Авансовые отчеты – хлеб начинающего налогового инспектора. Там всегда найдется чем поживиться: то чека нет, то НДС не выделен, а то и вовсе расходы непроизводственные. Журнал «Расчет» опубликовал полезные советы, которые помогут бухгалтерам избежать проблем из-за подотчетников.
Н.Д. Пашутова, обозреватель «Федеральной бухгалтерской газеты»
Прежде всего, чтобы знать, с кого спрашивать, утвердите приказом перечень работников, имеющих право получать деньги под отчет. Объясните избранным, что их статус на фирме повысился: теперь они не только привозят товар – им доверено составлять авансовые отчеты.
В приказе пропишите главные запреты: деньги на покупки выдаются только после сдачи авансового отчета за предыдущие суммы; один сотрудник не имеет права передавать другому полученные в подотчет суммы. Все остальные важные моменты лучше поместить в отдельную памятку для подотчетников.
Указания по заполнению авансового отчета, утвержденные постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 г. № 55, не могут служить полноценной инструкцией. Но пренебрегать ими не стоит: в них четко обозначено, что авансовый отчет составляет именно подотчетное лицо.
Можно составлять авансовые отчеты на компьютере и отдавать расписаться подотчетнику. Но делать такое исключение лучше лишь для руководства фирмы. Самостоятельное составление авансовых отчетов излечит сотрудников фирмы от провалов в памяти и заставит относиться к документам серьезно.
В идеале, каждый подотчетник должен помнить, как Отче наш, что магазины розничной торговли выдают не только товарные чеки, но и обычные накладные и счета-фактуры. Минфин в письме от 19 марта 2004 г. № 04-03-11/42 еще раз напомнил, что наличие счета-фактуры является обязательным требованием для зачета НДС. Поэтому чтобы фирма не теряла на налоговых вычетах, подотчетнику необходимо иметь при себе доверенность от организации. Ее можно выписать по форме № М-2, утвержденной постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. № 71а. Однако аудиторы считают, что доверенность работнику может быть выдана и в произвольной форме при наличии необходимых реквизитов – даты оформления, подписи руководителя и печати фирмы (п. 5 ст. 185 ГК). При этом главное, чтобы указанные в документе сведения подтверждали право физического лица на получение товаров (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21 января 2004 г. № Ф04/353-1379/А70-2003).
Особое внимание следует уделить чеку кассового аппарата. Без него бухгалтеру не следует принимать ни товарные чеки, ни накладные, ни квитанции к приходно-кассовым ордерам. Заменой может служить лишь слип, подтверждающий расчет пластиковой картой.
Можно долго рассуждать о том, что чек кассового аппарата не есть «оправдательный документ» и его отсутствие – всего лишь повод для встречной проверки поставщика. Но только если вас уже оштрафовали. Если – нет, то дешевле придерживаться требований налоговиков, даже самых абсурдных.
Памятка получившему деньги под отчет
1. Читай указания Госкомстата по заполнению авансового отчета (прилагаются).
2. Чтобы небольшие документы (товарные чеки, билеты, квитанции гостиниц и прочее) не потерялись, наклеивай их на альбомный лист рядом друг с другом или скрепляй степлером.
3. В розничных магазинах предъявляй доверенность и требуй, чтобы выписали накладную и счет-фактуру с налогом на добавленную стоимость (НДС). Этим ты снизишь налоговое бремя фирмы.
4. Если не дали накладную и счет-фактуру – бери товарный чек.
5. Товарные чеки без кассовых чеков бухгалтерия не примет.
6. При наличии квитанции к приходно-кассовому ордеру кассовый чек тоже нужен.
7. Соблюдай лимит расчета наличными деньгами в 60 тысяч рублей по одному договору. Любое превышение грозит фирме штрафом в 50 тысяч рублей, директора и главбуха оштрафуют на 5 тысяч рублей. Если не ведешь учет расчетов по отдельным договорам – уточни их состояние в бухгалтерии.
8. Авансовые отчеты бухгалтерия примет только у тех, кому выдавали деньги под отчет. Перерасход по авансовому отчету возместят, если у тебя в подотчете была хотя бы небольшая сумма. Если нет – авансовый отчет бухгалтерия не примет.
Эксперты журнала «Расчет» советуют: раздайте такие памятки сотрудникам, которые получают под отчет деньги – сбережете нервы. Не забудьте приложить к памятке указания Госкомстата по заполнению авансового отчета
Начать дискуссию