Реальный учет для официального ажура

Деление учета на «белый» и «черный» приводит не только к перекосам в бухгалтерском балансе, но и к снижению доходов от бизнеса. Убедив директора, что он теряет прибыль, главный бухгалтер торгово-производственной фирмы из города Переславля, назовем ее, Ада РУЖИЦКАЯ, стала вторым человеком на фирме. Своими маленькими хитростями он поделилась с нашим корреспондентом Ксенией БАТАНОВОЙ.

Необходимое зло

– Долгое время руководство воспринимало бухгалтерию, как необходимое зло, – рассказывает Ада Сергеевна. – Мол, должен же кто-то отчеты для налоговиков составлять. Как и в большинстве фирм, наши менеджеры и прорабы страдали «забывчивостью» и первичку сдавали с большими опозданиями.

Большинство товаров поступают к нам по железной дороге гораздо раньше, чем документы на них. Поэтому нередко к тому моменту, когда накладная «добредала» до бухгалтерии, товар, указанный в ней, был уже давно продан.

Из-за всей этой неразберихи кредит счета 41 «Товары» иногда превышал дебет, и возникало «красное сальдо». То есть мы продавали товаров больше, чем получали! Чтобы закрыть отрицательный остаток, приходилось оформлять фиктивные поставки через обнальщиков, хотя особой нужды в наличных деньгах руководство не испытывало.

Когда наконец приходили подлинные документы на товар, фактически уже ненужные, то иногда по ошибке их заносили в бухгалтерскую программу. Это спасало от «хронического “красного сальдо”», но в аналитике возникали просто залежи нереализованных товаров, которых уже давно не было на складе. То же самое со счетом 10 «Материалы».

Чтобы разобраться в том, какие остатки – реальны, а от каких нужно избавиться, приходилось делать сверку с менеджерами. Однако концы можно было найти далеко не всегда. В итоге я решила взять весь учет в свои руки.

– А разве не руководство решает кому и что делать? У меня создалось такое впечатление, что вашему директору был выгоден запущенный учет.

– Нет, наш генеральный – не наемный работник, а владелец фирмы. Я не стала жаловаться ему на перекосы в балансе, просто время от времени подкидывала негативные примеры «учетной» работы менеджеров. Предлагала собственные ноу-хау. Например, учитывать стоимость потенциальных покупок заранее, по прайс-листам, чтобы потом быстренько раскидать на них транспортные и прочие расходы. А то наши менеджеры в спешке делали такую наценку на покупную стоимость, что она не всегда покрывала все расходы по приобретению и доставке товара.

Директор выделил деньги на сетевую версию бухгалтерской программы, и менеджеры, наконец, стали работать в одной упряжке с бухгалтерией. Они «вбивают» акты и накладные в базу, которую я выделила в бухгалтерской программе под реальный учет, а потом мы решаем, какие из них экспортировать в базу официального учета. Теперь обходимся без услуг фирм-однодневок.

Разбитая платежка

Работа на бухгалтерию, которую приходится делать менеджерам в фирме Ады Сергеевны, впечатляет.

– Практически всю аналитику я перенесла в реальный учет. Чем меньше расшифровок и справок, тем меньше зацепок для налогового инспектора.

Кассир, которая отвечает у меня и за расчетный счет, разносит платежки строго по банковской выписке. От менеджеров я требую другого. После возвращения из банка кассир раздает им ксерокопии платежек, и они «вбивают» в базу реального учета не просто сумму платежки, а с разбивкой по позициям оплаченного счета.

В свою очередь, когда будет учтена накладная, ее позиции очень легко сопоставить с оплаченным счетом и убедиться, что мы получили именно то, что заказывали. В программе это выглядит как табличка из двух половинок. В правом столбце – расшифровка оплаченного счета, в левом – полученной накладной.

Но, самое главное, без такой детальности мы не смогли бы использовать в реальном учете факсовые копии накладных, акты на неотфактурованные поставки (товары и материалы, поступившие без документов – прим. ред.) и просто докладные записки.

Все товары и материалы мы получаем под предоплату. Поэтому менеджер, прежде чем «вбить» накладную, ищет, по какой платежке она оплачена, и сверяет позиции. Если до того как поступил подлинник, данные уже были внесены по другим документам, то платеж будет закрыт. Единственно, что останется менеджеру, – подправить реквизиты, если основанием была, скажем, докладная записка.

– Как я поняла, в реальном учете вы отражаете неотфактурованные поставки отнюдь не за балансом. А почему часть актируете, часть – по докладным запискам проходит?

– На самом деле акты по неотфактурованным поставкам мы составляем не для учета, а на случай, если милиция заглянет. Нам вполне хватило бы докладной записки кладовщика. Поэтому если товар продается чуть ли не с колес – оформляем запиской, если будет лежать какое-то время, составляем акт и обязательно отражаем за балансом в официальном учете.

Акт: официально 1 лист, реально – 10

Еще более подробен реальный учет работ и услуг.

– Раньше, когда между дирекцией и бухгалтерией взаимопонимания не было, основанием для списания расхода на себестоимость были материальные отчеты прорабов или директорская надпись на счете, где он указывал, куда отнести материал или услугу сторонней организации. Сейчас у нас в штате – собственный сметчик и экономист, который составляет калькуляции.

Правда, к договорам по-прежнему прилагаем протокол расчета цены с одной, максимум, с пятью расчетными позициями, чтобы не давать налоговым инспекторам лишнюю пищу для размышлений. Поэтому в официальном учете порядок формирования себестоимости прежний, но реально мы строго отслеживаем соответствие расходов калькуляциям и сметам.

– Недавно на Четвертом Всероссийском съезде бухгалтеров и аудиторов мы общались с профессором Виталием Палием. Он считает, что калькулирование себестоимости – дорогое удовольствие и многие фирмы вполне могут обойтись без него (подробности – в интервью «Без калькуляции»).

– Я тоже считаю, что подробная расшифровка статей себестоимости – внутреннее дело фирмы. Наш директор не видел необходимости в сметчике и экономисте, пока я ему не объяснила, что работы и заказы мы выполняем порой по нескольку месяцев. Стоимость материалов за это время может возрасти, и лишь точный расчет поможет выбить дополнительные деньги с заказчиков.

– Так вы же к договору прилагаете протокол, в котором виды работ, как я понимаю, не расшифрованы.

– Зато к предварительному договору, который налоговики не требуют, у нас приложены сметы или калькуляции. Кроме них составляем расчет потребности в материалах, вернее, что касается смет, его автоматически выдает сметная программа. Так вот, самое главное – все позиции этого расчета у меня отражены на счетах реального учета и если фактически нам приходится заплатить больше, сообщаю директору о необходимости допсоглашения о повышении цены.

– И что, заказчики соглашаются?

– В большинстве случаев – да. Мы же все подтверждаем расчетами. Но это отдельный разговор, давайте вернемся к реальному учету. Я применяю «свободные» счета под номерами 31 и 32, не занятые в Плане счетов. Первый я назвала «Будущие затраты», второй – «Партнеры».

На каждый объект открываю отдельные субсчета первого и второго порядка. А после дублируем проводки с кредита счета 10 в дебет счета 20 «Основное производство» субсчет «Объект такой-то» сторнировочной записью по дебету счета 31 и кредиту счета 32.

Если после сторнировки на субсчете конкретного материала что-то остается, значит, заказчик нам должен, и пора составлять дополнительное соглашение. Мелочь, а генеральному приятно. Теперь он уверен, что я соблюдаю его интересы, а не налоговой.