Заключить договор с партнером сейчас можно буквально не выходя из офиса – по факсу. Безусловно, такой способ очень удобен, однако его использование может обернуться для фирмы серьезными неприятностями. О том, как избежать возможных ошибок, мы побеседовали с Сергеем Гончаровым, специалистом консалтинговой фирмы «БухКонсульт».
– Сергей, давайте начнем с вопроса о том, какие вообще законодательные нормы позволяют фирмам заключить договор по факсу.
– Такая возможность предусмотрена Гражданским кодексом. В частности, пункт 2 статьи 434 указывает, что стороны могут заключить сделку путем обмена документами, в том числе и по факсу.
– И как это выглядит на практике?
– Как правило, одна сторона подписывает контракт, ставит на него печать и отправляет партнеру по факсу. Другая сторона полученный договор тоже подписывает, скрепляет печатью и отправляет обратно. В итоге у каждой из сторон есть обоюдно подписанный договор. Еще при составлении такого договора указывают, что он и все дополнительные соглашения в данной ситуации имеют юридическую силу. Здесь же вписывают и номера факсов.
– Какие неприятные сюрпризы могут ожидать фирму, решившую заключать сделки подобным образом?
– Проблемы могут появиться в том случае, если у организации возникнут разногласия с партнером и дело дойдет до судебного разбирательства. Здесь одна из сторон может предъявить судьям договор несколько иного содержания. Кто именно подделал документ, суд установить не сможет – аргументы вроде «принимали факс при свидетелях», как правило, не проходят.
Приведу еще один пример. Партнер может заявить, что никакого факса он вообще не получал, и потому требования второй стороны – поставить товар или оказать услугу – совершенно необоснованны.
Обезопасить себя от подобных ситуаций иногда пытаются, заранее вписывая в договор специальный пункт. Он может быть примерно следующего содержания: «Все риски, связанные с тем, что договор заключен с помощью обмена его текстами по факсу, целиком возлагаются на сторону, которая на такой процедуре настаивала». Однако если контрагент станет утверждать, что ни о каком договоре не знает, то о рисках по «несуществующей» сделке говорить будет проблематично.
– А как воспринимают такие договоры налоговые инспекторы?
– К сожалению, сотрудники налоговой службы нередко предъявляют к таким контрактам свои претензии. Они считают, что раз сам документ – всего лишь «факсовая» копия, то и подпись тоже скопированная, а не собственноручная. Поэтому они требуют предъявления не факсимильных или электронных версий договоров, а их бумажных оригиналов, подписанных от руки.
– Разве их претензии обоснованны?
– Нет. Можно сказать, что они совершенно несостоятельны. Тот факт, что договор подписан не «живой», а факсимильной подписью, сам по себе не лишает его юридической силы. Другой вопрос, что доказывать это, как правило, приходится опять же в суде. Например, в случае если инспекторы откажут в возмещении организации экспортного НДС. Кстати, оспорить такие действия инспекции уже удавалось. Например, Федеральный арбитражный суд Московской области в постановлении по делу № КА-А40/685-03 указал, что глава 21 Налогового кодекса не содержит запрета представлять в пакете документов, подтверждающих право на возврат НДС, факсимильную копию контракта.
– С кем еще также могут возникнуть проблемы?
– Если фирма заключает сделку по факсу, то у нее, как ни странно, могут появиться разногласия с банком. Так что, прежде чем заключать договор, который впоследствии должен стать основанием для получения, например, банковского кредита, лучше сразу уточнить, примет ли банк «факсовый» вариант документа. Если нет, то проще прислушаться к советам банкиров и подождать неделю-другую «живую» копию договора, чем упорно доказывать, что факсимильный контракт – не фикция.
Но иногда без заключения договора по факсу просто не обойтись. В работе каждой фирмы случаются ситуации, когда спасением может стать только быстро подписанный контракт, по которому тут же начинается работа: перечисление денег, заказ товаров у поставщика и т. д. Поэтому если времени, чтобы встретиться с партнером, нет, остается только обменяться договорами по факсу.
При этом нужно помнить, что «факсовый» договор считают заключенным только в том случае, если связь, с помощью которой им обменивались, позволяет достоверно установить, что он исходит именно от этого партнера. Так сказано в пункте 2 статьи 434 Гражданского кодекса.
– Наверное, для этого достаточно строки, которую автоматически проставляет факсовый аппарат вверху каждой передаваемой страницы? Ведь по ней можно идентифицировать сам аппарат, номер телефона, дату и время отправки документа.
– Здесь вы ошибаетесь: эта строка абсолютно ничего не доказывает. Ведь факсом может воспользоваться любой сотрудник фирмы. Если речь идет о ре- гулярном заключении договоров по факсу с постоянными партнерами, то нужно договориться о некоем условном обозначении, которое будут проставлять на каждой странице. Им может быть, например, код, состоящий из букв и цифр. Для большей надежности лучше договориться, что каждый раз код будет новым, и определить принцип его изменения.
Кстати, код должен быть известен только тем сотрудникам фирмы, которые вправе подписывать договоры. А все риски, связанные с тем, что одна из сторон допустит «утечку» кода, ложатся именно на нее. То есть этот партнер обязуется исполнять переданные по факсу договоры, помеченные его кодом.
– А как оформить соглашение об использовании такого шифра?
– Юридическую силу сделок по факсу и использование в них кода нужно закрепить «живым» соглашением. Разумеется, для этого одной из сторон придется съездить к другой. Но зато потом партнеры смогут обходиться без личных встреч, заключая сделки по факсу. Еще я посоветовал бы прописывать в каждом «факсовом» договоре обязанность сторон отправлять друг другу по почте его «живые» оригиналы. Даже если фирма полностью доверяет партнеру, это избавит ее от лишних придирок со стороны проверяющих.
Однако самая главная причина, по которой нужно озаботиться получением оригинала, – это, конечно, риск судебных разбирательств. Подать иск могут как партнеры фирмы, так и налоговые инспекторы, посчитавшие, что по «факсовой» сделке были неправильно уплачены налоги. Очень непросто будет доказать, что сделка существовала, имея на руках только полученную по факсу копию договора.
Конечно, считается, что сделка по факсу заключена в письменной форме, если в самом тексте договора указана возможность использования факсимильных подписей сторон. Об этом сказано в пункте 2 статьи 160 Гражданского кодекса. При необходимости обратиться в суд письменная форма позволяет сослаться на договор как на доказательство того, что сделка существовала. Кроме того, в договоре должно быть отмечено, что обмен его экземплярами по факсу считается его заключением. Это следует из пункта 3 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса.
Однако фирме и тогда будет непросто доказать факт заключения договора, когда контрагент, как я уже отмечал, вдруг заявит, что видит такую бумагу первый раз. Или представит свою факсимильную копию с несколько иным текстом. В таких случаях судьи приходят к выводу, что противоречие можно устранить только при помощи «живого» документа.
Впрочем, вопросов о доказательственной силе факса не возникнет, если вкупе с «факсовым» контрактом представить суду «живую» преддоговорную переписку или первичные документы, которые подтверждают, что стороны исполнили свои обязательства по сделке.
Наша редакция провела телефонный опрос бухгалтеров. Мы спросили их: «Заключаете ли вы договоры при помощи факса?» – и получили следующие результаты:
- 46% сказали, что не используют эту возможность потому, что опасаются риска судебных разбирательств
- 42% заявили, что прибегают к этому только в самом крайнем случае, когда договор нужно заключить очень срочно
- 8% ответили, что делают это регулярно, потому что не могут встречаться с партнерами лично
- 4% сказали, что не заключают договоры по факсу потому, что не знают о такой возможности
Начать дискуссию