Изучаем нюансы заполнения раздела 2 Книги учета доходов и расходов

При общем режиме у организации имеется возможность самостоятельно разработать формы, по которым будет вестись налоговый учет, тогда как налогоплательщикам, применяющим УСН, выбирать не приходится. Удобно это или нет, но единственным налоговым регистром для них является Книга учета доходов и расходов, поэтому правила ее заполнения следует изучить детально.

Форма Книги учета доходов и расходов при упрощенной системе и Порядок ее заполнения (далее — Порядок) утверждены приказом Минфина России от 31.12.2008 № 154н.

Вначале общие сведения. Книгу учета разрешается вести на бумажном носителе или в электронном виде. В обоих случаях правила оформления одинаковы, только «бумажную» версию заверяют в налоговой инспекции до начала налогового периода, то есть до внесения записей о доходах и расходах, а распечатку «электронной» Книги учета заверяют лишь по окончании налогового периода.

Отметим, что перед заверением Книгу учета следует прошнуровать, пронумеровать, на последней странице указать количество страниц, подтвердить подпись руководителя (индивидуального предпринимателя) и поставить печать.

Обратите внимание: не так давно ФНС России заявила, что заверять Книгу учета доходов и расходов в инспекции необязательно (письмо от 03.02.2010 № ШС-22-3/84@), так как Налоговый кодекс этого не требует. Процедура, конечно, возможна, но только по просьбе налогоплательщика.

Так что, с одной стороны, приносить ли документ в налоговую, решать самим «упрощенцам». С другой — мы все-таки рекомендуем заверить Книгу учета в ИФНС, тем более это не так уж сложно.

Книга учета состоит из трех разделов. Раздел 1 предназначен всем, кто применяет упрощенную систему. Правда, заполнять графу 5 нужно лишь при объекте налогообложения доходы минус расходы, предприниматели и организации с объектом налогообложения доходы вправе вносить сюда записи для собственных целей (например, для управленческого учета). В разделе 3 определяется сумма прошлых убытков, на которую согласно пункту 7 статьи 346.18 НК РФ разрешено уменьшить налоговую базу. Его заполняют при объекте налогообложения доходы минус расходы (п. 4.1 Порядка).

Раздел 2 отведен расчету расходов на приобретение (создание, изготовление и т. д.) основных средств и нематериальных активов. Их стоимость отражается только при упрощенной системе, поэтому заполнять раздел 2 нужно опять же только при объекте налогообложения доходы минус расходы (п. 3.1 Порядка). Расходы учитываются согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ и довольно сложен, поэтому для подобных расходов выделен специальный раздел, о котором стоит поговорить подробнее.

Записи ведутся по каждому объекту основных средств и нематериальных активов (п. 3.4 Порядка), а в конце каждого квартала подводится итог — определяется общая сумма расходов. Ее отражают в последний день квартала в разделе 1.

Еще один момент. Записи по одному и тому же объекту вносятся в раздел 2 ежеквартально, пока стоимость (остаточная стоимость) имущества не будет полностью списана в расходы. Допустим, основное средство приобретено при упрощенной системе и принято к налоговому учету в мае (то есть в II квартале), значит, одинаковые записи по нему будут внесены в раздел 2 в II, III и IV кварталах.

Стоимость основных средств и нематериальных активов учитывается в зависимости от того, когда их купили (построили, изготовили) — до или после перехода на упрощенную систему (п. 3 ст. 346.16 НК РФ). Записи в разделе 2 также делаются по-разному. Однако обо всем по порядку…

Представим, что «упрощенец» приобрел (построил) основное средство или нематериальный актив. Можно ли сразу внести запись в раздел 2 Книги учета доходов и расходов? Нет, так как следует дождаться выполнения следующих условий (подп. 1 п. 3 ст. 346.16 и подп. 4 п. 2 ст.346.17 НК РФ):

— ввести объект в эксплуатацию (нематериальный актив принять к бухгалтерскому учету);
— оплатить и подать документы на государственную регистрацию (при необходимости). С 1 января 2008 года разрешено учитывать в расходах частично оплаченные основные средства и нематериальные активы.

Напомним общие правила учета. Стоимость основного средства или нематериального актива, приобретенного (построенного, изготовленного) при упрощенной системе налогообложения, включается в расходы равными долями в течение кварталов, оставшихся до конца налогового периода.

Выполнив необходимые условия, можно делать запись в разделе 2. В графе 1 указывают порядковый номер записи, в графе 2 — наименование объекта основных средств или нематериальных активов, в графе 3 — дату оплаты, в графе 4 — дату подачи документов на государственную регистрацию. Если право собственности не нужно регистрировать, в графе 4 ставится прочерк. В графе 5 фиксируют дату ввода объекта в эксплуатацию (для основных средств) или принятия к бухгалтерскому учету (для нематериальных активов).

В графе 6 отражают первоначальную стоимость объектов. При упрощенной системе она определяется по правилам бухгалтерского учета.

Согласно пункту 8 ПБУ 6/01, утвержденного приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н, первоначальная стоимость основного средства состоит из всех затрат на его приобретение, строительство, изготовление, доставку, установку, наладку, уплату таможенных сборов, посреднических вознаграждений и др. В нее не входят только возмещаемые налоги. Предприниматели и организации, применяющие упрощенную систему, не являются плательщиками НДС, и этот налог им не возмещается. Так что им ничего исключать не придется.

Что понимается в бухгалтерском учете под первоначальной стоимостью нематериальных активов, говорится в пункте 7 ПБУ 14/2007, утвержденного приказом Минфина России от 27.12.2007 № 153н. Это сумма, уплаченная либо начисленная при покупке или создании актива, а также израсходованная на обеспечение условий, позволяющих использовать объект по назначению.
Графы 7 и 8 понадобится заполнять, только если объект приобретен до перехода на упрощенную систему.

В графе 9 указывают количество кварталов текущего года, в течение которых используется имущество, оплаченное и введенное в эксплуатацию (принятое к бухгалтерскому учету). Предположим, организация приобрела, оплатила и ввела в эксплуатацию объект в марте, то есть в I квартале. Значит, его будут использовать в I, II, III и IV кварталах, и в графе 9 должно стоять 4. Если бы все условия были выполнены в II квартале, в графе 9 следовало указать 3, если в III квартале — 2, в IV квартале — 1.

В графе 10 отражается доля стоимости основного средства или нематериального актива, которую можно списать в текущем налоговом периоде (в процентах). Так как стоимость имущества, купленного (построенного, изготовленного) при упрощенной системе, полностью учитывается в течение одного налогового периода, показатель графы 10 всегда равен 100%.
Долю стоимости объекта, которую следует ежеквартально списывать в расходы (тоже в процентах), рассчитывают в графе 11. Для этого показатель графы 10 делят на показатель графы 9. Результат округляется до второго знака после запятой.

Графа 12 — для отражения суммы расходов на приобретение (сооружение, изготовление) основного средства или нематериального актива, учитываемой в каждом квартале. Если объекты приобретены (построены) при упрощенной системе, она равна произведению чисел из граф 6 и 11, деленному на 100. В пункте 3.16 Порядка есть комментарий, согласно которому такой показатель нужно отражать в графе 7 в последний день последнего квартала налогового периода. Скорее всего это опечатка. В графе 7 фиксируется срок эксплуатации основных средств или нематериальных активов, имеющихся на балансе к моменту перехода на упрощенную систему. Очевидно, подразумевался последний день каждого квартала налогового периода и графа 5 раздела 1.

В графе 13 приводят сумму расходов за налоговый период, равную произведению показателей граф 12 и 9 (п. 3.17 Порядка). По объектам, которые появились у владельца при упрощенной системе, она совпадает с показателем графы 6, то есть с первоначальной стоимостью основного средства или нематериального актива.
Графы 14 и 15 по оъектам, приобретенным при УСН, не заполняются, а в графе 16 указывается дата выбытия (реализации) имущества.

Пример 1

ООО «Лагуна» применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. В марте 2010 года общество приобрело грузовой автомобиль стоимостью 685 400 руб., 26 апреля полностью оплатило, а 12 мая ввело в эксплуатацию и в тот же день подало документы на его регистрацию. Заполним раздел 2 Книги учета доходов и расходов.

В графе 1 укажем порядковый номер, в графе 2 — «грузовой автомобиль», в графе 3 — дату оплаты (26.04.2010), в графе 4 — дату подачи документов на госрегистрацию (12.05.2010), а в графе 5 — дату ввода в эксплуатацию (12.05.2010). В графе 6 проставим первоначальную стоимость имущества, равную 685 400 руб.

Графы 7, 8, 14 и 15 не заполняем, так как покупка сделана при упрощенной системе. В графе 9 запишем количество кварталов, в течение которых автомобиль будет эксплуатироваться в 2010 году. Для учета все условия выполнены в II квартале, поэтому в графе 9 укажем 3, а так как стоимость автомашины списывается в расходы в течение одного налогового периода (подп. 1 п. 3 ст. 346.16 НК РФ), в графе 10 должно стоять 100%. Определим показатель графы 11. Он равен 33,33% (100% : 3 квартала). Таким образом, показатель графы 12 составит 228 467 руб. (685 400 руб. × 33,33%). Если в II квартале ООО «Лагуна» не будет приобретать (строить, изготовлять) другие основные средства и нематериальные активы, 228 467 руб. станет итоговой цифрой и 30 июня 2010 года эту сумму нужно будет занести в раздел 1 Книги учета.

В графе 12 отразим все расходы на приобретение грузовика — 685 400 руб. Сведений о его продаже или выбытии нет, поэтому в графе 16 поставим прочерк.

Записи по грузовому автомобилю в разделе 2 Книги за девять месяцев и год будут такими же.
Заполненный раздел 2 представлен в таблице на с. 34—35.

Налогоплательщик, у которого к моменту перехода на упрощенную систему числятся на балансе основные средства и нематериальные активы, должен определить их остаточную стоимость и до конца налогового периода вписывать показатели в раздел 2 Книги учета (п. 2.1 ст. 346.25 НК РФ).

Согласно подпункту 3 пункта 3 статьи 346.16 НК РФ учет остаточной стоимости объектов, приобретенных (построенных, изготовленных) до смены налогового режима, зависит от срока их полезного использования. Если этот срок не более трех лет, остаточная стоимость списывается в течение одного налогового периода, а если свыше трех, но не более 15 — по 50, 30 и 20% соответственно в первый, второй и третий налоговые периоды. При сроке полезного использования свыше 15 лет остаточная стоимость равномерно признается в расходах в течение 10 налоговых периодов.
В любом случае годовые суммы списываются поквартально равными долями.
Перейдем к заполнению раздела 2 Книги учета. Еще раз подчеркнем, что записи можно делать только после оплаты, ввода в эксплуатацию и подачи документов на государственную регистрацию.

В графы 1—5 заносят те же записи, что и при покупках, совершенных при упрощенной системе: порядковый номер, наименование объекта, даты оплаты, ввода в эксплуатацию и подачи документов на госрегистрацию.

В графе 6 отражают первоначальную стоимость, хотя для учета она не пригодится, в графе 7 — срок полезного использования актива. Остаточную стоимость фиксируют в графе 8. На ее расчете остановимся подробнее (п. 3.12 Порядка и п. 2.1 и 4 ст. 346.25 НК РФ).
При смене общей системы на упрощенную остаточная стоимость основных средств и нематериальных активов на дату перехода представляет собой разность первоначальной стоимости объекта и величины амортизации, начисленной исходя из главы 25 НК РФ.

Если до перехода на УСН применялся режим уплаты ЕСХН, берется остаточная стоимость к моменту перехода на уплату ЕСХН и вычитаются расходы, учтенные во время работы на данном режиме. Если же уплачивался ЕНВД, первоначальная стоимость уменьшается на величину амортизации, начисленной по правилам бухгалтерского учета.
В графу 9 вписывают количество кварталов эксплуатации объекта в налоговом периоде. Если все условия для учета выполнены до перехода на упрощенную систему, указывается 4.

В графе 10 отражают долю остаточной стоимости, включаемую в расходы за налоговый период. Повторим, она зависит от срока полезного использования и длительности применения УСН (подп. 3 п. 3 ст. 346.16 НК РФ).

Расчет показателя графы 11 аналогичен расчету для объектов, приобретенных при упрощенной системе, а вот показатель графы 12 определяется иначе и равен произведению показателей граф 8 и 11, деленному на 100. Для заполнения графы 13 перемножают показатели граф 9 и 12.

В графе 14 указывают остаточную стоимость, учтенную при упрощенной системе в предыдущие годы, в графе 15 — остаток стоимости, переносимый на будущие периоды, а в графе 16 — дату реализации (выбытия) объекта.

Пример 2

ООО «Метеор» применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы с 2009 года. До этого общество находилось на общем режиме. К моменту перехода на балансе числилось производственное оборудование первоначальной стоимостью 864 000 руб. со сроком полезного использования шесть лет (72 месяца). За время работы на общем режиме начисленная амортизация составила 180 000 руб.

Оборудование оплачено 18 декабря 2007 года, а введено в эксплуатацию 25 сентября 2007 года. Государственной регистрации не требовалось. Заполним раздел 2 Книги учета доходов и расходов за полугодие 2010 года.

В графах 1—5 приведем порядковый номер записи, наименование объекта и положенные даты. Так как оборудование не регистрировалось, в графе 4 поставим прочерк. В графе 6 укажем первоначальную стоимость оборудования (864 000 руб.), в графе 7 — срок полезного использования (6 лет).

Узнаем остаточную стоимость объекта к моменту перехода на упрощенную систему. Ее величина равна первоначальной стоимости, уменьшенной на сумму начисленной амортизации, и составляет 684 000 руб. (864 000 руб. – 180 000 руб.). Так как все условия выполнены до смены налогового режима, в 2010 году оборудование будет эксплуатироваться в течение всего года, поэтому в графе 9 укажем 4. Срок полезного использования объекта больше трех, но меньше 15 лет, значит, остаточная стоимость списывается в течение трех лет. В 2009 году было списано 50% стоимости, значит, в графе 10 за полугодие 2010 года запишем 30% (подп. 3 п. 3 ст. 346.16 НК РФ).

Определим показатели граф 11, 12 и 13. Это 7,5% (30% : 4 квартала), 51 300 руб. (684 000 руб. × 7,5%) и 205 200 руб. (51 300 руб. × × 4 квартала). Как уже отмечалось, в 2009 году общество должно было списать в расходы 50% остаточной стоимости, поэтому в графе 14 запишем 342 000 руб. (684 000 руб. × 50%). На 2011 год придется 20% остаточной стоимости основного средства, и в графе 15 приведем 136 800 руб. (684 000 руб. × 20%). В графе 16 поставим прочерк.
Такие записи следует внести в раздел 2 за I квартал, девять месяцев и 2010 год.

Заполненный раздел 2 Книги учета за полугодие 2010 года представлен в таблице на с. 34—35.

С 2008 года при упрощенной системе разрешено признавать расходы на достройку, дооборудование, модернизацию и техническое перевооружение основных средств (подп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Порядок такой же, как и для стоимости имущества, — равными долями по кварталам, оставшимся до конца налогового периода, после оплаты, ввода в эксплуатацию и подачи документов на госрегистрацию (если она предусмотрена законодательством). Отметим, что если модернизация (реконструкция и пр.) проводится при УСН, то расходы списываются в течение одного налогового периода. При этом не имеет значения, когда приобретен (построен) объект — при упрощенной системе или до нее.

В графе 2 раздела 2 указывается наименование объекта. Рекомендуем пометить, что запись относится к расходам на реконструкцию (модернизацию и пр.). Графа 3 предусмотрена для даты оплаты таких расходов (а не стоимости объекта!), а графы 4 и 5 — для дат подачи документов и ввода в эксплуатацию объекта после модернизации или реконструкции.

Сумма расходов на модернизацию или реконструкцию приводится в графе 6. Расходы на модернизацию основных средств, числящихся на балансе к моменту перехода на упрощенную систему, следует отражать еще и в графе 8 (п. 3.12 Порядка).
Так как расходы учитываются в течение одного налогового периода, в графе 10 всегда проставляют 100%. Заполнение других граф затруднений не вызывает.

Пример 3

Воспользуемся условиями примера 2. Предположим, ООО «Метеор» в июне 2010 года модернизировало производственное оборудование.

Расходы, составившие 126 000 руб., оплатили 15 июня, а 21 июня обновленный станок ввели в эксплуатацию. Срок его полезного использования при этом не менялся. Внесем записи в раздел 2 Книги учета доходов и расходов за полугодие 2010 года.
В графу 3 впишем дату оплаты (15.06.2010), а в графу 5 — дату ввода в эксплуатацию (21.06.2010). В графе 6 отразим расходы на модернизацию (126 000 руб.) и согласно пункту 3.12 Порядка продублируем их в графе 8. В графе 7 проставим срок полезного использования оборудования (6 лет). Учет расходов возможен в II квартале, поэтому в графе 9 зафиксируем 3. В графе 10 укажем 100%, в графе 11 — 33,33%, в графе 12 — 42 000 руб. (126 000 руб. × × 33,33%), в графе 13 — 126 000 руб.

Аналогичные записи следует внести в раздел 2 за девять месяцев и 2010 год. Заполненный раздел 2 за полугодие приведен в таблице на с. 34—35.

Как заверять Книгу учета, указано в пункте 1.5 Порядка

Позиция. Необходимость заверять Книгу учета в ИФНС продиктована положениями Налогового кодекса

Да, Налоговый кодекс не содержит прямого требования визировать главный учетный регистр «упрощенцев» в налоговом органе. Однако согласно статье 346.24 НК РФ налогоплательщики обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы в книге учета, форма и порядок заполнения которой утверждаются Минфином России.

Во-первых, на титульном листе формы Книги учета, приведенной в приказе Минфина России от 31.12.2008 № 154н, предусмотрено поле для визы должностного лица налогового органа. Во-вторых, как заполнить этот документ, сказано в Порядке, утвержденном тем же приказом.

В-третьих, в пункте 1.5 данного Порядка определен четкий механизм заверения Книги учета в ИФНС, который по сути является порядком заполнения определенного поля… Таким образом, необходимость визирования данного документа в ИФНС основана на положениях статьи 346.24 НК РФ.
Кстати, ВАС РФ (постановление от 11.09.2009 № 9513/09) подтвердил обязанность «упрощенцев» по заверению Книги учета

На заметку. Пишем полугодие, подразумеваем II квартал

Следует упомянуть еще об одном несоответствии в разделе 2, допущенном разработчиками формы Книги учета доходов и расходов. Так, в заголовке и итоговой строке раздела 2 требуется указать не I, II, III или IV квартал, а соответствующий отчетный (налоговый) период. Поясним, в чем разница.

Согласно статье 346.19 НК РФ отчетными периодами при УСН признаются I квартал, полугодие и девять месяцев, а налоговым периодом — календарный год. Значит, исходя из названия раздела 2 нужно делать записи следующим образом: например, в разделе 2 Книги учета за полугодие нужно внести записи и за I, и за II кварталы. Теперь вспомним, что в последний день каждого отчетного (налогового) периода итоговую сумму расходов нужно отразить в разделе 1 Книги учета. В свою очередь раздел 1 заполняется за каждый квартал, а не отчетный (налоговый) период.

Таким образом, если в разделе 2 фактически отражать суммы расходов за отчетный (налоговый) период, а не за квартал («задваивать» записи), сумма расходов по итоговым строкам раздела 1 окажется завышенной, а налоговая база — заниженной, то есть образуется недоимка по налогу. Поэтому на практике записи в раздел 2 вносятся не за отчетный или налоговый период, а за соответствующий квартал (то есть одна запись по каждому объекту в каждом квартале), даже несмотря на то, что в наименовании заголовка раздела и итоговой строки указано иное

Согласно пункту 1 статьи 346.19 НК РФ налоговым периодом при УСН признается календарный год

Таблица. Фрагменты разделов 2 Книги учета ООО «Лагуна» и ООО «Метеор» за полугодие 2010 года