Особенности определения расчетного периода для исчисления средней заработной платы

Вопросы расчета среднего заработка нередко становятся «головной болью» бухгалтеров: законодательство постоянно совершенствуется, а различные нюансы и нетипичные ситуации ставят задачи, с которыми справиться совсем не просто. Разобраться в наиболее проблемных аспектах исчисления средней заработной платы, и свести проблемы, возникающие на этом участке работы, к минимуму, поможет предлагаемая статья.

К расчету среднего заработка приходится прибегать постоянно – при уходе работников в оплачиваемый отпуск, при направлении их в служебную командировку, на обучение (как в рамках повышения квалификации, так и при получении основного образования), при прохождении медицинских осмотров и обследований, сдаче крови и т. д. Текущую заработную плату за указанные периоды выплачивать нельзя. Необходимо по строго установленным правилам рассчитывать средний заработок. В противном случае нарушаются положения трудового законодательства.

Кроме того, не исключена разница в расчетах: величина среднего заработка может отличаться от фактически начисленных сумм оплаты труда. Недоплата среднего заработка – недостаток, который найдет свое отражение в актах проверки, а его переплата – незаконные расходы бюджетных ассигнований со всеми вытекающими последствиями.
Порядок расчета средней заработной платы постоянно совершенствуется. В настоящее время данный вопрос регламентирован положениями статьи 139 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) и постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. Указанным постановлением утверждено Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (далее – Положение).

На первый взгляд методика исчисления средней заработной платы проста и понятна. Однако на практике приходится постоянно сталкиваться с многочисленными нетиповыми задачами, решение которых не предусмотрено используемыми программными продуктами и требует дополнительных разъяснений.

Необходимо учитывать, что приведенные в статье разъяснения не могут применяться при исчислении денежного содержания государственных гражданских служащих за соответствующие периоды. В отношении данной категории лиц применяется методика расчета, предусмотренная Правилами исчисления денежного содержания федеральных государственных гражданских служащих (утверждены постановлением Правительства РФ от 06.09.2007 № 562).

Общие правила определения расчетного периода

Напомним, что в соответствии со статьей 139 ТК РФ при любом режиме работы расчет среднего заработка работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28-е (29-е) число включительно).
Наряду с этим, в коллективном договоре учреждения могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если только это не ухудшает положение работников.

Таким образом, на основании приведенных положений статьи 139 ТК РФ учреждение вправе отказаться от применения общеустановленного 12-месячного периода и производить расчет среднего заработка за предыдущие 3, 6 и более месяцев. Однако не все так однозначно.
При изменении расчетного периода особое внимание нужно уделить тому, чтобы при этом не ухудшилось положение работников. Фактически это означает, что расчет среднего заработка придется производить дважды – исходя из принятого учреждением расчетного периода и 12-месячного общеустановленного периода. Полученные значения необходимо будет сравнить и к начислению принять большее из них. На практике от таких многоступенчатых расчетов учреждения отказываются и средний заработок считают за последние 12 месяцев.

В общем случае (если иное не предусмотрено коллективным договором организации или локальным нормативным актом) расчетным периодом для расчета среднего заработка являются последние 12 календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу, на который приходится начало отпуска (командировки, увольнения или иного события, связанного с расчетом среднего заработка), или же месяцу, в котором на основании изданного в организации письменного приказа (распоряжения) осуществляется расчет компенсации за неиспользованный отпуск.

Пример 1

Работнику бюджетного учреждения с 10 августа 2009 г. предоставлен очередной ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
В общем случае в качестве расчетного периода для исчисления среднего заработка за отпуск выступают 12 календарных месяцев, предшествующих августу 2009 г., на который приходится первый день ежегодного оплачиваемого отпуска. Таким образом, в качестве расчетного должен быть принят период с 1 августа 2008 г. по 31 июля 2009 г.

Предположим, что согласно действующему в учреждении коллективному договору расчет среднего заработка во всех случаях, в т. ч. для оплаты отпуска и расчета денежной компенсации за отпуск, производится за последние 3 календарных месяца (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу, на который приходится начало соответствующего события. Следовательно, расчет среднего заработка за отпуск должен производиться исходя из периода с 1 мая по 31 июля 2009 г. Для обеспечения защиты прав работников в данном случае рекомендуется производить два расчета – за период с 1 августа 2008 г. по 31 июля 2009 г. и с 1 мая по 31 июля 2009 г.

В соответствии с положениями статьи 139 ТК РФ для отдельных категорий работников учреждения допускается устанавливать расчетный период разной продолжительности. Например, для одной категории – 3 календарных месяца, для другой – 6 календарных месяцев, для третьей – 12 календарных месяцев.

Если учреждением принято решение об использовании расчетного периода иной продолжительности (отличной от 12 месяцев), его необходимо предусмотреть для всех случаев исчисления среднего заработка в соответствии с нормами трудового законодательства. Не следует расчетный период одной продолжительности (например, 3 календарных месяца) устанавливать для оплаты отпусков и расчета компенсации за неиспользованный отпуск, а расчетный период другой продолжительности (например, 12 или 6 календарных месяцев) – для расчета среднего заработка в остальных случаях.

Расчетный период обязательно должен составлять целое количество календарных месяцев (1, 2, 3 ... 12). Не рекомендуется устанавливать расчетный период продолжительностью свыше 12 календарных месяцев. Обусловлено это тем, что при расчете средней заработной платы придется учитывать сведения не за 2 последних года, а за 3 или более.
Обратите внимание, что если работник увольняется в последний рабочий день месяца, то этот месяц считается полностью отработанным и потому должен включаться в расчетный период. Это связано с тем, что согласно ТК РФ день увольнения признается последним днем работы.

Пример 2

Предположим, что работник учреждения увольняется 31 марта 2009 г. в связи с призывом на военную службу.
В соответствии с действующим законодательством работнику подлежат выплате суммы выходного пособия в размере двухнедельного среднего заработка, а также компенсация за неиспользованный отпуск.

Так как март отработан полностью, при расчете среднего заработка для выплаты выходного пособия и компенсации за отпуск должны быть учтены заработок и отработанное время за указанный календарный месяц.
Для расчетов в общем случае должен быть принят расчетный период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим событию, связанному с расчетом среднего заработка, а именно период с 1 апреля 2008 г. по 31 марта 2009 г. включительно.

При определении того факта, отработан ли соответствующий месяц полностью, необходимо исходить из графика работы конкретного работника.
Следует учитывать, что в соответствии с положениями статьи 136 ТК РФ средний заработок за отпуск должен быть выплачен не позднее, чем за 3 дня до его начала. Если первый день отпуска приходится на начало месяца (например, 1-е или 2-е число), отпускные должны быть выплачены в последние дни предшествующего месяца (27-го, 28-го или 29-го числа), который еще не будет полностью отработан на дату осуществления расчетов.

На практике в таких случаях оставшиеся после расчета дни (например, с 27-го по 30-е или 31-е число) рассчитываются как фактически отработанные с включением текущего месяца в расчетный период, а сумм заработной платы – в учитываемые выплаты. Однако если указанный период времени (с 27-го по 31-е число) не будет отработан, образуется переплата заработной платы и среднего заработка. Сумма переплаты может быть удержана из заработной платы работника только в случае его согласия с этим и лишь на основании его письменного заявления.
В связи с этим расчет среднего заработка в изложенной ситуации можно произвести первоначально исходя из того факта, что текущий месяц отработан не полностью (в частности, с 1-го по 26-е число). В дальнейшем же можно будет произвести доплату к ранее исчисленной и выплаченной средней заработной плате.

Если работник был уволен с работы с соблюдением установленных правил, а затем вновь принят на работу, то периоды предыдущей работы (до увольнения) при расчете среднего заработка учитываться не должны.
Однако если сотрудник восстановлен на работе по решению суда, время вынужденного прогула оплачивается из расчета сумм заработной платы, начисленных до расторжения трудового договора.
В случае реорганизации учреждения трудовые отношения с работниками не прерываются, в связи с чем при расчете среднего заработка должны учитываться суммы, начисленные до и после проведения соответствующих реорганизационных мероприятий.

Неполный расчетный период

Если работник за расчетный период не имел фактически начисленной заработной платы или отработанных дней, либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода, средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период времени, равный расчетному периоду.

Пример 3

Сотруднице бюджетного учреждения в сентябре 2009 г. предоставлены перерывы для кормления малолетнего ребенка.
Применение специального расчетного периода коллективным договором учреждения и (или) локальным нормативным актом не предусмотрено. В связи с этим для расчета среднего заработка должен использоваться расчетный период, равный 12 календарным месяцам, предшествующих сентябрю 2009 г., то есть период с 1 сентября 2008 г. по 31 августа 2009 г.

Предположим, что в указанном расчетном периоде сотрудница не имела отработанных рабочих дней, так как находилась в длительном отпуске без сохранения заработной платы по уходу за ребенком и (или) болела.
В таком случае в качестве расчетного периода должны быть приняты 12 календарных месяцев, предшествующих 1 сентября 2008 г., а именно период с 1 сентября 2007 г. по 31 августа 2008 г.
При этом при расчете среднего заработка необходимо применить коэффициенты индексации учитываемых выплат в связи с имевшими место повышениями заработной платы.

Если используемый расчетный период превышает время, в течение которого работник состоит в трудовых отношениях с учреждением, то в качестве расчетного должен выступить календарный период времени со дня приема на работу до 1-го числа месяца, на который приходится начало события, связанного с исчислением среднего заработка.
Если работник за расчетный период и до расчетного периода не имел фактически начисленной заработной платы или отработанных дней, средний заработок в соответствии с пунктом 7 Положения должен определяться исходя из фактически начисленной заработной платы за фактически отработанные работником дни в месяце, на который приходится начало события, связанного с исчислением среднего заработка.

Пример 4

Сотрудник учреждения принят на работу 10 августа 2009 г. С 24 августа 2009 г. он направлен в служебную командировку.
Так как до августа 2009 г. сотрудник в учреждении не работал, то расчет среднего заработка за период служебной командировки необходимо производить исходя из суммы заработной платы, начисленной с даты приема на работу и до даты убытия в служебную командировку, а именно за календарный период времени с 10 по 23 августа 2009 г. включительно.

Если работник в течение расчетного периода, а также до него и до наступления случая, с которым связано исчисление среднего заработка, не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней в организации, средний заработок должен определяться исходя из тарифной ставки установленного работнику разряда (оклада, должностного оклада). К сожалению, в расчет не могут быть приняты даже районный коэффициент и процентная надбавка за стаж работы в соответствующих местностях.

Пример 5

Работник учреждения принят на работу 10 августа 2009 г., и в этот же день он направлен на медицинский осмотр с сохранением за ним среднего заработка.
Согласно письменному приказу (распоряжению) о приеме сотрудника на работу ему установлен должностной оклад в размере 8600 руб., на основании которого должен производиться расчет среднего заработка за день медицинского освидетельствования.
Сумма среднего заработка составит 409 руб. 52 коп. (8600 руб. : 21 рабочий день по календарю пятидневной рабочей недели, установленной работнику, в августе 2009 г. × 1 рабочий день).

Не отработанное в расчетном периоде время

Из расчетного периода в соответствии с пунктом 5 Положения исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

• за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации;
• работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
• работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
• работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
• работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации (в том числе отпуска без сохранения заработной платы).

Иные периоды из расчетного не исключаются. К ним, в частности, относятся: периоды прогула; участия в проводимой забастовке; приостановки работы в связи с задержкой выплаты заработной платы; простоя по вине работника; отстранения от работы; дни отдыха за работу в праздничный или выходной день; время несохранения за работником права на получение пособия по временной нетрудоспособности.
Периоды времени, не исключаемые из расчетного периода, приводят к снижению суммы выплачиваемого среднего заработка.

Пример 6
Предположим, что работник учреждения с 12 по 15 мая 2009 г. находился в служебной командировке.
В расчетном периоде с 1 мая 2008 г. по 30 апреля 2009 г. работник находился в отпуске без сохранения заработной платы продолжительностью 15 календарных дней. На данный период приходится 11 рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели. Кроме того, на расчетный период приходится 2 рабочих дня прогула, а также 10 рабочих дней отстранения от работы без сохранения заработной платы.

В указанном расчетном периоде работнику начислена заработная плата, учитываемая при расчете среднего заработка, в размере 87 800 руб.
Всего по графику пятидневной рабочей недели на расчетный период с 1 мая 2008 г. по 30 апреля 2009 г. приходится 249 рабочих дней. Из него исключаются 11 рабочих дней, приходящихся на период отпуска без сохранения заработной платы. А 2 рабочих дня прогула и 10 рабочих дней отстранения от работы из расчетного периода исключены быть не могут.
Итого за расчетный период должны быть приняты 238 рабочих дней (249 дней – 11 дней). Сумма среднедневного заработка для оплаты периода служебной командировки составит 368 руб. 91 коп. (87 800 руб. : 238 рабочих дней), а сумма среднего заработка за дни служебной командировки – 1475 руб. 64 коп. (368 руб. 91 коп. × 4 рабочих дня, приходящихся на период командировки).
Если бы 12 рабочих дней в расчетном периоде работник отсутствовал по уважительной причине, величина среднего заработка за период служебной командировки составила бы 1554 руб. (87 800 руб. : (249 дней – 11 дней – 12 дней) × 4 дня).

При расчете среднего заработка за отпуск и (или) для определения суммы компенсации за неиспользованный отпуск количество дней в полностью отработанных месяцах расчетного периода исчисляется следующим образом:

• при оплате отпуска в календарных днях – 29,4 календарных дня;
• при оплате отпуска в рабочих днях (это касается временных и сезонных работников, которым отпуска предоставляются или компенсация оплачивается из расчета 2 рабочих дня за месяц работы) – как количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (то есть с учетом суббот и без учета воскресений и праздничных дней).

В случае если какой-то месяц расчетного периода отработан не полностью, количество дней в таком месяце исчисляется в следующем порядке:

• при оплате отпуска в календарных днях – количество календарных дней, определяемое путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней соответствующего месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в этом же месяце;
• при оплате отпуска в рабочих днях – количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время.

При этом показатель ²количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в этом же месяце² должен определяться в обратном порядке. В первую очередь необходимо исключить из расчетного периода все события, оговоренные в пункте 5 Положения (отпуска, периоды болезни, командировки и т. п.). Все остальное время – это календарные дни (включая выходные, нерабочие праздничные, свободные от работы и др.), приходящиеся на отработанное время.

Пример 7
Предположим, что работнику бюджетного учреждения с 13 июля 2009 г. предоставлена часть ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 14 календарных дней.
Расчет среднего заработка за отпуск должен быть произведен за 12 календарных месяцев, предшествующих июлю 2009 г., а именно за период с 1 июля 2008 г. по 30 июня 2009 г.

Допустим, что в указанный период работником полностью отработаны 10 календарных месяцев. Не полностью отработаны август 2008 г. (ежегодный оплачиваемый отпуск с 1 по 28 августа) и март 2009 г. (период служебной командировки с 3 по 5 марта и подтвержденный больничным листом период временной нетрудоспособности с 16 по 25 марта).
Итого за расчетный период должно быть принято 313,92 календарного дня, в том числе:
• за 10 полностью отработанных календарных месяцев расчетного периода, – 294 календарных дня (29,4 календарного дня × 10 месяцев);
• за не полностью отработанный август 2008 г. – 2,85 календарного дня (29,4 календарного дня : 31 календарный день в августе × 3 календарных дня, приходящихся на период с 29 по 31 августа);
• за не полностью отработанный март 2009 г. – 17,07 календарного дня (29,4 календарного дня : 31 календарный день в марте × 18 календарных дней, приходящихся на периоды с 1 по 2 марта, с 6 по 15 марта, с 26 по 31 марта).

При оплате отпуска или выплате компенсации за неиспользованный отпуск возможны ситуации, при которых заработная плата, учитываемая при исчислении среднего заработка, отсутствует, а включаемые в расчет календарные дни имеются.

Пример 9

Предположим, что работник бюджетного учреждения увольняется 10 августа 2009 г., и ему при увольнении должна быть выплачена компенсация за неиспользованный отпуск за 6 месяцев текущего рабочего года.
Работник пользуется правом на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. При увольнении работнику должна быть выплачена компенсация за 14 календарных дней неиспользованного за текущий рабочий год ежегодного оплачиваемого отпуска (28 календарных дней отпуска : 12 месяцев × 6 отработанных в текущем году календарных месяцев).
Расчет суммы компенсации должен быть произведен за 12 календарных месяцев, предшествующих августу 2009 г., а именно за период с 1 августа 2008 г. по 31 июля 2009 г.
Допустим, что в данном расчетном периоде работник полностью отработал 10 календарных месяцев. Не полностью отработаны март и апрель 2009 г.

В марте 2009 г. работник находился в служебной командировке с 1 по 13 марта. С 16 марта по 12 апреля 2009 г. включительно работнику предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск за прошлый рабочий год.
В марте 2009 г. у работника не имеется заработной платы, учитываемой при расчете среднего заработка, т. к. средний заработок за период служебной командировки и сумма отпускных к ней не относятся.
Однако из расчетного периода в марте 2009 г. могут быть исключены только периоды с 1 по 13 марта (период служебной командировки) и с 16 по 31 марта 2009 г. (период отпуска). Дни 14 и 15 марта (суббота и воскресенье, являющиеся ²сцепкой² между соответствующими событиями) из расчетного периода не исключаются.
Соответственно, за март 2009 г. при исчислении компенсации за неиспользованный отпуск должно быть принято 1,90 календарного дня (29,4 : 31 календарный день в марте × 2 календарных дня, приходящихся на 14 и 15 марта).

В общем случае выходные и нерабочие праздничные дни из расчетного периода не исключаются. Только если они приходятся на события (служебная командировка, отпуск без сохранения заработной платы и т. д.), исключаемые из расчетного периода, они не включаются в отработанные дни.
Однако это не касается тех случаев, когда нерабочие праздничные дни приходятся на время предоставленных работникам в установленном порядке ежегодных оплачиваемых отпусков. В соответствии со статьей 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. А из расчетного периода могут быть исключены только дни отпуска. В связи с этим, если, например, работник находился в отпуске продолжительностью 28 календарных дней с 1 по 29 марта, то из расчетного периода можно исключить только периоды отпуска с 1 по 7 марта и с 9 по 29 марта. Приходящийся на период отпуска праздничный день 8 марта из расчета не исключается.

Как видим, определить расчетный период не так просто, как можно было бы представить. Хотя в целом ряде случаев при расчете среднего заработка сумма текущей заработной платы работника занижается, необходимость расчета именно среднего заработка по строго установленным правилам определена законодательством. Если работник теряет в заработке, соответствующую разницу можно нивелировать за счет дополнительных поощрительных выплат и (или) предусмотреть специальную доплату.