ОФОРМИТЕ СИТУАЦИЮ ГРАМОТНО
При направлении специалиста в загранкомандировку на покрытие предстоящих расходов (оплату жилья, проезда, суточные) ему, как правило, выдают валюту. Указанные траты учреждение осуществляет в соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». Однако следует помнить, что на основании закона «О бухгалтерском учете» операции по учету имущества, обязательств и хозяйственных операций учреждения обязаны вести в валюте РФ. То есть в рублях. Соответственно для отражения в учете стоимость денежных средств в иностранной валюте подлежит пересчету в рубли по официальному курсу Банка России.
Такой пересчет проводят:
— на дату оприходования или выдачи из кассы иностранной валюты;
— на дату составления бухгалтерской отчетности.
Согласно Инструкции по бюджетному учету, кассовые операции в иностранной валюте, как и в рублях, оформляются типовыми формами первичной учетной документации — приходными (ф. 0310001) и расходными (ф. 0310002) кассовыми ордерами.
Поступление и расходование наличных денежных средств в валюте ведутся на отдельных листах Кассовой книги (ф. 0504514) по видам валют.
Таким образом, при поступлении иностранной валюты в кассу учреждения необходимо:
1) составить приходный кассовый ордер на сумму поступления;
2) отразить это поступление на отдельном листе Кассовой книги;
3) на основании отчета кассира сделать необходимые бухгалтерские записи.
ОТРАЖЕНИЕ ОПЕРАЦИЙ В УЧЕТЕ В соответствии с пунктом 113 Инструкции по бюджетному учету для учета операций по движению денежных средств в иностранной валюте применяется счет 201 07 000 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте» в случае, если операции:
— проводятся не через лицевые счета органов Федерального казначейства;
— осуществляются со средствами в иностранной валюте, полученными от приносящей доход деятельности.
А как быть, если лицевые счета учреждения обслуживаются в органе казначейства? Ответ на этот вопрос Инструкция по бюджетному учету не содержит. Однако казначеи в своем письме от 23 декабря 2005 г. № 42-7.1-01/2.4-385 разъяснили порядок отражения в учете указанной ситуации.
Операции с наличными денежными средствами в иностранной валюте оформляются следующими бухгалтерскими записями:
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
| Оприходована валюта в кассе учреждения | 201 04 510 «Поступления в кассу» | 201 07 610 «Выбытия денежных средств учреждения со счетов в иностранной валюте» |
| Выданы деньги подотчетному лицу из кассы учреждения* | 208 00 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц» | 201 04 610 «Выбытия из кассы» |
* Выдать валюту целесообразнее в тот же день, когда она поступила в кассу. Это поможет избежать возникновения курсовых разниц по остаткам валюты в кассе.
Отметим и такой момент. При ведении валютных операций в связи с колебаниями официального курса Банка России соответствующей валюты возникают курсовые разницы. Они могут быть как положительными (увеличивающими стоимость переоцениваемых активов и обязательств), так и отрицательными (уменьшающими эту стоимость).
Рассмотрим на примере отражение операций поступления иностранной валюты в кассу учреждения и выдачи ее на командировочные расходы.
Пример. Преподаватель университета направлен в командировку (на конференцию в Канаду).
Срок командировки четыре дня — с 17 по 20 апреля 2010 года. На выдачу аванса в кассу учреждения поступила валюта (долл. США) 16 апреля 2010 года. В этот же день деньги были выданы подотчетному лицу.
Итак, для оплаты расходов, связанных с командировкой, работнику выплачены такие суммы:
— суточные — 248 долл. США (62 USD/дн. x 4 дн.). Согласно постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812;
— на проживание — 390 долл. США (130 USD/дн. x 3 дн.). Согласно приказу Минфина России от 2 августа 2004 г. № 64н;
— на проезд — 1500 долл. США.
Вернувшись из командировки, работник представил авансовый отчет, подписанный руководителем, оправдательные документы на оплату жилья на сумму 300 долл. США, авиабилеты на сумму 1500 долл. США и вернул в кассу неистраченную сумму.
Предположим, что курс доллара США, установленный Банком России на 16 апреля 2010 года, — 28,8345 руб. за долл. США.
Курс доллара США установленный Банком России на 20 апреля 2010 года — 28,7459 руб. за долл. США.
В бухучете записано:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. | ||
| 16 апреля 2010 года: | |||||
| Поступили деньги в кассу учреждения на оплату суточных* | 2 201 04 510 «Поступления в кассу» | 2 201 07 610 «Выбытия денежных средств учреждения со счетов в иностранной валюте» | 7150,96 (248 USD x 28,8345 руб/USD) | ||
| Поступили средства в кассу учреждения на оплату проживания* | 2 201 04 510 «Поступления в кассу» | 2 201 07 610 «Выбытия денежных средств учреждения со счетов в иностранной валюте» | 11245,46 (390 USD x 28,8345 руб/USD) | ||
| Поступили средства в кассу учреждения на оплату проезда в командировку* | 2 201 04 510 «Поступления в кассу» | 2 201 07 610 «Выбытия денежных средств учреждения со счетов в иностранной валюте» | 43251,75 (1500 USD x 28,8345 руб/USD) | ||
| Выданы в подотчет преподавателю средства на оплату суточных | 2 208 02 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам» | 2 201 04 610 «Выбытия из кассы» | 7150,96 (248 USD x 28,8345 руб/USD) | ||
| Выданы в подотчет преподавателю средства на оплату проживания | 2 208 09 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг» | 2 201 04 610 «Выбытия из кассы» | 11245,46 (390 USD x 28,8345 руб/USD) | ||
| Выданы в подотчет преподавателю деньги на оплату проезда | 2 208 05 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг» | 2 201 04 610 «Выбытия из кассы» | 43251,75 (1500 USD x 28,8345 руб/USD) | ||
| 20 апреля 2010: | |||||
| Приняты к учету средства на оплату суточных | 2 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)» | 2 208 02 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам» | 7128,98 (248 USD x 28,7459 руб/USD) | ||
| Приняты к учету средства на оплату проживания | 2 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)» | 2 208 09 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг» | 8623,77 (300 USD x 28,7459 руб/USD) | ||
| Приняты к учету средства на оплату проезда | 2 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)» | 2 208 05 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг» | 43118,85 (1500 USD x 28,7459 руб/USD) | ||
| Внесен в кассу учреждения остаток неизрасходованного аванса на оплату проживания | 2 201 04 510 «Поступления в кассу» | 2 208 09 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг» | 2587,13 (90 USD x 28,7459 руб/USD) | ||
На основании пункта 233 Инструкции по бюджетному учету (утверждена приказом Минфина России от 30 декабря 2008 г. № 148н) датой утверждения руководителем учреждения авансового отчета на суммы переоценки валютных средств в учете делаются соответствующие корректирующие записи.
В связи с тем, что за время нахождения в командировке курс доллара США изменился в сторону уменьшения, возникла отрицательная курсовая разница 0,0886 руб. за долл. США (28,8345 — 28,7459).
Бухгалтерские записи выглядят так:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| Списана отрицательная курсовая разница по расчетам с подотчетными лицами по оплате суточных | 2 401 01 171 «Доходы от переоценки активов» | 2 208 02 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам» | 21,97 (248 USD x 0,0886 руб/USD) |
| Списана отрицательная курсовая разница по расчетам с подотчетными лицами по оплате проживания | 2 401 01 171 «Доходы от переоценки активов» | 2 208 09 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг» | 34,55 (390 USD x 0,0886 руб/USD) |
| Списана отрицательная курсовая разница по расчетам с подотчетными лицами по оплате проезда | 2 401 01 171 «Доходы от переоценки активов» | 2 208 05 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг» | 132,90 (1500 USD x 0,0886 руб/USD) |
Обратите внимание: если денежные средства под отчет выдавались в иностранной валюте, то неизрасходованная сумма аванса должна быть возвращена в указанной валюте. Возврат суммы аванса в рублях может быть квалифицирован контролирующими органами как обменная операция между физическим и юридическим лицом. Она в свою очередь может быть проведена только обменным пунктом.
Причем подотчетное лицо обязано предъявить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. Это закреплено в Порядке ведения кассовых операций в РФ (утвержденном решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40).
Статья напечатана в журнале "Учет в бюджетных учреждениях" №4, апрель 2010 г.
Начать дискуссию