Новый год отмечать будем?

Столичные фирмы с нетерпением ожидают наступление Нового года. А перед бухгалтерами в очередной раз встает вопрос: каким образом отражать затраты на проведение корпоративного праздника?

Действительно, для бухгалтера Новый год не только праздник. Ведь именно он в ответе перед налоговой инспекцией за отражение всех расходов фирмы, в том числе и новогодних.

В первую очередь перед бухгалтером встает вопрос, можно ли учесть расходы на подарки сотрудникам для целей налогообложения? И если да, то как их классифицировать? Также на его плечи возлагают решение задачи: как правильно оформить расходы по корпоративной вечеринке и при этом не заплатить лишних налогов?

Мы решили разобраться во всех хитросплетениях, которые подстерегают бухгалтера в канун праздника.

Не кнут, а пряник

Как правило, в канун Нового года многие руководители принимают решение материально поощрить своих работников. О том, как лучше оформить такие премиальные, нам рассказала Ирина Сенцова, ведущий эксперт консультационного центра «Налоги и право»:

– Ирина, какие вообще премии можно выдавать работникам?

– Существует два вида премий: предусмотренные и не предусмотренные системой оплаты труда. Первые руководство может назначить на основании статьи 144 Трудового кодекса и закрепить как в трудовом контракте с каждым сотрудником отдельно, так и в коллективном договоре. При этом обязательно нужно определить перечень работников, которых можно премировать по тем или иным причинам. Например, за достижение высоких показателей в работе.

Премии, не предусмотренные системой оплаты труда, регулирует 191-я статья кодекса. Там сказано, что фирма может премировать работников разовыми выплатами за достижения в труде. Причем таким образом можно поощрять абсолютно любых сотрудников – документально закреплять круг «достойных» не требуется.

– Как оформить и выдать премию?

– Для этого бухгалтеру нужно иметь типовой приказ руководителя фирмы. Если премию назначают одному сотруднику, то нужно использовать форму № Т-11. А если директор хочет поощрить целую группу, то нужно заполнить форму № Т-11а. Оба документа утверждены постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1. В приказе нужно указать личные данные сотрудников, их должности, а также основания, по которым выплачивают премии. Кроме этого нужно отразить сумму, которую получит каждый работник.

– Какие налоги нужно начислять при выплате премиальных?

– Начну с того, что премиальные можно отнести к расходам по обычным видам деятельности или выплатить за счет нераспределенной прибыли. Первый способ уместен только в том случае, если премия начислена сотрудникам, непосредственно участвующим в производственном процессе. Суммы таких поощрений уменьшают налогооблагаемую прибыль согласно статье 255 Налогового кодекса. При этом бухгалтер должен начислить налог на доходы физических лиц, взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и ЕСН.

Теперь рассмотрим случай, когда премию выплачивают за счет нераспределенной прибыли. Это можно сделать только на основании протокола общего собрания учредителей или акционеров. В документе должно быть указано, что некоторая сумма прибыли будет направлена на выплату премиальных. На основании протокола руководитель фирмы издает приказ о премировании. Следует иметь в виду, что такие поощрения облагаются НДФЛ и взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. А к расходам при расчете налога на прибыль такие премии отнести нельзя. Поэтому они не будут облагаться ЕСН на основании статьи 236 Налогового кодекса.

Кушать подано!

Редкий корпоративный праздник ограничивается простым вручением денежных поощрений. Обычно всеобщее веселье сопровождается «внутрифирменным» застольем. Как правильно оформить расходы по вечеринке и не заплатить лишних налогов, нам рассказал ведущий эксперт консалтинговой фирмы «Бухгалтерия и право» Виталий Кузнецов:

– Виталий, какие нюансы нужно учесть при проведении новогоднего банкета для сотрудников?

– К сожалению, практически невозможно доказать налоговым инспекторам экономическую обоснованность новогодних затрат. Поэтому уменьшить налогооблагаемую прибыль на такие расходы не получится. Правда, при этом на них не нужно начислять ЕСН.

А вот ситуация с налогом на доходы физических лиц довольно неоднозначна. С одной стороны, НДФЛ с сумм «материальной выгоды», полученной сотрудниками во время потребления новогоднего угощения, удерживать не нужно. Ведь такие «доходы» обезличены. То есть невозможно определить денежное выражение выгоды в натуральной форме, которую получил тот или иной сотрудник. Потому что подсчет количества съеденного и выпитого каждым практически нереализуем.

С другой стороны, налоговые инспекции требуют исчислить налог на доходы физических лиц и предлагают для этого свой алгоритм расчета. Сначала, по их мнению, нужно составить поименный список присутствовавших на вечеринке сотрудников. Деньги, потраченные на Рождество, разделить на их количество и оформить приказом по организации. Затем нужно полученную «усредненную» сумму вписать в лицевую карточку каждого участвовавшего в праздновании Нового года сотрудника как дополнительный доход. И, наконец, прибавить ее в виде премии к фонду оплаты труда.

Разумеется, такой подход достаточно трудоемок. К тому же вызывает сомнения справедливость «уравниловки». Поэтому выгоднее оформить новогодний банкет как мероприятие, затраты по которому уменьшат налогооблагаемую прибыль.

– А каким образом это можно сделать?

– Весь секрет в том, чтобы отразить затраты на проведение банкета как представительские расходы. В этом случае вы сможете уменьшить налогооблагаемую прибыль, но не более чем на 4 процента от фонда оплаты труда с начала года.

Перечень представительских расходов закрыт. Они могут быть связаны с проведением официального приема, под которым Налоговый кодекс подразумевает завтрак, обед или «другое аналогичное мероприятие с буфетным обслуживанием во время переговоров».

Документы, подтверждающие расходы на проведение делового ужина, подготовить несложно, поскольку участия партнеров для этого не требуется. Обычно достаточно составить приказ о представительских расходах и отчет о проведенной встрече. Первый документ нужно датировать началом года. В нем руководитель утверждает предельные размеры по каждому виду расходов, а также назначает ответственных за расходование средств. В приказе можно установить любые суммы, но они будут нормироваться для целей расчета налога на прибыль в пределах 4 процентов от фонда оплаты труда.

Чтобы обосновать «представительские» затраты на проведение новогоднего банкета, бухгалтеру придется составить специальный отчет. В документе нужно указать дату и место проведения «официального приема», программу мероприятия, участников и сумму потраченных денег. После составления отчета о приеме представителей сторонней организации нужно подготовить и авансовый отчет от имени ответственного за проведение бизнес-встречи, который был назначен в приказе о представительских расходах. Разумеется, к приказу должны быть приложены все первичные документы, подтверждающие расходы. Кстати, лучше не указывать в первичке суммы, потраченные на алкогольные напитки. Дело в том, что налоговые инспекторы не признают расходы на «горячительное» представительскими.

Как ваша фирма отмечает корпоративный Новый год?

Виктория Победина, главный бухгалтер ЗАО «Рутекс»:

– Руководство нашей фирмы считает, что корпоративные вечеринки способствуют укреплению командного духа, поэтому не скупится и выделяет на их проведение довольно солидные суммы. Обычно мы выкупаем на вечер какое-нибудь заведение, и туда приглашаются абсолютно все сотрудники. При этом программа нашего праздника не ограничена стандартным «выпиванием-закусыванием». В течение вечера директор подводит итоги уходящего года и особо отличившихся работников награждают довольно ценными призами. Например, в прошлом году руководитель отдела продаж за отличную работу получил в подарок новый автомобиль. При этом другие сотрудники не остаются в стороне – каждый получает так называемую 13-ю зарплату независимо от результатов работы.

Думаю, что в этом году наш корпоративный праздник ничем не будет отличаться от прошлогодних – надеюсь очень весело провести время с коллегами. К тому же у нас всегда есть возможность пообщаться с начальством в неформальной обстановке. Сами знаете, как это бывает полезно.

Екатерина Гордеева, бухгалтер ООО «Брик»:

– Не могу похвастаться тем, что на нашем предприятии Новый год проходит очень весело. Можно сказать, что мы не празднуем, а отмечаем. У нас нет традиции справлять праздник всем коллективом, поэтому каждый отдел веселится сам как может. Естественно, руководство никаких денег для проведения банкета нам не дает.

В конце декабря сотрудницы нашей бухгалтерии скидываются и покупают в магазине шампанское, фрукты и закуски. А что касается нашего директора, то он дарит каждому сотруднику нашей фирмы шампанское и конфеты. Согласитесь, что премию получить было бы приятней. Однако в этом вопросе нам не повезло. Я знаю, что на многих фирмах платят очень неплохие премии. К сожалению, это не наш случай.

Что касается корпоративных вечеринок – не всегда это хорошее занятие. Я работала в одной фирме, которая устраивала для сотрудников новогодний праздник в ресторане. Но при этом работники сами должны были оплачивать его стоимость! Конечно, все были недовольны. Такие добровольно-принудительные праздники никому не нужны.