Если подлинность листка нетрудоспособности вызывает сомнение

Источник: журнал "Финансовый справочник бюджетной организации"

В практике учреждений нередки ситуации, когда у бухгалтера возникает вопрос, можно ли выплатить пособие по временной нетрудоспособности на основании представленного работником листка нетрудоспособности. Ведь ответственность за правильность начисления и расходования средств государственного социального страхования несет руководитель и главный бухгалтер учреждения. Рассмотрим, какие требования предъявляются законодательством к оформлению листка нетрудоспособности и что нужно предпринять, если его подлинность вызывает сомнения.

Согласно п. 10 Положения о Фонде социального страхования Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 12.02.1994 № 101 (далее – Положение о ФСС РФ), выплата пособий по социальному страхованию на предприятиях, в организациях, учреждениях и иных хозяйствующих субъектах независимо от форм собственности осуществляется через бухгалтерии работодателей. Ответственность за правильность начисления и расходования средств государственного социального страхования несет администрация страхователя в лице руководителя и главного бухгалтера.

При выплате того или иного вида пособия за счет средств обязательного социального страхования страхователь обязан проверять представленные документы на предмет их правильного оформления, а при необходимости принять меры по проверке обоснованности их выдачи. Только при надлежащем исполнении этой обязанности у организации возникает право возмещения средств за счет ФСС РФ, а у последнего – обязательство принять сумму к зачету.

Следовательно, работники учреждения обязаны знать требования, предъявляемые к заполнению больничных листков, поскольку они являются документами первичного бухгалтерского учета.

Требования к заполнению листка нетрудоспособности

Представленный работником листок нетрудоспособности должен быть оформлен в соответствии с требованиями главы IX Порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности, который определен приказом Минздравсоцразвития России от 01.08.2007 № 514 (далее – Порядок выдачи листков нетрудоспособности).

В графике документооборота учреждения целесообразно предусмотреть прохождение каждым больничным листом проверки на правильность оформления и соблюдение установленного порядка выдачи. Обязанность проверять больничные листы, представляемые работниками к оплате, может быть возложена, например, на уполномоченного сотрудника отдела кадров.

При проверке больничного листа в первую очередь необходимо обратить внимание на наличие исправлений. Если листок нетрудоспособности содержит более двух исправлений, он считается испорченным, и взамен него должен быть выдан новый. Любое исправление должно быть оформлено надлежащим образом: исправленный или зачеркнутый текст подтверждается записью "исправленному верить", подписью врача и печатью лечебного учреждения.

На лицевой стороне листка врач (фельдшер) указывает наименование организации со слов работника. Желательно, чтобы оно соответствовало уставным документам учреждения (полное или сокращенное). Об этом должны быть уведомлены все работники учреждения.

Не должно быть ошибок в фамилии, имени и отчестве работника. Правда существуют примеры судебных решений, в которых говорится, что допущенная в листке нетрудоспособности описка, связанная с неправильным написанием отчества работника, не может повлечь за собой какие-либо незаконные действия (см. постановление ФАС Московского округа от 20.04.2007 № КА-А40/1731-07).

Что касается реквизитов медицинского учреждения, выдавшего листок, то особое внимание необходимо уделить наличию записей (штампа) с указанием наименования лечебного учреждения, а также его печатей (как в верхней, так и в нижней части лицевой стороны). Также необходимо обратить внимание на специальность, фамилию и подпись лица, выдавшего листок нетрудоспособности.

После этого нужно сравнить указанные в больничном листе данные с положениями Порядка выдачи листков нетрудоспособности, определяющими категории лиц и учреждений, имеющих право выдавать соответствующие документы.

Таблица
Категории медицинских работников, наделенных правом выдавать листки нетрудоспособности

При проверке данных, отраженных в таблице «Освобождение от работы», необходимо исходить из предельных сроков, на которые соответствующие категории медицинских работников могут выдавать больничные листы. Сроки, в частности, зависят от того, в каких условиях лечился работник: в стационаре или амбулаторно; ухаживал ли он за заболевшим членом семьи, находясь в больничном учреждении или дома. Данные о прохождении лечения отражаются в специальной графе "Режим" больничного листа.

В условиях амбулаторного лечения врач может выдать листок нетрудоспособности не более чем на 10 календарных дней и в дальнейшем продлить его на срок до 30 календарных дней. При этом необходимо учитывать, что первый осмотр должен состояться до истечения 10 дней, а последующий период до очередного осмотра может быть любым.

Если период нетрудоспособности превышает 30 календарных дней, на больничном листе должно быть отражено решение врачебной комиссии лечебного учреждения. Такое решение оформляется в виде подписи представителя врачебной комиссии (ВК) с печатью. Как было отмечено в письме Минздравсоцразвития России от 20.11.2007 № 32541/МЗ-14, соответствующие данные о врачебной комиссии должны указываться в графе "Специальность и фамилия врача". При этом проставляется: "председатель ВК: фамилия и подпись председателя врачебной комиссии".

В дальнейшем листок нетрудоспособности может быть продлен врачом (в том числе частным) на срок до 30 календарных дней (т. е. с 31-го по 59-й день) с периодичностью осмотра, которую определяет врач. При наступлении 60-го календарного дня нетрудоспособности подряд должно быть снова отражено решение врачебной комиссии с проставлением соответствующей подписи и печати. Далее все происходит с той же цикличностью: на период до 30 дней врач самостоятельно продлевает больничный, по их истечении – необходимо решение врачебной комиссии.

Исправление (уточнение) листка нетрудоспособности

В случае выявления фактов неправильного оформления или нарушения установленного порядка выдачи больничного листа необходимо предложить работнику дооформить представленный документ или потребовать от выдавшего его лица устранить соответствующие нарушения. При этом уполномоченный сотрудник должен быть готов в письменной форме довести до работника выявленные нарушения (недочеты) и, соответственно, отказать в приеме больничного листа к оплате. Такой документ подписывается должностным лицом учреждения соответствующего уровня (руководителем, заместителем руководителя и т. п.).

Если в листке нетрудоспособности уже имеется два исправления или устранение выявленных нарушений (недочетов) может быть осуществлено только посредством оформления нового больничного, то работнику необходимо потребовать от врача (фельдшера) выдачи нового больничного листа.

Так, согласно п. 61 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам (утверждены постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 № 81), при наличии выявленных нарушений оформления больничных листов проверяющие должны дать возможность исправить (устранить) нарушение либо принять меры к лечебно-профилактическому учреждению, выдавшему такой документ. Впрочем, ревизоры вправе также и принять решение о незачете расходов, произведенных по неправильно оформленным документам.

Представляется, что отказать в принятии расходов к зачету при расчетах с ФСС РФ его уполномоченные лица вправе, если имеет место неустранимое нарушение порядка оформления больничных листков. На это, в частности, указывает постановление Федерального арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 15.02.2008 № Ф04-879/2008. К таким нарушениям можно отнести выдачу листка нетрудоспособности лечебным учреждением, не обладающим соответствующей лицензией; нарушение установленных сроков (периодов) выдачи больничных листков; выдача документов лицами, не имеющими такого права и др.

Как следует, например, из постановления Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 18 февраля 2008 г. № А26-4281/2007, правомерен отказ ФСС РФ в принятии расходов по больничному листку при отсутствии решения специальной комиссии лечебного учреждения по вопросу продления (на срок более 30 дней) периода временной нетрудоспособности.

В свою очередь, к исправимым нарушениям в полной мере могут быть отнесены случаи отсутствия соответствующих печатей лечебных учреждений, подписей медицинских работников, неправильное указание места работы и т. д.

В случае наличия именно исправимых нарушений администрация учреждения вправе настаивать на возможности уточнения листков нетрудоспособности и по факту устранения выявленных нарушений – исключения соответствующих обстоятельств из акта проверки.