Как правильно заключить договор аренды автомобиля и организовать учет расходов по содержанию этого автомобиля?

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Эльвиры (г. Москва)

Мы хотим заключить договор аренды автомобиля, чтобы расходы по содержанию этого автомобиля  во время использования его в служебных целях списывать в расходы организации. Подскажите, пожалуста, как правильно заключить договор и организовать данный учет.

Подсказка нам необходима, так как мы даже не знаем как лучше, с экипажем заключать договор или нет, т.к. если без экипажа авто в неслужебное время  нельзя трогать, а нам это не удобно, предполагается что машина будет ездить как по служебным делам, так и в личных целях. И как высчитывать эти расходы?

Аренда транспортных средств бывает двух видов - аренда транспортного средства с экипажем (ст. ст. 632 - 641 ГК РФ) и без него (ст. ст. 642 - 649 ГК РФ). Договор можно заключать как с организациями, так и с физическими лицами, в том числе и с сотрудниками организации.

В договоре аренды автомобиля указываются данные, позволяющие, в случае возникновения спора, определить, о каком транспортном средстве идет речь, а также качество транспорта на момент передачи от арендодателя к арендатору.

Такими сведениями являются: марка автомобиля, год выпуска и цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Для того чтобы описание было более полным, сведения можно перенести в договор из паспорта транспортного средства. Кроме того, в договоре либо в акте приема-передачи следует указать пробег, а также техническое состояние машины. Также договором определяется размер арендной платы, подлежащей уплате арендодателю, период, за который она выплачивается.

Для эксплуатации автомобиля арендатору потребуются свидетельство о регистрации транспорта, техпаспорт и талон техосмотра. Обязанность их передачи арендодателем лучше тоже упомянуть в договоре.

Каждый из видов договоров имеет свои достоинства и недостатки. Особенности договоров аренды транспортного средства с экипажем и без экипажа приведены в нижеследующей таблице.

Транспортные средства, полученные в аренду, являются собственностью арендодателя. Поэтому арендатор должен учитывать их обособленно от собственного имущества - за балансом. Таково требование п. 2 ст. 8 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ. Для обобщения информации о наличии и движении основных средств, арендованных организацией, предназначен счет 001 "Арендованные основные средства". Имущество на нем учитывается в оценке, указанной в договоре аренды.

Главная обязанность арендатора заключается в своевременном внесении арендной платы, предусмотренной условиями договора. В силу п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ), которыми признаются любые экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с п.п. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ арендные платежи учитываются в составе прочих расходов.
Налогообложение у арендатора других расходов, связанных с эксплуатацией арендованных транспортных средств, приведено в нижеследующей таблице.

Примерный перечень первичных документов, которые понадобятся организации, арендующей транспортные средства, для принятия расходов в целях налогообложения прибыли:

- договор аренды транспортных средств;
- акты приемки оказанных услуг в рамках заключенного договора аренды;

При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода (Постановление ФАС ВВО от 27.04.2009 N А38-4082/2008-17-282-17-282).
По своему усмотрению организация вправе заключить любой из двух договоров, который ему наиболее удобен.

Применительно к ситуации, описанной в вопросе (поездки на арендованном автомобиле в личных целях) организации рекомендуется определить, что ей более выгодно: дополнительно оплачивать арендодателю стоимость аренды автомобиля с экипажем в период использования автомобиля в личных целях (порядок подачи автомобиля оговаривается в договоре) или оплачивать стоянку автомобиля и работу нанятых водителей (при отсутствии штатных на момент заключения аренды без экипажа).

Какой бы договор организация не заключила все расходы по содержанию и эксплуатации арендованного автомобиля в непроизводственных целях не будут приниматься в целях налогообложения прибыли (п.1 ст.252 НК РФ).

Для того, чтобы определить сумму этих расходов рекомендуется обратиться к данным путевых листов (или копиям путевых листов), т.к. их заполненная форма позволяет наиболее достоверно определить производственную направленность описываемых расходов и определить долю производственных (непроизводственных) расходов на содержание и эксплуатацию арендованного автомобиля. Порядок расчета должен быть закреплен распорядительным документом руководителя организации.

Напоминание. «Входной» НДС, приходящий на расходы по содержанию и эксплуатации арендованного автомобиля, не принимаемые в целях налогообложения прибыли, не должен предъявляться к вычету (п.п. 1 п. 2 ст. 172 НК РФ).

Получить персональную консультацию по любому налогу в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться два-три наиболее интересных вопроса, ответы на которые вы сможете прочесть в консультациях Татьяны Потаповой.