Что важно знать, чтобы избежать выявления ошибок при проверках ФСС?

Источник: компания «ГЭНДАЛЬФ»

ЧТО ПРОВЕРЯЕТ ФСС?
Контроль над расходованием страхователями средств на социальное страхование возложен на Фонд социального страхования РФ. Он осуществляется посредством выездных и камеральных проверок. Основные объекты проверки ФСС - правильность начисления и уплаты страховых взносов на:

• обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний,
• расходование страхователями средств Фонда на выплату пособий (по временной нетрудоспособности, беременности и родам, уходу за ребенком и др.)
• приобретение путевок.

Что же по своей сути означают два вида проверок?

1. КАМЕРАЛЬНАЯ ПРОВЕРКА
Поводом для начала осуществления камеральной проверки является поступление в отделение фонда от страхователя таких документов, как:

• расчетная ведомость по средствам Фонда социального страхования Российской Федерации (форма «4-ФСС» РФ, утв. постановлением ФСС России от 22.12.04 № 111);
• отчет по страховым взносам, добровольно уплачиваемым в Фонд социального страхования Российской Федерации отдельными категориями страхователей (форма «4а-ФСС» РФ, утв. постановлением ФСС России от 25.04.03 № 46).

Отчет по форме «4а-ФСС» заполняют, в частности, страхователи, применяющие специальные налоговые режимы (УСН, ЕНВД и ЕСХН) и добровольно уплачивающие страховые взносы в ФСС России на случай временной нетрудоспособности работников, в соответствии с законом № 190-ФЗ (далее - добровольные страховые взносы).

Помимо одной из форм надлежит также представить и документы, подтверждающие начисление расходов по обязательному социальному страхованию или (и) по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

ЦЕЛИ КАМЕРАЛЬНОЙ ПРОВЕРКИ ФСС:

• выявление и предотвращение нарушений страхователем порядков правильности исчисления и полноты уплаты страховых взносов от травматизма и добровольно уплачиваемых страховых взносов;
• проверка обоснованности расходов, произведенных страхователем на цели социального страхования за счет средств ФСС России.

Если камеральной проверкой выявлены ошибки в заполнении отчетности, противоречия между сведениями, содержащимися в представленных документах, то страхователю предлагается внести соответствующие исправления в отчетность в течение пяти дней. Внесенные страхователем исправления в отчетности соответствующим образом переносятся в базу данных территориального отделения фонда для формирования сводного финансового отчета.

При невнесении же страхователем соответствующих исправлений в установленный срок у страховщика возникают основания для предположения, что представляемой стороной допущены правонарушения, за которые законодательством РФ предусмотрена ответственность. А это, в свою очередь, позволяет проверяющим рекомендовать страхователя для включения в план документальных выездных проверок.

2. ВЫЕЗДНАЯ ПРОВЕРКА
С 2010 г. выездные проверки должны проводиться сотрудниками ФСС совместно с ПФР. (п. 3 с. 33 Закона 212-ФЗ). График таких проверок на следующий год утверждается фондами совместно до 25 декабря.

Однако, как и в предыдущие годы, ФСС может проводить самостоятельные выездные проверки для проверки правильности расходов на пособия. Проверка назначается и проводится на основании решения руководителя отделения (филиала отделения) Фонда о проведении документальной проверки страхователя.
Документальная выездная проверка может быть вызвана необходимостью контроля за правильностью:

• расходования страхователем средств на цели обязательного социального страхования - выплат пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, единовременных и ежемесячных пособий на детей и т. д.;
• начисления и уплаты страховых взносов по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также за расходами страхователя в счет уплаты этих взносов.

Помимо этого в части обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве подготавливаться к проверке надлежит страхователям, у которых:

• имеются задолженности по уплате страховых взносов и других обязательных платежей в Фонд;
• произошло резкое изменение начисленных сумм работникам при сохранении их численности;
• зафиксировано нерегулярное представление расчетной ведомости (п. 2 «Указаний» № 82).

НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА
Во-первых, в решении этой проблемы бухгалтеру помогут методологические и практические инструменты. По нашему мнению, бухгалтерам–расчетчикам, для того чтобы находиться в дружеских отношениях с Фондом Социального Страхования просто необходимо изучить, научиться использовать и всегда иметь под рукой следующие нормативные акты:

• Федеральный закон от 16.07.1999 № 165-ФЗ;
• Федеральный закон от 19.05.1995 № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей»;
• Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию»;
• Постановление Правительства РФ от 30.12.2006 № 865 «Об утверждении Положения о назначении и выплате государственных пособий гражданам, имеющим детей»,
• Постановление от 15.06.2007 № 375 «Об утверждении Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию»;
• Положение о Фонде Социального Страхования Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 12.02.1994 № 101;
• Приказ Минздравсоцразвития России от 27.10.2008 № 593н «О внесении изменений в Порядок выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, утвержденные Приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 1 августа 2007 г. № 514»;
• Приказ Минздравсоцразвития России от 16.03.2007 № 172 «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности»;
• Федеральные законы о бюджете Фонда на соответствующий год и плановый период;
• иные законы и нормативные правовые акты РФ.

Конечно же, в обязательном порядке бухгалтерам–расчетчикам необходимо ознакомиться с:

• Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 № 81 «Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам»;
• Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 № 82 «Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и принятия мер по их результатам».

Это обусловлено тем, что при осуществлении проверок страхователей по обязательному социальному страхованию отделения Фонда руководствуются именно перечисленными законодательными актами. Знание этих нормативных актов поможет избежать многих ошибок. Вот некоторые из них.

НА ЧТО ВАЖНО ОБРАЩАТЬ ВНИМАНИЕ?

Больничный лист будет считаться недействительным, если на нем:

• Неправильно указано ФИО сотрудника или наименование организации
• Неправильно рассчитан стаж сотрудника;
• Нет подписи руководителя или кадрового работника или расчетчика;
• Нет отметки ВК, если б/л выдан по беременности и родам или б/л по сроку превышает 30 календарных дней.

На больничном листке должны быть указаны: код мед. учреждения, его наименование, адрес, стоять все печати, согласно Приказу Минздравсоцразвития России от 27.10.2008 № 593н.
Кроме того, организация вправе не оплачивать б/л, если в нем более 2-х исправлений. И если такой больничный принят к учету, то ФСС не компенсирует его.

Каждое исправление должно сопровождаться словами «исправленному…. на ……верить», подписью врача, ее расшифровкой и печатью.
Также следует обратить внимание, что, начиная с 2010 г. организации, использующие специальные налоговые режимы, оплачивают больничные листы так же, как и организации на ОСНО – за первые 2 дня нетрудоспособности – за счет работодателя, за остальные дни – за счет средств ФСС. При этом оплата пособия по нетрудоспособности при уходе за больным родственником или пособие в связи с отпуском по беременности и родам также выплачивается полностью за счет средств ФСС.

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ВЫПЛАТЫ ПОСОБИЯ НА ПОГРЕБЕНИЕ:

• Заявление родственника;
• справка о смерти - оригинал;
• копия Свидетельства о смерти.

ПРИ ВЫПЛАТЕ ПОСОБИЙ ПРИ РОЖДЕНИИ НЕОБХОДИМО ПРЕДОСТАВИТЬ СЛЕДУЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ:

• Заявление о выплате пособия;
• Справка о рождении (ф. 25 - есть оба родителя или ф. 24 - только мать) – оригинал;
• копия Свидетельства о рождении;
• Справка второго родителя о том, что он не получал это пособие с «живой» печатью с места работы другого родителя, если он работает (или из Управления соцзащиты или Центра занятости, если родитель не работает).

ПРИ ВЫПЛАТЕ ПОСОБИЙ ПО УХОДУ ЗА РЕБЕНКОМ ДО 1,5 ЛЕТ:

• Заявление о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;

• приказ;
• копии Свидетельств о рождении на всех детей;
• Справка второго родителя о том, что он не получал это пособие  и не находится в отпуске по уходу за ребенком с «живой» печатью (с места работы этого родителя, если он работает, или из Управления соцзащиты или Центра занятости, если родитель не работает).

НА ЧТО ОБРАЩАЮТ ВНИМАНИЕ ПРОВЕРЯЮЩИЕ?
Оклад и месячная премия в расчетной ведомости должны быть указаны отдельно. На премию, которая назначается ежемесячно, должен быть приказ, с которым все работники были бы ознакомлены под роспись. Обосновывается это тем, что премии бывают разные, и поэтому они по-разному могут участвовать в исчислении среднего заработка работника.

Также число рабочих дней в табеле и начисленный за них оклад по расчетной ведомости должны соответствовать друг другу. Часто проверяют штатное расписание: у сотрудников с одинаковыми должностями должны быть одинаковые оклады. Например, если один сотрудник получает больше, чем другой с такой же должностью и идет в декрет, то очень сложно доказать, чем он отличается от других. Часто это списывают на благотворительность работодателя, чтобы получить для работника большую сумму.

ПРОВЕРКА «ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОПЛАТЕ ТРУДА»

В «Положении об оплате труда» должно указываться, что сотрудник получает за свой труд. Если он получает премию, то должно быть отражено, в каком размере и на каких условиях.

То есть, если в «Положении» отражено, что он получает премию не более 25%, а на самом деле выплачивают 50%, то премию свыше 25% могут не зачесть при расчете среднедневного заработка для больничного или других пособий, выплачивающихся за счет ФСС.

Также контролеры ФСС проверяют наличие личных карточек сотрудников, особенно тех, которые получают пособия до 1,5 лет или тех, кто получает большие суммы пособий.