Договор транспортной экспедиции: оформление, бухгалтерский учет

Нормативная база

Правовое регулирование обязательств по договору транспортной экспедиции осуществляется в соответствии с гл. 41 ГК РФ «Транспортная экспедиция» и Законом «О транспортно-экспедиционной деятельности».

Гражданский кодекс РФ определяет договор транспортной экспедиции как самостоятельный гражданско-правовой договор. Сторонами в договоре транспортной экспедиции являются экспедитор и клиент. Клиентом может быть любое лицо (физическое или юридическое), а экспедитором – только коммерческая организация или индивидуальный предприниматель. Обычно в роли экспедиторов выступают специализированные коммерческие организации: экспедиторы, транспортные агенты, операторы смешанной перевозки груза, транспортно-экспедиционные предприятия. Согласно п. 2 ст. 801 ГК РФ экспедитором может быть и перевозчик – структурное подразделение транспортной организации.

Услуги, оказываемые транспортным экспедитором, можно разделить на основные (связанные с перевозкой груза) и дополнительные, которые могут содержаться в договоре, а могут и отсутствовать в нем. К числу основных услуг относятся:

– заключение по заданию клиента договоров об организации перевозок соответствующим видом транспорта или в смешанном сообщении;

– оформление заказов и заявок на подачу транспортных средств под погрузку;

– оплата провозных платежей;

– заключение договоров перевозки, договоров фрахтования;

– обеспечение отправки и получения груза и т.п.

В качестве дополнительных услуг экспедитор может взять на себя получение требующихся для экспорта и импорта документов, выполнение таможенных и иных формальностей, проверку количества и состояния груза, его погрузку и выгрузку, уплату пошлин, сборов и других расходов, возлагаемых на клиента, хранение груза, его получение в пункте назначения, маркировку и затаривание груза, проверку состояния упаковки и маркировки, складирование, а также совершение других операций с грузом.

Коротко остановимся на правовых особенностях договора транспортной экспедиции.

1. Для этого договора обязательна письменная форма (п. 1 ст. 802 ГК РФ).

2. Клиент может предоставить экспедитору право заключать договоры от собственного имени. В этом случае в отношениях с третьими лицами, и прежде всего с перевозчиком, стороной в договоре (например, грузоотправителем или грузополучателем) будет экспедитор. Вместе с тем экспедитор может действовать и от имени клиента на основании выданной ему доверенности. Согласно п. 2 ст. 802 ГК РФ клиент должен выдать экспедитору доверенность, если она необходима для выполнения его обязанностей. Если экспедитор по условиям договора вправе привлекать субэкспедитора, то доверенность выдается с правом передоверия. На основании такой доверенности экспедитор, в свою очередь, может выдать доверенность субэкспедитору.

3. Экспедитор вправе привлечь к исполнению своих обязанностей других лиц, если это напрямую не запрещено в договоре транспортной экспедиции. Причем в силу ст. 805 ГК РФ экспедитор все равно несет полную ответственность перед клиентом за исполнение договора.

4. Любая из сторон договора транспортной экспедиции вправе отказаться от исполнения договора, предупредив об этом другую сторону в разумный срок (ст. 806 ГК РФ).

Права, обязанности и ответственность сторон договора транспортной экспедиции, а также  порядок предъявления претензий и исков установлены Федеральным законом «О транспортно-экспедиционной деятельности» (далее – Закон).

Согласно ст. 3 Закона экспедитор вправе отступать от указаний клиента, если это необходимо в интересах клиента и экспедитор по не зависящим от него обстоятельствам не смог предварительно запросить клиента о его согласии на такое отступление или получить в течение суток ответ на свой запрос. В случае если указания клиента неточны или неполны либо не соответствуют договору транспортной экспедиции и экспедитор по не зависящим от него обстоятельствам не имеет возможности уточнить их, последний должен  оказывать экспедиционные услуги исходя из интересов клиента.

Если договором транспортной экспедиции не установлено иное, экспедитор вправе выбирать и изменять вид транспорта, а также маршрут перевозки и последовательность перевозки груза различными видами транспорта в соответствии с интересами клиента. При этом законом на экспедитора возлагается обязанность незамедлительно уведомлять клиента о произведенных изменениях.

В договоре транспортной экспедиции может быть предусмотрено положение о праве экспедитора удерживать находящийся в его распоряжении груз до уплаты клиентом вознаграждения либо возмещения понесенных экспедитором в интересах клиента расходов. В этом случае клиент обязан оплатить экспедитору еще и расходы, связанные с удержанием имущества. Ответственность за возникшую порчу груза в этом случае также несет клиент. Экспедитор вправе проверять достоверность представленных клиентом документов и сведений о свойствах груза.

Клиент вправе выбирать маршрут следования груза и вид транспорта, требовать у экспедитора предоставления информации о процессе перевозки груза (если это предусмотрено договором транспортной экспедиции), давать указания экспедитору в соответствии с договором (п. 6 ст. 3 Закона).

К числу обязанностей экспедитора согласно ст. 4 Закона относятся:

– оказание услуг в соответствии с договором транспортной экспедиции;

– уведомление клиента о допущенных отступлениях в порядке, определенном договором;

– выдача клиенту экспедиторского документа при приеме груза, а также представление клиенту оригиналов договоров, заключенных экспедитором в соответствии с договором транспортной экспедиции от имени клиента на основании выданной им доверенности.

Законом установлена обязанность клиента своевременно предоставлять экспедитору полную, точную и достоверную информацию об особенностях груза, об условиях его перевозки,  иные сведения, а также документы, необходимые для осуществления таможенного, санитарного и других видов государственного контроля (ст. 804 ГК РФ, ст. 5 Закона). Клиент обязан уплатить экспедитору вознаграждение и возместить понесенные им расходы в интересах клиента.

Экспедитор, в свою очередь, обязан сообщить клиенту об обнаруженных недостатках полученной информации, а в случае неполноты информации запросить у клиента дополнительные данные. В этом случае согласно п. 4 ст. 804 ГК РФ ответственность за убытки, причиненные экспедитору в связи с нарушением обязанности по предоставлению информации, в полном объеме несет клиент.

В соответствии с п. 5 ст. 6 Закона, в случае одностороннего отказа от исполнения договора транспортной экспедиции, сторона, инициировавшая расторжение договора, возмещает другой стороне убытки, вызванные расторжением договора, и уплачивает штраф в размере 10% суммы понесенных экспедитором или клиентом затрат.

Если иное не предусмотрено договором, экспедитор обязан возместить клиенту убытки, возникшие по причине нарушения срока исполнения обязательств по договору (при отсутствии обстоятельств непреодолимой силы или вины клиента). Клиент несет ответственность за несвоевременную уплату вознаграждения экспедитору и возмещение понесенных им расходов в виде уплаты неустойки, которая не должна превышать размер вознаграждения и сумму произведенных расходов. Статья 11 Закона разрешает сторонам договора устанавливать более высокий размер ответственности экспедитора. Соглашение об уменьшении либо устранении имущественной ответственности экспедитора ничтожно.

С момента принятия груза и до момента выдачи его получателю экспедитор несет ответственность перед клиентом в виде возмещения реального ущерба за утрату, недостачу или повреждение (порчу) груза (ст. 7 Закона). Мера этой ответственности зависит от типа перевозки  – внутри страны или в международном сообщении. В договоре транспортной экспедиции может быть установлено, что наряду с возмещением реального ущерба экспедитор возвращает клиенту ранее уплаченное вознаграждение. Наряду с возмещением реального ущерба и возвращением клиенту уплаченного им экспедитору вознаграждения экспедитор обязан возместить клиенту упущенную выгоду в связи с утратой, недостачей или повреждением (порчей) груза, произошедшими по вине экспедитора.

Главой 4 Закона установлены основания для предъявления экспедитору претензий и исков. Указано, что до предъявления экспедитору иска, вытекающего из договора транспортной экспедиции, необходимо направить экспедитору претензию (п. 1 ст. 12 Закона). К претензии обязательно должны быть приложены подтверждающие документы в подлиннике или засвидетельствованные в установленном порядке их копии.

Право на предъявление экспедитору претензии и иска имеют:

– клиент или уполномоченное им лицо;

– получатель груза, указанный в договоре транспортной экспедиции;

– страховщик, приобретший право суброгации.

Претензия предъявляется в письменной форме в течение шести месяцев со дня возникновения права на ее предъявление. Указанный срок исчисляется в отношении:

– возмещения убытков за утрату, недостачу или повреждение (порчу) груза со дня, следующего за днем, когда груз должен быть выдан;

– возмещения убытков, причиненных клиенту нарушением срока выполнения обязательств по договору транспортной экспедиции, со дня, следующего за последним днем действия договора, если иное не определено сторонами;

– нарушения иных обязательств, вытекающих из договора транспортной экспедиции, со дня, когда указанные лица узнали или должны были узнать о таких нарушениях.

Экспедитор обязан рассмотреть претензию и в письменной форме уведомить заявителя об удовлетворении или отклонении претензии в течение тридцати дней со дня ее получения. При частичном удовлетворении или отклонении экспедитором претензии в уведомлении заявителю должны быть указаны основания принятого решения. В этом случае представленные вместе с претензией документы возвращаются заявителю.

Экспедитор может принять для рассмотрения претензию и по истечении установленного срока, если причина пропуска будет признана им уважительной.

Лицензирование

В соответствии со ст. 17 Закона «О лицензировании отдельных видов деятельности»[2] в перечень видов деятельности, на осуществление которых требуются лицензии, включены:

– перевозки воздушным, морским и внутренним водным транспортом грузов;

– перевозки грузов автомобильным транспортом грузоподъемностью свыше 3,5 т;

– погрузочно-разгрузочная деятельность на внутреннем водном транспорте и в морских портах;

– погрузочно-разгрузочная деятельность на железнодорожном транспорте.

Во избежание противоречий с налоговыми органами в договоре можно сделать ссылку на реквизиты лицензии и приложить ее копию.

Итак, мы выяснили, что договор транспортной экспедиции является смешанным договором. Экспедитор не только должен организовать перевозку груза (посредническая деятельность), но и сам оказать услуги, например, по проверке количества и качества товара, погрузке, разгрузке,  сопровождению груза, его хранению и т. д. (возмездное оказание услуг).

Таким образом, в договоре стороны должны обособленно указать размер вознаграждения экспедитора за организацию перевозки и стоимость услуг, оказываемых самим экспедитором (погрузо-разгрузочные работы, складирование груза, маркировка и т. д.).

Пример 1.

Транспортно-экспедиционная компания «Надежда» (Экспедитор) и ООО «Сокол» (Клиент) оформили договор транспортной экспедиции. В обязанности Экспедитора входит заключение от своего имени договора с перевозчиком на перевозку груза Клиента автомобильным транспортом, а также сопровождение и погрузка груза.

Стороны согласовали в договоре оплату следующим образом.

Клиент выплачивает Экспедитору вознаграждение за организацию перевозки в размере 11 800 руб., в том числе НДС – 1 800 руб.

Клиент оплачивает услуги Экспедитора по сопровождению и погрузке груза в размере 23 600 руб., в том числе НДС – 3 600 руб.

Расходы Экспедитора по перевозке груза возмещаются Клиентом.

Пример 2.

Автопредприятие по договору транспортно-экспедиционного обслуживания обязуется доставить груз, выполнить погрузо-разгрузочные работы и оказать услуги по сопровождению груза и передаче его покупателю.

Раздел договора, устанавливающий оплату услуг автопредприятия, может содержать следующую формулировку:

1. Оплата услуг по транспортировке груза производится из расчета 8 руб. за 1 км пробега.

2. За выполнение погрузо-разгрузочных работ Клиент выплачивает Экспедитору вознаграждение в сумме 9 440 руб., в том числе НДС – 1 440 руб.

3. За оказание услуг по сопровождению груза и передаче его покупателю Клиент производит оплату в размере 5 900 руб., в том числе НДС – 900 руб.

Документация, подтверждающая исполнение договора транспортной экспедиции, зависит от вида оказываемых услуг.

Если экспедитор организует перевозку для клиента, то в качестве первичного документа будет выступать отчет экспедитора. В нем экспедитор должен указать:

– суммы, перечисленные в счет заключенного по поручению клиента договора перевозки;

– документы, подтверждающие перевозку до пункта назначения;

– сумму своего вознаграждения.

К отчету должны быть приложены первичные перевозочные документы или их копии.

Клиент на основании полученного отчета относит затраты на оплату услуг экспедитора в расходы и принимает НДС к вычету (при условии соблюдения всех установленных ст. 171 и 172 НК РФ требований).

Если экспедитор оказывает услуги по перевозке лично, то он обязан передать клиенту перевозочные документы (товарно-транспортные накладные, авианакладные, коносаменты и др.), подтверждающие оказание этих услуг. Стороны подписывают акт сдачи-приемки.

Для подтверждения выполнения других видов услуг (погрузки, затаривания, маркировки и т. п.) стороны подписывают акт об оказании возмездных услуг с указанием конкретных видов услуг и их стоимости.

Унифицированные формы отчета экспедитора и акта сдачи-приемки оказанных услуг не установлены. Стороны вправе самостоятельно определять форму и содержание этих документов. В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона №  129-ФЗ[3] документы, унифицированная форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

– наименование и дату составления документа;

– наименование организации, от имени которой составлен документ;

– содержание хозяйственной операции;

– измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

– наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

– личные подписи и их расшифровки.

Таким образом, для принятия к бухгалтерскому и налоговому учету акт и отчет должны содержать все обязательные реквизиты.

Особое внимание хотелось бы обратить на раскрытие в документах содержания хозяйственной операции. Очень часто стороны при составлении актов выполненных работ, оказанных услуг используют стандартные фразы типа: «работы выполнены в срок и подлежат оплате в сумме…». Во избежание дополнительных объяснений  с налоговыми органами по поводу того, оплата каких услуг включена в состав расходов налогоплательщика, лучше описывать содержание хозяйственной операции более подробно. Кроме того, в документах, подтверждающих факт оказания транспортно-экспедиционных услуг, необходимо сделать ссылку на договор и заявку.

На практике наиболее распространенными являются автомобильные и железнодорожные перевозки. В первом случае экспедитор чаще всего является одновременно и перевозчиком груза. Во втором, как правило, он только организует процесс перевозки – заключает договор с железной дорогой, производит оплату услуг по доставке груза.

В пакет документов для первого варианта входят:

1. Договор на транспортно-экспедиционное обслуживание.

2. Акт выполненных работ.

3. Отрывной талон путевого листа автомобиля.

4. Третий экземпляр товарно-транспортной накладной (форма № 1-Т)[4].

5. Счет-фактура экспедитора.

Эти документы должны содержать сведения о маршруте и расстоянии перевозки, наименовании и количестве груза, марке и модели автотранспортного средства. В отрывном талоне путевого листа автомобиля и третьем экземпляре товарно-транспортной накладной необходимо проследить, чтобы все обязательные реквизиты были заполнены. Из акта сдачи-приемки работ и услуг должно следовать, что клиент услуги принял, претензий к качеству не имеет и согласен с размером оплаты. В счете-фактуре, так же как и в акте, обособленно указывается стоимость разных видов работ и услуг.

В пакет документов для второго варианта будут включены:

1. Договор на транспортно-экспедиционное обслуживание.

2. Отчет экспедитора.

3. Копия договора, заключенного экспедитором с ОАО «Российские железные дороги».

4. Копия железнодорожной накладной.

5. Копии железнодорожных квитанций разных сборов.

6. Копия счета-фактуры ОАО «РЖД».

7. Копии платежных документов, подтверждающих оплату услуг ОАО «РЖД».

8. Счет-фактура экспедитора.

При оказании экспедитором клиенту дополнительных услуг составляется еще и акт сдачи-приемки с указанием видов услуг и размера их оплаты. Если экспедитор действует от имени клиента на основании выданной ему доверенности, то клиенту представляют не копии документов с ОАО «РЖД», а их оригиналы.

В заключение отметим, что перечень экспедиторских документов, а также требования к качеству экспедиционных услуг и порядок их оказания определяются Правилами транспортно-экспедиционной деятельности (п. 2 ст. 2 Закона). Однако до настоящего времени эти  правила не утверждены Правительством РФ, а перечень экспедиторских документов не установлен.  Поэтому чем ответственнее подойдут стороны к составлению договора, чем тщательнее согласуют все условия и пропишут их в договоре, тем меньше будет потом спорных вопросов и взаимных претензий. Если условия в договоре транспортной экспедиции не оговорены, то суд может применить положения некоторых других глав ГК РФ, а также общие положения о договоре (подразд. 2 разд. 3 ГК РФ) и учесть обычаи делового оборота.

Исходя из норм делового оборота, автором и было рекомендовано на основные услуги экспедитора, действия по которым производятся за счет клиента, составлять отчет экспедитора, а на дополнительные услуги, осуществляемые экспедитором своими силами (например, погрузка, таможенное оформление и др.), – акты. Вместе с тем допускается составление и одного документа – либо только отчета, либо только акта[5]. Важно, чтобы в нем были отражены все необходимые сведения и содержались все обязательные реквизиты. Документы, попадающие в бухгалтерию, должны содержать записи, точно  раскрывающие суть операций. Неправильное оформление документов лежит в основе претензий, которые  налоговые органы могут предъявить по поводу учета произведенных расходов в уменьшение налогооблагаемой прибыли и правомерности применения вычетов по НДС..

[1] Федеральный закон от 30.06.03 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности».

[2] Федеральный закон от 08.08.01 № 128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности».

[3] Федеральный закон от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

[4] Постановление Госкомстата РФ от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

[5] По согласованию сторон данный вопрос следует оговорить в договоре.