи рублей (10 000 - 8000). Кроме того, ЕСН можно не начислять, если выплаты производились не чаще одного раза в три месяца. Подарки за счет профсоюзов не облагаются и НДФЛ независимо от их стоимости (подп. 31 ст. 217 НК РФ). Необходимо учесть, что льгота по ЕСН и НДФЛ распространяется только на выплаты за счет членских профсоюзных взносов.
Рассмотрим ситуацию, если предприятие перечислило профсоюзу деньги на приобретение подарков. В этом случае ЕСН облагаются только те подарки, которые были вручены работникам самого профсоюза (п. 5.1 Методических рекомендаций по порядку исчисления и уплаты ЕСН). А на стоимость подарков всем остальным членам профсоюза (и их детям) ЕСН начислять не надо, так как ее нельзя отнести к выплатам по трудовым договорам и договорам гражданско-правового характера (абзац 2 п. 1 ст. 236 НК РФ). Подарки дороже 2 тысяч рублей облагаются НДФЛ (подп. 28 ст. 217 НК РФ) независимо от того, является член профсоюза его работником или нет.
Оформим подарок
Независимо от того, кому предназначены подарки, их нужно оприходовать. Полученные сувениры отражаются на счете 41 на основании накладных, а НДС принимается к вычету при наличии счетов-фактур. Если подарки или сувениры куплены в магазине без счета-фактуры, то их следует учесть на счете 41 по полной стоимости на основании авансовых отчетов, не выделяя НДС.
В праздничной суматохе не забудьте оформить необходимые документы. Подарки выдаются на основании приказа руководителя, где указываются их стоимость и получатели. Работник, получивший презент, должен расписаться в ведомости. А передача подарка партнеру фиксируется в акте, подписанном комиссией.
Вручение подарков является безвозмездной передачей, которая признается реализацией товаров (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Поэтому, одаривая работников и партнеров, не забудьте начислить НДС. Налог на пользователей автодорог начислять не надо, так как передача признается реализацией только для расчета НДС (письмо Минфина России от 14 марта 2002 г. № 04-05-11/7).
Некоторые бухгалтеры считают, что если новогодние подарки работникам предусмотрены трудовым договором, то их можно отнести на расходы по оплате труда. Но это не так, для предприятия они являются безвозмездно переданным имуществом, которое не учитывается при расчете налога на прибыль (подп. 16 ст. 270 НК РФ).
Пример 1
ООО "Барс" перед Новым годом закупило подарки для 10 детей на оптовом складе, а для 15 сотрудников - в супермаркете. Общая стоимость детских подарков - 3000 руб. (в том числе НДС - 500 руб.), а для взрослых - 9000 руб. В течение года пятеро работников уже получали подарки стоимостью по 1500 руб. Стоимость новогоднего подарка для сотрудника с учетом НДС составляет 720 руб. (9000 руб. : 15 чел. х 600 руб. х 20%), для ребенка - 300 руб. (3000 руб. : 10 чел.). Облагаемый НДФЛ доход каждого работника составляет 520 руб. (720 + 300 + 1500 - 2000). Бухгалтер общества сделает в учете следующие записи:
ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51
- 3000 руб. - оплачены детские подарки;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
- 9000 руб. - выданы под отчет деньги для покупки подарков для сотрудников;
ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 76
- 2500 руб. (3000 - 500) - оприходованы детские подарки;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 76
- 500 руб. - отражен НДС;
ДЕБЕТ 68 "Расчеты по НДС" КРЕДИТ 19
- 500 руб. - принят к вычету НДС;
ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 71
- 9000 руб. - оприходованы подарки для сотрудников;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 41
- 11 500 руб. (2500 + 9000) - списана стоимость подарков;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 68 "Расчеты по НДС"
- 2300 руб. ((2500 руб. + 9000 руб.) х 20%) - начислен НДС по выданным подаркам;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 "Расчеты по НДФЛ"
- 338 руб. (520 руб. х 5 чел. х 13%) - начислен НДФЛ.
Заметим, что в этом случае для расчета НДФЛ облагаемая база исчисляется исходя из стоимости подарков с учетом НДС.
Конец примера
Подарок или реклама?
Многие фирмы дарят своим партнерам сувениры с логотипом своей фирмы. Являются ли расходы на изготовление таких сувениров рекламными? В Законе "О рекламе", в частности, сказано, что информация о физическом или юридическом лице, предназначенная для неограниченного круга лиц, является рекламой. Она призвана поддерживать интерес как к этим лицам, так и к товарам, идеям и начинаниям. Но сувениры с логотипом фирмы предназначаются не для широкого круга лиц, а для партнеров или клиентов организации, и даритель не ставит перед собою цель "поддержать интерес к своим товарам, идеям или начинаниям". Значит, расходы по изготовлению подарков рекламными не являются.
Если эти же сувениры вы раздаете на выставках, презентациях или ярмарках, то их стоимость можно отнести к расходам на рекламу. Это относится и к товарам, произведенным вашей фирмой и распространяемым на подобных мероприятиях. Обязательное условие отнесения стоимости товаров к рекламным расходам - наличие на товаре информации о вашей компании (наименование, адрес, логотип и т. п.). Например, если полиграфкомбинат раздает посетителям выставки свои календари, где указаны его название и адрес, их стоимость списывается на рекламные расходы и учитывается при налогообложении прибыли в пределах 1 процента от выручки (п. 4 ст. 264 НК РФ). Для расчета норматива берется выручка без НДС и налога с продаж. Если же календари раздадут своим работникам, эту стоимость к рекламным расходам отнести нельзя.
Часто магазины организовывают дегустацию продуктов или раздают образцы. Такие акции направлены на то, чтобы привлечь покупателей в магазин, а не разрекламировать сам товар. Зарплату сотрудников, проводящих дегустацию, можно в полной сумме отнести к расходам на оплату труда, а не к нормируемым рекламным расходам. Действующее законодательство не разъясняет, относить стоимость дегустируемых товаров к рекламным расходам или нет. Поэтому, если налогооблагаемую прибыль занизить на стоимость товаров, инспекторы могут с вами поспорить. Однако, по нашему мнению, суды в этом случае примут сторону налогоплательщика, доказавшего, что его расходы соответствуют признакам рекламы, которые перечислены в статье 2 Закона "О рекламе".
Бесплатная дегустация проводится для всех посетителей магазина, а не только для покупателей. Поэтому такие рекламные акции не нужно путать со скидками, предоставляемыми магазинами, когда покупателю, купившему одну вещь, вторая дается в подарок. Как правило, дегустации и раздачи образцов способствуют увеличению объема продаж. Чтобы доказательства выглядели убедительными, предприятию нужно правильно оформить документы. Руководитель издает приказ о проведении рекламной кампании, а комиссия составляет и подписывает акт на списание товаров по форме ТОРГ-16 (утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132). Еще лучше, если в качестве доказательства привести тот факт, что после акции увеличились продажи. Нужно составить любой документ, например служебную записку (отчет) менеджера (товароведа), где будет указано, что, например, продажа кондитерских изделий в ноябре 2002 года увеличилась на 15 процентов - с 600 тысяч рублей до 690 тысяч рублей по сравнению с октябрем 2002 года.
Если фирма раздает товары не собственного производства, без своего логотипа или иной символики, например, в магазине посетителям дарят шоколадки, то их стоимость нельзя отнести к расходам на рекламу. На шоколадке есть наименование кондитерской фабрики и ее адрес, но нет информации о продавце.
Поздравим партнеров
Покупая подарок партнерам, помните, что коммерческие организации не могут дарить друг другу предметы дороже 500 рублей (подп. 4 ст. 575 ГК РФ). Поэтому, если вы хотите преподнести настенные часы стоимостью 3000 рублей своему партнеру ООО "Кактус", оформите его как подарок Ивану Ивановичу, генеральному директору общества. Гражданским кодексом РФ предусмотрено, что при вручении подарков дороже 500 рублей необходимо заключать договор дарения в письменной форме (подп. 2 ст. 574 ГК РФ).
В бухгалтерском учете презенты, преподнесенные партнерам, отражаются так же, как и подарки сотрудникам. Но сложность возникает при удержании НДФЛ. Если в случае с сотрудником налог удерживается из его зарплаты, то за счет каких доходов удержать НДФЛ с партнера? Можно попросить его внести необходимую сумму в кассу предприятия, но этот вариант оставим без комментариев. Уплатить НДФЛ в бюджет за счет средств организации тоже нельзя (п. 9 ст. 226 НК РФ). За это вас накажут штрафом в размере 20 процентов от суммы налога. По Налоговому кодексу, если НДФЛ удержать невозможно, в течение месяца со дня выдачи подарка об этом следует сообщить в налоговую инспекцию (п. 5 ст. 226 НК РФ). Однако после такого сообщения о подарке ваш партнер вряд ли захочет продолжать сотрудничество с вами. На наш взгляд, есть один выход - отразить передачу подарка с учетом НДФЛ через счет расчетов. Как это сделать, рассмотрим на примере.
Пример 2
ООО "Барс" дарит своему партнеру ООО "Эльбрус" подарочный набор со своим логотипом на сумму 6000 руб. (в том числе НДС - 1000 руб.). Согласно акту, подписанному комиссией, набор вручен директору ООО "Эльбрус". Сумма полученного им дохода известна, нужно определить сумму начисленного. Начисленный облагаемый доход равен 4598 руб. (6000 руб. - 2000 руб.) х 100% : (100% - 13%). Общий доход директора ООО "Эльбрус" составляет 6598 руб. (4598 + 2000). Бухгалтер ООО "Барс" должен удержать НДФЛ в сумме 598 руб. ((6598 руб. - 2000 руб.) х 13%) и сделать следующие проводки:
ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51
- 6000 руб. - перечислена предоплата изготовителю;
ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 76
- 5000 руб. (6000 - 1000) - получен набор;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 76
- 1000 руб. - отражен НДС;
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
- 1000 руб. - принят НДС к вычету;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 76
- 6598 руб. - отражен доход директора ООО "Эльбрус";
ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 41
- 5000 руб. - списана стоимость набора;
ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 68 "Расчеты по НДС";
- 1000 руб. (5000 руб. х 20%) - начислен НДС со стоимости подарка;
ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 68 "Расчеты по НДФЛ"
- 598 руб. - начислен НДФЛ.
Конец примера
Многие организации заранее заказывают (в том числе и за рубежом) праздничные календари, открытки, елочки с игрушками, на которых есть символика фирмы, конфеты с логотипом на коробках и другие сувениры. Особое внимание нужно уделить составлению договоров, предусмотреть санкции за несвоевременное изготовление и доставку сувениров. Поздняя поставка может свести на нет все ваши усилия: дарить поздно, а оставлять на следующий год не имеет смысла. Если возмещение убытков от несвоевременной поставки не предусмотрено договором, то фирме остается только обратиться в суд. Многие не желают вступать в судебные тяжбы и списывают стоимость "опоздавших подарков" на расходы и составляют акт по форме ТОРГ-16. Обычно за неисполнение заказа к установленному сроку предприятия начисляют пени, размер которых предусматривается договором. Пени являются внереализационным доходом фирмы как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Рассмотрим их начисление на примере.
Пример 3
ООО "Эльбрус" заказало полиграфическому комбинату 100 календарей бизнес-класса на сумму 18 000 руб. По условиям договора комбинат должен был напечатать заказ к 9 декабря 2002 года, однако заказ был выполнен 27 декабря. Договором предусмотрены пени в размере 0,5 процента от суммы, указанной в договоре, за каждый день просрочки. Подрядчик признал сумму начисленных пеней. Бухгалтер ООО "Эльбрус" сделает следующие записи.
27 декабря 2002 года:
ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 91-2 субсчет "Прочие доходы"
- 1620 руб. (18 000 руб. х 18 дн. х 0,5%) - начислены пени;
ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 76
- 1620 руб. - получены пени;
ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 76
- 15 000 руб. (18 000 - 3000) - отражена стоимость календарей;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 76
- 3000 руб. - отражен НДС.
В налоговых регистрах в составе внереализационных доходов будет отражено 1620 руб.
Конец примера
Премиальные под елкой
Вместо новогоднего подарка работникам можно выдать премии. Если выплата премий по итогам года предусмотрена в трудовых или коллективных договорах, эта сумма включается в расходы на оплату труда и уменьшает налогооблагаемую прибыль (подп. 2 ст. 255 НК РФ). В бухгалтерском учете начисление премии отражается проводкой:
ДЕБЕТ 20 (26, 44...) КРЕДИТ 70.
С суммы премии начисляется ЕСН и удерживается НДФЛ. Рассмотрим отражение премии в учете и начисление налогов на примере.
Пример 4
ООО "Зебра" выплатило четырем сотрудникам по 1500 руб. в качестве премии по итогам работы за год. Работники утратили право на стандартные налоговые вычеты. Тариф на обязательное страхование от несчастных случаев - 1 процент.
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70
- 6000 руб. (1500 руб. х 4 чел.) - начислена премия;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 68 субсчет "Расчеты по ЕСН"
- 2136 руб. - начислен ЕСН;
ДЕБЕТ 68 субсчет "Расчеты по ЕСН" КРЕДИТ 69 субсчет "Расчеты с ПФР"
- 840 руб. (6000 руб. х 14%) - отражен взнос в ПФР;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 69 субсчет "Расчеты по обязательному страхованию от несчастных случаев"
- 60 руб. (6000 руб. х 1%) - начислен взнос на обязательное страхование от несчастных случаев;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 "Расчеты по НДФЛ"
- 780 руб. (6000 руб. х 13%) - начислен НДФЛ;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
- 5220 руб. (6000 - 780) - выдана премия.
Конец примера
Некоторые организации предпочитают оформить новогодние выплаты как материальную помощь. Ее сумму нельзя учитывать при расчете налогооблагаемой прибыли (подп. 23 ст. 270 НК РФ), зато на материальную помощь не надо начислять ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ). Она также не облагается НДФЛ в пределах 2000 рублей (абзац 4 подп. 28 ст. 217 НК РФ).
Пример 5
Изменим условия примера 4 и предположим, что ООО "Зебра" выплатило четырем сотрудникам материальную помощь по 1500 руб. Двое из них уже получали материальную помощь по 1000 руб. Будем считать, что работники утратили право на стандартные налоговые вычеты.
Рассчитаем сумму, облагаемую НДФЛ:
(1500 руб. + 1000 руб. - 2000 руб.) х 2 чел. = 1000 руб.
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 70
- 6000 руб. (1500 руб. х 4 чел.) - начислена материальная помощь;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 "Расчеты по НДФЛ"
- 130 руб. (1000 руб. х 13%) - начислен НДФЛ;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
- 5870 руб. (6000 - 130) - выдана материальная помощь.
С суммы материальной помощи не уплачивается взнос на обязательное страхование от несчастных случаев, так как эти взносы исчисляются только с фонда оплаты труда, а материальная помощь в его состав не входит.
Конец примера
Выплачивая премию, предусмотренную трудовым договором, предприятие платит ЕСН, но уменьшает налогооблагаемую прибыль на его сумму и на сумму выплат. По условиям примера 4 ООО "Зебра" уменьшит налог на прибыль на 1967 рублей ((6000 руб. + 2136 руб. + 60 руб.) х 24%), а заплатит ЕСН в сумме 2136 рублей. Без учета доходов и других расходов фирма перечислит в бюджет 169 рублей. По условиям примера 5 без учета доходов и других расходов, налог на прибыль ООО "Зебра" составит 1440 рублей (6000 руб. х 24%). Этот условный расчет показывает, что если предприятие платит ЕСН по ставке 35,6 процента и получает прибыль, то выгоднее выдавать работникам премию. Что касается работников, то им выгоднее получать материальную помощь, с которой удерживается
В статье использованы материалы, предоставленные аудитором Ольгой Жижиной
Начать дискуссию